高校会计档案管理信息化转型探析.pdf

经济师 2023 年第 11 期摘要：提高高校会计档案管理的信息化水平是现代高校建设的主要目标之一，加快高校会计档案电子化存储、信息化、数字化转型，是促进高校会计档案科学化管理、便捷化应用，提升高校财务工作效率和精细化水平，更好适应当前不断发展的工作实践的需要。文章对高校会计档案管理及其信息化转型进程中存在的短板和问题进行梳理分析，并对推进高校会计档案管理信息化转型应用，进一步提升管理水平提出建议。关键词：高校会计档案信息化转型建议中图分类号：F233文献标识码：A文章编号：1004-4914（2023）11-092-02一、前言会计信息伴随着高校的运行管理过程，主要从经济业务中产生，而会计档案就是会计信息的总和。从高校的会计档案中了解到高校的经济行为和类型，是对高校经济活动的记录。通常情况下，资料查找、审计以及监督检查时会用到高校会计档案。电子会计档案内有大量的会计信息与数据价值有待深入发掘。我国高校承担着培育社会主义接班人的重任，随着国家对教育重视度的不断提升，高校也处于快速发展中，涉及的经济业务活动数量增多，覆盖范围也更广，产生了大量的会计信息，这就意味着会计档案的储存需要更大的空间，且为了加强对高校经济活动的监督管理，规范经费的使用情况，审计工作的频率也越来越高，经常会对会计档案进行查询。财务工作任务日益复杂繁重，财务信息化是必要的选择。经过多年信息化的倡导，财务学生收费、财务账务处理、日常的经费报销、工资查询等都可以通过信息化软件实现。财务信息化建设虽然有所提高，但还不够深入。传统纸质档案存在诸多不足，已经无法适应现代社会的需求：纸质档案翻阅检索不便，查询相关信息时需要花费大量时间和精力；纸质档案保存不便，时间一长，纸质档案难免会出现泛黄、缺失或者字迹模糊等现象；纸质档案管理和维护需付出更多成本和时间。通过上述分析可知，传统财务纸质档案使用过程中有很多弊端，容易拉低工作效率，给工作带来不便。参照 会计档案管理办法 可知，电子档案是未来会计档案的发展趋势，对提高财务档案管理的信息化水平有促进作用，同时也将提高财务人员的工作效率和查询精细度。二、高校会计档案管理信息化转型的必要性（一）高校的特殊性质使得高校会计档案管理工作的转型发展显得尤为迫切作为高校档案的重要档案管理的内容之一，高校会计档案具有特殊性，有别于机关、企业、社会组织等其他性质单位的会计档案，其特殊和区别主要体现在：一是数量更大。庞大的学生群体、教师队伍、行政管理人员，品类繁多的科研项目、教学设备、固定资产，催生了高频率的财务行为和大数量的会计资料和档案。二是类别更多。由于高校财务涉及人员众多、内容丰富，工资体系、教学体系、科研体系、学费体系等财务类别设置全面，导致相应的会计档案类别也更为繁多。三是需求更多。归档的常规操作方式是按照财务凭证的时间顺序进行，而以某位教师的科研项目报销情况、某位学生的奖助学金发放情况或某项设备的采购报销情况为例，由于时间跨度长，原始凭证时间分布散，极易造成调阅的不便1。这些特点使得传统的纸质档案管理模式耗时耗力、耗财耗材、效率低下的短板更加凸显，尤其是当下深入推进反腐工作和巡视巡察工作背景下，作为明确和审核经济责任重要依据的会计凭证档案，更加频繁被调取查阅，传统管理模式难以为继，迫切需要探索创新、进行转型。（二）信息化管理模式为高校会计档案管理工作的转型发展提供了借鉴随着互联网、大数据、云计算等技术的不断发展，数字产业化、产业数字化进程加速演变，促进了许多行业的信息化革新，加上语音识别和 OCR 等新兴技术越来越先进，电子银行回单、电子结算单、单子发票等电子凭证也逐渐被各行各业认可和使用2，高校会计档案管理信息化建设与应用由此应运而生，为进一步优化档案管理的采集、保存、检索及管理指明了方向。与传统的纸质管理方式相比，其优点明显：一是更加精确，二是更加高效，三是更加便捷。利用数字化、智能化、网络化模式，数据化保存、科学化分类归档后的会计档案信息，不仅能够实现资料准确、长久、完好保存，而且能够有效降低管理人员工作量、减少档案资料占地面积，同时还能满足会计档案管理效率性和及时性需求，实现档案资料高效调用、智能搜索、精确查找、自动统计。（三）及时修订、出台的法律和规范性文件为高校会计档案管理信息化转型提供了制度规范和前进动力2016 年修订的 会计档案管理办法 规定，本单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式储存,同时明确了对电子会计档案提出了对应的管理需求。为适应近年来电子商务、电子政务高速发展的需求，国家档案局联合财政部颁布关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知（财会2020 6 号文），对各类电子会计凭证的报销入账归档做了进一步明确3。2021 年 1 月 1 日起正式施行的 中华人民共和国档案法 中有专门对档案信息化建设目标、方法等进行说明的章节，阐述了档案信息化建设的优势和现实意义，强调企事业单位、机关等应当积极响应国家号召，参与到档案信息化建设过程中来，搭建高效、便捷的电子档案管理信息系统，提高档案信息化水平，顺利实现转型，为日常工作提供便利。档案法 还专门对电子档案的建立方法、流程等作了详细明确的规定，建立健全规范电子会计档案管理的同时，也极大推动和促进会计档案信息化建设向前发展进程。三、高校会计档案管理信息化转型需要考虑的问题（一）适应性问题虽然会计电子档案政策已经出台，且教育、审计、巡视等部门也响应国家号召，加强了对学校会计工作的监督管理，但因为每个部门的性质和工作目标不同，检查的重点也存在区别。以巡视部门以及第三方审计等工作重点举例，更侧重于查高 校 会 计 档 案 管 理 信 息 化 转 型 探 析叶碧红荫财会经济92要要经济师 2023 年第 11 期询纸质档案。会计人员日常习惯于传统的纸质会计档案管理模式，而且这种传统的模式在工作质量上也还尚且能够得到保证，不愿意主动分析和接纳新的管理经验和先进的管理手段。（二）技术性问题推进高校会计档案信息化建设，首先需要具备相应的技术设备和熟悉操作的技术人员，这导致大多数单位的信息化转型起步迟缓，无论学校管理人员的思想认识上、人员配备上，还是资金支持、设备升级上重视、支持的力度都不够，直接影响了信息化转型发展进程。（三）安全性问题由于涉及到经济责任，确保会计档案安全、真实、完整、准确十分关键，所以，高校在推进会计档案管理信息化转型的过程中，须重视安全性问题。自然属性上的特性和差异，决定了信息化管理需要采取相应的安全防范策略，纸质档案要考虑防潮、防火、防鼠咬虫啃等问题。电子档案则要在防止被黑客盗取、篡改、损毁等多方面多维度提前谋划好，采取有效的防护措施，确保会计电子档案信息安全。会计电子档案系统一旦上线，则需要专门的机房，机房环境物理改造；出现系统崩溃或者黑客攻击就很容易造成会计电子信息的泄露或丢失，这可能会对学校造成不可估量的损失；会计档案管理人员也要有较强的安全意识，消除电子数据传递过程中的隐患。（四）规范性问题制度具有强制性和规范性，是促进电子会计档案发展的根本保证。科学统一的电子档案管理标准有利于提高电子会计档案的管理效率，充分发挥电子会计档案的效用，以更好地满足当代社会的需求。目前，相关的国家法规和文件对会计档案包括电子化会计档案的保存及管理作出规范性要求，但作为一项探索性工作，高校会计档案信息化管理的相关制度并不健全，难以适应现实工作需求。高校会计档案主要是在财务部门保管，不少高校虽然也在积极提高会计档案的电子化水平，但并没有制定专门的档案管理实施方案和制度，也没有理清电子管理的权责关系，在一定程度上影响高校会计档案电子化进程。四、推进高校会计档案管理信息化转型的意见和建议（一）加大资金投入升级技术设备，为信息化转型提供坚实基础支撑。习近平总书记在浙江工作期间到浙江省档案馆调研时曾指出：“要全面推进高校档案信息化建设工作，坚持创新和实践，将新兴技术运用到档案管理中，提高档案管理的效率和信息化水平。要将档案电子化管理工作纳入高校总目标范围内，并制定科学合理的制度和实施办法”。高校也应当在充分了解档案信息化建设目标办法的基础上坚持创新，集思广益，向其他单位和部门学习新的方法，并把会计档案管理信息化转型发展列入学校信息化发展规划中，统筹考虑、统一部署、一体推进，设置专项资金，为会计档案信息化转型提供物质支持，有条件购买所需设备，同时升级完善计算机存储系统、软件应用系统，为信息化转型提供坚实的物质基础。（二）强化人员培训，提升技能水平，为信息化转型提供坚强人才支持毛泽东同志指出：“政治路线确定之后,干部就是决定的因素。”同样的道理，高校会计档案管理转型的方向性问题明确之后，起决定性因素的就是人。培养造就一批爱岗尽责、熟悉业务、技术扎实、作风过硬的档案管理人员，是信息化背景下做好高校会计档案管理工作的重要保障。有条件的高校应在招聘、引进等源头环节强化会计档案管理信息化人才配备，同时应当着力培养交叉型复合型人才，加强对现有财务会计、档案管理工作人员的培训，如通过组织参加数字化知识、计算机网络技术、财会法规、档案管理、保密工作等外出培训、专项交流、业务进修，促进其树立新理念、熟悉新设备、掌握新技术，更好地适应新形势下高校会计档案管理工作需要。（三）完善安全措施，做好数据备份，为信息化转型提供可靠安全保障信息化档案具有传输快、易保存和修改等特征，为避免信息化档案被盗取、篡改甚至损毁电子数据库等，须在数据保存上做好安全保障措施。一是，高校在信息化建设之前，必须充分做好风险防控，考虑设备基础环境、身份认证鉴权、权限管理体系、系统运营维护、网络安全环境、存储介质保管等，提前规划，完善设置，强化保障措施；二是，应当创造条件为信息化会计档案开辟专门场所，并配备专人管理，纸质会计档案管理人员与信息化会计档案管理人员尽量不是同一个人，这样可以有效降低会计档案被更改或破坏的风险；三是，应当配套相应的管理措施和制度规范，完善存储、外借、保密等制度，同时注重提高管理人员保密意识；四是，应当做好数据备份及备份存储介质的保管工作，避免因人为和客观原因引起的资料丢失和损坏。（四）建立健全制度，确保依规履责，为信息化转型提供有力制度保障信息化转型离不开制度的保驾护航，高校应当根据国家相关法规和文件，结合本单位实际，在程序规章制度、操作规范要求、评价鉴定体系、监督约束机制等方面，建立起“全口径、全覆盖、全流程”的闭环式管理规范，促进管理工作人员规范化、科学化、精细化，做好会计档案信息化管理工作，确保电子会计档案完整、准确、可用、安全。首先，应当建立起从收集、整理、归档、保管、利用、鉴定到销毁的规章制度和操作规范，实现全生命周期管理，确保各环节工作开展有章可循；其次，应当建立起会计档案信息化评价指标体系，从基础环境、数据环境、档案管理约束条件、管理意识氛围、管理效益反馈等方面，分析评价本单位信息化应用状况4，为进一步深化转型、改善管理提供参考；最后，可以探索建立财务、档案、纪检多部门联合审查监督机制，定期对会计档案信息化工作情况进行审查、评估、鉴定和监督，有效促进管理人员依规依章履职履责。五、总结提高高校会计档案信息化水平，加快高校会计档案信息化转变速度，是高校现代化建设的主要目标之一，也是我国信息化和会计档案管理联系越来越紧密的标志。档案信息化建设并非一蹴而就，在档案信息化建设过程中仍存在很多困难，要坚定信念，坚持探索和实践，不断发现问题、解决问题，寻找科学正确的方法，提出合理的电子档案管理制度，提高高校会计档案管理的信息化水平，为高校的可持续发展奠定基础。参考文献：1 李佳一.会计电子档案管理在高校的实施探讨J.中国总会计师，2022（05）：153-155.2 司惠菊,孙筠婷,薛迪.计财信息化下的会计档案电子化实践及启示J.中国总会计师,2020（07）：154-156.3 周文伟.新形势下事业单位会计档案管理发展探究J.财经界，2020（12）：1188-189.4 方蕾，关鹏.大数据时代的云会计档案管理与评价体系构建J.数字兰台，2019（09）：63-65.（作者单位：漳州职业技术学院福建漳州363000）（责编：赵毅）荫财会经济93要要