谈现代人事制度下的档案管理工作.doc

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谈现代人事制度下的档案管理工作

论文摘要：人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着市场经济的发展，我国的户籍制度和人事制度都相继进行了变革，伴随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统的人事档案管理制度暴露出许多问题，弊端也显露无遗，已经不能满足现代人事制度下对于档案管理工作的需要，取而代之的必将是现代化的、科学化的人事档案管理新制度。
关键词：传统 档案管理 新制度
一、传统人事档案管理工作的弊端
1、管理分散
早在一九八八年，中组部、人事部“关于加强流动人员人事档案管理工作的通知‘人调发[1988]5号’”文件规定，流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责。其它机构不得承担人事档案的管理工作。但由于历史的、体制的原因，现在很多部门都在公开或私自管理人事档案，除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、社会保险机构、一些社会团体也在管理；国企在管，私企在管，一些民办中介机利用各种名目也在管，甚至于把保管档案当成了谋利的手段，并不惜恶意竞争。众多部门管理档案，混淆视听，令许多人茫然不知所往。
2、责任不清
人事档案呈现多头管理的同时，又存在管理缺失、责任不明确的问题。现在许多地区的人事档案管理工作，都只是在做表面文章，只负责档案的收发手续，以至于有的保管者档案在那儿保管了好几年，但是其学生档案与人事档案却没有合并，更有甚者人事关系转出时，发现自己当初送交的档案竟原封未动。档案的合并和归集无明确责任人，各管理单位相互推诿，各说各的理，有的档案就此丢失了，存档人想追究责任都难。
3、管理水平差
各地区档案管理的硬件环境参差不齐。有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。今年我省的一个人才中心的档案室就发生了一场火灾，致使所存档案灰飞烟灭，严重地影响了存档人员的工作和生活。有的地区档案管理人员较少，聘请一些下岗人员或者是退休反聘人员，素质较低，没有经过培训就上岗，有的连最基本的档案常识都不清楚，让人大跌眼镜！还有的人才中心一个人管理几千份档案，楼上楼下档案分开存放，造成资料漏合并或者少合并的事情经
常发生。
4、开发意识差
“人事档案无用论”目前正在盛行。因为随着社会的发展、人才流动频率的加快，越来越多的“单位人”变为“社会人”，许多人把档案转到人才中心后一去不复返，有的干脆怀揣档案去了天涯海角。另一方面，社会各方面临信用危机，各行业、部门及用人单位对于个人的信用记录及以往经历无处可查，有些单位甚至通过非正常的方式和途径去了解情况，这无疑加大了用人成本。档案必须及时收集信息入档，满足用人单位了解和掌握个人全部信息的要求，满足新形势下社会经济发展相关领域对个人资信材料的需求，有针对性地提供有权威的证明材料，只有这样其利用价值才能提升，
其功能急待我们来开发和推广。
　 人事档案出现的各种问题，原因是多方面的、深层次的，不是一两个部门、一个地区的事，它是全社会共同要面对的问题，是社会发展到一定阶段必然出现的问题，我们要根据发展要求，赋予其新的生命力，让档案更好地为经济发展服务。
二、现代人事档案管理工作的方向
1、  集中统一、归口管理
人事档案管理要遵循集中统一、归口管理的原则，这是由两个原则决定的。一是《档案法》规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”；二是“党管干部”、“党管人才”原则。前者是档案管理的基本原则，后者是人事管理的基本原则，两个基本原则就决定了人事档案管理必须是“集中统一、归口管理”。其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。统一管理档案有利于国家统一掌握各类人才的总量、专业结构、分布情况，制定科学的培养、吸引、使用规划，根据国家发展战略和东、西部对人才的需求制定的宏观调控政策。只有坚持统一管理，才能实现人事档案管理的一个重要目的，那就是维护人事档案的真实性、严肃性。
2、分类管理
国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
3、建立信用档案，建立诚信体系
现在各地区人事部门对于档案的管理没有一个统一的标准，转接程序也相互不衔接，还有一些管理单位，尤其是那些私自保管档案的单位，办起事来就“顺”的多，什么材料都敢出，什么证明都能开，私自抽取、涂改、销毁有关凭证材料，使假学历、假经历、假身份合法化，扰乱了市场秩序。建立资源共享系统是大势所趋，加强与公安、银行、工商、税务、民政、法院、企业及相关单位的联系，及时收集各相关信用记录入档，为所需部门提供资信证明材料，强制规定，哪些材料需入档，哪些单位及个人需提供材料，使档案管理机构逐步蜕变为独立的富有权威的诚信机构。
4、实行许可证并年检制度
制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，定期考试更新知
识，统一服务标准和收费标准。
5、提高信息化管理水平
改变以往档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，采用空间自动排序法，这种方法可提高档案室的利用空间，避免档案空号，具有一定的科学性，工作效率大大提高。可建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，加强档案的电子信息化建设，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下就可查阅档案原件，不仅可以提高阅档的速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。
不断提升人事档案的利用价值，结合人事档案建立个人信用档案，进而联网建立全国统一的公共信用体系，使其深入经济社会生活的方方面面，注重其服务性，使人事档案焕发新的生机与活力，为社会经济生活的发展提供强有力的保障。

张智宏
大连经济技术开发区人力资源开发服务中心

参考文献：
（1） 王云庆 苗壮 《现代档案管理学》青岛：青岛出版社 2002年220
（2） （2）傅华 《聚焦人事档案》《中国档案》2003年第4期
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