管理体系文件管控制度.doc

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****** Ltd

管理文件管控制度

　一级管理文件
　二级管理文件

编制：
内控部
编制部门负责人审核：

内控部审核：
N/A
批准：

批准执行日期：

本管理文件修订历史信息：
当前版本:
****A
最新更新日期:
****-12-2
最新更新作者:
***
原始编撰人
***
批准人
CEO

历史版本
更新日期
修订者
批准人
主要修订摘要
2009A
2009-12-2
***
CEO
初次拟定

1 目的 4
2 适用范围 4
3 定义解释 4
3.1 一级管理文件 4
3.2 二级管理文件 4
3.3 制度 (Policy) 4
3.4 流程 (Procedure/Process) 4
3.5 作业说明书 (Statement of Work, SOW) 4
3.6 文件编码 4
3.7 记录表式 5
3.8 归口部门 5
4 职责规范 5
4.1 本制度编撰职责： 5
4.2 管理文件归口部门职责： 5
4.3 内控部的审阅职责： 5
5 管理程序 5
5.1 机构代码 5
5.2 管理文件类别代码 5
5.3 归口部门职能代码 6
5.4 管理文件的编号 6
5.5 文件的版次和变更记录 7
5.6 管理文件的编撰、审核、批准 7
5.7 管理文件的发放 8
5.8 管理文件的修改 9
5.9 管理文件的执行 10
5.10 管理文件的终止 10
5.11 管理文件执行效果的监督及奖惩 10
5.12 管理文件标准模版 10
5.13 管理文件流程图标准模版 10
6 参考文件 10
7 记录表式 10
8 记录保存 11
9 文件的有效性 11
10 附录 11
10.1 流程图 11
10.2 附件 11

1 目的
对**集团（** Ltd）及其子属机构管理体系所涉及的各职能范畴内的管理制度、管理流程、作业说明书和其他形式的管理文件的编撰、修订、发布、归档及宣贯等管理行为实施标准化控制，确保公司管理体系内各项管理文件的客观性、规范性、统一性、持续性以及执行的有效性。
2 适用范围
本管理制度适用于** Ltd及其集团直属职能部门和各级有控制权的子公司（以下简称“子属机构”）。
3 定义解释
3.1 一级管理文件
** Ltd 总部各管理职能部门编制并获批准执行的、对** Ltd在集团范围内的运营及管理起宏观管理控制作用的文件，定义为一级管理文件。由子属机构编制但影响范围超过子属机构职责范围的管理文件也视为一级管理文件（例如适用于某两个子公司，或跨部门的制度和流程），由一级管理文件批准人签署方为有效。
3.2 二级管理文件
** Ltd 子属机构根据** Ltd集团批准执行的一级管理文件并结合子属机构管理需要编制并获批准执行的、不超越子属机构职责范围的，定义为二级管理文件。参见3.1，超越子属机构职责范围的属于一级管理文件。
3.3 制度 (Policy)
制度是企业生产经营管理 活动中共同遵守的规范经营管理行为的，且具有长期普遍约束力的规定和准则的总称。通常制度提出标准、明确授权范围、规定“对与错、是与非”等问题。同时制度可以明确管理行为目标，并规定奖惩措施。制度在管理文件体系中的地位最高。
3.4 流程 (Procedure/Process)
流程是一组将业务行为的输入要素转化为有效输出的相互关联、相互作用的活动系列，强调的是业务行为前后发生的顺序，目的是提供效率的保障以及避免损失。流程通常按价值链按设计，以期实现最经济的工作流设计。流程强调的是资金、物资和信息的“流转”，流程一般是闭环，其终点是目标的输出。流程一般隶属于其对应的制度，也可以被包含在其对应的制度文本之中，当制度包含了对工作流的描述和说明，制度和流程就合二为一了。大的流程也可能由若干的制度组成。流程除了说明性文字外，典型的特征是还有流程图。流程的作用是让共同配合的各职能部门遵循既定的规范进行协作，以提高运营效率、降低执行成本。
3.5 作业说明书 (Statement of Work, SOW)
作业说明书是制度和流程的“细则”。目的是给控制流程执行人提供更为详细的说明和标准。作业说明书的作用是让从事相同作业的操作人员来遵循相同的操作规范，从而实现规范化管理，避免人为偏差带来的损失。作业说明书是底层的管理文件，在不违反上级制度或流程的情况下，一般由执行部门自行编制并遵照执行。

3.6 文件编码
文件编码是为保持管理文件的系统性、规范性、易辨识性和可追溯性，以及为便于文件检索归档备查而设定的文件代码。其由机构代码、文件类别代码、归口部门职能代码、文件顺序号等部分构成。其标准形式为“机构代码-文件类别代码-归口职能部门代码.序列号”。
3.7 记录表式
记录表式是管理文件执行中需要应用的用于记录相关交易事项的基本信息和审批信息的记录表单，分为原初表单和引用表单。
l 原初表单是指管理文件初撰时，为实现管理控制节点的可执行性、操作性而设计的反应控制节点的表单，其特点是直接隶属于该管理文件。
l 引用表单是某管理文件编撰时、修订时，为文便管理文件信息的参阅、避免重复信息而在该管理文件中引用其他已经颁布执行的管理文件中的记录表单，相对于原初表单而言，称为引用表单。
3.8 归口部门
归口部门也是管理文件的责任部门，一般为管理文件所规范的业务领域的实际管理部门（如财务部是各类财务管理文件的责任部门和归口部门）；对于跨业务领域的管理文件，归口责任部门由共同领导的上级主管人员指定（最高至CEO）。归口职能部门代码是根据相关人事管理制度中对职能部门进行的定义和编码，在本管理制度中作为管理文件编码的组成部分用于标识不同部门下的不同职能。
4 职责规范
4.1 本制度编撰职责：
本管理制度由CEO授权内控部归口编撰、修订和解释，各相关管理文件编撰归口部门配合实施。
4.2 管理文件归口部门职责：
负责所管理业务领域内所有管理文件的编撰和修订。对于跨业务领域的管理文件，由共同领导的上级主管人员（最高至CEO）指定负责人。
4.3 内控部的审阅职责：
内控部负责管理文件的“控制有效性审核”，以避免不同部门、不同版本之间的管理控制规定有冲突，或避免不同部门的制度之间的管理控制缺失。内控部的“控制有效性审核”是管理文件经有效审批人签署生效的前提。
5 管理程序
5.1 机构代码
以营业执照法定名称中字号的首位大写英语字母或汉语拼音字母构成。
l ** 代表** Ltd总部。
l ** 代表子属机构浙江****有限公司。
l SC 代表子属机构四川****有限公司。
l ** 代表******科技有限公司。
l SG 代表**新加坡。
l JW 代表**系各子公司。
5.2 管理文件类别代码
5.2.1 类别
l 在功能上，管理文件分为集团层面管理文件、法务管理文件、内审管理文件、内控管理文件、信息系统管理文件、财务管理文件、供应链管理文件、人力资源管理文件、行政总务后勤管理文件、销售/市场管理文件、制造运营管理文件、技术工艺管理文件、质量管理文件（含计量）、工程项目管理文件、其他管理文件等。
l 在形式上，管理文件包含制度、流程和作业说明书。制度和流程可以属于一级管理文件范畴，也可以属于二级管理文件范畴，作业说明书一般属于二级管理文件范畴。

5.2.2 类别代码说明

5.3 归口部门职能代码
以人力资源部《组织管理制度》中规范的各部门职能列表中确定的职能及其代码为准。
5.4 管理文件的编号
5.4.1 一级管理文件编号规则
一级管理文件编号由“总部机构代码-管理文件类别代码-归口部门职能代码·顺序号”构成。顺序号按照文件类别、职能类别划分，均按最低职能类别范畴自1起永续编号。例，**-ADMI-AO.01。
5.4.2 二级管理文件编号规则
1) 当一级制度存在时，二级管理文件编号由“总部机构代码-子属机构代码-管理文件类别代码-归口部门职能代码·一级管理文件顺序号·二级文件顺序号”，其中管理文件类别代码和职能代码均沿用一级文件的代码。二级文件顺序号按照文件类别、职能划分，均自1起。例，*C&B.01.01。
2) 当一级管理制度尚未建立时，二级职能部门或子公司由于业务和管理需要而编撰管理制度时，其文件编号规则为“XX-子属机构代码-管理文件类别代码-归口部门职能代码·00·二级文件顺序号。均按最低职能类别范畴自1起永续编号。例，XX-SC-FN-TAX.00.01。
5.4.3 流程和作业说明书编号规则
1) 当制度文件已经生效，但需要另外制定细则或绘制流程图时（即没有以组成部分包含在制度文件当中），“流程”的编号以对应的制度编号后加“（P流程顺序号）”的形式编号，如“**-ADMI-AO.01（P01）”；作业说明书以对应的制度编号后加“(S作业说明书顺序号)”的形式编号，如“**-ADMI-AO.01（S01）”。
2) 当制度文件尚未制定时，参照一级或二级管理文件的编号规则编写，但其“文件顺序号”以“00”表示，例：“**-ADMI-AO.00（P01）”或“**-ADMI-AO.00（S01）”。
5.4.4 记录表式编号
1) 管理文件所涉及的记录表单编号如下： FM·文件编号·文件表单顺序号。
2) 文件表单顺序号，以管理文件管理程序描述过程中表单出现的先后顺序连续自1起编号。。
5.5 文件的版次和变更记录
管理文件版次由编撰发布年号表示+英文字母构成版次编号，首版自A起。
管理文件文本中应包含“变更记录表”，以记录文件历史版本信息并方便后续期间查询。详见标准管理文件模版。
5.6 管理文件的编撰、审核、批准
5.6.1 一级管理文件
1) 编撰
由CEO或其他集团职能部门/子属机构最高负责人根据管理需要指定具体责任人负责编制。但一般的编撰职责归属认定原则是以某职能部门管辖业务领域范围为标准。对于跨业务领域的管理文件，由共同领导的上级主管人员（最高至CEO）指定负责人。
2) 审核
由文件编撰部门最高负责人负责文件审核。
3) 批准
由CEO或其指定授权人负责批准执行。
4) 总体上来说，凡涉及资金运用或资产价值变动的制度新设或修订，同级财务负责人的联合审批是必须的（如集团制度对应CFO，各子属机构的制度对应同级财务负责人）；凡涉及员工权益的需由制度影响范围内的**最高负责人联合审批（如影响整个集团的有关员工权益的规定需由集团**总监联合审批）。此项规定适用于各级管理文件。
5) 内部控制有效性审核
一级管理文件必须经** Ltd集团内控部进行内部控制有效性审核后才可报经CEO批准。
5.6.2 二级管理文件
1) 编撰：编撰职责界定参考一级管理文件。
2) 审核：由文件编撰部门负责人负责文件审核。
3) 批准：子属机构总经理负责或职能部门最高负责人批准执行。属于集团直属的垂直管理部门，在该直线管理部门范围内都有影响的管理文件，需由该部门最高主管审批（如垂直管理部门VP）。
4) 内部控制有效性审核：文件必须经集团内控部进行内部控制有效性审核后才可报经“同级管理文件批准人”批准。子属机构若设有专职内控部负责人，二级管理文件的内控审核由集团内控部负责。集团的二级管理文件由集团直属内控部负责人审核。二级管理文件若仅对一级管理文件或二级制度进行细化（如流程或作业说明书）而无跨部门的规定或与其他制度无冲突，可无须内控部的事前审核，但也须按本制度规定的编号规则进行编号，并参照标准制度格式进行编撰，然后将文档提交内控部备案，以将该文件纳入整体管理文件管控体系。
5.7 管理文件的发放
5.7.1 文件发放归口管理部门
1) 一级文件发放归口管理部门为总裁办，由CEO秘书或CEO指定的他人负责。
2) 二级文件发放归口管理部门为总经理办公室，由总经理秘书或总经理指定的他人负责。仅在职能部门内部适用的二级管理文件（如作业说明书）可由该职能部门负责人进行内部发布。
5.7.2 文件发放控制程序
1) 定稿文件需打印并制作一份书面正式文本，经相关批准人签署后，加盖文件“正本”印鉴；正本管理文件制作完成后需在集团或子属机构档案室归档保管，同时文件发放归口管理部门还需将此正本扫描以制作成不可被编辑的电子档（如PDF格式）交由内控部在管理文件发布系统内公布（如OA等）。同时，文件发放归口管理部门还需制作发文公告，由该管理文件有效签署人签批后才可启动发文程序。
2) 定稿文件的电子档由内控部保存，管理文件归口负责部门需要修订时需从内控部获取正式版进行修订；
3) 启动发文程序需填写《发文申请单》，见附件三（FM.**-ADMI-AO.02.03）。发文申请单中需确定文件发放范围（子公司范围及职能部门范围），以及是否需要文件接收对象签署回览版和需要签署回览版的人员范围的要求。
4) 在公司公开管理文件发布系统内公布的文件不需要通过《文件签收单》的形式进行签收；其他形式公布的需准备《文件签收单》（见附件一：FM.**-ADMI-AO.02.01《文件签收单》）需制作一式二份，一份正本发放归口管理部门留存、一份正本送交档案室；文件接收对象根据公布的管理文件进行浏览和理解后需在《文件签收单》上签字，以邮寄或传真的方式将《签收单》返还发文归口管理部门。
5) 文件发放前后，根据公司需要，由文件编制部门负责召集文件执行说明会，以促进管理文件的有效执行。
6) 仅在单个职能内部有影响的二级管理文件（如流程图和作业说明书），可以不必遵循上述发文、签收、回览的规定。
5.7.3 管理文件的回览
无论是否以电子版发布或是以纸质文件发布，在《发文申请单》中要求进行回览的，文件接收部门负责人必须组织本部门辖属人员进行文件传达，并要求辖属人员在《回览版》（见附件二：FM**-ADMI-AO.02.02《文件回览板》）上签字，回览版由文件发放归口管理部门存档备查。
5.7.4 管理文件的保存
1) 管理文件的正本由发文机构所在的档案管理部门保存。管理文件管理部门必须妥善保管文件，不得遗失、损毁。
2) 仅在单个职能内部有影响的二级管理文件（如流程图和作业说明书），由该部门负责人指定专人进行该文件的纸质或电子档案的保存，但需将电子档提交内控部备案。

5.8 管理文件的修改
1) 修改可由原编制部门提出，也可以由其他职能部门提出。
2) 有修改需求时，须向原始文件编撰部门提出修改申请，填写《文件修改申请表》(见附件四：FM.**-ADMI-AO.02.04《文件修改申请表》)，通过文件原发审核、批准部门核准后，由原编撰部门负责进行文件修改。修改后的管理文件的发布遵循新制度发文的申请和审批规定。修改后的宣贯和回览可以只就管理文件变动部分进行。
3) 修改文件发布后，档案室需同时保存新旧版本的正本，电子版本的制作和发布参考新管理文件发布的规定。

5.9 管理文件的执行
5.9.1 各级管理文件必须被严格执行，否则将按执行缺陷记录并纳入年度绩效考核中；
5.9.2 制度或流程建设一般会存在相对滞后的情形，在实际执行过程中如遇制度或流程没有明确规定的情形，执行人应本着公司利益最大化的原则视情况同上级主管和内控部进行沟通并采用最佳实践方案。内控部须评估该例外事项可能发生的概率并决定是否要发起对原制度或流程的修订。
5.10 管理文件的终止
由于业务流程变更或新的管理制度的生效，原有的管理文件需要废止的，必须经由原审批程序进行审阅并确定终止日期。未经有效审批不得终止原管理文件的执行。在新制度和流程发布后，除非新制度中特别说明，原则上是后发布制度/流程的规定取代前发布的制度/流程。
5.11 管理文件执行效果的监督及奖惩
5.11.1 管理文件的执行效果由集团内控部、内审部根据计划实施内部审计或内部控制审查。
5.11.2 内部控制执行的不符合项必须立即整改，职能部门负责人不得以某不符合项由前任导致为由拒绝整改。
5.11.3 发现不符合项、或者文件遗失、损毁，将由内审、内控部进行相关调查后书面通知人力资源部，遵照《员工奖惩制度》有关规范实施处罚。
5.11.4 管理文件的执行结果将作为各部门负责人KPI考核指标。
5.12 管理文件标准模版
见附件 **-ADMI-A0.02 管理体系文件管控 之 管理文件标准模版

5.13 管理文件流程图标准模版
见附件 **-ADMI-A0.02 管理体系文件管控 之 流程图标准模版

5.14 管理文件作业说明书标准模版
见附件 **-ADMI-A0.02 管理体系文件管控 之 作业说明书标准模版

6 参考文件
1) 《员工奖惩制度》
2) 《组织管理制度》
7 记录表式
1) 附件一：FM.**-ADMI-A0.02.01《文件签收单》
2) 附件二：FM.**-ADMI-A0.02.02《回览版》
3) 附件三：FM.**-ADMI-A0.02.03《发文申请单》
4) 附件四：FM.**-ADMI-A0.02.04《文件修改申请表》
8 记录保存
本文件的全部记录正本由文件编撰部门归档保存备查。
9 文件的有效性
1) 本管理制度由CEO授权内控部起草，自CEO批准之日起执行，本文件的解释权归内控部。
2) 自本文件执行之日起，公司有关政策性文件中关于制度及流程的管理控制的有关规范即行废止。
10 附录
10.1 流程图

10.2 附件
10.2.1 附件一：FM.**-ADMI-AO.02.01《文件签收单》
10.2.2 附件二：FM.**-ADMI-AO.02.02《文件回览版》
10.2.3 附件三：FM.**-ADMI-AO.02.04《发文申请单》
10.2.4 附件四：FM.**-ADMI-AO.02.04《文件修改申请表》

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