重合同守信用单位合同管理规范化标准.doc

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重合同守信用单位合同管理规范化标准

甘肃法律服务网 作者：巩宏律师 2007-3-3 9:32:05 第 18 位浏览者
(甘肃法律服务网建议稿)
第一条 为依法经营管理，规范市场竞争行为，树立依法为本，维护当事人合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、行政法规及规章规定，特制定《重合同守信用单位合同管理规范化标准》。
第二条 合同管理的总目标：机构网络化，制度系列化，行为规范化，经营管理和合同管理一体化。
第三条 本单位合同管理，实行合同管理机构总管，科、室、部、办分管，合同管理员具体管的逐级管理制度。
第四条 合同管理机构够名称、组成和职责。
名称：
负责人：
成员：
职责：
一、贯彻执行《合同法》及有关法律法规，组织有关人员的学习和培训。
二、制定合同管理章程、制度、并贯彻实施。
三、负责合同签订、履行、变一更、转让和终止。
四、审查合同，建立合同台帐和档案，管理合同文本、合同专用章、《授权委托书》，进行合同统计，做出统计分析。
五、决定合同会商、评审、审批、登一记、备案、咨询事宜；决定格式合同制作、合同鉴证、合同催告、合同撤销事宜；决定合同担保及抵押等事宜。
六、协调单位内部和外部合同关系，解决合同问题和处理合同纠纷。
七、领导开展“重合同守信用”活动。
八、开展合同调研活动。
第五条 合同管理员及其职责
一、合同管理员应具有一定的文化水平和语言文字能力，具有相应的合同法律、法规知识，懂业务，懂管理，工作认真细致。
二、合同管理员除搞好自身的学习外，应对相关业务人员进行合同知识培训。
三、参与合同的会商、评审。根据委托订立合同，进行变更和解除。
四、检查合同的订立与履行，办理合同签证，办理抵押物登记等。
五、管理合同文本、合同专用章和法人授权委托书并按规定使用。登记如帐，填报统计报表，建立合同档案。登记、保管与合同有关的文字、单证材料。
六、清理债务，追讨欠款，参与仲裁、诉讼活动。
七、合同管理员调岗，应认真办理档案、资料移交等手续，经领导同意后离任。
第六条 合同订立制度。
一、合同形式
本企业订立合同，一般应采用合同书或数据电文合同；信件和数据电文应订立合同确认书。
(1)合同书：使用国家发布的示范文本、安徽省工商局制定的统一文本或经省工商局批准监制，单位设计的格式合同文本。
(2)数据电文合同：经由电子手段、光子手段、光学手段或类似手段生成、储存或传递。（包括EDI、电子邮件、电报、电传或传真等）。
二、合同主体
本单位对外签订书面合同，对方当事人除须是自然人、法人和其他组织，还须具各下列条件：
(1)有核准的经营范围；
(2)有履行义务的资格证明；
(3)有履行合同的能力；
(4)有良好的信用等级。
三、订立程序
本单位订立合同，应严格按照规定程序进行。
(1)进行可行性调查，了解对方当事人的履约能力。
(2)审查对方要约或向对方发出要约。
(3)等待对方承诺或决定向对方承诺与否。
(4)协商合同的订立‘严禁恶意磋商、隐瞒真实情况，提供虚假情况。
(5)拟订合同，并报合同管理机构审查。
(6)订立合伺，遵循平等、自愿、公平、诚实信用和守法原则。
(7）签字和盖章。本单位所订立的合同，署名应符合下列要求之一：
法定代表人签字和盖章；
代理人签字和盖章；
授权委托书和代理人签字；
(8)按规定报经有关部门批准或登记。
四、合同内容
本单位订立合同，内容应符合下列要求：
(1)合同书：主体合格、标的合法、手续完备；条款齐全、意思表示真实、约定明确；文字清晰、语言规范；无矛盾条款、无空白条款。
(2)数据电文合同：信息可以调取以备日后查用；有可靠的方法保证信息自首次以最终形式生成并保持完整性，同时可以将信息展示；信息由当事人认可，当事人身份、签字、盖章经过可靠方法的鉴定。
五、合同的变更与解除
本企业变更或解除合同，应遵照以下规定：
(1)通知或答复
要求变更或解除合同，应在合理的时间内将理由、要求和具体内容通知对方。接到对方要求变更或解除合同的通知，应要通知收到后15日内做出答复。
(2)双方派员进行充分协商。
(3)签订变更或解除合同的协议。
(4)经过鉴证、备案的合伺，变更或解除合同的协议应送原鉴证、备案机关审核存查。
第七条 合同鉴证制度
为保证合同的真实性、合法性，对以下重要合同应申请工商行政管理部门实行鉴证：
一、农药、化肥、种子、粮食等重要生产资料合同。
二、技术开发与转让、建设工程、承包租赁、融资租赁、产权转让、加工承揽、委托拍卖、居间、借款、抵押、房屋租赁、商品房购销、广告发布等重要合同。
三、“三会”（交易会、展销会、订货会）合同。
四、国家指令性计划合同，关系国计民生的重要合同。
五、价款或报酬在50万元以上的合同。
第八条 委托代理制度
一、代理人资格：代理人必须参加工商行政管理部门组织的《合同法》培训并经考试发给合格证书，才具有代理资格。
二、代理人签订合同，必须经过授权，本企业授权形式如下：
(1）职务代理：在单位明确规定的职权内代理。
(2)特别授权：按一事一委托的原则，签署《授权委托书》。
(3）授权委托证书：领取工商行政管理部门统一制作的《授权委托书》证书的，在证书填写的授权范围内代理。
三、要求：代理人应在代理期限内，按照代理权限签订合同。代理人不得将代理事项自行转委托他人代理。代理人应妥善保管授权委托书，不得转借、转让或出卖给他人。如有遗失，应登报声明作废。代理人离岗，应交回有效期内的授权委托书。
第九条 合同文本、专用章、台帐和档案制度。
一、合同文本使用制度：
(1)本单位使用的合同文本种类有：
国家工商局颁布的全国统一示范合同文本；
国务院各部委颁布的全国统一指导合同文本；
省工商局制定的全省统一合同文本；
本单位自行草拟，由省工商局监制的特殊文本；
当事人双方参照示范文本协商拟定的合同文本。
(2）对方当事人拟定的格式条款合同一般不予使用，特殊情况（如保险合同）必须使用时，须经法定代表人同意。
(3)合同文本由专人保管、登记使用。
(4)合同文本使用应建立台帐。
二、合同专用章制度：
(1)合同专用章统一刻制、统一编号、统一保管、统一启用并在所在地工商局备案。
(2)合同专用章专供签订合同使用，严禁外借、转让和利用合同专用章牟利。
(3)使用合同专用章，应获得法定代表人的批准并登记备案。
(4)发生特殊情况，须外带合同专用章的，须经法定代表人批准，并按规定办理登记手续。
(5)合同专用章由专人保管，如遗失或被盗，除应立即通知有关部门外，还应登报挂失。
三、合同档案管理制度
(1)合同档案的管理，应做到规范化、科学化、统一化。
(2)合同档案的内容包括：合同（含正、副本）；与合同有关的材料（变更、解除、转让合同的通知；履行情况、验货、交货记录、协商记录；会议纪要；双方往来的信息记录，有关单证等）；合同台帐；合同文本；合同专用章使用登记；授权委托登记；合同学习、培训情况；帮扶情况记录；重合同守信用情况记录；合同纠纷卷宗材料等。
(3)合同档案应装订成册，由专人管理备查。
(4)查阅合同档案需经过批准并进行登记。
四、合同台帐制度
(1)合同台帐包括合同登记台帐、合同检查台帐、合同统计台帐．合同法律法规学习与培训台帐、合同专用章使用登记台帐、合同文本领用登记台帐、《授权委托书》使用登记台帐。
(2)建立合同台帐，旨在通过合同管理，管理本单位的生产经营行为，使决策者了解本企业的生产、销售情况。
(3)合同综合管理部门按合同类别建立健全合同汇总台帐，分管单位（部门）应建立健全分类台帐。
(4）合同台帐要及时登记，全面填写。
(5)合同台帐须装订成册，按档案卷宗标准加封面。
第十条 合同审查制度
一、重大合同应经合同管理机构审查。
二、一般合同签字盖章前应经合同管理员或合同管理机构审查。
三、合同的审查包括：
(1)审查合同主体是否合格，内容是否合法，权利义务是否对等，合同约定是否明确，质量要求明确与否，价款报酬约定明确与否，履行地点、履行期限、履行方式的约定明确与否，履行费用负担的约定明确与否。
(2)审查有无格式条款，免除对方责任条款等。
(3)审查交付与验收，方法是否恰当，手续是否完备，交付人，验收人是否经过授权。
(4)审查应办理批准、登记手续的是否办理。
(5)审查合同是否设立担保，如设立，审查担保方式是否恰当。保证人的主体是否合格，担保条款或担保合同的条款约定是否符合《担保法》要求。
(6)审查合同是否发生变更或解除，手续是否符合《合同法》规定。
(7)审查履约、违约情况，有关证据是否齐全。
(8)审查是否存在预期违约情况并采取相应措施；审查合同履行情况；审查是否具有抗辨权、撤销权、代位权，决定是否行使该权利；审查合同履行是否涉及第三人，并检查履行情况。
(9)对方当事人的信用程度和信用等级。
(10)审查解决纠纷的方式，是否利于解决合同纠纷。
四、审查是否有表见代理情况发生。
(1)审查是否使用内设机构印章签订合同。
(2)审查有无加盖合同印章的空白合同书、证明书、介绍信流落在外。
(3)审查有无代理权，超越代理权或者代理权终止后仍以被代理人名义订立的合同。
(4)审查代理人离岗是否交回有效期限内的《授权委托书》并向有关刘一方当事人发出相应的通知。
第十一条 合同管理奖惩制度
一、凡在合同签订、审查、履行以及合同规范化管理工作中做出下列成绩之一的，对有关部门和人员给予表扬和奖励；
1.在订立、审查、履行合同过程中，工作认真负责，为本单位争取较大效益、避免或挽回经济损失的；
2.在合同管理工作中做出成绩，被有关部门评为先进的；
3.在合同管理工作中，提出合理化建议，为本企业增加较大效益，节约较大资金、避免或挽回经济损失的；
4.追讨欠款、索赔成功。在合同的仲裁、诉讼中由于自身的工作获得胜诉的；
5.勇于检举、揭发他人利用合同行贿受贿、牟取私利、为违法行为的。
二、凡具有下列情况之一的部门和人员，视其情节轻重给予行政处分，经济赔偿直至追究刑事责任：
1.盲目签订合同，造成损失的；
2.未经授权、擅自签订、变更或解除合同造成损失的；
3.工作不负责任，不按合同规定履行义务，进行验收、查询、反馈信息，导致企业丧失抗辨权、撤销权、代位权、胜诉权的；
4.工作不负责任，对方违约不汇报、不追究、暗中向对方提供内情，收受贿赂，给本企业造成损失的；
5.有缔约过失责任的；订立无效合同的；因重大误解和恶意串通而订立合同损害国家和集体利益的；严重不负责任被欺诈的。
回答者：进步_快乐 - 助理 三级 3-28 17:04
一、目的
规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序，确保公司利益、信誉得到保障。

二、适用范围
适用于物业部所有合同的管理工作

三、职责
1、总经理负责公司所有合同的签署及重要合同的评审。
2、行政部负责公司所有合同的审核、监管及归档（员工劳动合同除外）。
3、人事部负责公司员工劳动合同的审核、监管及归档。

四、程序要点
1、合同管理的范围：包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。
(1)对外提供服务的合同，包括以下几类：
①开发/建设单位或业主委员会委托进行物业管理的合同；
②投标书；
③对外租赁合同；
④公司承诺提供的常规服务和管理；
⑤顾客（业主、住户或其他委托方）委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同；
⑥公司车库、车棚、车位使用或泊车合同；
⑦其他对外提供服务的合同。
(2)对外委托服务的合同，包括以下几类：
①采购合同；
②招标合同；
③劳动合同；
④公司委托顾客（供应商或其他受委托单位）进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同；
⑤其他须进行对外委托服务的合同。
2、合同的形式包括以下几种形式
(1)书面的和非书面的。
(2)协议或其他法规性文件的规定和要求。
(3)规范合同和格式合同。
(4)口头承诺。
(5)招、投标书。
3、合同的制定
(1)一般情况下由合同的执行部门负责制定，其内容包括以下条款：
①标的；
②数量和质量（或工作内容）；

③价款或酬金；
④履约期限、地点方式及其他履约条件；
⑤合同终止条件；
⑥违约责任；
⑦专用合同约定的其他必要条款。
(2)各种合同若有合同范本，可依照全同范本填写或修改各项条款。
4、合同的评审
(1)评审权限：
①标的在10万元以下的合同，由总经理委托分管副总经理组织合同执行部门及及行政部经理进行评审；
②标的在10~50万元的合同，由总经理组织有关人员进行评审；
③标的50万元以上的合同，由董事会进行评审。
(2)评审内容：
①对外提供服务合同的评审内容：
——公司的履约能力；
——顾客提供的价格；
——合同的风险；
——合同的条款是否明确；
——合同是否合法；
——合同的社会效益；
——其他需要评审的内容。
②对外委托服务合同的评审内容：
——分供方的履约能力；
——分供方提供的价格；
——分供方的信誉；
——分供方提供服务的售后服务；
——合同的条款是否明确；
——合同是否违法；
——合同的风险；
——合同履约监控能力；
——其他需要评审的内容。
5、合同的签署与生效
(1)合同经评审合格，由总经理签署。非书面的合同除外。
(2)经总经理签署的合同按《印章管理标准作业程序》办理盖章审批手续。
(3)所有书面合同均须加盖公司印章，合同页数一页以上的必须加盖骑缝章。
(4)经签署并加盖公司印章的合同正式生效需公证的合同，经公证后生效。
(5)公司承诺提供常规服务和管理的合同签署与盖章形式不受以上条块的限制。
(6)生效的合同原则上一式肆份，公司与顾客各两份，需进行公证的报公证机关一份备案。
6、合同的编号与归档
(1)书面合同统一进行编号，编号的方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(2)一般情况下书面合同由公司行政部统一归档（经总经理审批同意，由其他部门保管的除外），归档方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(3)行政部归档合同原件，合同履行完毕或需分阶段付款的，报财务部存档一份，部门需按合同条款监督顾客履约的，按《档案管理标准作业程序》办理复印审批程序后，由部门负责人保管一份复印件。合同执行完毕后，须将合同反还行政部归档。
(4)合同条款涉及保密事项的，有关部门均承担保密责任。
7、合同的履约
(1)对外提供服务的合同，由提供合同服务的部门负责履约，重要的合同由总经理或行政部监督履约。
(2)对外委托服务的合同，由合同执行部门监督分供方履约，重要的合同由总经理或行政部监督履约。
(3)合同执行部门需将合同履约阶段性情况向总经理汇报，重要合同须以书面形式汇报。
(4)行政部监控所有书面合同（员工劳动合同除外）的履约进度，对违反合同进度的及时向总经理汇报。
(5)合同履约完毕，对重要合同的执行效果再次进行评审。
8、合同的变更与废止
合同双方不能履约或不能完全履约或合同中需变更废止情况出现需进行合同条款变更或废止时，由合同执行部门向行政部提出合同变更申请，行政部按合同评审程序跟进评审变更条款或废止合同，重要合同由总经理直接组织变更条款或废止合同。
9、合同的续约
合同期满且需办理续约的，由合同执行部门按合同要求提前通知行政部，由行政部经理按合同评审程序跟进评审，重要合同由总经理直接组织合同评审。
10、合同的统计
每年12月31日前，由行政部对书面合同进行清查统计，写出专题报告。专题报告内容包括：合同清单，履约完成情况，存在或需跟进的问题等报总经理审阅。总经理给出批示意见，由行政部按总经理批示意见办理。
11、记录：书面合同必须有书面的评审记录，与合同一起归档保管。

五、记录
1、《合同评审记录》
2、《合同更改通知单》

六、相关支持文件
1、《档案管理标准作业程序》
2、《对外委托服务标准作业程序》
3、《有偿便民服务标准作业程序》
4、《对外投资管理标准作业程序》

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