采购招标委托协议注意事项.doc

招标师：如何防止委托代理协议采购失败 时间：2011-04-14来源：招投标-中国设备网责任编辑： 现实中，不少地区政府采购委托代理协议采购（以下简称委托代理采购）开展得很正常，而有的地区却事与愿违，采购双方经常发生矛盾。不是采购人（即委托人，下同）说采购代理机构设了“陷阱”，就是采购代理机构说采购人不讲理，乱找“岔子”，甚至双方对簿公堂闹上法庭，以致于使委托代理采购失败，直接制约了采购代理机构这类业务的生存和发展。事实上，只要认真做到以下几点，这种失败是可以防止的。一、“协议”签订前要做到“四验证”实践告诉我们，在签订委托代理采购协议前，采购代理机构做好以下四个方面的验证工作，是保证政府采购委托代理协议采购成功的基础。一是验证采购人是否具有法人资格，若采购人没有法人资格，则其签订的委托代理协议就没有法律效力，发生纠纷就不能追究采购人的法律责任，也不能依法追究赔偿。同样，如果来采购代理机构联系委托业务的经办人员，未持有采购人出具的全权委托书，其代表采购人签订的委托代理采购协议也会失去法律效力。因此，在验证采购人是否具有法人资格的同时，还须验证其经办人员是否具有该单位法人出具的真实、完整的全权委托书。二是验证采购人出具的政府采购项目预算，是否经过有权部门批准，未经批准的政府采购项目预算是“白纸一张”，到时，即使所购物品已采购到位，财政部门也会因此预算未经批准，拒绝支付采购资金。三是验证采购人提供的采购项目技术要求是否恰当和完整，稍有疏忽都会使本次采购不理想，不是所购物品技术性能不合要求、实用性差，就是所购物品的技术性能太高不合实际，浪费大，采购代理机构成了替罪羊。因此，认真验证其采购项目的技术要求非常必要。这不仅是对采购人高度负责任的具体体现，也还是提高采购代理机构服务水平的客观要求。四是验证采购项目的资金来源。这是维护采购代理机构自身利益的需要，否则会影响两方面的经济利益，一方面是采购代理机构的代理费收不到位，另一方面是供应商的货款难以足额到位，这也是导致双方发生纠纷的多发环节。因此，验证其资金来源，不仅要验证其来源的真实性、完整性，还要看其付款方式的有效性。例如，对于分期付款，还要验证其采购人的诚信度，诚信度不高或不讲诚信的分期付款，会直接导致资金的不到位，所以验证采购人的资金来源切不可粗心大意。二、“协议”内容要做到“六具体”大量事实证明，委托代理采购协议不具体、内容笼统、过于简单，是导致纠纷经常发生的直接因素。因为“协议”内容事关双方责任、权利、义务界限的具体明确，稍有模糊就会发生相互推诿或纠纷。概括起来，以下六方面内容必须具体明确，采购方式，采购程序，采购合同事项，时间要求，供货事项，违约责任内容。在采购方式、采购程序内容的明确上，首先应按照政府采购法等法律法规所规定的采购方式、采购程序进行明确。不是采购人要哪种采购方式，就写那种采购方式；也不是采购人要简化哪道程序，就减掉那道程序，一切依照法律法规的规定进行明确。其次，实施“协议”所明确的采购方式、采购程序，涉及到由有关方承办的事项应具体明确，如采用的采购方式须报经批准的，还须明确由谁报批，一般来讲应由采购人报批。再如在公开招标中，须聘请公证机构参加的，应明确由采购代理机构聘请，并由其负担公证费。再次，在实施依法规定的采购程序中，涉及到人员的，应明确到具体人员，如实施询价采购方式，按规定须成立询价小组，则应明确双方参加的人数及名单，以及专家人数和如何确定具体专家人员的方法等内容。在采购合同事项的明确上，一要明确采购合同应由采购人与供应商签订，若由采购代理机构以采购人名义签订合同的，应当明确由采购人向采购代理机构提交合法的授权委托书，并作为合同附件在协议中予以明确；二要明确委托代理政府采购项目的采购合同，自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购管理机构和有关部门备案，并送采购代理机构存档；三要明确采购人应当认真执行政府采购法和合同法所规定的有关政府采购合同的所有条款，否则，发生问题后，采购代理机构就要承担相应的连带责任。在时间要求的明确上，一是总体时间要求，要明确清楚。即从何月何日开始到某月某日结束；二是阶段性时间要求，要明确清楚。如明确采购中标结果的发出到合同签订，这中间最长的期限是三十天，是从某日到何日；三是双方的时间责任，要明确清楚。如采购人向采购代理机构提交技术文件的时间期限，以及采购代理机构收到技术文件后，几日内完成招标文件，何时交给采购人验证等具体时间要求，都应明确清楚。在供货事项的明确上，先要明确采购人的验收责任，采购人的验收意见为主要验收依据，采购代理机构的验收意见为次要或参考依据；其二，明确验收的具体方式和项目要求，如明确安装后试用半年或一年为验收结束期限；其三，明确供货方式、送货地点、服务标准。也许有人说，上述这些内容是政府采购合同的内容，写在“协议”中是画蛇添足。这种看法是不对的，因为若不加以具体明确，既容易产生相互依赖，又容易使签订的政府采购合同内容发生模糊，形不成环环相扣的连锁证据。特别是在验货这个环节上，是来不得半点含糊的，否则，采购代理机构验收得再全面，采购人单位中的某些使用人员也有可能借故说不合用，说采购代理机构采购的物品质量不合要求等，以致于发生纠纷。在违约责任内容的明确上，一要具体明确各自违约的主要表现。即明确：采购代理机构接受采购人委托后，如未按照“协议”的约定，履行委托义务，除承担违约责任外，还应对由此给采购人造成的损失承担赔偿责任；同样，采购人在履行“协议”的过程中，不履行应尽的义务，或者要求采购代理机构在采购文件中以不合理的条件限制或排斥潜在供应商，向采购代理机构和评委指定和暗示中标（成交）人，或者擅自与供应商再行订立背离合同实质内容的其他协议，也应承担违约责任。二要明确违约责任追究的具体内容，就是明确谁违约后应向对方支付多少违约金和赔偿金的具体条款。三要明确履约过程中当事人一方违约后，除应向对方支付违约金和赔偿金外，对方有权要求违约方继续承担履行责任，违约方无特殊理由的，仍应继续履行等具体内容。三、实施过程中要做到“三认可”采购代理机构在实施委托采购项目的过程中，所做的重要事项应当经采购人认可，即让采购人签字确认加盖公章。如果不这样做，采购人就容易钻空子，找岔子，以致于双方发生“口舌”，形成纠纷，乃致于使其前功尽弃。主要有三方面的事项必须经采购人认可。首先是采购代理机构编制的采购文件应经采购人签字确认，并加盖公章后方可对外发布，否则，采购人会说其采购文件表述得不全面或不完整，或内容有误等；其次是评审结束后，采购代理机构按照评审（谈判或询价或评标）委员会推荐的中标（成交）人顺序，确定中标（成交）人的书面报告，须提交采购人签字确认，并加盖公章后方可对外发布，即向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，不然，采购人就有可能说评标程序不规范，评标结果不公正、不透明等；再次是当所购物品到达采购人所指定的送货地点，采购代理机构应当在收到经采购人签字确认加盖公章的验收报告后，方可向国库集中支付机构发出支付通知书，由其向中标（成交）供应商拨付货款，否则，采购人又有可能说所购物品的质量不合要求，以致于要采购代理机构赔偿损失。四、双方都要做到“四坚持”一是委托采购项目涉及商业秘密的，双方都必须坚持保密的原则，并且不得将有可能影响采购工作公正性的信息透露给利害关系人。二是在整个委托采购活动中，采购人与采购代理机构之间发生的意见交换、商谈活动，双方都必须坚持书面形式的原则。就是无论哪一方向对方提出意见，都应当向对方提交书面材料，或者双方商谈形成的书面文件，采购人与采购代理机构都应当在书面文件上签字并加盖公章，否则，其意见或商谈结果没有法律效力。三是采购人、采购代理机构之间签订的代理采购协议手续，双方必须坚持完整的原则。即政府采购代理协议一式四份，采购人、采购代理机构、采购人的预算主管部门及同级政府采购管理机构各执一份，这四份协议还须经双方代表人签字并加盖公章，才能生效。四是双方在整个采购活动中，不仅要做到既不越位，又不缺位，更重要的是要坚持友好协商的原则，无论是发生未尽事宜，还是发生争议，双方都应当坐下来进行友好协商，尔后签订补充协议来解决，这样才能确保政府采购委托代理采购项目的顺利完成。来源：考试帮