一9项目监理文件资料管理制度.doc

项目监理文件资料管理制度1 总则1.1 为统一输、变电工程监理文件的编制及规范监理档案的整理、归档，根据国家电力公司电网建设分公司工程档案管理实施细则、我院电力勘测设计技术文件材料立卷归档办法等有关规定制定本办法。1.2 我公司监理工程档案的管理，业务上受 国家电力公司电网建设分公司总经理工作部的指导，在具体的归档方法上还应参照福建省电力勘测设计院各类档案归档的有关制度执行。1.3 监理档案由宏闽公司负责统一管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全，任何部门和个人不得将其据为已有。1.4公司监理文件资料的归档管理工作由公司指定专人（档案员）负责。按规定应归档的文件资料，由各工程总监理工程师负责主持整理，并在项目监理工作完成（工程投产）后，在规定的时间内将文件资料交公司档案员归档。 1.5 为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前各工程总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。1.6 在归档验收中，如发现技术文件资料不齐全、不准确或不符合本办法的规定时，档案人员有权退回，立卷归档人应重新整理补全后再次及时归档。2 本公司应归案的工程监理文件资料包括：依据性文件、施工图会审纪要（记录）、监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理质量验评报告、阶段监理检查纪要、监理工作联系单、监理月报、监理报告、工程协调会纪要、工程简报、监理工作总结等。3 需经监理单位按以下要求进行审查、签字后移交其他参建单位归档的文件资料有：3.1 工程施工图(含竣工图的编制)（1）施工图应齐全、系统、完整。图纸一般以蓝图归档。施工图的排序，一般按设计院卷册排列、编目。（2）工程施工的竣工资料、竣工图由施工单位负责收集、整理、分类、组卷，提交监理单位审查、汇总及向项目法人移交。实行总承包的各分包单位应负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整理。其中，全部工程设计修改通知单应由设计院提供，工程联系单及材料代用单必须由设计工程师代表、监理方签署意见、签名后方可有效。（3）监理在审核竣工图时应注意，根据国家建委（82）建发施字50号文的规定，每张施工图均要转化为竣工图，要求竣工图必须与设计、设计修改内容及现场施工情况相符合，必须达到100%准确。3.2 工程施工过程中所形成的文件、记录按以下要求经监理审核、签字后交有关参建单位归档（1）水泥、钢材等原料试验报告，要求报告单字迹清楚、数字准确。试验单要有编号、试验日期、规格、型号、试验单位加盖公章与签名。材料半成品试验报告要原件归档。半成品试验报告单字迹要清楚、要有编号、试验日期、各种试验材料的数量、型号与规格、加盖公章与试验人签名。（2）工程测量记录（如标高测量、沉降观察、水平准点记录等）及地基处理记录应齐全、完整。记录表式要规范，数据准确，字迹、示意图标注清楚。（3）隐蔽工程记录与中间验收签证要求文件材料齐全、完整，记录数据准确（即与现场实际施工情况相符），填写字迹端正，记录详细，不漏项。凡隐蔽工程记录需绘制有座标位置的草图，需经记录、中间验收、检查单位部门（人）签字。记录表式应符合部颁技术管理要求。（4）设计修改通知单、工程联系单、材料代用单或工程建议单等，要求齐全、完整。与竣工图上注释内容相符。设计修改通知单要求字迹、图样清晰，原件归档。凡设计修改通知单采用计算机编制并打印的，各有关人员签署齐全的视为原件。现场发出的修改通知单或工程联系单，复印后再经有关人员签署齐全并加盖红章的，可视为原件。以复写方式形成的一式几份通知单，按照有关规定进行签署的，视为原件。（5）施工质量处理、缺陷处理报告，要求有闭环交代的详细记录，包括：有调查报告、分析、处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等。按实际情况组卷。3.3 调整试验报告：系统调试项目按专业、分项目排列、组卷。调试方案（大纲、措施）与调试报告分开组卷。专业试验单位所承担的项目试验项目形成的试验报告应分开组卷。3.4 质量监督文件：应齐全、完整地收集各阶段检查的文件材料。对检查出有问题的项目还应有闭环交待的记录、纪要与结论性意见。按监督检查项目分类、组卷。土建、安装质监记录、报表用规定的标准表式。3.5 设备出厂技术资料（包括：出厂合格证、商检记录、装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单、设备说明书图纸、维护手册等）应齐全、完整。如有设备修改通知单的，应由项目法人单位委托制造厂完成设备竣工图的修改工作，按设备项目分类组卷。交监理单位审查、汇总后移交项目法人。4 档案材料整理一般规定4.1 原件与复印件：4.1.1 凡本单位发的文件均要求原件归档。4.1.2 凡对方主送与抄送本单位的收文件，均应红头文件归档，不可以用复印件归档。4.1.3 对转发的文件，直接隶属关系的文件应红头文件归档，后附间接关系的转发文件可用复印件归档，但一定要复印清楚、文件齐全。4.2 工程依据性文件要求收集齐全、完整。4.3卷内文件材料应区别不同情况进行排列，4.3.1 密不可分的文件材料应依次排列在一起：批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后，图文紧密排列时，文字材料在前，图样在后。4.3.2 工程评估材料，招、投标书，决算书，议定书，谈判协议，现场备忘录等这部分材料永久保存，按文件形成的规律分类、组卷。不中标的投标书、议标书在整理后可用作资料保存，不编档案号，另行编目登记。4.3.3 协议、合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件要求：凡为签订协议、合同的履行方和办理证书的签字方，其合同、协议与证书均应持一份正本归档，不应副本或复印件归档。5 立卷归档时间5.1 成品文件材料（如：监理合同、监理大纲、监理规划、监理实施细则等等）出版一周内归档。5.2 其他监理文件资料（含：工程监理工作总结）应在工程竣工投产后三个月内归档完毕。6 监理文件资料编号HM J 文件顺序号 监理材料分类代字（1-依据性文件、 2 2 -设计文件、 3-监理基础资料、 4-施工监理文件、资料、5-监理工 作报告、 作报告、总结） 监理代字 监理工程（项目）代号（合同号由三位数 三位数字组成） 监理工程（分类）代字（S-线路；B- 变 变电；H-发电） “福建省宏闽监理有限公司”代字工程监理档案整理严格按照福建省电力有限公司输变电建设项目文件归档要求与档案整理规范（闽电总规2010108号），并要求档案整理要与工程施工进度同步完成。现场监理资料管理制度为统一现场监理部技术资料的管理，提高工程资料管理水平，依据国家颁发的现行施工验收规范及有关规范、标准，结合实际情况制定本办法。一、工程项目监理工作资料是监理单位在项目实施监理过程中直接形成的，它是具有保存价值的各种形式的原始记录，不容虚假或丢失。二、现场监理工作资料应设专人认真管理，其具体办法如下：1 收文（1）凡收到的文件均需编号并登记记入收文本。（2）凡由设计单位、施工单位、业主方的来函，收文分专业在函件的右上角编号。如：土施003、电施008、机施019等。（3）凡由上级单位、设计单位、业主方来的文件，没有明确专业界限的，在函件的右上角编号。如：监（一）、监（八）等。（4）由设计单位发出的修改通知单及由施工单位发出的材质与产品检验单、施工试验报告单、施工记录、工程质量检验评定、竣工验收资料、洽商记录等均要求一式二份，以便工程施工完毕后，一份交业主，一份整理归档。2 发文（1）凡由监理工程师发出的文件均需编号、登记，并记入发文本。（2）发往施工单位、业主方等的文件按专业编号。如监土001、监电006等。（3）发往上级单位、设计单位的文件，没有明确专业界限的，编号如监（一）、监（八）等。3 收、发文手续（1）收发文本统一设置，按收、发文日期顺序登记填写。（2）收发文必须有签字手续。收文由收件人及保管人签字，发文由发文单位的有关人员签字。三、现场监理工作资料应按分项认真整理，整理好的监理工作资料应及时存档，存档的主要监理资料有：（1）监理委托合同、承（发）包合同及其他有关合同、协议。（2）监理工作大纲及监理规划、细则。（3）监理工作的往来报表及审核签认文件。（4）监理工作日志。（5）监理月报、工作汇报。（6）会议纪要。（7）监理工作总结。（8）其他有关文件资料。四、现场监理工作资料的整理及移交（1）监理工作资料应按单位工程和施工的时间先后顺序整理、分类立卷装订，每页均要有编号，每卷均要有目录。（2）每个单位工程的监理资料封面应注明工程名称、合同号、建设单位、设计单位、总承包单位及分包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师审核签字。（3）工程项目（合同）完成后，在总监理工程师指导下，现场资料管理员应及时分项整理、装订，并按规定向建设单位办理移交手续和向公司档案管理员提供工程归档资料。此项工作必须在工程项目（合同）完成三个月内完成。53