酒店会议安排一览表.doc

酒店会议安排一览表、出席人数会议预计出席总人数、日期 团队到会日期 团队离会日期 最后订客数目确定期限、住宿 大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房 与会者的客房入住价格 客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间 客房预订复印文件、免费设施与套房 会议接待室价格 酒吧、小吃部等的开放时间及日期 预订会议接待室客人的姓名、地址及xx 检查房间、小费、宾客 是否已邀请地方要人并收到回函 随邀请函赠送入场券 安排发言者及当地要人的交通往返 是否提醒每位发言人做好发言准备 安排迎接贵宾入场、设备及设施 置于贵宾席上的专用便笺 饭店提供的设备名单及使用价格 登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志 照明设备聚光灯、泛光灯、操作人员 舞台面积大小 黑板、法兰绒板、磁板 图表架及板架 有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板 扩音设备麦克风，其型号及数量 录音设备、操作人员 幻灯设备、灯光控制、操作人员 特殊花卉及植物 （已调好音调的）钢琴、风琴 电唱机、唱片 打印服务 表演者化妆室 停车及修车设施 装饰品检验其是否符合消防要求 特殊设备 额外服务的总体价格协议书 xx 摄影师 速记员 旗帜、横幅、标语 广播及电视 实况转播及操作费用 闭路电视、会议（会议前检查事项） 提供会场平面示意图 每次会议的正确日期和时间 每一次的会议室：其租金数额 会务筹委会总部 每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌 错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅 演讲台大小 每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对） 其他特殊要求（即将开会前核对以下事项） 确保会议室已开放并配备了工作人员 座位已按要求摆放 会场座位充足 制冷、加热糸统运转正常 扩音设备正常运转、话筒齐备 录音设备正常运转 麦克风数量、类型齐备 演讲台就绪、照明设施良好 小木槌、模具 讲台上水瓶、水、水杯 与会者用水瓶、水、水杯 入口处警卫执勤 烟灰缸、衣架、火柴 投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命 演讲提示机正常运转 铅笔、笔记本、纸页 图表支架、板架、黑板及相关设施就绪 钢琴、风琴 标记、旗帜、横幅 照明设施齐备 特殊花卉、植物齐备 其他特殊设施 （若会议室不易找寻）指向标记齐备 （若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴 速记员到会 摄影师到会（会议结束后、立即分配人员办理以下事项） 移走主办单位设施 检查是否有被遗忘财物、展览信息 展览数目及平面示意图 展览开放时间 开展日期 闭展日期 展览地点 参展商名称 日租金 指向标记 劳务收费 电工及木工服务 电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务 电费 屏风、背景幕布 托运货箱的存放 保安措施、报到 报到时间 登记表，其内容和份数 登记桌，数量及大小 坐椅 烟灰缸 打字机，数量及型号 工作人员饭店或会务机构人员 水瓶、水杯 照明设施 布告牌，数量及大小 标牌 便笺、钢笔、铅笔以及其他文具 收银柜，数量大小 文件柜，数量及大小 保险柜（报到即将开始前检查以下事项） 工作人员是否到位、是否熟悉报到程序 文件柜，数量及大小 收取支票的指导原则 退款规定 登记表应包含的内容 代表证上的内容 票券价格、相关规定 客人及贵宾的接待 节目及其他材料就绪 单程票销售 应急客房供给 接待处 废纸篓 印刷的报到名单（如果代表们自已填写登记表，准备好以下事项） 接待站旁另设桌椅 登记表、铅笔就绪 填表说明张贴在易于填表人查询的位置 填表桌要照明适度（登记处应有人负责以下事项） 能够做出原则性决定 在登记结束时核对款额 为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿10、音乐 招待会播放录音或者现场演奏 宴会播放录音或者现场演奏 特别活动播放录音或者现场演奏 演出播放录音或者现场演奏 表演者和管弦乐团的预演 乐队或乐团的乐谱架11、其他 是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目. 是否安排有临时照看小孩者 是否提供租车服务12、新闻宣传 新闻中心、打字机、xx 是否建立了强有力的宣传委员会 亲自拜访报社主编、广播及电视节目编导 准备一个综合性的旨在增加入会人数的宣传性节目 准备有新闻价值的出版物 为主办机构安排摄影并为公共宣传做准备 预先印制发言稿