房地产公司档案管理制度.doc

版次：1*房地产开发有限公司档案管理制度第一章 总则第一条 目的：为了加强公司档案管理，维护档案的完整性、统一性和安全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息，特制定本制度。第二章 公司文件、材料归档管理第二条 公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。3、工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。4、经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。5、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。6、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。第三条 文件材料的归档要求：1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。4、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。6、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。9、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。10、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。第四条 归档时间1、公司综合部和财务部按年度归档，应在次年四月底前归档。2、工程部应项目竣工完成后一个月内将所有相关图纸、与相关业务单位的往来信函和部门周会议记录归档，合同应在签订完成三日内归档，涉及招（投）标程序的，招（投）标文件应与合同一起归档。3、销售部客户资料及销售合同等文件材料应在当期交房工作完成后一个月内归档。4、物资采购应在采购供应合同订立后3天内归档。第五条 凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目，公司必须保存一整套档案。第六条 送交材料的部门，要填写移交档案材料登记表一式两份，接交双方签字，履行交接手续。任何部门与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。第七条 归档文件留存1、因涉及合同履行，经办部门自留合同复印件一份，合同履行过程中涉及的其他部门由经办部门各送合同复印件一份；2、与政府企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复印件。第七条 档案保管期限保管期限分为永久、长期、短期1、永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。保管期限为50年以上。2、长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16至50年。3、短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。第八条 档案管理1、档案室应制订科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编号、排架；2、档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计；3、档案室对保管期限己满的档案，应造册报总经理室批准后，予以销毁。未经批准，不得销毁任何档案。4、档案室对己破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制。5、档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查，遇有特殊情况，应立即向董事会及总经理室报告，及时处理。第九条 档案的利用与开放1、公司档案室所保存的档案主要供公司内部利用，公司工作人员借出、查阅、复印业务范围内的档案室资料，需经本部门负责人签字批准。借出、查阅、复印非业务范围内的档案资料，需经总经理签字批准。2、其他单位或个人需查阅档案时，应持介绍信，并报请总经理批准，方可接洽。3、借出、查阅、复印只限于批准范围内的档案材料，不得随意扩大查、借阅和复印范围，对重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件，如特殊需要，须经总经理批准。第十条 档案室档案管理员岗位职责1、根据部门领导的安排，积极主动地开展工作，努力完成好各项工作任务和岗位职责。2、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全公司各类档案资料。3、对接收入库的各类档案进行分类、整理，编制检索工具，为公司的各项工作提供优质服务。4、贯彻执行国家关于保守机密的规定，维护涉密档案的安全，维护公司机密，不得利用职权擅自扩大档案室利用范围，非经批准，不得擅自借、阅和销毁档案材料。5、做好“八防”工作，严格遵守档案的保管、保护制度，确保各类档案材料的完整、安全，努力提高档案的使用寿命。6、努力钻研各类档案的业务知识和业务技能，熟悉库藏，了解库藏，每年度对各类档案数量以及变动情况作出精确的统计，积极参加档案局举办的学习、培训。7、档案管理员在工作变动时，应严格履行档案移交手续。第十一条 对于违反中华人民共和国档案法的行为，由公司对直接责任人员给予处理。第十二条 档案室查、借阅制度1、凡本公司各部门因工作需要，可以查借阅有关档案。2、查借阅档案者一律履行查借阅手续，并限于所申请查借阅的范围，完毕后，应立即归还并当面点清注销。3、查借一般档案由本部门负责人批准，查阅非本业务范围的档案或重要机密文件，需经总经理批准后方可查借阅。4、机密档案不办理外借手续，不得复制，不得随意抄录，如有特殊需要限抄有关部分，但用完须按有关保密制度和规定处理。5、对重要的、珍贵的档案室和资料，一般不提供原件使用，如有特殊需要，须经总经理批准，并办理登记手续，限期归还，借出时间最长不超过一个月。6、查借阅档案时，必须爱护档案资料，不得私自在文件上作任何标记或涂改，不得损毁和抽走案卷的张页，不得擅自转借他人。7、对非机密文件，外单位或个人因工作需要复制时，应持介绍信，注明阅档内容、范围、用途，并报请总经理批准后方可复制。第十三条 保密制度1、不该说的机密，绝对不说。2、不该知道的机密，绝对不记。3、不该看的机密，绝对不看。4、不得向无关人员透露档案室陈设和保密情况。5、不得在公共场所、家庭及子女亲友面前谈论公司机密。6、不得在私人通信中涉及公司机密事项。7、不得随身携带机密文件。8、不得私自处理无保存价值的文件材料。9、档案室接收档案应及时入库装柜，不得随意堆放他处。10、销毁档案材料时，必须造具清报领导批准，销毁时应由董事会或总经理室委派两名以上工作人员监毁，并在清册上签名。11、一年内结合节、假日进行几次保密检查，发现问题及时解决，对保密有功者给予表扬或奖励，对违反保密规定者，应根据国家保密法令，视情节轻重，给予批评或处分。第十四条 保管制度1、公司除财务档案和人事档案外的所有档案由档案室统一保管，任何部门或个人不得占为己有。2、非档案室工作人员，未经允许，不得随意进入档案室。3、每年定期接受各部门、各项目工程应归档的档案。4、工作人员要加强责任心，对档案的收集、借出、利用、销毁情况及时进行登记，调阅后的档案当即检查，归还原位。5、档案室的全部档案，按分类大纲整理排列、编目、上架。6、保证档案的绝对安全，注意维护档案室内的清洁卫生，禁止吸烟，严禁易燃、易爆物品及其他杂物，做好防火、防盗、防虫、防有害气体、防光、防高温、防潮、防霉等工作，门窗箱柜的钥匙要妥善保管，随时注意关闭上锁。第三章 附则第十五条 综合管理部为档案室的管理部门。第十六条 本制度由公司综合管理部负责解释。第十七条 本制度自发布之日起实施。附表一 各类文件保存期限一览表附表二 移交档案材料登记表附表一序号文件类型保存期限备注1通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音（像）带等文件永久2贺信、贺电、讨论未通过的文件长期3小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料短期4公报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料永久5讨论未通过的文件材料等短期6主要文件材料长期7其它文件材料短期8直属上级企业颁发的，属本企业主管业务的，和非直属上级企业颁发的针对本企业主管业务并要执行的重要的文件材料永久9直属上级企业颁发的属本企业主管业务并要执行的一般文件材料长期10其它需要执行的文件材料短期11党和国家领导人、上级企业视察、检查本地区、本企业工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料永久12本企业党组（包括实行党委制的党委）和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件永久13通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久14典型材料、代表发言、简报长期15小组会议记录、参考材料短期16纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料长期17典型材料、代表发言、简报短期18方针、政策法规性的，重要业务问题的永久19一般业务问题的长期20事务性有参考价值的短期21重要的法规性的长期序号文件类型保存期限备注22其它的短期23综合成果、专题成果、方案、总结、报告永久24原始记录长期25重要的永久26一般的短期27方针政策性的重要问题的永久28一般事务性问题的短期29主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的永久30半年的、季度的、一般专题的长期31年度和年度以上的永久32季度的、月份的短期33汇总的、年度和年度以上的、专题的永久34季度、月份的短期35本企业机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信交件材料永久36本企业领导人，本企业对直属单位领导人任免的文件材料永久37本企业内部机构负责人的任免材料长期38省级以上的永久39地、县级以下的长期40影响大、问题严重的永久41影响、问题一般的长期42本企业中党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料长期43本企业组织沿革、大事记永久44本企业及本企业批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料 永久45本企业财产、物资、档案等的交接凭证长期46本企业编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久47有历史意义和长远利用价值的永久序号文件类型保存期限备注48重要的长期49一般的短期50重大活动的主要文件永久51一般活动的审批手续、考察报告长期52其它文件材料短期53企业之间协商工作的往来文件材料短期54同级企业和非隶属企业制发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件材料短期58有省以上领导人重要批示和处理结果的永久59有上级企业或本企业领导人重要批示和处理结果的长期60其它有重要处理结果的短期61没有处理结果的短期62年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告长期63年度以下的总结一般专题的报告和备案的短期附表二会计档案保管期限表序 号档案名称保管期限备 注一会计凭证类 1原始凭证15年 2记帐凭证15年 3汇总凭证15年 二会计帐簿类4总帐15年包括日记总帐5明细帐15年 6日记帐15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产投资清理后保管5年8辅助帐簿15年 三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久 13会计档案销毁清册永久 14银行余额调节表5年 15银行对帐单5年 附表三财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表序 号档 案 名 称保 管 期 限备注财政总算行政单位事业单位税收会计一会计凭证类1国家金库编送的各种报表及进库退库凭证10年10年 2各收入企业编送的报表10年3行政单位和事业单位的各种会计凭证15年包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表4各种完税凭证和缴、退库凭证15年缴款书存根联在销号后保管年5财政总预算拨款凭证及其他会计凭证15年 包括：拨款凭证和其他会计凭证6农牧业税结算凭证15年 二会计账簿类7日记账15年8总账15年15年15年 9税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账25年10明细分类、分户账或登记簿15年15年 11现金出纳账、银行存款账25年25年12行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管年三财务报告类13财政总预算永久14行政单位和事业单位决算10年永久15税收年报（决算）10年永久16国家金库年报（决算）10年17基本建设拨、贷款年报决算）10年 18财政总预算会计旬报3年所属单位报送的保管年19财政总预算会计月、季度报表5年所属单位报送的保管年20行政单位和事业单位会计月季度报表5年所属单位报送的保管年21税收会计报表（包括票证根数）10年电报保管年，所属税务企业报送的保管3年四其他类 22会计移交清册15年15年15年 23会计档案保管清册永久永久永久24会计档案销毁清册永久永久永久 12移交档案材料登记表序号归档文件名称内容概要存档时间存档人接档人备注