工程采购管理流程.doc

采购管理流程
鉴于本公司组织架构，特制定以下采购岗位职责及采购管理流程。
1、公司组织构架图

工程部

技术部

商务助理

市场人员

会

计

出

纳

人事行政

采购人员
市场部
行采部
财务部
工程部
总经理

2、采购的岗位职责
2.1项目售前阶段：协助售前工程师的工作，根据售前工程师提供设备材料需求单中要求的品牌型号、技术参数等要求，咨询比较厂家的售后服务能力、价格和厂家的口碑等因素，和售前工程师共同选定所需的产品品牌。
2.2项目进行中：与工程部项目经理核实，确定项目材料设备的型号、规格、数量、到货时间避免出错，按需采购，及时到货。
2.3熟悉产品的市场行情，坚持采购时货比三家，比质量比价格，择优选择，多渠道采购，询价比价的审核单上交经理，按照最终确认的报价单来购买。
2.4会同会计将采购成本、付款金额、付款时间、票据确认后，再确定设备材料的到货时间通知项目经理适时安排施工，合理采购。
2.5根据批审意见，组织采购，签订《购货合同》，跟踪到货情况。
2.6到货后要及时通知库管、技术，项目经理验货，按规定办理设备《出入库登记》，共同把好质量关、数量关。
n 设备到公司后采购、库管、技术核实办理入库手续，项目经理凭采购申请单到库管处办理出库手续，清点设备后，采购再安排送货人员将设备送至项目现场最后将《出、入库单》移交至会计。
n 设备直接到货现场，由项目经理当场清点后验收，无问题签收厂家送货单，回公司后将签收单报库管，库管对照《购销合同》无疑问办理《出入库》管理，项目经理签字确认，最后交会计审核。如后续监管人员核查现场设备与清单有出入的，由项目经理付全责。
2.7设备材料验收入库后给供应商付款：付款申请通过审核后报会计部门给供应商付款。有账期的供应商，应将账期内的货款整理清楚与会计核对无出入，由会计、经理签字确认后给供应商付款（收到相应票据后交由会计保管），避免重复、错误付款，票据和款额统一。
2.8设备退、换货：若设备质量或是型号、数量，不符合要求要及时联系供应商退换货，再选择其他的供应商供货。次货、错误的型号的设备不得入库及时退换，以免贻误工期。
2.9设备及时售后，尽早将有问题的设备及时发回厂家返修到项目上。遇到技术性问题尽早与现场项目经理或是技术联系，配合项目经理尽快完成售后。
2.10负责供应商的开发，了解材料设备的实际情况，早知道早处理。
2.11在原始采购申请单登记供应商的地址及联系xx，便于售后维修、今后的比价及监督。
2.12加强材料设备的档案管理，做好设备信息情报工作，建立牢固可靠的供应网络。
2.13采购原始资料按项目定期整理分类归档。
2.14项目资料的归档整理，使其档案完整、有序。
2.15做好每周一小结，每月一总结，每年一审核。
3、采购管理流程
为了加大市场拓展力度，深入挖掘客户需求和加强市场人员、技术人员及相关部门的团队协同作战能力，本公司现采用以项目管理为主体的经营模式，制定各部门之间的岗位职责，从而制定以下与项目采购有关的管理流程。
3.1 采购与售前工程师之间的衔接
3.1.1售前的工作人员在做技术方案或招投标文件时，应将项目所需物品的要求，如品牌、规格、型号、参数、外观、数量等要求交予采购。
3.1.2采购通过多处询价（三家以上），在符合其要求，能免费配合调试，有优良售后维修的情况下，选择价位最低的厂家和供货渠道，将其报备。
3.1.3采购将报备后的设备清单一式两份，一份留档，一份交予售前人员。
3.2采购与工程项目经理的衔接
3.2.1项目正式立项后，项目经理根据项目合同或项目深化设计方案中的需求，首先向仓库申请所需物料，如有库存先扣除库存，并将库存中的物料从仓管员处领出堆放一边标示清楚，然后将扣除库存后的所需设备制作成采购申请单，提交总经理签字后交予采购。
3.2.2其中，完整的采购申请单包含：A.申购的部门;B.申购物品所属项目；C.申购的用途；D.申购物品的品名；E.申购物品的数量；F.申购物品的规格；G申购物品需求时间；H.申购如有特殊需求填写在备注一栏；I.申购填写人及所在部门；J.公司总经理审核。采购申请单按照要素填写完整，清晰，由公司领导审核批准后报采购。如采购申请单上面的物资参数或者品牌有任何更改，需项目经理对更改的品牌产品进行选择测试后确认最终的品牌型号参数，后以书面形式由公司领导签字后报采购部。
3.2.3采购在接到采购申请单时应检查申购单是否按照规定填写完整、清晰、检查申购单是否经过领导审批。接受采购申请单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完整不清晰不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。对于不符合规定和撤销的采购申请单物资应及时通知申购部门。
3.3采购过程中的一些规定
3.3.1项目经理应该做好项目的计划，合理安排工程所需设备的到货时间节点，应该减少设备的采购次数，做到所需材料物品能一次采购到位。原则上，每个项目最多安排3～4次的采购和发货的工作。设备的《采购申请单》应提前10个工作日交给采购人员。项目经理应尽量做好项目的计划性，从而为采购人员有计划的工作创造条件。如项目经理经常出现无计划性的采购申请，对采购部门增加了较大的采购工作量，将纳入到对项目经理的能力考核，并计入作为增加的成本计入项目费用中。
3.3.2采购人员应在收到确定的《采购申请单》后2个工作日内将物品的到货时间反馈给采购申请人，并对不能按要求时间到货的物品进行说明，使采购申请人对工程进度及时做出相应调整；采购人员对于工程物品工作会同财务部制定采购计划和付款计划。财务合理安排资金出入，保障项目正常运转；如因付款计划或其他因素妨碍了既定交货时间，采购人员也要第一时间通知项目经理。
3.3.3询价请认真审阅申购单的品名、规格、数量、名称、单位，了解技术要求，遇到问题应及时与申购部门沟通。属于相同类型或属性近似的产品应该整理归类集中采购；对于紧急申购项目应优先处理；所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中价机构询价。采购所开发的供应商应具有一定资质和实力，具有提高或完成我公司所需物资和项目的能力。在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
3.3.4对于零散物品或材料类物品，需要去市场询价采购的事务，应将上述物品的需求集中处理，合并采购，原则上每周最多去一次。
3.3.5比价，议价：1.对供应商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认.；2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价的综合条件更加突出。3.收到各供应商报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中的价格4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，通过进行实地考察，了解供应商的各方面实力。5.参考目标或理想价格与各供应商进行价格及条件的进一步谈判。
3.3.6比价，议价结果汇总：1.比价，议价汇总前应汇报公司相关领导，征得周意后方可汇总。2.比价，议价结果未通过公司领导审核，应进行修改或重新处理。
3.3.7汇总后形成供应商最终确认的报价单于总经理签字后，方可签订购销合同。
3.4合同的签订及其规定
合同是当事人或当事双方之间设立，变更，终于民事关系的协议，依法成立的合同，受法律保护，广义合周指所有法律部门中确定权利，义务关系的协议。
4、合同
4.1合同正文应包含的要素
4.1.1合同名称，合同编号，签订地点
4.1.2采购物品名称，规格，数量，单价，总价及合同总额
4.1.3包装要求
4.1.4合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应说明
4.1.5质量要求及规范
4.1.6要求交货日期
4.1.7付款方式
4.1.8 违约责任和解决纠纷的办法。
4.1.9双方公司信息
4.2合同签订及其规定
4.2.1如涉及到技术问题及公司机密的注意保密责任。
4.2.2遇货物订购数量较多且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来现场协助清点。
4.2.3质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品的保期。
4.2.4详细约定发票的提供时间及要求。
4.2.5针对不同的合同约定不同的付款方式，如机器设备类合同一般应分先付30%货款，货到检查OK后再付60%货款，尾款10%在三个月内付清。
4.2.6与初交合作的供应商合作时，应少付预付或不付预付款。
4.2.7违约责任一定要详细具体。
4.2.8 合同签定应按照附图二的格式进行。
4.2.9 合同审查后应由公司领导签字加盖合同公章方可生效。
4.2.10 合同以传真或其它形式给供应商后，要求供应商签字盖公司合同章回传。
5 、付款及合同执行
5.1付款
5.1.1按照进度付款的采购项目必须确保质检合格后方可付款
5.1.2按照供应商规定合同约定达到付款条件的合同进行付款操作
5.1.3填写费用报销单，该单审批签字完毕后提交财务部
5.2合同执行
5.2.1已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，采购部负责人进行监督，如出现问题采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导。
5.2.2已签订的合同在执行期间应及时掌握合作单位对合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量按时履行。
5.2.3合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。
6、验货及入库
6.1材料设备直接到公司：到货后要及时通知库管、技术，项目经理验货，按规定办理设备《出入库登记》，共同把好质量关、数量关。
A、保管员应先验收后入库，凭物凭证验收入库。
B、保管员验收入库时，应清点物品的数量，看清物品的规格及检查物品质量。
C、验收时发现价格不等、损坏、缺少，应及时向采购询问或退货。
6.2项目经理凭采购申请单到库管处办理出库手续，清点设备后，采购再安排送货人员将设备和申购之前扣库清点好的物料一起送至项目现场，最后将《出、入库单》移交至会计。
6.3材料设备直接到现场，由项目经理检查其质量、型号、规格、数量是否符合要求，确认后，签收厂家送货单或是采购申清单，如果不符合可以要求其退货。回公司将将单据交给库管，库管对照《购销合同》无疑问办理《出入库》管理，项目经理签字确认，最后交会计审核。如后续监管人员核查现场设备与清单有出入的，由项目经理付全责。
7、关于结账付款
供应商将发票连同由我司人员签名的送货单或对账单交由采购人员，由采购人员填写付款申请交由财务审核后，由总经理签章后交由出纳员付款。
7.1付全款，款到发货
采购要确认供应商的信誉，设备的规格、质量以及售后服务是否能得到保证，经审核，报总经理审批签定合同后才能申请支付全款，付全款后一周内库管办理入库手续。并关注厂家的到货情况。如果时间允许，让供应商送样品来测试，符合要求后，再联系采购。
7.2支付一部分定金，由其备货，货到付余款。
采购提前与厂家沟通，确定到货时间能符合工期，经审核，报总经理审批。签订合同后，先付定金，货到后，要求厂家开具相关票据，查看设备材料无问题后，填写付款申请表，经审核，总经理签字支付尾款。
7.3长期合作的供应商，有固定的付款期。
货到后，采购签字，定期付款。到付款期，供应商持有采购签字的票据，到财务核对后无误，填写付款申请表，经审核，报总经理审批，支付全部款项。
7.4现金购买
没有长期供应商的零星采购，数量不大的材料，到市场比价，采购先垫付，根据购买时商家提供的票据及入库单并在并在采购申请单上填写商家的地址、xx，经审核后才可报销。如金额较大，提前请示，领取备用金后购买。
低值易耗品、固定资产的采购，参照公司材料物资的采购流程及办法。
8、关于采购物品的送货、发货
原则上，项目经理和采购人员应该做好项目的计划性，无论是采购到公司的物品还是公司发货到项目现场的，能通过公共物流或快递的方式，尽量使用公共物流和快递的方式。需要公司车辆去运输的，应将相关的需求集中合并，每周安排一次，将所需的物品都运输到位。
9 、采购流程图
根据项目经理要求确定要采购的设备产品的清单（包括项目名称，具体的规格，数
量及到货时间及图纸等最后项目经理签字确认）
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询价、比价选择合适的供应商
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供应商确定后签订采购合同及交货时间
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供货商交货后由仓库、采购或是项目经理现场确定质量，数量，型号等无问题检验合格后签字确认
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设备合格由仓库确认签收单后入库（采购人员和项目经理或是经
手人要签字确认），不合格则办理退、换货
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设备材料入库后，直接送至项目现场或是由经办人员送至现场，负责人员要在出库单上签字
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出入库单登记完整后，仓库登记电子帐（出入库一览表）
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设备材料已出入库，会计凭借入库单及采购合同等资料审查完毕后付款给供应商，有账期的长期供货商在固定账期内结算。