固定资产管理系统背景、功能及特点.doc

固定资产管理系统背景、功能及特点一、项目背景 随着我国经济的迅猛发展，学校、企业、政府、医院的固定资产规模急剧膨胀，其构成日趋复杂，管理难度越来越大。尤其是随着学校、企业、政府、医院内部推行的后勤、财务、人事、分配等各项改革的深化，对固定资产管理工作不断提出新要求。但是，多年来固定资产管理工作一直是学校、企业、政府、医院管理的一个薄弱环节，管理基础工作不够规范，资产安全控制体系尚不完善，家底不清、帐帐、帐实不符、资产流失的现象在不少的依然存在，与发展改革的新形势很不适应。近几年来，为加强固定资产管理工作，国内一些学校、企业、政府、医院进行了有益的探索，开发管理软件,开始使用计算机管理各类资产、设备等,技术上有了一定的进步。但总的看来，这些软件实现的往往是对原来手工劳动的简单替代，完成的仅仅是单一业务和专门用途资产的管理，未能从根本上改变固定资产管理被动、滞后的局面。因此，必须从有力支撑发展改革的高度出发，对固定资产管理工作进行系统的规划和建设，运用现代信息技术真正实现管理水平上的飞跃。 基于RFID技术的仓储管理系统是一个对已经采购完成即将入库、入库、盘点、出入库告警、货物定位、出库等功能为一体的综合性系统，可以由各级管理人员在网上实施各项管理活动，传递管理信息。管理的对象涵盖了各类固定资产，包括仓库货架、货位、日常办公设备（主要是IT设备）、后勤设备、图书及文物陈列品等，并对物质属性不同的固定资产进行多样化管理。系统的功能几乎覆盖了所有的固定资产管理业务活动，包括固定资产登记、增加、处置、变动、调剂、分布、清查、统计、分析、帐表等等，具有十分强大的功能。在吸收先进管理思想的基础上，综合运用各种现代信息技术，是促进管理手段科学化的新型管理系统。 该系统对理顺固定资产管理体制、落实固定资产管理制度、实现对固定资产的全面监控和有效利用、提高管理工作效率，更好地服务于各个方面，发挥了十分积极的作用，并表现出强大的效能。将固定资产管理工作搭建在一个高水平的管理平台之上，推入了科学化、规范化的轨道。不仅彻底改变了被动局面，而且有力地促进了学校、企业、政府、医院整体管理水平的提高。无论在管理思想、管理方法还是在技术手段上，都达到了国内领先水平。二、主要功能系统完全针对固定资产的管理实践活动设计，功能丰富、实用。系统有很强的适应性，结合实际管理活动合理配置、综合运用，系统一定会发挥出强大的管理效能。基本的功能主要有以下几个方面。 1、 固定资产的增加根据实际工作流程，采购部门（或使用部门）录入验收单信息，生成资产卡片并填写相关货物基本属性信息，完成固定资产增加手续。 2、 资产出库管理记录固定资产出库的一些主要使用属性的变化，如货物编号、货物名称、货物类型、生产日期、保质日期、单价、体积、重量等，系统资产出库必须经过系统权限人员进行授权预出库，然后操作人员可以直接在系统后台直接对货物进行出库或是使用RFID手持机在仓库中对需要出库的货物进行手持进行出库操作。 3、 资产处置管理对于报废、报损，填写并打印资产处置报告单，提交管理部门审核和财务部门审核，记帐，完成资产处置。 4、 原始数据的导入与导出当有大批量的数据需要录入系统时可以使用系统规定格式的EXCEL文件、文本文件进行导入导出系统，可以节省操作人员对物品录入系统的时间，以提高效率。 5、 资产清查利用已有的固定资产数据资源、网络资源、RFID技术，实现特定时点的以帐对物、以物对帐式的资产清查。系统实现以下功能：可以利用采集设备，对已粘贴标签的资产进行快速清查，准确率高、工作效率高、劳动强度低，以便实现仓库区域的货物手动或是自动的盘点。6、 资产异常出库告警 当佩带（张贴、悬挂）在货物上的RFID电子标签未在库中授权出库的情况下，仓库相关人员将货物携带或是搬运货物出库，在仓库的主出入口警报系统会出现警报声以便提醒仓库人员，系统自动记录异常出库告警货物信息以便日后进行查询。7、 资产定位仓库中货架上安装定位器，定位器实时扫描其周遍安装了RFID标签，当货物从定位器1移至定位器2的情况下，系统能实时反映货物的移动轨迹并且后台纪录相关移动轨迹，以便系统查询历史移动轨迹，同时在系统后台查询时可以根据货物上架入库时相互之间绑定好的信息进行查询货物所在货物信息。8、 相关查询 以简单、直观、方便的操作方式，查询到所需信息，生成各类查询表格，栏目、样式可自行设定、打印、导出EXCEL。 9、 财务管理 通过财务审核和财务帐表，实现财务监督。系统能够自动生成符合现行财务制度的固定资产总帐、分户、分类帐、明细帐，并能保证会计数据与资产信息的协调一致。 10、 统计报表 根据设定条件，生成各种常见的统计表，包括基本情况总表、固定资产增（减）情况明细表、资产清单表、定期固定资产盘点表、日入库统计表、月入库统计表、日出库统计表、月出库统计表、固定设备价值分段统计表等等，为固定资产日常管理和领导决策提供全面、准确的依据。 11、 统计分析利用系统中的各类数据，根据管理需要，设定各类统计、分析的条件，可以对固定资产进行全面的统计与分析，并生成样式丰富的分析图形和帐表，直观实用，用于资产管理以及统筹决策等。 三、主要特点固定资产管理系统是根据管理的要求，综合利用现代信息技术对固定资产管理业务进行重塑和再造，在整个业务流程的各个环节中都有独特的设计和创新。1、 全面性本系统通过创新性设计，将物质属性不同的资产纳入到同一系统并且使用物联网的技术对仓库资产进行管理，既可以在同一窗口处理不同类别资产的增加业务，又能记录和反映不同类别资产的不同属性。将各类固定资产均纳入本系统中进行管理，不仅方便了用户的操作，而且还能生成反映各类固定资产全貌的帐表体系，可以全面、准确地反映学校、企业、政府、医院固定资产的总量、结构及变化趋势等。通过网络，让所有的资产管理部门和资产使用部门、所有的资产使用人员与管理人员利用同一套软件系统参与到固定资产管理中来，系统对全部管理环节进行有效管理和控制。2、 高效性对固定资产管理模式全面革新，通过RFID技术实施业务管理活动，提高了工作效率。用同一套软件，管理物质属性各不相同的资产，使得固定资产管理的使用部门、归口管理部门以及财务部门的固定资产帐表之间实时保持一致，从而彻底解决了资产管理部门与财务部门之间对帐难的问题。 3、 严密性根据“人人都管物，物物有人管”的要求，建立严密的帐、表体系，将职责、权限落实到每一个单位和和人员；从业务流程到管理范围，从权限分配到数据库管理，都建立了严格的内控制度。 系统设有全面、规范的数据库安全管理措施，使数据库更为安全可靠，杜绝了任意修改数据库的不规范操作。为保护数据的物理安全（指机器或硬盘损坏、病毒破坏、误操作删除数据等），系统已经采取的和建议用户采用的措施主要有：数据定期备份、备份数据的妥善异地保存、服务器的开机密码、数据库的操作密码、RFID标签加密写入相关信息等等。为了保护数据的使用安全（指数据的意外修改、超范围使用等），系统采取的主要措施有：系统登录密码验证、菜单权限管理、数据备份与恢复、不相容权限控制、操作日志、业务流程控制等等。 学校、企业、政府、医院可以根据管理的需要设置用户操作权限、数据管理权限以及管理部门权限等多种类型的权限管理，对操作人员、系统管理人员以及各管理部门的操作权限和管理范围都可以作具体细致的控制，以满足单位内部的管理岗位分工、实施内部控制的需要。同时通过系统的流程控制在资产管理部门之间形成了权力制约关系。 4、 实时性对每一件固定资产从采购验收直到处置的整个生命周期进行全程跟踪管理，实时记录管理活动，反映每一件固定资产状态。 5、 规范性严格遵照国家有关财务管理与仪器设备管理制度要求，制定了规范的体系结构、业务流程、管理信息项。 系统根据网络化管理的要求对固定资产管理的主要业务都进行了必要的规范：系统设计出规范的管理流程，一项资产增（减）业务须由多个管理部门参与完成，这些操作都在网上实时进行，实现了事中的实时控制和事前的前馈控制功能，这是传统管理无法做到的。系统还提供了一整套规范的管理帐、表，无论在哪一个管理环节上都可以随时弹出规范的业务处理表格，如：货物入库、货物出库等。 6、 先进性充分利用先进的技术手段，局域网、internet网、RFID技术、GPRS技术、数据库技术、java技术等等；对软硬件进行了智能化处理，简单易用。 系统设计的技术定位是充分利用网络进行固定资产管理，RFID识别技、采集技术等其他先进技术。通过网上管理使过去集中在归口管理部门的资产增加、变动、处置等大部分基础性录入操作，分散到各个部门乃至具体使（领）用人去做，使得管理重心下移，原来繁重的归口管理工作变得轻松、简单。系统将RFID技术应用于固定资产管理、盘点、定位、出入库告警，使资产清查工作节省大量的人力、物力和财力，有效地提高工作效率，降低劳动强度和管理成本，促进管理水平的提高。四、系统相关示意图