作为助理如何应付不速之客范文.doc

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作为助理如何应付不速之客范文

作为助理，难免会遇到不速之客，总会因此而影响了自己的工作。那么，我们该怎么有效应付不速之客，使之既显示出我们的礼貌，又不会而因此影响了我们的工作呢?
不速之客，可能是客户、同事。我们要根据他们的身份不同，采取不同的措施。
首先是领导的上级或客户。应该热情地请他们到会客室就座，并给他们倒上一杯茶，可以说您稍等一下，我看一下×××在不在，并马上告诉领导，再按领导的指示接待、安排。
二是领导的亲朋。请他们到会客室就座，并马上通知领导，再按领导的指示接待。
三是公司内部的管理人员。他们如果说有急事要见领导的话，你绝对不应该这时候拿腔拿调，马是要马上通报，以免误事。
四是推销员。这类人员我们可能遇到的最多。这时候你就要先让他们稍等，然后打电话给相关部门。如果相关部门有意向或是事先有约的话，就要指引他们过去。
如果那些推销员坚持要见领导，这有两个可能。一是确实和领导有约，二是从没约定，只是他觉得见领导可能更益于他的推销工作，而不想去考虑是否因此耽误了别人的工作(绝大部分都是这种)。这时候，也没必要黑脸推辞，可以委婉地让他们把材料留下，回头请领导过目。领导如果感兴趣，会及时主动和他们联系。
五是客户。有些客户来访的问题，是很简单的，根本不需要领导出面就可以解决。所以，作为助理的你，这时候就要显示出分担领导工作的本能了。你可以介绍他们去找相关部门的主管或相关人员交涉。你应该先替他联系一下，然后再向他指明该部门的名称、位置。如果不好找，最好能引领客人去。
六是其他不速之客。这种情况，你就要先请对方报上姓名、单位、来访目的等基本资料后，再去请示领导，由领导自己决定是不是会见。
由此可见，应对不速之客的基本方式，还是要多请示，不可以擅作主张，一不小心得罪了公司的大客户或是得罪了领导的私人关系，就没必要了。

在商务交往中，人和人见了面就首先要介绍，介绍也有规矩，恰当的介绍会给对方留下良好的第一印象，便于沟通的顺利开展。
介绍的礼仪介绍有两种：自我介绍和介绍他人。
自我介绍一般有四个要点需要注意。第一、先递名片再介绍。交换名片要讲究时机，双方一见面就应该把名片递上，对方的头衔、职务都一目了然，顶多再把名字重复一遍，防止对方念错了;第二、自我介绍的时间要简短，要直截了当，时间控制在半分钟以内。第三、介绍的内容要全面自我介绍内容包含四个要素：单位、部门、职务、姓名。比如正规场合，我就要这么介绍自己：我是中国人民大学国际关系学院外交学系的教授，我叫金正昆。单位、部门、职务、姓名这些信息要一气呵成，显得非常训练有素。第四、如果你的单位和部门头衔名称比较长，第一次介绍的时候一定要使用全称，第二次才可以改简称。假如我说南航这个词，有些人会联想到南方航空公司，有些人会想到南京航空航天大学。所以，在商务交往中，用字母或者中文来做简称，一定要先讲全称，再说简称，否则就会给对方造成理解上的歧义。
介绍别人有两点要特别注意：第一、谁当介绍人?按照社交场合的惯例，介绍人一般由女主人来担当。在国际交往中，介绍人一般是三种人第一种我们称为专业对口人员。比如我请一个外国教授给学生做讲座，我就有义务将他与校领导之间做介绍，因为我和他专业对口，我就是专业对口人员。第二种是公关礼宾人员，像外事办公室的同志、办公室的主任或者秘书、接受委托的接待陪同人员、接待办公室的同志等。第三种是在场人里面职务最高的，这种情形一般出现在有贵宾到场的情况下，礼仪上讲究身份对等，需要职务最高的人充当介绍人。
名片使用的礼仪在商务交往中有两个关于名片使用的要点：第一、一定要有名片。在商务交往中，一个没有名片的人将被视为没有社会地位的人，拿不出名片可能会被对方怀疑你的来历与动机。
第二、一个不随身携带名片的人，是不尊重别人的表现。名片要随身带，在国外的很多公司，员工的名片放在什么地方都有讲究。名片一般装在专用名片包里，名片包放在西装上衣口袋里，不能随便乱放。我有一次跟一位女同志交换名片，我把名片递给她，她马上把包拉开找自己的名片给我，包很名贵，但是找不着名片，先抓出一包话梅，接是一包瓜子，最后拉出半只袜子，最后才找到名片盒，这样，给人的印象就很不好。因此，女同志的名片要放在公文包固定的位置，一伸手就可以拿出来。
名片的使用有几个重要的礼仪。第一点，名片的外观内容上有三不准原则：一、名片不准随意涂改。有的同志很节约，电话号码有变动就直接在名片上涂改，把原来的号码划掉，写上新的号码。在国际交往中，名片如同脸面，涂改名片会贻笑大方;二、名片上不提供私宅电话，涉外礼仪讲究保护个人隐私、公私有别，因公打交道的话，提供的就只是办公室的电话，手机号码、私宅电话都不提供;三、名片上一般不出现两个以上的头衔。闻道有先后，术业有专攻，名片上的头衔越多，就有用心不专、蒙人之嫌，很多有地位有身份的人会准备好几种名片，对不同的交往对象、强调自己不同身份的时候，使用的名片不同。
第二点、索取名片的问题。索要名片有几个点要注意：一、尽量不索取名片。名片交换有讲究，地位低的人首先把名片递给地位高的人，主动索取名片会出现地位落差的问题;二、如果索要名片，不能采取直白的表达方式。比较恰当的交换名片的方法有以下三种：第一种是交易法，这是最常用的方法。将欲取之，必先予之，我想要史密斯先生名片，我就把自己的名片先递给他，并说：史密斯先生这是我的名片。他无论如何也要回赠我一张。在商务交往中，由于地位的落差，一些地位高的、有身份的人在接到你的名片时，往往会说声谢谢之后就没下文了，出现这种情况的话，不妨采用第二个办法激将法。你在交换名片时对他说：尊敬的威廉斯董事长，很高兴认识你，不知道能不能有幸跟您交换一下名片?这样他不想给也得给，他不至于告诉你：不换，我就是不换。还可以采用第三个方式联络法。你说：史玛尔小姐，认识你非常高兴，以后到联邦德国来希望还能够见到你，不知道以后怎么跟你联络比较方便?这就是联络法，暗示对方如何才能找到他?一般情况都会给名片，如果不给，说明她有退路，她可能会说：我跟你联系吧!其深刻含义就是，我这辈子都不会跟你联系的，这种情况就不再强求了。
第三点、接受别人名片的注意事项。接受名片要注意的第一点是要回敬对方，来而不往非礼也，拿到人家名片一定要回。在我国有相当数量的同志没有名片的，在正规的交往场合，即便没有没有名片也要采用委婉的表达：不好意思名片用完了，或者很抱歉，今天没有带;第二点是接过名片一定要看清楚，通读一遍，这最重要。看名片的内容是对对方表示重视，同时可以了解对方的确切身份。不看的话就会出现问题。有一天我到一个单位去讲课，我给主持活动的同志递了一张名片，也不知道他看了没有，他向学生这样介绍我：我们非常高兴请北大的高教授为我们讲课。我听了，以为还真的有位高教授呢，后来才知道原来是在介绍我。所以，不仔细看名片内容，容易把对方的名字和姓氏搞错，是怠慢对方的表现，这在社交中是大忌。

一、时间礼仪
提前一点时间到达面试地点是非常必要的。无论在什么情况下，都不要让考官等我们。去面试时至少要给自己留出2半个钟的富裕时间，这样即使迷路或塞车也能按时到达。如果一切顺利，我们可以利用这半个钟的时间，待在车内或接待室里稳定情绪，最好是提前5分钟到达考官办公室，以示求职的诚意，给对方信任感，同时也利于调整自己的心理，作一些简单的准备，避免仓促上阵，手忙脚乱。
我是一个没有方向感的人，所以面试前我会提前到面试地点去一趟，以避免面试当天迷路。如果面试途中遇到什么预想不道的麻烦事，也会给主考官打电话，把迟到的原因解释清楚并征求自己是否可晚些到达或能否重新安排一次面试机会。
以友善的态度对待接待人员，不要贸然与之聊天，以防影响他们的工作。接待人员对我们有好评自然无害，但一个差的评价将损害无穷。这种评价一般会在我们走后向主考官提出。有人曾面试成绩不错，但由于冒犯了一位秘书，工作便泡了汤。因此，我会引以为戒。
二、服饰礼仪
常言道：人是衣裳，马是鞍、三分容貌，七分打扮。在求职面试活动中恰当的服饰会给人留下良好的第一印象。
在服饰打扮上，我们必须根据时间、地点和目的来进行选择。在时间上，我们要依据时令、季节来选服装，我们不能在夏天穿上冬装，也不能在冬季穿上夏装。在地点上，我们的服装打扮要与所处的场所和职位相协调。在目的上，我们要清楚自己到底要给对方留下一个什么印象，然后才决定服饰的选择。我们要知道，在对方眼里，我们的服饰不仅代表你自己的形象，也是代表其用人单位的形象而出现的。
作为一名女大学生，我认为面试服装以整洁美观、稳重大方、高雅为总原则。服饰色彩、款式、大小与自身的体态、发型和招聘的职业相协调一致。我们很多女士会以为紧身衣服才能显示出自己的好身材，其实女士穿太紧、太透、太露的衣服会给人轻佻之感。所以我会选择西装套裙因为它既大体又优雅而自信，这样就会给对方留下良好的印象。
在穿鞋方面也有讲究，总的原则是和整体相协调，在颜色和款式上与服装相配。面试时，不要穿长而尖的高跟鞋。中跟鞋是最佳选择，既结实又能体现职业女性的尊严。
在面试时，我们女士要注意，无论你的腿有多么漂亮，都穿长筒袜，不能露腿。袜子不能脱丝，要注意合适的色，如肉色等。为了保险起见，应在包里放一双备用袜子，以便脱丝时能及时更换。
三、其他礼仪
(一)入座的礼仪
进入主考官的办公室，一定要先敲门再进入，等到主考官示意坐下再就座。如果有指定的座位，坐在指定的座位上即可。如果没有指定的座位，可以选择主考官对面的位子坐下，这样方便与主考官面对面的交谈。千万别反客为主，面谈还没有开始就先丢一分。
(二)自我介绍的分寸
当主考官要求你作自我介绍时，不用像背书似的把简历上的一套再说一遍，那样只会令主考官觉得乏味。用舒缓的语气将简历中的重点内容稍加说明即可，如姓名、毕业学校、专业、特长等。主考官想深入了解某一方面时，你再作介绍。用简洁有力的话回答主考官的提问，效果会很好。
(三)回答问题的礼节
面谈时，一般情况下，应该有问必答。当主考官提出的问题令我感到受冒犯或者与工作无关时，我会有礼貌地回问为什么问这样的问题，或者委婉地回答：对不起，我不知道这个问题与我应聘的职位有什么关系，我能不能暂时先不回答这个问题呢?。决不会很生硬地拒绝：我不能回答这样不礼貌的问题。或者怎么问这么不礼貌的问题。毕竟对方是主考官，触犯了他就有可能失去这份工作，即使被录取了，在日后的工作中也会有所不便。此时此刻，不能意气用事，或者表现的不礼貌、不冷静。拒绝时可以的，但口气和态度一定要婉转、温和。
(四)表情的运用
眼睛是心灵的窗户。求职面试时，试者与主试者的关系往往有两种情况。一是一对一的关系，即面对一个主试者;二是一对多的关系，即面对多位主试者。这两种情况，试者的目语运用是不一样的。
在一对一的情况下，作为应试者的我们的目光要注意的是：第一，注视对方，目光要自然、和蔼、亲切、真诚，不要死盯对方的眼睛，搞得对方极不自在，也不要在局部内上下翻飞使得对方感到莫名其妙。不要东张西望，左顾右盼，显得心不在焉;不要高高昂起头，两眼望天，显得傲气凌人，这些都是不好的表现。第二，注视对方时要注意眨眼的时间和次数，不宜过长也不宜过多。眨眼时间超过一秒钟就变成闭眼，给对方感觉对他不感兴趣。眨眼次数过多，会让对方怀疑你对他讲话的真实性。第三，在谈话过程中难免会碰到双方目光相遇，这时注意不要慌忙移开，顺其自然地对视几秒钟，再缓缓移开，这样显得心地坦荡，容易取得对方的信任。否则，一遇到对方目光就慌忙移开的人，会引起对方的猜疑。
在一对多的情况下，我们求职者的目光不能只注视中间一位主试者，而要兼顾到在场的所有主试者，让每个人都感到我们在注视他。具体方法是，以正视主试者为主，并适时地把视线从左至右，又从右至左地移动，达到与所有招聘人同时交流，避免冷落一位招聘人但注视的次数不宜过多，这样就能获得他们的一致好评。
我们要知道，单是具备学习专业本领这些基本实力还是不够的，我们还须在交际场合应付自如，懂得适当的礼仪，只有这样，我们才能在众多的竞争者当中脱颖而出。

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