CBGLB-01-供方选择与管理流程.doc

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供方选择与管理流程

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1 目的
完善、规范供方选择与管理工作。

2 适用范围
2.1 适用于公司各类供方的选择与管理工作，各类供方及该类供方选择的主导部门、相关部门包括：
2.1.1 建筑类工程分包商：主导部门为设计技术部，相关部门为项目部。
2.1.2 建筑类材料设备供应商：主导部门为物资部，相关部门为设计技术部、项目部。
2.1.3 检测鉴定机构：主导部门为设计技术部。
2.1.4 开发类工程分包商：主导部门为设计技术部，相关部门为项目部。
2.1.5 开发类材料设备供应商：主导部门为物资部，相关部门为设计技术部、项目部。
2.1.6 监理单位：主导部门为设计技术部。
2.1.7 营销单位：主导部门为营销策划部。
2.1.8 勘查设计单位：主导部门为设计技术部。
2.1.9 造价咨询单位：主导部门为成本管理部。
2.1.10 施工图审查单位：主导部门为设计技术部。
2.1.11 固定资产供应商：主导部门为办公室。
2.1.12 低值易耗品供应商：主导部门为办公室。
2.1.13 培训机构：主导部门为人力资源部。
2.1.14 专家咨询服务商：主导部门为设计技术部。
2.1.15 其他产品或服务提供商。

3 术语
3.1 主导部门：即主导某一类供方选择的部门，负责供方选择全过程的推动、组织、执行。
3.2 相关部门：不起主导作用，但因在实际工作中与某一供方联系紧密，具有发言权而参与供方选择与评价。
3.3 评标小组：负责招投标的标书分析及评标工作。由招标涉及的技术、经济等方面相关的专业人员组成。其组成为：主导部门负责人+主导部门专业工程师+成本管理部专业工程师+相关部门专业工程师。
3.4 供方选择方式：共有三种，分别为招标、直接委托、定点采购。

4 工作程序

供方选择方式及计划

4.1 供方选择方式确定
4.1.1 建筑类工程分包商、建筑类材料设备供应商、开发类工程分包商、开发类材料设备供应商、监理单位的选择方式，按每项目确定。在项目施工图预算完成后，根据预算书中的材料设备工程量清单，由成本管理部组织公司所有管理人员参加的评审会，逐项确定供方选择方式。此类供方选择可采用方式有：招标、直接委托。其中建筑类材料设备供应商、开发类材料设备供应商还可以采用定点采购方式。
4.1.2 检测鉴定机构，采取直接委托方式。
4.1.3 营销单位的选择，金额在1万元（含1万元）以下的采用直接委托方式。金额在1万元以上的采取招标方式。
4.1.4 低值易耗品供应商的选择，采取定点采购的方式。
4.1.5 固定资产供应商的选择，采取直接委托方式。
4.1.6 勘查设计单位、造价咨询单位，采取直接委托方式。
4.1.7 施工图审查单位、专家咨询服务商的选择，采取直接委托方式。
4.1.8 培训机构的选择，采取直接委托方式。
4.1.9 其他产品或服务提供商，由主导部门提出供方选择方式，总经理审核、董事长审批。

4.2 供方选择计划
4.2.1 主导部门依据《项目总控计划》，在工作开展前，编制《供方选择方式及计划》，按如下方式完成审核/审批：
a） 建筑类材料设备供应商、建筑类工程分包商、检测鉴定机构：由主导部门主管领导、项目部经理助理、工程副总审核，副董事长审批。
b） 开发类工程分包商、开发类材料设备供应商、监理单位、营销单位、低值易耗品供应商、固定资产供应商、勘查设计单位、造价咨询单位、施工图审查单位、专家咨询服务商、培训机构、其他产品或服务提供商：由主导部门主管领导、项目部经理助理、总经理审核，董事长审批。

供方选择

4.3 招标方式
4.3.1 主导部门组织编制招标文件，其中成本管理部负责根据公司价格信息库和成本信息库，编制标底和招标文件的商务部分要求，相关部门（建筑类材料设备供应商、开发类材料设备供应商选择的相关部门为设计技术部和项目部，建筑类工程分包商、开发类工程分包商、监理单位选择的相关部门为项目部，下同）提供招标文件的技术部分要求或由主导部门自行编制。最终由主导部门合成招标文件后（招标文件应含技术要求、付款、结算、工期、违约责任等要点，详见《招投标管理作业指引》规定），按如下方式完成审核/审批：
a） 建筑类材料设备供应商：由成本管理部经理、设计技术部经理、项目部经理助理审核、工程副总审批。
b） 开发类材料设备供应商：由成本管理部经理、设计技术部经理、项目部经理助理、工程副总审核、总经理审批。
c） 建筑类工程分包商：由成本管理部经理、项目部经理助理审核、工程副总审批。
d） 开发类工程分包商、监理单位：由成本管理部经理、项目部经理助理、工程副总审核，总经理审批。
4.3.2 主导部门搜集备选供方信息。信息来源包括但不限于已经和公司有过良好合作的供方，公司相关部门推荐的资质、产品、信誉良好的供方，主动和公司联系的资质、产品、信誉良好的供方，公司主动联系的社会上有良好信誉的供方以及媒体、展会宣传中有适合本公司产品的供方
4.3.3 对于不属于《合格供方库》中的备选供方，主导部门组织相关部门对其进行考察。备选单位的资质应基本符合公司要求：含营业执照、税务登记证、资质证书、企业简介、产品的技术资料、近三年业绩等。
4.3.4 根据考察情况，主导部门负责编写《备选供方考察报告》，由成本管理部对经过考察的备选单位进行资质审查。
4.3.5 主导部门根据考察报告和资质审查结果，初步确定不少于4家单位作为投标入围单位，按如下方式完成审核/审批：
a） 建筑类材料设备供应商：由成本管理部经理、设计技术部经理、项目部经理助理审核、工程副总审批。
b） 开发类材料设备供应商：由成本管理部经理、设计技术部经理、项目部经理助理、工程副总审核、总经理审批。
c） 建筑类工程分包商：由成本管理部经理、项目部经理助理审核、工程副总审批。
d） 开发类工程分包商、监理单位：由成本管理部经理、项目部经理助理、工程副总审核，总经理审批。
4.3.6 发标、答疑
a） 主导部门负责组织发标和答疑，并通知评标小组成员和入围单位。
b） 主导部门负责整理《答疑会记录》，并发送给评标小组成员和入围单位。
4.3.7 收标
a） 主导部门负责在规定的时间内接收投标单位编制的投标文件。
4.3.8 开标、评标和定标
a） 主导部门按招标文件规定的时间组织召开开标会，并通知评标小组成员。
b） 评标小组根据技术要求和商务要求分别对投标人进行评标，具体可参照《招投标管理作业指引》。评标结果形成《标书分析结果及供方选择建议》，按如下方式完成审核/审批：
l 建筑类材料设备供应商：由成本管理部经理、设计技术部经理、项目部经理助理审核、工程副总审批。
l 开发类材料设备供应商：由成本管理部经理、设计技术部经理、项目部经理助理、工程副总审核、总经理审批。
l 建筑类工程分包商：由成本管理部经理、项目部经理助理审核、工程副总审批。
l 开发类工程分包商、监理单位：由成本管理部经理、项目部经理助理、工程副总审核，总经理审批。
c） 根据审批结果，公司决定是否启动多轮谈判。如需启动，则由主导部门的主管领导、评标小组全体成员与有关供方进行谈判。谈判结果按如下方式完成审核/审批：
l 建筑类材料设备供应商：由成本管理部经理、设计技术部经理、项目部经理助理审核、工程副总审批。
l 开发类材料设备供应商：由成本管理部经理、设计技术部经理、项目部经理助理、工程副总审核、总经理审批。
l 建筑类工程分包商：由成本管理部经理、项目部经理助理审核、工程副总审批。
l 开发类工程分包商、监理单位：由成本管理部经理、项目部经理助理、工程副总审核，总经理审批。
d） 如不需要启动多轮谈判，则直接确定中标单位。
e） 主导部门向中标单位发放《中标通知书》，并通知未中标单位。
4.3.9 流标及流标的处理：
4.3.10 出现（但不限于）以下情形，主导部门组织填写《废标审批表》，经过公司总经理审批后宣布原招标为流标，向所有投标人发出《流标通知书》：
a） 开标后标底发生变更、需新增投标人；
b） 多个投标人放弃投标或者投标人有弄虚作假、串通抬价等行为；
c） 如收标阶段无意向合格投标单位，则需重新组织招标。
4.3.11 所有的评标过程、多轮谈判过程，均须公司审计部参加，并在会议签到表上签字。

4.4 直接委托方式
4.4.1 主导部门与成本管理部共同就意向供方进行商务谈判，并提出直接委托建议，并按如下方式完成审核/审批。
a） 建筑类工程分包商、建筑类材料设备供应商的直接委托，由主导部门与成本管理部共同就意向供方进行商务谈判，并提出直接委托建议，报工程副总审批。
b） 开发类工程分包商、开发类材料设备供应商、监理单位的直接委托，由主导部门与成本管理部共同就意向供方进行商务谈判，并提出直接委托建议，报工程副总审核、总经理审批。
c） 检测鉴定机构，由主导部门与成本管理部共同就意向供方进行商务谈判，并提出直接委托建议，由工程副总审批。
d） 营销单位，由主导部门与成本管理部共同就意向供方进行商务谈判，并提出直接委托建议，报营销副总审核、总经理审批。
e） 固定资产供应商，由办公室列出固定资产明细表，部分由总经理审批，部分由董事长审批。由主导部门与成本管理部共同就意向供方进行商务谈判，并提出直接委托建议，报董事长或总经理审批。
f） 勘查设计单位、造价咨询单位，由主导部门与成本管理部共同就意向供方进行商务谈判，并提出直接委托建议，报主管领导、总经理审核、董事长审批。
g） 施工图审查单位、专家咨询服务商的选择，由主导部门与成本管理部共同就意向供方进行商务谈判，并提出直接委托建议，报主管领导审核、总经理审批。
h） 培训机构的选择，年度培训计划及经费由总经理审核、董事长审批后，具体由主导部门与办公室共同就意向供方进行商务谈判，并提出直接委托建议，报运营副总审批。参见《培训管理流程》。

4.5 定点采购方式
4.5.1 建筑类材料设备供应商的定点采购，由物资部、项目部、成本管理部进行供应商考察，形成单位推荐意见后，推荐不少于2家单位，由工程副总审批。
4.5.2 开发类材料设备供应商的定点采购，由物资部、项目部、成本管理部进行供应商考察，形成单位推荐意见后，推荐不少于2家单位，由工程副总审核、总经理审批。
4.5.3 低值易耗品供应商的定点采购，由办公室、成本管理部进行供应商考察，形成单位推荐意见后，推荐不少于2家单位，由总经理审批后执行。

供方确定及合同执行

4.6 供方确定及合同审批
4.6.1 上述审核/审批程序完成后，即确定供方单位，由主导部门拟定合同，按如下方式完成审核/审批过程：
a） 建筑类材料设备供应商、建筑类工程分包商、检测鉴定机构：由成本管理部经理、财务总监、法律顾问、工程副总审核、副董事长审批。
b） 开发类材料设备供应商、开发类工程分包商、监理单位：由成本管理部经理、财务会计部经理、财务总监、法律顾问、工程副总、总经理审核、董事长审批。
c） 营销单位：由成本管理部经理、财务会计部经理、财务总监、法律顾问、营销副总、总经理审核、董事长审批。
d） 低值易耗品供应商：由成本管理部经理、财务会计部经理、法律顾问、总经理审核、董事长审批。
e） 固定资产供应商：由成本管理部经理、财务会计部经理、法律顾问、总经理审核、董事长审批。
f） 勘查设计单位：由成本管理部经理、财务会计部经理、法律顾问、工程副总、总经理审核、董事长审批。
g） 造价咨询单位：由成本管理部经理、财务会计部经理、法律顾问、总经理审核、董事长审批。
h） 施工图审查单位、专家咨询服务商：由成本管理部经理、财务会计部经理、法律顾问、工程副总、总经理审核、董事长审批。
i） 培训机构的选择：由办公室、财务会计部经理、法律顾问、运营副总、总经理审核、董事长审批。
4.6.2 经董事长、副董事长审批通过后的合同，起草部门根据相关意见对合同进行修改后，由办公室行政专员负责流转，按如下方式完成审核/审批过程后，由行政专员加盖合同专用章：
a） 建筑类材料设备供应商、建筑类工程分包商、检测鉴定机构：由工程副总审核、副董事长审批。
b） 开发类材料设备供应商、开发类工程分包商、监理单位：由工程副总、总经理审核、董事长审批。
c） 营销单位：由营销副总、总经理审核、董事长审批。
d） 低值易耗品供应商：由总经理审核、董事长审批。
e） 固定资产供应商：由总经理审核、董事长审批。
f） 勘查设计单位：由工程副总、总经理审核、董事长审批。
g） 造价咨询单位：由总经理审核、董事长审批。
h） 施工图审查单位、专家咨询服务商：由工程副总、总经理审核、董事长审批。
i） 培训机构的选择：由运营副总、总经理审核、董事长审批。

4.7 合同结算
4.7.1 参见《预结算管理作业指引》。

4.8 合同付款
4.8.1 各类合同付款，按如下方式完成审核/审批：
a） 建筑类材料设备供应商、建筑类工程分包商、检测鉴定机构：主导部门经理、工程副总、财务总监审核，副董事长审批。
b） 开发类材料设备供应商、开发类工程分包商、监理单位、营销单位、勘查设计单位、造价咨询单位、施工图审查单位、专家咨询服务商、低值易耗品供应商、固定资产供应商、培训机构：主导部门经理、主导部门分管副总、财务总监、总经理审核、董事长审批。

4.9 供方评价
4.9.1 主导部门组织相关部门、成本管理部每半年对已合作过的所有供方进行评定。评定内容包括：备选单位投入的人力、物力经济实力、交期、配合度、保修服务等，对于评价合格的供方，记入《合格供方库》，可直接作为下次供方选择的备选单位而不需要考察。
4.9.2 已经在《合格供方库》中，但最近一次评定为不合格的供方信息应及时清除，并在三年内不得再有任何合作。

5 相关子流程/作业指引
5.1 《招投标管理作业指引》
5.2 《预结算管理作业指引》

6 参考模板
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