电子档案管理工作经验总结.doc

-范文最新推荐- 电子档案管理工作经验总结 随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。 一、电子文件归档前的准备工作分析 充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的准确性。但是，由于部分工程的工期较为紧张，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与工作时效产生矛盾。所以，可以采用先进的计算机技术手段，将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。 由于一个工程可能形成成千上万个电子文件，倘若规章制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，浪费人力财力的现象，甚至会导致文件归档混乱，输出的产品为次品，造成工程质量事故和严重的经济损失。因此，做好电子文件归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。 二、电子文件归档过程中应注意的问题分析 在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件，有ecel表格、world文件、扫描形成的tif文件等等。并且，这些文件大都在工程设计正式开始之前形成，不仅涉及面广，而且内容繁杂，给电子归档带来一定的困难。为了使这些电子文件有条理地归档，文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据，从而提高这些电子文件的归档率。 对于cad电子文件的归档可以采用dwg格式，因为这种格式可以在cad中直接打开，接受直观检查，尤其是对档案标识的检查，而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都非常重要。同时，对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正，大大提高cad出图合格率。但它也存在着一定的问题，如劳动强度大、费时费工等。 对于plt格式的文件，恰巧与dwg格式的文件优缺点相反。plt格式的文件在归档时图像不能直观显示，但是文件内容保持不变，不随阅读、输出平台的改变而改变。 对于pdf格式的文件，其一般为只读模式，不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版，有一定的保护知识产权的作用。 三、电子文件归档后的检查验收工作分析 电子文件是形成纸质文件的源头，而对归档电子文件的检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面，兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括：一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是，需要注意的一点是，电子文件对设备及其标准有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题，例如使用的字形存在差异；同种字形但是版本有所区别；电子图正常，但是归档后部分文字发生串位、变形，甚至出现乱码。 以钢结构的电子图为例，如果使用日本的制图软件，而不加专有字形，那么二级钢筋符号就会全部丢失。此外，许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本，这样也会为电子档案管理工作带来一些问题。例如，由cad14到cad，各种版本的软件都在使用。但是，如果利用低版本的电子图在高版本中作图，则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中，如果部件实体的外围轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此，采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最后关口的重要任务。 四、电子文件修改后的归档工作分析 在工程设计单位内部，各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图纸会审工作，以适应各种变化，例如施工现场出现的新情况、客户方提出的新要求等。这其中必然会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前，大多数单位采用的是保留最终版本的方式，即以第二次修改的版本覆盖起初版本，以第三次修改的版本覆盖第二次的版本，这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程，如土耳其工程中，每次电子图的修改版本都加以归档保存，编号为abc等，借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是，由于两次修改之间的时间间隔难以确定，之前修改的图纸已达到施工现场，纸质文件与变更通知单一旦收集不完整，就会导致电子文件和纸质文件的不一致。由此可见，如果直接采用覆盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程，可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。 综上所述，电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不可或缺的重要组成部分。在此之前，过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间，现在则只需要半年甚至更短的时间，而人力资源却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺流程及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品，劳动效率和产品质量也将得到成倍的提高。所有这些成效的取得都离不开电子档案管理带来的便利。在充分认识到电子档案管理成效的基础上，我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节，包括归档前的准备工作、不同格式、不同类型文件归档时应注意的问题，电子文件归档后的验收检查工作以及电子文件修改后的归档工作等等，将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。 证明信：证明信是组织（单位）证明有关人员的身份、经历、学历或某件事情的真象而写的证明。格式：标题：证明或有关*问题的证明。称谓。正文：被证明的事实。结尾一般写特此证明。出具证明的单位署名、日期，加盖公章。范例证 明*公司：你公司*同志年至年曾在我校学习。特此证明。此致敬礼 *中学（公章） *年*月*日 湖北省神农架林区木鱼镇党委立足实际，把党的方针政策与本地实际紧密结合，紧紧抓住经济建设不动摇，一心一意谋发展，着力维护了群众合法权益，引导村民走上了致富路，受到人民群众的好评。木鱼镇党委在湖北省庆祝中国共产党成立周年之际被省委授予“先进基层党组织”称号。 一、用“力”夯实阵地建设。在夯实工作基础，充分发挥基层党组织的战斗力和凝聚力中，木鱼镇党委狠抓基层党组织阵地规范化和制度化建设，有力发挥了党组织在新农村建设中的领导核心作用。一是强化组织领导。把“五个基本”、“七个体系”建设工作作为关键抓，成立“五个基本”、“七个体系”工作督查组，对各村（居）党支部工作情况进行巡回检查，联系村（居）领导驻点指导，以点带面。督促全镇8个村党组织书记切实担负起第一责任人的职责，一级抓一级，层层抓落实，真正形成基层组织建设“书记抓、抓书记”、“书记抓总、分工负责”的工作机制。并充分利用木鱼旅游度假区网站、宣传栏、工作简报等多种宣传载体和形式，宣传“五个基本”、“七个体系”建设的内容、重要意义和基本要求，吸引广大党员干部参与、支持和拥护。一年来，木鱼镇在各媒体上发表信息42篇，其中在中国党建网、中国法制网、中国新闻网等网站刊登20篇，在木鱼旅游度假区网站刊登22篇。印发工作简报8期，开办户外宣传栏9个，为深化“五个基本”、“七个体系”奠定了坚实组织领导基础。二是建立联动机制。镇党委把城乡、镇村、村组、组和中心户纳入议事日程，召开“城乡结对，共促共荣”专题会议，制定下发具体实施意见，对“结对共建”活动进行布置和安排，先后召开3次专题会议听取各村（居）党支部书记的意见和建议，研究制定“城乡结对，共促共荣”和“五个基本”、“七个体系”工作方案，分乡镇、村、社区逐一明确工作职责，细化责任分工，明确完成期限，完善推进措施，通过对辖区内困难家庭的调查了解，镇党委与15户特困家庭签定了帮扶协议，为特困家庭捐款9万元，捐物253件，解决再就业岗位7人，资助贫困生10名，为特困家庭办了一些实实在在的好事实事。三是整合资源配置。木鱼镇党委根据镇村两级党组织设置实际，统一规范基层党组织网络，及时完善配套组织建设，切实做好“党建带团建、带妇建、带工建”工作，同时实行“三个强化”建设：即强化村（社区）活动场所建设。筹措资金150万余元，规范建设8个村、2个社区办公活动场所，健全完善党员群众服务中心功能，配套建设村级卫生室、农村综合服务社、农家书屋，全面推行以“学习培训中心、信息文化中心、议事中心、便民服务中心、治安调解中心、党组织活动中心、卫生中心和村级组织自主选择”为主要内容的村（社区）活动场所“7x”共建模式；强化党员活动室建设。统筹资金购置党旗、电教设备、会议桌椅和党建书籍，加大各村远程教育站点建设力度，制定远程教育管理制度，初步形成“管、学、用”机制，木鱼青峰村远程教育站点今年被省委组织确定为“省级远程教育站点”；强化软件台账建设。统一规范全镇基层党组织软件台账建设的标准和要求，把镇村两级党组织“五个基本”、“七个体系”建设分别规范为10大类台帐和30小类台帐，内容涵盖常规工作、重点工作、特色工作和创新工作等28个方面，切实解决基层党组织“资料不规范、档案不齐备、软件不健全”等问题，有效提高了基层党组织软件建设的质量和水平。四是健全群众评价体系。通过开展以“关心弱势群体，携手共进奔小康”为主题和以对贫困家庭实施“政策、资金、实物、服务、结对”为主要内容的“五位一体”帮扶救助活动，对因重大自然灾害、重大意外事故、重大疾病以及老弱、失业、子女就学等情况造成生活特别困难的党员实施帮扶，切实为贫困家庭做实事、办好事，以此达到“双述双评一考核”机制和思想作风、工作作风、生活作风、宗旨观念、群众基础和服务意识等6个方面群众满意度测评，使发现的问题及时整改，提高群众考核评价体系的“民主含量”。截止目前，共筹集救济基金5.5万元，共救济、帮扶贫困户70余名。 二、用“心”提高队伍素质。木鱼镇党委着力以思想教育为重点，以领导班子队伍建设为核心，以基层干部队伍建设为骨干，以党员队伍建设为主体，以入党积极分子、后备干部及各类专业技术人才队伍建设为补充，建设了一支素质优良、结构合理、充满活力的基层党员干部队伍。一是严格党的组织生活。充分发挥党建工作联席会议制度的职能作用，各基层党组织按照党章要求，认真组织开展理论学习、“三会一课”、组织生活会、党员党性定期分析、民主评议党员等活动，木鱼镇党委坚持考核评价制度，严格党的组织生活，加强对党员的教育、管理、监督和服务，全程参与指导各村（居）党支部民主生活会。二是丰富主题实践活动。通过在农村党建“搭平台”、开展“定位评星”规范“党员活动中心户”建设和农村党员家庭挂牌管理，建立党委成员“创先争优”活动联系点制度，以及组建10支党员志愿者义务服务队，在全镇共开展抢险救灾、旅游服务、建桥修路、政策宣传等方面开展义务服务活动45次，为当地群众办实事好事30余件；设立党员活动中心户65户，共评出“三星级党员活动中心户”8户，“二星级党员活动中心户”15户，“一星级党员活动中心户”32户，参与党员数137人，全镇19个党支部共承诺事项95件。今年，木鱼镇党的基层组织建设获得湖北省乡镇党委“十面红旗”荣誉称号，红花坪村党支部书记陈朝翠也被评为“全省优秀共产党员”。三是激活党员干部队伍。不断丰富工作方式和活动载体，搭建党组织和党员服务群众的工作平台，开展农村党员“双建双带”和“党员义务家长”活动，共建立了1个党员“双建双带”示范基地，1个党员“双建双带”示范村，16个党员“双建双带”示范户，有效带动了农村经济的快速发展。目前全镇65名农村（社区）党员与70名孤儿、留守儿童、孤寡老人结成对子，通过经常性深入家中看望慰问、交心谈心、帮干农活、教育小孩等形式，为部分家庭解决了实际困难，有效形成了“邻里和睦、和谐发展”的新风尚。木鱼村“双建双带”示范基地在省委组织部验收时受到较好评价，被确定为省级“双建双带”示范基地。四是加强后备资源储备。按照“坚持标准、保证质量、改善结构、慎重发展”方针和“成熟一个，发展一个”的标准，木鱼镇着力提高后备资源储备质量，截止XX年底，全镇共有党员366名，其中农村党员194名，占党员总数的53%；6名”一村一名大学生”毕业返乡；从高校毕业生中选聘2名大学生到村任职。 三、用“绩”体现堡垒作用。木鱼镇党委按照“围绕经济抓党建，抓好党建促发展”的工作思路，依靠党建工作促进广大党员干部向心力、凝聚力和战斗力，为全镇经济发展服务。一是落实“鄂西生态文化旅游圈”建设项目，在三堆河村实施了116户的特色民居改造工程,配套完成了基础设施建设、公路沿线生态景观绿化及小区庭院绿化建设。二是落实重点建设项目。按照龙降坪旅游度假区规划，编制了总投资10亿元的龙降坪旅游度假区修建性旅游详规，目前，投资3亿元的养生堂项目已开工建设。木鱼镇三堆河漂流项目正在制定项目的规划设计方案和申报批文；三堆河矿山开发正在进行前期规划、征地、修路和开采通道的建设；惠苑国际大酒店项目已由兴发集团投资1.2亿元进行室内装修，建成后可同时为500余人提供高档酒店服务。三是落实“旅农林”生态经济产业链政策。加快板块基地建设，全镇茶叶面积达到7863亩,全镇累计建核桃基地2727亩、板栗基地2685亩，茶叶已成为农民增收的主要来源；龙头企业发展步伐加快，神农架青峰茶业有限责任公司实行资源整合，扩大经营规模，增设了木鱼加工销售网点，实现产值300万元，与去年同期增长40%；神农架有机茶开发有限责任公司采取吸纳股东、增加融资渠道的办法，扩大生产加工销售规模，实现产值320万元。木鱼镇去年注册成立了“神农架林区一叶香茶叶有限责任公司”，组建了“神农架林区木鱼镇香溪翠峰茶叶产销专业合作社”，协会组织的作用得到进一步发挥，“公司+基地+农户”的生产经营模式逐步形成。 11 / 11