商务函电的措辞艺术(外贸英文).doc

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商务函电的措辞艺术(外贸英文)

英语是国际商业交流的通用语言，但你是否知道如何让你的书面英语给别人留下深刻的印象呢？
良好的第一影响
试着用“salutation”制造一个好印象。作为一封信的开始，你还要确定收信人的名字和称呼是正确的。例如dear ms. jones。使用 dear sir or madam如果你不知道他们的姓名的话。
表明你的目的
你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如：as per our phone conversation, i am writing to provide the information you requested.
写信的原因
写商务信件的原因有很多种，例如inquiry询问信息， request求某人做某事， apology 道歉， complaint投诉一个问题。这就决定了信件的形式和语气。
申请信
如果您在写一封请求信，你就可以写could you possibly... 或是i would be grateful if you could...
转达坏消息
如果你是写一些坏消息或是道歉，那你就应该写的礼貌而得体，并说明问题的原因。例如：unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 或是i am afraid that we will be unable to meet your order on time due to the problems with our supplier。
信件收尾
在最后一段中，你可以把一些closing remarks 写进去，就像please contact us if you have any further questions。如果你的信中还包括了文件等等，你可以在信尾处写上please find enclosed... 或是i am enclosing...
提到今后的联系时间
信尾处你还应该提到今后联系的时间，例如：i look forward to seeing you next thursday.
结束信件
如何写close信件的结尾，要看你和收信人的关系如何。yours faithfully比yours sincerely更正式，而best regards用于好朋友或是熟悉的人之间
签名
在结束语后签上你的signature（手签的名字），然后在下面加上你的名字和你的职位。
检查错误
你该在你发信前仔细的proofread你写的信，看看有没有语法、拼写、或发音的错误。最后检查一下你的信是否清晰、简短、正确、谦恭，有说服力以及完整。

16. 请求客户作推荐人
thank you for your letter of 2 november. we are delighted to hear that you are to pleased with the refurbishment of your hotel. as your know .in our line of work, we depend on good ,reports of our projects to win further business. our clients always shop around and look for references before committing themselves. with your permission, we would like to use your hotel as a reference when we discuss similar refurbishments in the hotel industry . would you agree to our suggesting that future clients should call you? it would also be most helpful if we could occasionally bring a client to look at your hotel . we would , of course , stay overnight at least.ill call you next week to hear your reaction. thanks again for you kind words.
17. 通知客户价格调整
we enclose our new catalogue and price list. the revised prices will apply from 1 april 1997. you will see that there have been number of changes in our product range. a number of improved models have been introduced. out range of washing machines has been completely revamped. many popular lines, however, have been retained unchanged. you will be aware that inflation is affecting industry as a whole .ws have been affected like everyone else and some price increases havebeen unavoidable. we have not, however, increased our prices across the board, in many cases, there is a small price increase, but in others, none at all. we can assure you that the quality of our consumer durables has been maintained at a high standard and that our service will continueto be first class. we look forward to receiving your orders.
谨谢上新的商品目录和价格表。修订价格定于1997年4月1日起生效。产品系列有一大革新，增加了不少改良的型号，扒出一系列新款的洗衣机，但许多款的开动号仍保持不变。通货膨胀影响整个工业连带令货品价格上涨。虽然如此，本公司并未全面提升价格，调整幅度亦不大。 本公司坚守一贯信念，务求出产优质之耐用消费品，迎合顾客的需要。 谢谢贵公司多年惠顾，盼继续合作。
18. 说明价格调整原因
i enclose our new price list , which will come into effect ,from the end of this month. you will see that we have increased our prices on most models. we have ,however , refrained from doing so on some models of which we hold large stocks. we feel we should explain why we have increased our prices. we are paying 10% more for our raw materials than we were paying last year. some of our subcontractors have raised their by as much as 15% as you know , we take great pride in our machines and are jealous of the reputation for quality and dependability which we have achieved over the last 40 years. we will not compromise that reputation because of rising costs. we hope, therefore decided to raise the price of some of our machines. we hope you will understand our position and look forward to your orders.
现谨附上本公司新价格表，新价格将于本月底生效。除了存货充裕的商品外，其余大部分货品均已调升价格。是次调整原因是原材料价格升幅上涨10%□，一些承包商的价格调升到15%。 过去40年，本公司生产的机器品质优良、性能可靠。今为确保产品质量，唯有稍为调整价格。上述情况，还望考虑。愿能与贵公司保持紧密合作。
19. 拒绝客户的要求
thank you for your enquity of 25 august.we are always pleased to hear from a valued customer.i regret to say that we cannot agree to your request for technical information regarding our software security sysytems.the fact is,that most of our competitors also keep such information private and confidential.i sincerely hope that this does not inconvenience you in any way.if there is any other way in which we can help. do not hesitte to contact us again.
8月25日信收悉，谨此致谢。 来信要求本公司提供有关软件保密系统的技术资料，但鉴于同行向来视该等资料为机密文件，本公司亦不便透露，尚祈见谅。我真诚地希望这样不会对贵公司造成不便。如需本公司协助其他事宜，欢迎随时赐顾垂询。 祝业务蒸蒸日上!
20. 应付难办的客户
we have been doing business together for a long time and we value our relationship of late, we have not been able to provide the kind of service we both want. the problem is that your purchasing department is changing orders after they have been placed. this has led to confusion and frustration for both of our companies. in several instances. you have returned goods that were originally ordered. to solve the problem , i propose that on receipt of an order, our sales staff contact you to verify it. if you decide on any changes, we will amend the order and fax you a copy so that you can check it. i trust this system will cut down on delays and errors, and allow our operations to run smoothly.
承蒙多年惠顾，本公司感激万分。然近来合作出现问题，令服务水准未能符合对方要求，本公司为此提忧不已。 贵公司采部发出定单后，再三更改内容；更有甚者，屡次退回订购之货品，导致了双方公司工作中的混乱和困惑。为避免问题日趋严重，特此在接到定单后，由本公司销售人员与贵公司复核。若需作出改支，本公司把定单修改后电传副本，供贵公司查核。 盼望上述办法经受减少延误，促进双方业务发展。
21. 祝贺新公司成立
it has just come to our attention that you have lately opened your new european headquarters in brussels. congratulations on your bold venture. as you know , our companies have had a long business association in the uk. we look forward to collaborating with you in your european venture. please let us know if we can be of any assistance to you. we will be delighted to help. we wish you the very best of luck and a prosperous future.

师德建设教育月活动总结
       全国模范教师黄静华老师在做报告时，她的一句话让我记忆犹新：“参加工作37年，我唯一感到幸福、快乐的事情不是获得了多少荣誉，得到了多少奖励，而是我一直坚持做班主任，做了37年班主任……”在我们大多数人将班主任工作当一件“苦差事”来完成时，这位全国优秀的老班主任用自己的身体力行告诉我们：做班主任是一件快乐的事情。苦和乐是一种心境，正如李镇西老师 《班主任的苦与乐》中引用的明代学者章溢的一句话：“乐与苦，相为倚伏者也，人知乐之为乐，而不知苦之为乐。”乐生乐，苦也可以生乐，就看你怎样从苦中解放出来，做个快乐班主任。
       要想做个快乐班主任，我认为首先应该端正态度，“态度决定思路，思路决定出路。”作为班主任，我们面对的教育对象是一个个鲜活的生命，他们来自不同的家庭，所以人生观、价值观不同，对同一问题的看法不同；其次，作为独立的个体，他们认识事物、接受事物的能力也不同。对于班上几十个孩子来说，存在很大的个体差异，这就要求我们班主任，必须客观、科学的来认识每一个学生，这是班主任获得快乐的源泉。
       1、班主任要时刻牢记每个学生都是可教育的，都是可以教育好的。
       面对纷繁的世界，现在的小学生已经不再是听话的“小绵羊”，他们有开阔的眼界也有独立的个性，他们似乎什么道理都懂却又常常明知故犯，所以，每天班主任都会有处理不完的“官司”。面对这种状况，班主任心态必须平和，要知道“人非草木，孰能无过。”更何况，我们面对的是一群孩童。
        对于调皮捣蛋的学生，我虽然一忍再忍，但有时也会忍无可忍，这时就会图一时痛快，将其叫来，劈头盖脸教训一顿，这种简单粗暴的教育，其效果是可想而知的。一次作文练习，班上某个女生的肺腑之言，如同一盆冷水浇醒了我，让我对以往的粗暴行为深感惭愧。文章题目是《老师，我想对您说》，孩子在文中是这样写的：“……老师，我们一直很尊敬您，也很感激您，但您也有缺点，希望您能听听我想对您说的悄悄话。 老师，我最怕的人就是您。其实以前我并不怕您，但是就在那一天您让我改变了想法。那天，班上很多同学没有完成作业，您很生气，大发雷霆，我们吓得趴在桌子上，一声不敢吭。老师，我觉得您即使再生气，也不该发火，应该想办法让这些同学既佩服您，又不敢不完成作业。或许当时您心情不好，但也不该发脾气，课下同学们在一起议论时都说‘班主任真厉害，发起火来好吓人。’他们虽然这样说，但不能保证下次能够按时完成作业。所以，我觉得你应该注意方法，让他们记住完不成作业后果是很严重的……”看完孩子的作文，我认真反思了一下：教师不仅要传播知识，传播爱，还应该做传播文明的使者，可我都做了些什么？正如孩子文中所写，我这样做之后学生就能改掉完不成作业的坏习惯了吗？答案当然是否定的，不仅如此，还在学生幼小的心灵上播下“粗暴、野蛮”的种子。换言之，如果学生犯了错，班主任能够想方设法去唤醒他内心深处“善”的因素，激发他内心改过自新的勇气，我们收获到不仅仅是学生自身的改变，还将会用自己的人格魅力赢得学生的尊重。作为班主任一定要牢记“每个孩子都是可教育的，都是可以教育好的。”从那以后，每当自己因为学生而生气时，我就会用屠格涅夫的格言来提醒自己：发怒就是用人家的错误来惩罚自己；愤怒总是以愚蠢而开始，以后悔而告终；在开口说话之前先把舌头在嘴里转十圈。这样，冷静下来想办法处理问题，就会峰回路转，柳暗花明，收到意想不到的效果。
       2、班主任应该清楚认识到学生是发展的，学生的发展离不开社会。
       随着社会的发展，我们的学生也在发生着变化。常听很多班主任发牢骚：“现在的孩子一批不如一批，越来越难管了。”确实如此，现代社会对学生的诱惑越来越多，网络、电视等媒体手段的迅速发展，潜移默化的影响着孩子的身心，这种影响既有利，也有弊，这就为班级管理工作的开展提供了新的研究课题。这使我想起我们学校教育常抓不懈的一个老问题——孩子上网，一提起这个话题我们班主任不禁一脸严肃，在我们眼中网络对孩子的不利影响如同“洪水猛兽”般可怕，却忽视了网络对孩子成长有利的方面。在跟家长们交流时，每次谈到这个话题，家长们都一本正经地说：“家里虽然有微机，但我从来不让孩子用，我真怕孩子上瘾，耽误了学习。”家长的顾虑不无道理，我们经常从新闻广播中听到类似：“某某，上网成瘾，在网吧呆了三天三夜”这样的消息。可是，我们忽视了一点：孩子要发展，他是脱离不了社会的。作为有生命的个体，他们对新鲜事物充满好奇，勇于探索未知领域。一味的“堵”只会使他们更加好奇，这种好奇一旦产生，就会想方设法自己解决。虽然他们自认为已经很成熟了，但毕竟因为年龄问题，判断是非的能力很有限，才会发生了众多我们意想不到的悲剧。如果我们引导学生把新鲜事物看似“神秘的面纱”揭开，把好奇转为客观分析，改“堵”为“疏”，主动权掌握在我们手里，还用担心会出现什么意外吗？作为班主任，应该明确“学校还是学生迈向社会的中转站”。认清这一点，才能保证我们的学生健康快乐成长，才能保证我们的学生成长为对社会有用的人才。
       3、班主任要相信孩子的潜力是无限的，该放手时就放手。
       虽然我们面对的教育对象是小学生但对于孩子的潜力，千万不可小看。“皮格玛利翁效应”（即“期待效应”）留给我们这样一个启示：赞美、信任和期待具有一种能量，它能改变人的行为，当一个获得另一个人的信任、赞美时，他便感觉获得了社会支持，从而增强了自我价值，变得自信、自尊，获得一种积极向上的动力，并尽力达到对方的期待，以避免对方失望，从而维持这种社会支持的连续性。同样，当我们班主任相信孩子潜力无限，并对他们满怀期待时，孩子们绝不会让我们失望的。学校德育处开展了“文明礼仪进校园”活动，接到通知后，我犹豫了，根据以往开展类似活动的经验，我觉得单纯的说教已不能打动学生，更不用说让学生自觉做到了。这时，我脑海中浮现出华东师范大学教育管理系李伟胜教授的一句话：“教育最主要的因素是什么？是孩子内心、向上的自主力量。”怎样让这项活动内化为孩子内心的要求呢？我决定召开一次主题班会，让大家共同讨论“班级文明公约”。正如我期望的，班会非常成功，孩子们结合生活，对照自己，发自内心，扬扬洒洒制定了十几条公约，细致、周密，而且记忆深刻，让我不得不暗暗佩服。这就是我们的孩子，潜力无限，该放手时千万别死拽着不放。相信他们，放手交给他们，我们班主任落个轻松自在，何乐而不为呢？
       让我们努力做个快乐的班主任吧，将快乐传递给身边的每个人：快乐自己，快乐学生，快乐同事，快乐家人，让我们的班主任工作绽放出真正的美丽与幸福！

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