董事会股东会的召开流程.doc

董事会会议流程

时间
工作安排
注意事项
完成情况
T-15
收集会议议题
确定会议时间地点

T-11
确定会议议题、制作议案

T-10
发出会议通知和议案

T-5
预定会议室
根据参加会议的人数，预定合适的会议室。

T-2
提前安排、确定董事行程
如有董事在外出差，或有其他会议、事务，需提前确认并安排其行程；

T-1
参会人员的会前提醒
电话提醒董事及列席人员（监事、高管）会议的时间、地点；根据实际情况，电话提醒需参会的高管；

会议资料准备
准备以下会议资料，并将相关会议资料装订成册：
1、 会议通知；

2、 会议议程（如有）；
3、 会议议案、附件资料；
4、 签到表；
5、 表决票；
6、 会议决议（草稿）；
7、 会议纪要（草稿）；
8、 公告（草稿）；
9、 独立董事意见、保荐机构意见草稿（如有）。

1、制作会议PPT；
2、准备会议决议、纪要的签字页；
3、议案所需特殊格式的决议文件（如综合授信申请等需要）。

会议准备、会议室提前调试
根据参加会议人数，预定合适的用餐地点

1、通知行政部采购水果、茶点；
2、领取瓶装水；
3、准备茶具、茶叶、咖啡（如需要）。

4、调试会议室：调试空调、音响、投影仪。

T
会场布置、会议安排

提醒司机接送参会董事及其它参会人员（如需要）

1、打开空调、音响；
2、打开PPT；
3、摆放好会议资料、茶点、水果、茶水。

1、安排司机接送预定的酒店就餐；
2、会议期间添加茶水。

安排并检查董事签署签到表、表决票、会议决议、会议纪要等文件。

会议完成后整理会场、归还所借物品

T—T+2
会后重要事项
1、完成会议决议、纪要；
2、将会议决议传至深交所备案；
3、完成公告（如有）。

会议资料整理归档
会议资料内容包括：
1、会议通知；会议审批单；通知邮件；非直接送达电话确认情况表；
2、会议议案、附件资料；
3、签到表；
4、表决票；
5、会议决议；
6、会议纪要；
7、授权委托资料（如有）；
8、独立董事意见（如有）；
9、保荐机构意见（如有）；

T++
决议执行跟踪
1、制作会议决议事项执行情况记录表；
2、将会议决议送达给相关执行部门、执行人，并由其在决议事项执行情况记录表上签收。

1、跟踪决议执行进度；
2、记录决议执行结果。

…
…
…

股东大会会议流程

时间
工作安排
注意事项
完成情况

收集会议议题

确定会议议题、制作议案

预定会议室
根据可能参加会议的人数，预定合适的会议室。

预约见证律师、保荐机构
提醒律师，股东大会需由两名律师见证。

董事会审议通过关于召开股东大会会议的通知

T-15
对外公告会议通知和议案
通常和董事会决议一起公告；
会议通知应确定股权登记日及会议登记日。

T-10
安排制作会议礼品或纪念品（如需要）

T-5
申请截止日的股东名册
在股权登记日之前向中登公司申请

T-2
参会人员的会前提醒
1、电话提醒董事、监事、高管、律师、保荐人会议的时间、地点；
2、确定出席会议的股东、董事、监事、高管、律师、保荐机构等人员；
3、将议案发给律师，并提醒律师准备好法律意见书的签字盖章页（两名见证律师及事务所负责人签字，加盖公章）。

提前安排外地股东、董事、高管行程
1、给在外地的股东、董事、高管预定机票、酒店、安排接送司机（如需要）；
2、确定在外地的股东、董事、高管的行程，并提醒做好相关接待及后勤工作；将相关安排通知外地股东、董事、高管。

T-1
停牌申请
通过业务专区，向深交所提交停牌申请

会议资料准备
1、制作会议PPT；准备股东名册；
2、准备签字笔、纸、名牌。

准备以下会议资料：
1、会议通知；
2、会议议案、附件资料；
3、会议议程、规则；
4、签到表；
5、表决票；
6、会议决议（草稿）；
7、会议纪要（草稿）；
8、公告草稿）。

会议准备、会议室提前调试
1、通知行政部采购水果、茶点；
2、领取瓶装水；
3、准备投票箱。

调试会议室：调试空调、音响、投影仪、电子牌。

T
会场布置、会议安排
提醒司机接送参会人员（如需要）

1、打开空调、音响、投影仪、电子牌；
2、摆放好会议资料、茶点、水果、水。

资料准备
会前资料准备：PPT、通知、议程、表决票、决议、纪要的签名页。

股东签到
1、仔细核对身份证和股东代码卡；
2、授权委托的，需核对营业执照复印件、授权委托书、法人代表证明书、股东卡等资料。

统计到会股东人数及股份数额
会议开始前统计完成股东人数持股数、持股比例等并提交给主持人宣布

分发表决票
将表决票发给参会股东

纪要
纪要股东发言要点

收取表决票
投票箱

计票、监票、统计票数
注意股东签到人数和表决票数及总股份数是否相符

完成决议、纪要、法律意见书
完成会议决议、纪要、法律意见书

主持人宣读决议并询问股东是否有异议

见证律师宣读法律意见书

董事在决议、纪要上签字
仔细检查签字文件，看是否存在漏签

会场清理
删除重要电子文件等

T
会后重要事项
完成公告，并上传至深交所。

T—T+2
会议资料整理归档
会议资料内容包括：
1、会议审批单；通知邮件；非直接送达电话确认情况表；
2、会议通知；
3、会议议案、附件资料；
4、签到表；
5、表决票；表决票统计表；
6、会议决议（6份）；
7、会议纪要（2份）；
8、法律意见书（2份）；
9、股东资格的相关资料（身份证、营业执照复印件、股东卡复印件以及法人代表证明书）
10、授权委托资料（身份证复印件、授权委托书，如有）。

T++
决议执行情况跟踪
1、制作会议决议事项执行情况记录表；
2、将会议决议送达给相关执行部门、执行人，并由其在决议事项执行情况记录表上签收。

1、跟踪决议执行进度；
2、记录决议执行结果。

…
…

特别注意事项：
1、 议案名称与投票顺序应保持一致；
2、 提醒所有董事、监事、高级管理人员必须参加会议；
3、 ………