EXCEL技巧.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第一部分,编辑及打印技巧,一、自动调整字号,在使用EXCEL编辑文件时，用户经常要使某一列宽度固定，但由于该列各单元格中字符数目不等，因此会有某些单元格内容无法完全显示，为让这些单元格中的数据完整显示，用户就要对这些单元格重新定义较小的字号。其实可以让EXCEL自动完成这项工作。,一、自动调整字号,步骤；,1、选择需按单元格宽度自动调整字号的单元格区域，执行格式单元格菜单命令，在出现的对话框中选择对齐选项卡。,2、在文本控制栏中选择缩小字体填充复选框，单击确定。,3、当在这些单元格输入数据时，会自动缩小超长的内容以适应列宽。,二、设置纯数字单元格的上、下标,为纯数字单元格输入上、下标有一定技巧，如需输入8,3。,步骤如下：,1、在单元格中输入83,2、选中单元格中的3，执行格式单元格命令。,二、设置纯数字单元格的上、下标,3、在弹出的字体选项卡中选择上标。,4、单元格中出现了8,3。,三、为换页表格加标题,在制作表格时经常会遇到表格很长无法一页输出的情况，不过使用自动分页后，如何使打印出的每一页都有标题行呢？,三、为换页表格加标题,步骤：,1、执行文件页面设置命令，在出现的对话框中选择工作表选项卡。,2、在打印标题栏中顶端标题行(R)右边文本框中可输入行引用（如A1:H1)或者直接用鼠标选取标题的单元格区域，最后单击确定按钮。,四、巧用双击,在格式刷上双击，格式刷可重复多次使用。再次单击格式刷按钮或按ESC键时，可取消格式刷功能。,在窗口左上角EXCEL标志上双击，则退出EXCEL，如文档未保存，会提示保存。,在菜单上双击，即可将菜单中的所有菜单项（包括不常用的菜单项）全部展开。,将鼠标移至垂直滚动条上端与编辑区交界处成双向箭头状时，双击即可把窗口分割成上下两部分，再双击分隔线可恢复。同样，可以双击水平滚动条把窗口分割成左右两部分。,五、快速输入大量含小数点的数字,输入大量带有小数点的数字时，如按普通输入方法的效率很低。其实可使用EXCEL中的小数点自动定位功能，让小数点自动定位，从而提高输入速度。,五、快速输入大量含小数点的数字,步骤：,1、执行工具选项菜单命令，在对话框中选编辑选项卡。,2、选择自动设置小数点复选框，并在位数中键入需显示的位数，单击确定。,3、随后可直接输入不带小数点的数字，如输入0.06，可直接输入6，回车后会自动变为0.06。,六、快速处理多个工作表,如何同时处理多个工作表？只需按住SHIFT或CTRL并配合鼠标单击多个工作表标签,随后即可进行各类批量处理操作:,1、通过执行页面设置命令，可将多个工作表设置为相同的页面模式。,2、通过编辑菜单的有关命令，可在多个工作表中进行查找、替换、定位等操作。,3、可对多个工作表同一单元格输入相同数据。,七、快速处理日期和时间,一、任意日期与时间的输入,通过或配合可快速输入日期，而数字键与：配合可输入时间。,二、当前日期与时间的快速输入,选择单元格，按CTRL键和分号键；后回车即可插入当前日期，同时按CTRL键、SHIFT键与分号键后回车即可输入当前时间。,八、巧输特定文本,自动更正法（适用于大量相同较长文本的输入）,步骤：,1、执行工具自动更正选项菜单命令，出现自动更正对话框。,2、在替换中输入G300，在替换为中输入“建筑安装工程质量检验评定统一标准GBJ30088，然后按添加按钮，最后确定。,八、巧输特定文本,为数据输入设置下拉列表(适用于需要统一输入的场合),步骤:,1、选中需要设置的单元格执行数据有效性菜单命令。,2、选择设置选项卡，在允许中选择序列，这时会增加来源项，在其下面的输入框中，输入供用户选择的序列。不同的选择项用“，”号分开（是在英文输入法状态下的逗号）,八、巧输特定文本,3、如在来源中输入”制造事务,情报统合,原价管理,ISO”。单击确定按钮。,4、这样设置后，当用鼠标单击单元格时，在单元格右边会出现一个向下的黑色箭头，单击该箭头就会弹出一个选择输入列表了。,九、让格式自动变化,为了让不同的数据分别突出显示，我们经常会对这些单元格设置一些特殊的格式，可以通过条件格式使此功能自动实现，并一劳永逸。,步骤：,1、选择需设置条件格式的单元格，执行格式条件格式菜单命令。2、在对话框的条件1中设置单元格数值大于0，单击添加，在条件2中设置单元格数据等于0，同样方法添加条件3。,九、让格式自动变化,3、条件设置好后，再分别单击三个条件所对应的格式按钮，在对话框中设定相应的格式。可以设置字体、边框和底纹格式。,4、最后按确定按钮完成，可以看到不同的数据已经按不同的格式显示了。,十、不复制隐藏内容,在复制时，如果选择的区域包括了隐藏单元格，隐藏单元格同样会被复制，下面方法可以避免这些隐藏单元格的复制，实现“所见即所得”。,步骤：,1、选择需复制的区域，执行编辑定位菜单命令，出现定位对话框。,2、单击定位条件按钮，出现定位条件对话框。,十、不复制隐藏内容,3、选择可见单元格单选按钮，单击确定返回定位对话框，再单击确定完成。,4、此时按下CTRLC键复制时发现，所选区域处于多重选择状态，按CTRLV粘贴后会发现，已按照“所见即所得”的要求进行了粘贴。,十一、在单元格中设置斜线,表头中出现斜线是我国表格常用的格式，下面方法可完成此要求。,步骤：,1、在单元格输入若干空格后输入“数量”，按住ALT键同时按回车键，光标即转到下一行，再输入“课别”。,2、右键单击该单元格，再将此单元格设置成斜线格式。这样一个带斜线的表头就完成了。,第二部分,函数及公式技巧,一、自定义函数,EXCEL提供的强大的函数功能，为用户带来了极大方便。虽然EXCEL内置了200多个函数，但有时为了实现特定功能，可能要将多个函数嵌套，非常麻烦。其实对于经常用到的功能，用户可以创建自定义函数，运行方法和EXCEL内置的函数完全相同。,下面以判断员工的入社年限为例进行说明,一、自定义函数,步骤：,1、自定义函数,a.执行工具宏Visual Basic编程器中执行插入模块菜单命令，在代码窗口中输入如下程序：,b.退出并返回EXCEL界面，将该文件保存为Microsoft Excel加载宏类型。,一、自定义函数,2、使用自定义函数,a.执行工具加载宏菜单命令，在出现的对话框中单击浏览按钮，选择保存的加载宏，单击确定按钮。,b.执行插入函数菜单命令，选择用户定义项，选择编写的函数，单击确定后即可调用。,二、高效办公排序法,数值排序（按数值大小排出名次）,RANK函数,语法：,Rank(number,ref,order),其中number代表参与计算的数字或含有数字的单元格，ref代表参与计算的数字单元格区域的绝对引用，order表示排序的方式（如为零或省略，表示降序，反之表示升序）,二、高效办公排序法,如在右例中计算A列数值的次序，输入如图中公式，即可计算出各个数值的名次。,二、高效办公排序法,文本排序,如果需要按姓名的姓氏笔划排序，方法如下：,1、选择需要排序的姓名列的第一个单元格，执行数据排序菜单命令，出现排序对话框。,2、单击选项按钮，在出现的排序选项对话框中选择方法下的笔画排序项，选择按列排序，按确定键返回排序对话框。,3、设置主关键字为“姓名”，选择升序后按确定完成。,二、高效办公排序法,自定义排序,（如需按照“日本式样”、“北美式样”、“欧洲式样”的顺序排序）,1、执行工具选项菜单命令，在出现选项对话框中选择自定义序列选项卡，选择左边自定义序列下的新序列，光标就会在右边的输入序列框内闪动。,2、输入“日本式样”、“北美式样”、“欧洲式样”的自定义序列，每个序列之间要用英文逗号隔开或每输入一个序列就回车。,二、高效办公排序法,3、如序列已存在于工作表中，可选择序列所在的单元格区域单击导入，这些序列即可自动加入输入序列框。,4、排序时，只需打开排序对话框中的选项自定义排序序列下拉列表，选择前面定义的排序规则，其它选项保持不动，按确定返回排序对话框，选择升序或降序即可完成排序。,三、提高分布统计的效率,怎样用EXCEL统计出某些数值在指定范围内的分布（如学生成绩各分数段的人数分布）？如需统计60分以下，60分70分，70分90分，90分100分各分数段的人数，可以用进行频度分析的FreQuency数组函数。,三、提高分布统计的效率,步骤：,1、在一空白区域内输入要求统计的分数段。,2、选中其右侧单元格，在编辑栏内输入“=FREQUENCY(A2:A8,B10:B14)”。,3、按下CTRL+SHIFT+回车组合键生成数组公式。即可完成统计。,四、如何制作永恒的求和,用SUM函数求和的报表有很多，SUM的参数是一个范围，在此范围内的数字都会相加。但如果你在SUM函数的上方插入一列，那么你会发现求和的结果并没有加上你新加的这个数值。这时你只能修改函数的范围。,其实可以用INDIRECT（）这个函数，再配合R1C1引用样式解决这个问题。,四、如何制作永恒的求和,INDIRECT()函数的作用，可以让你不用直接写出一个单元格的地址而使用一个单元格的数值，只需把地址放在一个文字字符串里就可以。例如，INDIRCT（“B1”）得到的就是B1单元格的值，而且不管把这个公式复制到哪里，都会显示B1单元格的值，不会改变。,四、如何制作永恒的求和,步骤：,将求和公式改写为：,=SUM(INDIRECT(“R2C:R-1C”,FALSE),注意：FALSE是一个参数，表示使用R1C1格式。,五、如何增加项目编号,在EXCEL里有时需要给数据添加编号，大家都知道用自动填充的方法给所有的行加上编号，但如果在中间插入了新行后，表格就会变得零乱不堪，这时通常会采用的方法是重新使用自动填充功能。有没有其它方法呢？,五、如何增加项目编号,可以用ROW（）这个函数来实现这个功能。,ROW（）可以返回所在行的行号，我们在用它来计算编号时，只需在所有需写编号的位置输入“ROW()-1”,第三部分,其它类,一、受损文件急救,格式转换法,该方法将受损的工作簿重新保存，并将保存格式选为SYLK格式，适用于无法进行编辑、打印但可以打开的EXCEL文件。通常将文件另存为SYLK格式后可筛选文件中的损坏部分。,一、受损文件急救,直接修复法,可以利用EXCEL中自带的打开并修复功能来直接检查和修复文件中的错误。该方法适用于用常规方法无法打开的受损文件。,一、受损文件急救,偷梁换柱法,当EXCEL无法打开受损的EXCEL文件时，可以尝试用WORD打开EXCEL文件，适用于文件头未损坏的文件。步骤如下：,1、运行WORD程序，在文件打开对话框中选择需要打开的EXCEL文件。,2、当首次运用此功能时可能会出现“Microsoft word无法导入指定的格式。该功能目前尚未安装，是否目前安装？”的提示，选择安装即可。,3、WORD程序将开始提示是选择整个工作簿还是某个工作表，用户可根据需要选择。,一、受损文件急救,4、受损文件打开后，可先将文件中损坏的数据删除，再将鼠标移至表格中，选择表格转换表格转文本菜单命令。,5、在随后出现的对话框中选择“制表符”为文字分隔符，将表格内容转换为文本内容。,一、受损文件急救,