浅谈办公室的电话礼仪.doc

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浅谈办公室的电话礼仪

　　“电话嘛，响了就接，有问就答嘛，哪有什么技巧啊？” 要是现在谁还会有这种想法，那也太老土了。要知道，在现代社会的办公室，就连接打电话也有一定的礼仪可言，不信，请看下面：

如果你要出差几天，电话留言必须说明情况，否则来电者可能误以为你只是去开会，几个小时后就会回来，因而再次来电，或者预想你会在当天回电。这两种情况都让对方感到难以联络到你。

打电话前要先准备好，如果对方没有接听电话的话，省得在听到留言的提示音后，还得慌里慌张地马上组织语言。留言时必须解释你打电话的原因，以及希望对方何时回电，另外不要忘记留下自己的电话号码。要注意，说留言时不要太快，否则对方必须重复听取留言。

避免使用电话的等候功能，这种功能会使对方觉得你不重视他的时间，即便你只是暂停一下去找资料，也会显示你的准备不足。

不要在手机上谈论涉及商业机密的事情，对方有可能会担心你是在公共场合打电话。

　　来源：慧聪网

不能轻易逾越的安全距离

讲述人：李冉 性别：男 年龄：28 职业：公务员

我的女朋友以前总是跟我抱怨，她的男上司跟她说话的时候距离太近。我还认为她是太过敏感了。可是她说，人与人之间应该有个安全距离，大概是在1米左右。除非是你特别亲近的人，否则无论是说话还是其他的交往，逾越了这个距离，都会让人产生不安全的感觉。她说这是她上大学的时候，在公关课上学到的。不过，近日我的新上司却让我深刻理解了我女朋友的苦恼。说起来这个新上司人是很热情的，也很容易沟通，可就有一个毛病，无论和谁说话，都一定要跟人凑得特别近，仿佛有什么秘密要跟你分享似的。有时候，如果是刚刚吃完午饭，我简直都可以根据他的口气来判断他中午吃的是什么菜！尤其是当你在电脑前安心工作的时候，他突然凑过来跟你说话，一抬头一张大脸等着你，真是够吓人的！

办公室里贪便宜讨人厌

讲述人：刘宁 性别：女 年龄：32 职业：秘书

我在一个半机关性质的单位工作，办公室里没有什么特别的要求，比较松散。单位经常发一些东西，有时候发食用油、有时候发洗发水（每到这时候，办公室女同志的头发都是一个香味）、有时候会发一箱可乐什么的，有的人嫌麻烦，可乐一类的东西就不往家搬了，留在办公室里喝，同事们偶尔也来上一听，谁也不会在意。有一次，单位进行大扫除连一年没动的文件柜都要打开清理。碰巧，小李出差了，大家只好把柜子撬开。这一撬不要紧，大家没给吓出个跟头。只见柜子里满满当当都是听装可乐，还有半年前发的雪碧。再仔细看，办公室的复印纸、文件夹、签字笔什么的应有尽有，东西摆放得还挺整齐。小李的“大展柜”让大家愣了半天，原来她平时在办公室东抄一件，西抄一件，收获颇丰。平时大大咧咧的“王快嘴”从柜子里抄出一听可乐说：“嘿，今天可算见识了，还有比我更爱占便宜的，佩服佩服。”听她这么一说，大家哈哈大笑起来。从此，小李因为爱占小便宜出了名，提起她大家总是要撇撇嘴，毕竟“贪小”实在破坏形象。

办公室里别把自己当空气

讲述人：杨玮 性别女 年龄：36 职业：翻译

我们办公室有一位姓张的女士口碑不好，据说是大学毕业就结婚了，被老公呵护备至，连续几年报考研究生失利，没有工作经历，不会与人相处，绝对的一根筋。一开始我听到这些议论也不在意。我们办公室的三个人分别负责不同国外通讯社传来的稿件编译，并分类整理，工作中经常会有画面编辑过来询问稿件情况或者电话询问。新闻的时效性挺强的，谁都不愿意在自己的环节上耽误时间。以往来了电话，我们都会马上接听，可是不知道这位大姐怎么回事，就放在她桌上的电话响了好几声也不接，你抬头一看，她只顾对着电脑翻译，于是我跑过去接听；赶上画面编辑到屋里来问文字方面的情况，她也是“两耳不闻窗内事”，往往是我和画编特别着急地找记录本，查了半天，是她负责的稿件，她还满脸问号的样子；更可气的是她如果觉得应该把空调关小点，她会睁着大眼睛，“天真”地问你：办公室怎么这么冷啊？其实是暗示你调节空调，之后她还理直气壮地说：“我不会。”弄得人哭笑不得。家里老公太好的保护使她无忧无虑，可以把自己当作空气一样不闻不问，可是办公室里每个人有自己的职责，这样事事不关心的人是不受欢迎的。

我们需要呼吸权

讲述人：赵蕾 性别：女 年龄：26 职业：编辑

去年单位院子里修建了一个篮球场，午休时间打篮球成了一景。可是到了夏天，就出问题了，大太阳底下跑跑跳跳一个中午，回办公室以后个个都汗流浃背的。浑身湿乎乎的自然挺难受，小伙子们还真是有备而来，每人都带了替换的衣服，换下来的运动背心就搭在椅子上，球鞋就随便放在办公室的地上。猛一进屋以为到了球员休息室，横七竖八的衣服让人直眼晕，空气中也弥漫着酸酸的汗味。同事们不好意思为了这种“小事”专门“提醒”谁，只等着他们后知后觉。有个小姑娘实在受不了办公室的气味，想出了一个办法：把空调关上，开窗通风，一来不会有臭气，二来如果那几个人觉得热，自然会问这么热的天开什么窗啊？于是大家等着看结果，一点多的时候，几个玩球的小伙子说笑着进了办公室。开始他们还没什么反应，后来终于有一个走到窗前，他说：“呦，今天开着窗呢，你们快来把球鞋放在窗口晾一晾，风吹一会儿就干了。”天哪，我们强烈要求呼吸权！在办公室用餐也是不可取的，“吧唧吧唧”的声音、强烈的食品味道，似乎不适合办公的环境。此外，要保持工作区域的空气质量，切忌在办公室吸烟。目前很多办公室都禁止吸烟，可遗憾的是还经常会有“缕缕青烟”空中飞的现象，“呼吸权”似乎很难被重视。

办公室不是走秀台

讲述人：孙佳敏 性别：女 年龄：24 职业：公司职员

自从新前台第一天上班，公司同事们就有的看了。大家都管她叫“模特”，“模特”相貌还可以，身材也不错，而且她天天都穿着奇奇怪怪的好像只有时装展示时才会出现的衣服。今天是露背装、明天是低胸吊带、后天来个t字底裤配低腰裤，还有什么短得不能再短的超短裙，天天在办公室里玩“性感”。说来也怪，那些平时“色迷迷”的男同事们，见了她都往后闪。“模特”过分的装束让他们都不敢靠近，每天大家都远远地看看她穿得是什么，男同事私下流传一句话：往她那边凑难免有占人便宜的嫌疑，而且眼睛都不知道放哪儿。也难怪，如此暴露连我们这些女同胞都不好意思看她。这还没完，每天离下班还有半个小时，“模特”就开始施展化妆术，一根一根地涂睫毛，眼影画得像睡眠不足，嘴巴抹了一遍又一遍。她工作都没有那么仔细过呢，看她化妆让人不觉发冷。都完成了，也就快下班了，只见“模特”拎起小包，“嘎哒嘎哒”地走了。望着“模特”的背影，不知是谁感叹了一句：工作是人生舞台，可办公室不是走秀台。

基础版

办公场所安静最重要

无论在自己的公司还是被访问的公司，走通道、走廊时要放轻脚步，遇到上司或客户要礼让，不能抢行。如果不是在工地办公实在不用一边走一边大声说话。此外，心情再好也不要在走廊中唱歌或吹口哨，毕竟那声效远没有在山里来的有感觉！当然在办公室里面办公一定要保持安静这就更不用说了。

别让办公室成为化工厂

办公室的着装要与工作气氛协调。背心、短裤、拖鞋都不适合出现在办公室，化名为“凉拖”的拖鞋也一样免进。女性职员化妆应给人清洁健康的印象，尽量选用淡色指甲油及味道清淡的香水，各种浓烈的香氛只会使人家误以为错入了化工厂。

办公桌不是产品展台

千万要避免陈列过多的私人物品，否则被访客当作是公司的产品展台，可就尴尬了。要想有别于他人，小株绿色植物是不错的选择。此外，乱糟糟的办公桌并不表现你的敬业，反而显得没有头绪，随时整理一下手头工作是个不错的习惯。办公电话勿久聊不要因为是公事，就没完没了地通电话。如果咱经常因公事打一刻钟以上电话，不会有人认为那是认真负责的表现，还很可能被人怀疑工作能力低下呦。而办公室的私人电话就更不能让人容忍了。

“客随主便”应记牢

进入他人办公室，要先轻轻敲门，听到应答再进。切记不要私自阅读别人办公桌上的信件或文件，或未经许可而翻阅别人的名片盒。外出造访，没有办公室主人的提议，不能随便脱下外套，也不要随意解扣子、卷袖子，也不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。虽然不赞成忸怩拘束，但过分的“大方随意”也不会受人欢迎。

办公室拒绝“情绪污染”

每个人都会有情绪不好的时候，切忌把情绪带进办公室。在办公室里大哭、大叫或做其他感情冲动的事不会为你博得同情反而会增加烦恼。即使同事们愿意去抚慰一颗受伤的心灵，办公室也不是合适的场所。如果实在忍不住悲伤或者控制不住愤怒，建议你离开办公室，做深呼吸或其他能让你放松的事情。

同事相处礼为先

在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌，不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。同事之间称兄道弟或乱叫外号，以龙哥、虎弟相称人家还以为到了黑社会。平级直呼姓名即可，对上司和前辈则可以用“先生”或其职务来称呼。在工作中要讲男女平等，女士优先的规则在这里不适用，但也要注意男女有别，拉拉扯扯、打打闹闹是不雅观的。

立足职场应守时

要养成守时的习惯，你至少应该提前10分钟到达办公室，这有助于体现效率原则。尽管是5分钟、10分钟，却能让你做好充分准备，以饱满的状态投入工作。相反，仅仅迟到几分钟，仍然会使你显得缺乏敬业精神。即使上司或同事对你的迟到行为没有多说什么，那也不表示他们对此毫不在乎。想想看重任或奖金怎么会落到一个天天迟到的人头上呢？

邻里电台

在泰国拜访大公司或政府部门必须提前预约时间，并持有用英文、泰文和中文对照的名片，当地两天即可印好。同泰国人打交道，千万不要夸耀自己国家的经济如何发达。否则他们会认为你太傲慢，在以后的交往中，有可能会有意地为难你。此外在泰国进行商务活动，必须尊重当地的教规。

来源：北京青年报

（一）办公室定置标准

1、各职能部门办公室要统一绘制物品摆放定置图，并将图贴在办公室门后或室内墙壁上。

2、物品要按定置图的编号顺序依次摆放，做到整齐、美观、舒适、大方。

3、办公室内与工作无关的物品，一律清除。

4、文件资料柜要贴墙摆放。

5、轮流安排值日，负责卫生清扫及检查物品定置摆放情况（或按公司既定安排执行）。

（二）办公桌定置标准

1、定置要分门别类，分出哪些物品常用，哪些不常用，哪些天天用；

2、物品摆放部位要体现顺手、方便、整洁、美观、有利于提高工作效率；

3、办公桌设置摆放要有标准定置图，与工作无关的物品不要放在办公桌内；

4、桌面定置的（参考）要求：中上侧摆放台历或水杯（烟缸）、电话等；右侧摆放文件筐（盒）、等待处理的管理资料；中下侧摆放需马上处理的业务资料；左侧摆放有关业务资料；

（三）工作椅定置标准

1、人离开办公室（在办公楼内），座位原位放置；

2、人离开办公室短时外出，座位半推进；

3、人离开办公室，超过四小时或休息，座位完全推进。

（四）文件资料定置标准

1、文件资料的摆放要合理、整齐、美观；

2、各类资料、物品要编号，摆放应符合定置图中的要求，做到号、物、位、图相符；

3、定置图要贴在文件资料柜内；

4、保持柜内清洁整齐，随时进行清理、整顿。

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