对外文书使用的要求.doc

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对外文书使用的要求

格式
使用对外文书首先要注意格式，不要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式，非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。
人称
人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。在正式照会中，一般不用“我们”一词普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方亦用第三人称，不可用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件亦用第三人称。
另外，签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如元首对元首，总理对总理，外长对外长。但也有特殊情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。
客套用语
客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，非外交机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”;给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致崇高的敬意”。事务性的文书，亦用“顺致崇高的敬意”。
致敬语不能自成一页，应紧跟正文后另起一段。
称呼
文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。
国名
文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。但有些国家由于情况特殊，如朝鲜民主主义共和国国名则须用全称。
有些国家由于发生革命、政变或其他原因，国名可能改变，须随时注意，不要写错
译文
对外文书一般以本国文字为正本。但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。在本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好(有的国家译文本上注有“非正式译文“字样)。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时应注意，要符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。

中国共产党第十六届中央委员会第六次全体会议提出的构建社会主义和谐社会，是党中央提出的一项重大任务。我们要充分发挥宣传思想工作的优势，为构建社会主义和谐社会提供强大的精神动力和思想保证，努力构建和谐某地。 一、强化理论武装功能，为构建社会主义和谐社会奠定共同思想基础。要在构建社会主义和谐社会中更好地发挥理论武装功能，必须认真研究不断变化的新形势，积极引领整合各种思想文化，发展先进的、支持健康有益的、改造落后的、坚决抵制腐朽和反动的。要注重加强和改进理论宣传的方式方法，多用通俗易懂、群众喜闻乐见的语言和形式，在潜移默化中增强教育效果。注重发挥党员领导干部的表率作用，以党员干部的良好形象带动全社会对主流意识形态的认同。不断进行理论创新，用发展着的马克思主义凝聚全社会的思想，指导构建和谐社会的实践。要大力弘扬理论联系实际的学风，着力研究和解答改革发展中的实际问题，为构建和谐某地提供更加有力的理论支持。
二、强化舆论引导功能，为构建社会主义和谐社会营造良好舆论环境。当前，舆论引导面临着诸多新情况、新问题，迫切需要我们认真研究和解决。要牢牢把握正确舆论导向，营造积极健康的和谐舆论环境，把体现党的意志和反映人民心声有机统一起来，准确、鲜明地宣传党中央关于构建和谐社会的战略决策和省委的重大举措，充分反映广大人民群众在构建社会主义和谐社会中的创造精神和创新实践。要强化主流媒体在舆论引导中的主力军作用，开展好落实科学发展观、构建社会主义和谐社会、保持共产党员先进性教育活动、“平安某地”、“文明某地”建设等多方面的舆论宣传工作，把人们的思想和行动有效地统一到党的各项重大工作部署上来。
三、强化教育引导功能，为构建社会主义和谐社会提供强有力道德支撑。要切实加强思想道德建设，全面实施“文明某地”建设工程，积极开展多层次精神文明建设活动，以促进全省经济社会健康快速发展，实现物质文明、政治文明、精神文明协调发展。深入实施公民道德建设工程，大力倡导“爱国守法、明礼诚信、团结友善、勤俭自强、敬业奉献”的基本道德规范，逐步建立与社会主义市场经济相适应的思想道德体系。注重发挥文化的育人功能，通过群众喜闻乐见的方式，努力为群众提供多方面、多层次、多样性的文化产品和文化服务，更好地满足人们日益增长的精神文化需求，努力实现经济发展与文化发展的和谐，实现不同社会阶层之间文化需求的和谐。
四、强化精神激励功能，为构建社会主义和谐社会激发创造活力。要有效地引导群众、动员群众、组织群众，更加广泛地调动一切积极因素，为构建社会主义和谐社会提供源源不断的创造活力。大力弘扬以爱国主义为核心的民族精神和以改革创新为核心的时代精神，用民族精神激发进取动力，用时代精神激发创造活力。要努力营造鼓励创造、尊重创造、保护创造的良好氛围，鼓励广大干部群众充分发挥聪明才智在经济发展中实现自身价值。要充分尊重群众的主体地位和主动精神，把鼓舞人、尊重人、理解人和关心人统一起来，使宣传思想工作得到最广大人民群众的认同，迸发出更大的热情和活力。要大力宣传和弘扬“忠诚守信、勤劳勇敢、务实苦干、开放创新”的新时期某地精神，使其内化为人们的思想和行动，成为全省干部群众干事创业的共同精神支柱。
五、强化维护稳定功能，为构建社会主义和谐社会创造良好的社会环境。要充分发挥思想政治工作优势，积极营造良好的人际关系和融洽的社会氛围。要坚持以人为本，善于把握人们的思想脉搏，有效地疏导社会情绪、协调社会关系、平衡社会心理、化解社会矛盾、维护社会稳定、促进社会和谐。要把思想政治工作与解决实际问题有机结合起来，努力实现和维护群众的切身利益。要认真贯彻依法治国基本方略，学会运用法律手段推进工作，加强法制宣传教育，增强全社会的法制意识，形成人人自觉守法用法的浓厚氛围，维护良好的社会秩序。对社会热点难点问题要及时发现、认真分析、积极引导，维护改革发展稳定的大局，努力营造风正气顺心齐、团结一致干事业、齐心协力谋和谐发展的良好社会氛围。

在涉外交往中，有关国家的政府、组织或企业单位之间经过谈判，就政治、经济、文化科技等领域内的某些重大问题达成协议时，一般需举行签字仪式。不同的的签字仪式各有特点，在我国国内举行签字仪式通常要考虑以下几个方面的礼仪问题。
首先，要布置好签字厅，并作好有关签字仪式的准备工作。在我国国内举行的签字仪式，必须在事先布置好的签字厅里举行，绝不可草率行事。
其次，要确定好签字人和参加签字仪式的人员，签字人由签字双方各自确定，但是他的身份必须与待签文件的性质相符，同时双方签字的身份和职位应当大体相当。
最后，要安排好双方签字人的位置，并且议定签字仪式的程序。我国的惯例是：东道国签字人座位位于签字桌左侧，客方签字人的座位位于签字桌的右侧。双方的助签人员分别站立于各方签字的外侧，其任务是翻揭待签文本，并向签字人指明签字处，双方其他参加签字仪式的人员则应分别按一定的顺序排列于各方签字人员之后。我方人员在外国参加签字仪式，应尊重该国举行签字仪式的传统习惯。有的国家可能会准备两张签字桌，有的国家可能要求参加签字仪式的人员坐在签字人对面，对此不必在意。关键是要不辱使命，对此我方人员不应忘记。

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