Documentum电子档案管理解决方案.ppt

Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,*,Copyright 2009 EMC Corporation.All rights reserved.,单击此处编辑母版标题样式,EMC Documentum,在电子档案管理领域的解决方案,Agenda,内容管理平台对档案管理系统的支撑,内容管理平台对电子档案长期保存的支撑,完整的内容管理平台,Static,Low,High,Information Centric,Policy Centric,传统的内容管理,传统的档案管理,Structure&Process,协作,库服务和工作流,格式副本,虚拟文档,CM and RM solve different but overlapping problems,The real requirement is to manage the complete lifecycle of content,Integration provides a complete solution and is a required aspect of ECM,时效性,规划,冻结保持,审计追踪,工作流,链接管理,格式转换,格式副本,XML,管理,内容发布,内容库服务,分类,生命周期,法规遵从,Portal,企业搜索,企业应用,协作空间,Regulatory,Publishing,记录管理员,编辑工具集成,记录管理,时效性策略,智能存储,模板,最佳实践,流程发现,建模,模拟,分析,和优化,表单设计,队列管理,系统集成,流程执行,活动监控,变更控制,审计和报告,归档,信息,权限管理,安全,流程服务,内容服务,内容库服务,Documentum,在电子档案管理的应用,电子签名,CS For,SharePoint,访问控制,加密,审计追踪,档案管理的核心问题,真实性,指档案由当事人或当值设备在第一时间形成，符合形成者的意图，文件的内容真实可信，文件所反映的形成者、发送者身份属实，形成和发送时间符合实际。,完整性,指档案的正文、附件、结构和背景信息是完整的、未被非法改动。,有效性,指档案在经过格式转换、系统迁移等操作之后，依旧能够可被查找、检索、显现和理解。,国际标准,ISO 15489,信息与文献,文件管理,ISO 23081,文件管理过程元数据标准,ISO 14721,开放档案信息系统,(OAIS),参考模型,ISO 17799,电子信息的安全管理规范,ISO 19005-1 PDF/A-1,电子文件长期保存的格式标准,ISO/TR 18492-2005,基于电子文件信息的长期保存标准,ISO/DIS 22938-2006,电子内容,/,文件管理数据交换格式,EMC,参与了,ISO 15489,和,ISO 14721,的标准制定,建设所参照的国内标准与规范,档案法,（,1987,，,1996,）,电子签名法,（,2004,）,电子文件管理暂行办法,（,2009,）,CAD,电子文件光盘存储、归档与档案管理要求,信息与文献 文件管理,（,ISO 15489,1,：,2001,）,电子文件归档与管理规范,（,GB/T 18894-2002,）,文书类电子文件元数据方案,（,DA/T46-2009,）,版式电子文件长期保存格式需求,（,DA/T 47-2009,）,基于,XML,的电子文件封装规范,（,DA/T 48-2009,）,公务电子邮件归档与管理规则,（,DA/T 32-2005,）,国际电子文件管理标准,DoD certifications,北美地区政府机构文档管理软件功能需求的事实标准,强调信息法律的遵从性,文件管理需求类型的多样化趋势,军事领域的专业性,MoReq2,通用性,灵活性,一致性,可操作性,欧盟文件管理的重要指导性文件,Vers,基于前沿理论、方法和技术,体现科学性和先进性,标准配套性好,操作性强,元数据集体系庞大,结构独特,具备灵活性和兼容性,电子文件具有多文档格式,EMC,参与了,DoD 5015.2,要求的制定,是,MoReq2,待审核产品之一,ISO 15489,Document,Record,Archive,Document,最宽泛的文件定义,Record,不可变更的法律凭证,Archive,长期或永久保存价值,国外与国内文件、档案的对应,Document,Record,Archive,文件,归档,文件,档案,记录,文件,档案,国标,:,管理部门的对应,综合档案馆,文件管理部门,Archive,Document,Record,档案室,综合档案馆,文件管理部门,档案,文件,归档,文件,电子文件中心,应用系统的定位,业务系统,接收,档案室,集中采集,规范归档,统一管理,数据规范,安全保密,充分共享,电子文件管理系统,（,ERMS,）,移交,档案馆,长期保存,完整,真实,有效,可信数字仓库,（,TDR,）,ERMS,系统的建设内容,软,/,硬件平台初步规划,系统架构设计与集成,系统测试和试运行,平台扩展与运维,ERMS,系统建设,管理组织和体系,宣传和推广,制定管理标准和技术规范,规范各单位业务系统建设,基础平台,建设,系统,建设,制度标准,规范建设,采用内容管理平台实现电子文件中心,归档文件管理,Records management,保管期限策略,Retention Policy,自动分类技术,Automatic Classification,内容存储服务,Content Storage,电子邮件归档,Email Archive,XML,数据库,XML Database,纸质档案,采集,基本内容,服务,信息,权限,管理,统一搜索,自动信息,分类,时效性,保护,记录管理,打印控制,邮件归档,多媒体,管理,SAP,归档,访问控制,生命周期,管理,数字签名,业务流程,XML,支持,采用内容管理的优势,在多个国际、国内的标准和文献中，都,建议在内容管理平台的基础上建设,EDMS,ERMS,和,TDR,系统,成熟的内容管理平台已经包含了,元数据管理、,XML,管理、格式转换、安全权限、文件处置、自动分类、保管期限、法规遵从,等一系列模块,优秀的内容管理平台已经,符合了,ISO 15489,DoD 5015.2,MoReq2,等一系列国际标准,采用内容管理平台，可以非常顺利的实现私有云的架构和,SOA,的架构,基于,DoD 50152,的实现,FW:SEC Filing Update,FW:SEC Filing Update,采用内容管理的优势,性能,保存,5500,万份记录,每天新增,2000,万份电子档案，全国,10,000,人使用,供比利时,1000,万公民,使用,10,亿个电子文件,每年新增数电子档案,1200,万份,保存超过,200,万份劳动就业资料,ERMS,系统建设,数据和业务基础,数字化,分类表,案卷管理,保管期限表,全流程需求,元数据,安全管理,审计追踪,工作流,系统管理,法规遵从,性能要求,协同管理,易用性,形成与办理,捕获登记,存储与保管,检索,利用,处置,ERMS,的核心功能 分类表管理,基于目录的分类管理方式,根据电子文件类型进行自动分类,可以自动生成标准的分类目录,允许用户灵活创建分类目录,ERMS,的核心功能 保管期限,根据电子文件的类型定义不同的保管期限,保管期限表具有独立的管理界面，保持安全性和稳定性,保管期限到期后，可自动触发流程和生命周期,完整的内容生命周期,文件创建,协作,元数据,工作,流,版本,Object Becomes,A Record,作者控制,Records Management,公司控制,Store/Transfer,Expunge,Legal Rules,Regulatory Compliance,Business Rules,Access Control,时效性,处置,Documentum ECM,Documentum Records Manager,Time,Activity,Declare Classify,物理记录管理,Core Records Manager Components,文件和时效性管理,Documentum Platform,WEB-BASED CLIENT,CONTENT SECURITY,UNIFIED ARCHITECTURE,Documentum Retention Policy Services,安全和访问控制,通知,Web Services for Records,报表,存储管理,记录规划,联邦式记录管理,Certified,ERMS,的核心功能,电子文件管理流程,Reviewed/,Draft,Pending,Review,Approved,Pending,Approval,Approved/,Rejected/,Draft,Issued,START,(create),edit,Draft,Effective,review,END,approval,(e-sig),issue,make,effective,(e-sig),training,decision,train,(e-sig),Issued,Training,Completed/,Not Required,Issued,Create/Change,Review,Approve,Issue(for Training),Make Effective,Obsolete,基本的生命周期和任务,:,URS-01,流程建模,活动模板,审计追踪,流程模板,ERMS,的核心功能 元数据管理,基于,XML,数据库，从底层支持对元数据的管理,XML Schema,由系统自动管理，便于追溯,元数据抽取由,XML,数据库实现，效率高,EMC,在全球有大量的案例，产品能够支持多个标准,公文属性,档案属性,过程信息,原文,验证,ERMS,的核心功能 保存格式与封装,能够接收和管理各种格式的电子文件,具有电子邮件的归档解决方案,具有自动格式转换的组件,在建行和上海电力公司有声像等多媒体电子档案管理的成功案例,杭州市党政机关,（,EDMS,）,机关档案室,（,ERMS,）,杭州市档案馆,（,TDR,）,移交,自动生成,ERMS,的核心功能 文件处置,覆盖了,EDMS,和,ERMS,的所有领域,经过,DoD 5015.2,，,Moreq2,等认证，实现完整的电子文件处置要求,如何实施一个时效性规划,文件如何归档为记录,电子邮件如何收集和保存,最终用户必须拥有哪些分类工具,记录如何保存（物理存储库）,记录提取的流程,安全控制措施,审计日志如何保存,纸张,(,复杂,),空间管理,信息权限,记录规划,安全,用户,销毁,纸张,(,基本,),记录,保持,审计通知,继承,记录规划,安全,用户,销毁,纸张,(,基本,),记录,保持,审计,通知,继承,记录,保持,审计,通知,继承,ERMS,的核心功能 文件存储,电子文件中心需要长期保存电子文件,在长期的保存和管理过程中，如何安全、有效的利用存储设备，是非常值得研究的课题：,如何保证电子档案在存储设备上的安全性？（文件加密）,如何有效利用已有的存储设备？（智能存储）,如何实现电子档案的归档？（专用的归档存储）,如何保证电子档案的访问效率？（智能存储）,如何利用虚拟存储，实现虚拟档案室？（虚拟存储）,DL3D,NS42G,DMX4,CENTERA,修改,发布,审核,销毁,归档,创建,DL3D,NS42GDMX4,CENTERA,智能存储 案例,1.,基于流程,Retired,Current,WIP,Version 2.0,WIP,审批,批准,CURRENT,归档,RETIRED,Process/,Workflow,State/,Lifecycle,Centera,CLARiiON,Symmetrix,Version 1.5,Old Versions,智能存储 案例,2.,基于版本,ERMS,的核心功能 安全和访问控制,安全与访问控制,保真,电子签名技术,保密,身份认证,CA,，,LDAP,，令牌,基于,7,级的安全控制机制,在线浏览而无法保存、下载、打印,档案下载后，继续控制权限：编辑、保存、打印、散发、截屏,保存,在存储中进行加密,基于法规遵从的归档存储（硬件）,电子,签名,电子销毁,单点登录,认证,审计,加密,信息,权限,权限和安全管理,内容安全,电子签名,信息权限管理,强制性安全控制,电子销毁,Electronic signatures,Digital shredding,Singlesign-on,Authentication,Auditing,Encryption,Information rights,格式转换,虚拟文档,Confidential,Header Object Name,Footer Lifecycle state,电子邮件转换成,PDF,添加附件,组合内容发布到,PDF,水印和图层,页眉和夜脚,PDF,到,PDF,的转换,Regulated Publishing Transformation Services Features,ERMS,对文书类文件的管理,文书类文件从,OA,系统中直接抽取、转换并封装,基于分类结构，对文书类文件进行管理,对文书类文件实现按照元数据的搜索,对文书类文件实现按照关键字的全文搜索,ERMS,对照片、声像的管理,ERMS,对电子邮件的管理,电子邮件记录管理,降低企业信息管理成本,实现风险管理,可独立部署，实现单独的邮件归档解决方案；也可以和,Documentum,整合，实现企业级的邮件管理解决方案,EMC SourceOne,归档解决方案,优化企业架构，针对内容实现法律遵循、信息管理和优化利用的基础服务,EMC SourceOne,eDiscovery,实现对内容的电子搜索，遵循企业流程，应对审计要求,SourceOne,法律遵循归档,整合,Documentum,时效性保护,(RPS),Application of retention policies,markups,and disposition to these proxy objects,内容存储服务,(CSS),Allows Documentum repository to store content in one or more configured storage areas/devices,可信内容服务,(TCS),Centera,内容服务,Enables content to be stored on EMC Centera storage(now uses Centera SDK 3.2),ERMS,对业务系统中数据的管理,电子文件,业务数据,ETL,归档数据表,XML,格式,文件包,转换,ERMS,适用于复杂的业务系统,适合于数据与文件相分离的系统,可能需要对业务系统进行改造,业务数据,数据库归档软件,XML,文件,归档,ERMS,适用于简单的业务系统使用数据库归档软件,归档后的业务数据直接形成,XML,文件并导入,ERMS,系统,不需要对业务系统进行改造,EMC,支持与,Informatica,的直接集成,EMC Centera,专为信息归档而构建,超过,5000,多个客户,超过,11000,个系统被安装,270,多家合作伙伴,几乎所有医疗保健和电子邮件合作伙伴都支持,EMC Centera,已售出超过,370 PB,的容量,管理与扩展的简易,高效,单实例存储,专业设计用于存储,Billions,级数据目标,有保证的内容真实性和在线存取,磁盘的速度、光盘的保真性、磁带的价位,满足公司治理及法规遵从要求（,HIPAA,21,CFR Part 11,Sarbanes Oxley,FERC Part 125,DoD 5015.2,SEC Rule17a-4,等）,世界上最简单、最安全、价格最合理的信息归档存储库,Centera,4-Node,Centera,Content,Authenticity,Easy to,Manage,Low,TCO,EMC Centera,的保留和处置功能,特性,EMC CenteraGovernance Edition,EMC CenteraCompliance Edition Plus,强制的保留期,是,是,保留类,是,是,电子切碎,是,是,远程管理,是,否,经审核的删除,是,否,可配置的默认保留期,可由系统操作员设置；出厂设置为,0,自动默认为无限大,基于事件的保留是,是,诉讼封存,是,是,最小,/,最大保留期,是,是,修改,发布,审核,销毁,归档,创建,DMX4,CENTERA,与,Centera,无缝集成,版本变化,发布,管理,退休,/,销毁,归档,生成,/,采集,信息生命周期管理,CLARiiON,Symmetrix,Centera,Transactive Storage,Archival Storage,Documents Images Video Rich media,XML files Web pages Records Books,完整的信息生命周期管理,-,从内容管理到存储管理,智能存储、分级存储,Documentum is Content&Application Aware,