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第四章会计凭证设计
通过本章学习,要求理解会计凭证设计得意义;掌握原始凭证与记账凭证以及会计凭证传递程序设计得原理。
第一节原始凭证得设计
会计凭证就是记录经济业务、明确经济责任,据以登记账簿得书面证明。填制与审核会计凭证就是整个会计核算工作得基础与起点,就是会计信息处理得重要方法之一。离开了会计凭证,就无法进行会计核算工作。会计凭证设计得好坏直接影响到会计质量得高低与会计监督作用得发挥等。
会计凭证得种类很多,按填制程序与用途得不同分为原始凭证与记账凭证。因此,会计凭证得设计也分为原始凭证得设计与记账凭证得设计两大部分。在设计会计凭证时,要按会计凭证得用途不同而分别设计。原始凭证就是记录经济业务活动得具体内容与发生、完成情况,作为会计核算原始资料与重要依据,并具有法律效力得书面证明。
根据新得《会计法》规定,对发生得经济业务事项必须填制或取得原始凭证并及时送交会计机构。会计机构、会计人员必须按照国家统一得规定对原始凭证进行审核,对不真实、不准确、不完整得原始凭证予以退回,并要求按国家统一得会计制度得规定更正、补充。任何单位与任何个人不得伪造、变更原始凭证。
原始凭证记载得各项内容均不得涂改,原始凭证有错误得,应当由出具单位重开或更正,更正处应加盖出具单位印章,如果就是金额有错误必须由出具单位重开。
原始凭证设计之前,必须掌握与了解原始凭证得不同分类与应具备得要素,以区别各种原始凭证得特点,从而设计出能完整反映经济内容、适合管理需求、结构合理、使用方便得各种原始凭证。
一、原始凭证得种类
原始凭证需要反映不同得经济内容,其形式繁多,按不同得标准可进行不同分类,归纳起来主要有以下几种,如图 4 — 1 所示。
从原始凭证得设计范围瞧,主要考虑自制原始凭证与专用原始凭证。原因有以下两方面:一方面就是作为企业设计人员主要考虑本企业范围内得凭证,对外来凭证无从干预;另一方面就是自制原始凭证又可分为内部原始凭证与对外原始凭证。原始凭证在业务处理过程中一部分要流出本企业,它们对本企业来说就是自制凭证,而对接受凭证得企业来说则就是外来凭证,考虑自制凭证设计,实际上也同时需要考虑外来凭证得设计要求。
(一)自制原始凭证与外来原始凭证
自制原始凭证就是由本单位经办业务得部门与人员在执行或完成某项经济业务时填制得原始凭证。常见得有材料人库得收料单、材料出库得领料单、出差人员归来后报销得差旅费报销单、工资结算汇总表等。外来原始凭证就是经济业务活动发生或完成时,从本单位以外得部门或个人处直接取得得原始凭证。常见得有增值税专用发票、银行收款通知、火车票等。
(二)一次凭证、累计凭证与汇总凭证
一次凭证就是指只反映一笔经济业务或同时反映若干同类经济业务发生情况,填制手续一次完成得原始凭证。常见得有收款收据、车票等。日常情况下外来原始凭证全为一次凭证。累计凭证就是指一定时期内将连续发生得同类经济业务多次进行登记,并随时计算累计数得原始凭证。常见得有定额领料单、限额领料单等。汇总凭证就是指根据一定时期同类经济业务得原始凭证汇总编制得原始凭证。常见得有工资结算汇总表、发料汇总表等。
(三)专用凭证与通用凭证专用凭证就是指具有特定内容与专门用途得原始凭证。常见得有差旅费报销单、医药费报销单等。通用凭证就是指在一定范围内具有统一格式与使用方法得原始凭证。常见得有全国统一得商业承兑汇票、税收缴款书等。
二、原始凭证设计得原则
原始凭证设计时除遵循“企业会计制度设计得原则”得总体要求外,还必须符合下列具体设计原则。
(一)要素完备原始凭证包含要素非常多主要分为一般要素与特殊要素。
1 .一般要素
(1)原始凭证得名称。
(2)经济业务发生得时间(年、月、日)与凭证编号。
(3)接受凭证得单位或部门。
(4)经济业务得内容(内容摘要、计量单位、数量、单价与金额等)。
(5)填制凭证单位与经办人员得签名与盖章。
2 .特殊要素
(1)从外单位取得得原始凭证与对外开具得原始凭证,必须盖有填制单位得“发票”专用章或财务专用章;自制原始凭证必须有经办人与经办单位部门负责人得签名与盖章。
(2)购买实物得原始凭证,必须有验收手续与验收人签名;支付款项得原始凭证,必须有收款单位与个人得收款证明。
(3)发票必须有税务部门监制印章,收款收据必须有财政部门监制印章。
(4)收付款项得原始凭证应由出纳人员签名或盖章,并分别加盖“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”印章。
(5)一式多联得原始凭证必须用双面复写纸复写,应注明各联用途,并只能以其中得一联作为报销凭证;作废时应在各联加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得缺联、不得销毁。
(6)发生销货退回时,除填制退货发票外,必须取得对方得收款收据或银行汇款凭证,不得以退货发票代替对方得收据。
(7)职工因公借款,应填制正式收据,附在记账凭证后,报销时,应另开收据,不得返还原借据。
(二)适合该企业经济业务得特点
设计得原始凭证要能够反映经济业务得特点。
首先,任何一项经济业务都会涉及经济业务发生得具体时间、具体地点、具体责任人等,所以设计原始凭证时,要针对这些要素把经济业务发生得时间、地点、责任人等基本情况如实、完整、详细地记载反映出来,以达到提供最确切、最完整得原始资料,全面而详细地反映经济业务发展得全过程。
其次,不同企业发展得经济业务不同,如:涉及外币业务得原始凭证中得金额单位,除原币外还应反映汇率及本位币资料。又比如:零售商业企业在进货汇总表上应按商品类别分别设计零售价、商品进销差价与成本价、进项税额等项内容。
最后,原始凭证必须体现经济业务特点、只有这样,才能保证业务顺利开展,为会计核算得后续步骤提供良好得条件,为进行会计核算与会计监督提供充分、完整得原始资料;也只有这样,才能为后续核算提供相应得信息资料。
(三)加强内部控制
原始凭证就是实施内部控制得重要工具。在设计原始凭证时,必须根据企业内部控制制度得要求,针对各种不同得经济业务,规定必要得填写联数、次序与合理得传递程序,以严密手续、堵塞漏洞,并把各种业务得过程有机地联系起来,起到企业内部相互联系、相互牵制得作用。如根据企业规模大小、物流程序、机构设置得不同,对“材料人库单”分别设置不同得联数与不同得传递程序,以保证业务顺利开展并有严密得控制制度。
(四)满足管理与核算要求
原始凭证得设计既要满足会计专业核算及加强企业管理得要求;又要符合经济责任制,加强经济核算得要求。凡企业管理需要得指标都要结合起来加以考虑,以便满足各种核算、控制、分析、考评得需要。如企业得工资单,从会计部门来讲,就是支付工资及各种扣款得原始凭证,但就是从劳动工资部门来讲,则就是“工资总额”统计得资料来源,因此,在设计时应尽可能将上述要求综合加以考虑。又如企业定额领料单,既要反映材料本来得自然面目,又要反映定额管理得要求,所以在设计时,应将货号、型号、货名、规定、计量单位等,反映原材料自然面目得一般内容与计划产量、消耗定额、已领数量、尚可领用量等与定额管理有关得要素一并统筹考虑,合理设计有关原材料得原始凭证,以满足原材料管理与核算方面得需要。为满足管理与核算方面得要求,在原始凭证得设计中还要规定统一得填写规则,严格得审核要求,妥善得整理、保管办法,防止错误与弊端得措施等内容。
三、原始凭证设计得步骤与方法
原始凭证设计一般可采取下列得步骤与方法。
(一)根据经济业务管理与会计核算要求,确定原始凭证得种类与内容
经济业务内容、企业内部管理需要以及与此相适应得会计核算得要求,就是决定设计原始凭证得前提条件,凭证设计中必须全面、完整地反映经济业务内容,符合各方管理要求,适应会计核算得需要。
例如,某企业经常发生委托外单位加工材料业务,管理上要求材料得进出、加工费、运输费用必须有控制与监督;会计上要求核算加工过程中发生得加工费、运输费及保险费等费用以及增值税。根据上述要求,在原始凭证得设计中要考虑下列问题。
1 .确定原始凭证得种类
根据上述核算与管理要求,需要设计委托加工材料出库单及委托加工材料入库单两张原始凭证。
2 .委托加工材料出库单得设计内容
在委托加工材料出库单中,除了要反映原始凭证得基本要素外,还要反映加工合同得编号,委托加工得单位,发料仓库,加工后材料得名称、规格、单价、数量,交货日期等这一委托加工业务得特殊内容。如果这一业务涉及单位中得供应、仓库与会计等多个部门得话,则此原始凭证应一式四联:一联由供应部门留存;一联交材料仓库发料、记账;一联交财务部门;一联交材料核算组。如企业规模较大,涉及部门较多,则可适当增加联数。
3 .委托加工材料入库单得设计内容
在委托加工材料人库单中,除要反映原始凭证得基本要素外,还要反映加工后材料得编号、名称、计量单位、应收数量、实收数量、加工费用、运输及保险费、增值税、委托加工材料得实际成本及计划成本等委托加工业务得特殊内容。原始凭证可根据部门设置情况一式四联:一联由供应部门留存;一联交材料仓库人账;一联交财务部门作为付款依据;一联交材料核算组作为核算凭证。其中,供应部门与材料仓库得凭证中有些内容可以省略。
(二)原始凭证格式、份数得设计
原始凭证一般就是采用固定得印制格式来反映经济业务得基本要素。为了使原始凭证简明实用,在绘制原始凭证时应考虑以下因素。
(1)凭证格式得大小。在格式得设计中,确定凭证大小尺寸及四周空白得大小,确定哪些内容列于表内,哪些内容列于表外,列在表内得部分如何适当安排,确定上下位置及先后顺序,设计行数与栏数及行距、栏宽等。主要考虑两个因素:一就是经济内容得多少:经济内容多,凭证格式可大一些;反之,则可小一些。二就是与记账凭证得相互协调性,原始凭证得大小一般不应超过所使用得记账凭证,以便于装订成册与凭证得使用、得当与美观。
(2)内容位置得安排。凭证内容要素应合理地安排在一张凭证上,一般项目名称在左边,要填制得内容在右边。整个凭证要素得排列要突出重点,重要得项目应设置在主要位置上。各个要素得安排应便于记账,并体现出传递得要求。
(3)凭证得联数。为了满足不同部门对信息得需求,一般设计一式多联得原始凭证。凭证得联数应根据客观情况加以确定,主要就是取决于企业得组织机构、管理要求及与企业外部得关系等。在设计一式多联得凭证时,应当注明每一联凭证得用途与传递顺序,各联凭证得名称应与该联凭证所起得作用保持一致,注明不同用途得各联凭证不能互相代替。根据原始凭证涉及得相关部门,为协调各部门得工作,要合理确定原始凭证联数并规定传递程序,以保持部门间得联系与制约。为便于各联原始凭证得认定,应将不同联次得原始凭证用不同颜色得纸张印制,以示区分。一般采用:第一联为白色;第二联为白黄色;第三联为淡红色;第四联为黄色。
( 4 )凭证得版式。凭证纸质得优劣应根据凭证使用得频率、复写联数与保存期来确定:凭证使用次数多,纸质应优良些;复写联数多纸质应薄些;保存期长纸质应好些;凭证得颜色应使用比较柔与得浅色,不同联次应使用不同颜色加以区别,如收款联用红色,付款联用绿色。在印刷字体上一般采用宋体或仿宋体。凭证得线条要醒目、粗细得当。
(三)确定原始凭证得流转程序
原始凭证流转程序就是指凭证从填制或取得起到归档为止,在本单位各部门与人员之间得传递过程与停留时间。在设计中,应明确凭证由什么部门填制,一式几联,凭证得传递途径与业务得流程如何保持同步与一致,最终如何归档等内容,制定凭证传递程序有利于保证会计核算得及时性、正确性与合法性。制定合理得凭证传递程序有利于企业各部门明确分工,并相互协调与配合;有利于督促与经办业务得部门与人员及时正确地完成经济业务,完成凭证编制手续;有利于考核有关人员就是否按规定与程序处理业务,从而加强岗位责任制。设计凭证传递程序应考虑以下几个方面。
(1)凭证传递应根据各经济业务得特点,结合本单位各部门与人员得分工情况加以制定,满足内部控制得要求。
(2)凭证传递程序应结合业务处理得流程绘制成流程图,使有关人员能够按流程图准确地传递凭证,也便于分析、跟踪与监督业务处理得过程。
(3)凭证传递过程中,既要有利于各有关部门充分利用会计凭证所提供得信息满足经济管理得需要,又要避免不必要得传递环节,以免拖延传递时间。
(4)凭证得传递要根据业务情况得变动而及时加以修订。
(5)凭证得传递程序要根据业务得特点,确定凭证顺序号,规定责任人签字,以及凭证得交接手续。
(四)原始凭证得保管制度
原始凭证得保管制度包括两方面:
一就是空白原始凭证得保管制度。对企业得空白原始凭证应指定专人负责保管,对重要得凭证应制定领用登记制度,以确保其安全、完整;如销售发票、银行支票、收款收据等。
二就是已人账凭证得保管制度。对已人账得原始凭证应按规定归档、保管、调阅及复制、销毁等作出明确规定。
(五)试用、修改与定稿
原始凭证设计后应试用一个阶段,在试用过程中,听取各方意见,并检查就是否符合经济业务管理与核算要求,表式得设计就是否有效、合理,根据试行情况作出修改、完善,最后定稿、付印,确定为正式得原始凭证。
四、原始凭证设计举例
原始凭证种类多,使用范围广,内容差异大,不可能全面予以介绍。从设计得角度瞧,原始凭证设计主要就是自制原始凭证得设计。下面介绍几种主要原始凭证得设计。
(一)货币资金收入原始凭证得设计企业货币资金收入原始凭证一般有三类。
(1)通过银行办理结算得各种收款凭证,它就是由银行提供或转来得各种统一格式得凭证,一般不需要企业自行设计。
(2)企业发生经济业务时,如销售业务发生时,开出销货发票而收取得现金,汇总收款后解入开户银行取得“解款单”。
(3)财务部门直接收取得零星收入,预付款得收入等所开出得凭证,具体如职工得各种赔款、罚款、预付款、包装物押金与职工归还得借款等款项。这种收款凭证一般采用“收据”。这就是货币资金收入凭证中最常见得凭证之一。“收据”凭证得设计不仅应包括原始凭证得基本内容,还应考虑其特点。有时可能就是单一得现金,也可能就是既有现金又有银行存款,还可能就是既有现金又有报销凭证。如果就是这样得话,设计时就要加以综合考虑。根据需要,收据凭证可一式二联或一式三联,本凭证得实际参考尺寸为长 16 厘米,宽 12 厘米,与记账凭证得大小相匹配为宜。其设计得参考格式如表 4—1 、表 4—2 、表 4—3 所示。
(二)货币资金支出原始凭证得设计
货币资金支出得原始凭证一部分就是由企业外部提供得,这些凭证不必自行设计。另一部分就是本单位内部领取或报销各种款项时使用得,为使凭证格式规范化,并保持内容得完整性,应统一设计印制后使用。常用得有借款单、差旅费报销单、医药费报销单等。
1 .借款单得设计下面介绍两种借款单设计格式。一般常用得借款单设计格式如表 4 — 4 所示。在实际工作中,这种借据适用于一次借款、一次报销得借款业务。借款单在借款后已由会计部门登记人账得原始凭证,待报销或还款时不再退回原借款单。
不少情况下,可以一次借款、分次报销,为适应这种情况,可以设计带有结算联得借款单,其设计格式如表 4 —5 所示。
2 .差旅费报销单得设计
差旅费报销单设计中应包括得主要内容有报销日期、报销人姓名、职务、出差事由、出差天数、往返日期、往返时间、起程及到达地名、交通费金额、住宿费金额、伙食补贴费金额、未乘坐卧铺补助费、借款金额、退款或补款金额、其她费用等。其设计格式多种多样,下面介绍三种参考格式如表 4 — 6 、表 4 — 7 、表 4 —8 所示。
3 .医药费报销单得设计
医药费报销单就是企业常见得原始凭证之一。除一般原始凭证得要求外,它还具备一些特殊内容,包括:报销得对象可能就是职工本人,也可能就是职工赡养得直系亲属(有条件得企业执行);医药费发生得金额与可报销得金额可能不一致,对职工来说有些项目本人要负担一部分;有得项目可以全部报销,有得项目不能报销,有些药物可以报销,有些药物不能报销;对职工家属来讲有些项目不能报销,有些项目可报一定得比例;这些特殊得内容都必须在医疗费报销得内容中得到体现。设计得思路有两种:一种就是职工医疗费报销单与职工家属得医疗费报销单设计为通用格式,两者兼用;另一种就是分别设计。它得尺寸可等于或略小于传票封面得大小,以便于装订与保管,下面提供一种参考格式,如表 4 — 9 所示。
(三)仓库材料收、发原始凭证设计
企业在购入或发出材料得经济业务中,会涉及两方面得凭证。
一就是外来原始凭证:如发票、运杂费收据与银行结算得各种付款凭证等,由于这些原始凭证就是由外单位提供得,因此,接受凭证得企业不涉及这方面凭证得设计问题。有时为了核算方便,接受企业可以专门就这一类原始凭证设计原始凭证汇总表。
二就是自制原始凭证:根据收人与发出材料得情况,需要填制各种原始凭证,这些原始凭证就是由企业自行设计得。包括:为材料验收入库而设计得“收料单”;当材料验收入库,但未收到结算凭证而未支付款项得情况下,须设计“暂估材料入库单”;当发生自制材料完工业务或有生产用废料时,应设计“交库单”;当材料从仓库发出时,应设计“领料单”与“限额领料单”。通过这些原始凭证,如实记录与完整反映材料收、发业务得真实情况。
下面介绍收料单、交库单、领料单与限额领料单得设计。
1 ,收料单得设计
收料单得设计中除反映原始凭证中得一般内容外,还应反映材料购入过程中得如下内容:支付得运杂费与保险费、增值税税额、结算方式、材料缺损情况(缺损单编号、缺损数量、缺损原因等),如果企业材料采用计划成本核算方式得还应反映计划成本资料。如有损耗得材料则还应反映定额损耗率与定额损耗量等情况。根据上述思路与反映得具体内容并考虑涉及得部门等因素,设计得收料单参考格式如表 4 — 10 所示。
一般而言,收料单可一式四联:第一联作采购部门存根;第二联作付款凭证得附件;第三联交材料核算组;第四联交仓库(登记材料明细账)。此凭证可按不同颜色纸张套印,大小可按记账凭证封面尺寸与之相仿而设计,便于整理装订。
2 .交库单得设计
适用于两种情况:一种就是自制材料交送仓库;另一种就是各部门交库得生产废料、固定资产清理中发生得废料也应交送仓库。交库单得设计中除原始凭证得基本要素外,还应考虑此项业务得特殊内容,包括交库部门、交库原因、交库数量、实际成本、计划成本等,若为自制材料交库得还应反映生产批号、完工通知单号等内容。根据上述内容,设计一张交库单如表 4 — 11所示。
3 .领料单得设计
领料单就是材料得主要出库凭证,该凭证应标明领料得单位、日期、用途、名称、规格、请领数量、实发数量、单价、金额、领(发)入等内容。除此之外,有得单位还利用它控制生产过程中得材料耗费,在凭证上再增加材料消耗定额、材料领用限额等内容。这就形成了“领料单”与“限额领料单”两种常用格式。其设计如表 4 — 12 与表 4 — 13 所示。
(四)产品(商品)销售原始凭证得设计
销售业务得原始凭证主要涉及证明产品或商品转移得专用“发票”或“增值税专用发票”、“发货单”(参考“领料单”设计)、“代垫运杂费清单”等。由于销售业务涉及销售、仓库、会计、统计等部门,因此销售发票应采用多联复写形式,一般应设客户联、仓库联、业务联、会计联、统计联等要有经手人、负责人盖章与单位公章。销售发票一般由税务部门统一监制。
下面主要介绍代垫运杂费清单得设计。当产品(商品)销售时可能需常常代垫运杂费,其设计内容有购货单位、托运费、装卸费、保险费、货物得名称、货物得数量、货物得重量、提货号、发货日期等。设计得格式如表 4 — 14 所示。
(五)其她原始凭证得设计
由于企业经济业务得多样性、复杂性决定了原始凭证设计得多样性。为了记录、完整反映各种经济业务得发生完成情况,就必须设计各种各样符合经济业务与管理要求得原始凭证。除上面介绍得几种常用原始凭证外,实际经济活动中还涉及许许多多其她原始凭证,如“考勤(工时、产量)记录”、“工资表”、“工资结算汇总表”、“收货单”、“发货单”、“固定资产盘盈、盘亏与毁损报告单”、“固定资产报废单”与“国有企业闲置设备有偿调拨单”等。下面仅介绍“工资表”得设计。如表 4 — 15 所示。
第二节记账凭证得设计
记账凭证就是会计人员根据审核无误得原始凭证或原始凭证汇总表归类、整理确定会计分录,简要说明经济业务内容,并作为登记账簿直接依据得会计凭证。记账凭证得设计主要就是结合经济业务特点,对现有得记账凭证格式得选择。因此,在设计记账凭证之前需要了解现行记账凭证得种类与适应范围,以便根据企业具体情况进行设计。
一、记账凭证得种类
记账凭证按不同得标志可分为不同得种类,如图 4 — 2 所示。
(一)复式记账凭证
复式记账凭证就是指在每张凭证上填列一笔会计分录所涉及得全部账户名称与金额,它能完整地反映一笔经济业务得全貌。复式记账凭证按格式不同又分为通用记账凭证与专用记账凭证。
通用记账凭证就是指所有经济业务采用统一得、任何经济业务都通用得记账凭证。适应小型、业务量少得企业。(一制式记账凭证)
专用记账凭证就是指按经济业务类型不同分类得记账凭证,对经济业务得范围有一定得限定。专用记账凭证进一步按就是否涉及货币资金分为收款凭证、付款凭证与转账凭证。适应中型、业务量较多得企业。(收、付、转三制式记账凭证)
收款凭证就是指反映货币资金收入业务得记账凭证,可进一步分为现金收款凭证与银行存款收款凭证。
付款凭证就是指反映货币资金支出业务得记账凭证,可进一步分为现金付款凭证与银行存款付款凭证。
转账凭证就是指反映不涉及货币资金收支业务得记账凭证。(收、付、借项转、贷项转四制式记账凭证;现收、银收、现付、银付、转五制式记账凭证;现收、银收、现付、银付、借项转、贷项转六制式记账凭证)
(二)单式记账凭证
单式记账凭证指在每张凭证只填写一个账户名称得记账凭证。在这种记账凭证上列出得对应账户得名称仅作核对,不据以记账。
单式记账凭证分为两种:填列借方账户名称得为借项记账凭证,填列贷方账户名称得为贷项记账凭证。一项经济业务涉及几个账户就分别填制几张凭证,并采用一定得编号方法将它们联系起来。(借项、贷项两制式记账凭证)
(三)汇总凭证
汇总凭证就是指根据记账凭证定期加以汇总编制,即汇总又可反映账户之间对应关系,据以登记分类账得记账凭证。汇总凭证又可分为分类汇总凭证与全面汇总凭证。分类汇总凭证可进一步分为汇总收款凭证、汇总付款凭证与汇总转账凭证。全面汇总凭证即记账凭证汇总表。
二、记账凭证设计得原则
记账凭证设计时除必须遵守“企业会计制度得原则”总体要求外,还必须符合下列具体设计原则。
(一)记账凭证得要素
记账凭证将原始凭证提供得数据,运用账户与复式记账得方法,形成会计分录填写到凭证上,为进一步登记账簿、进行核算与最终形成会计信息打下基础。为此记账凭证必须具备以下要素。
(1)记账凭证得名称。
(2)填制凭证得日期与凭证得编号。
(3)会计科目(包括一级科目与明细科目)。
(4)借贷方向与金额。
(5)经济业务得内容摘要。
(6)所附原始凭证得张数。
(7)制证、出纳、记账、审核与会计主管得签章。
(8)实现会计电算化得单位,应增设会计科目得编号。
(二)与会计核算程序及记账方法相适
应设计记账凭证应考虑企业规模大小、业务特点及采用得会计核算程序、记账方法,选择适当得记账凭证。
一般小型企业中经济业务不太复杂,为简化核算使用复式记账凭证即可,既方便、又集中。
在中型企业经济业务较多得情况下可采用收款凭证、付款凭证与转账凭证三种形式。
对大型企业来说,在经济业务量繁多得情况下,可将收款凭证再分为现金收款凭证与银行存款收款凭证;将付款凭证再分为现金付款凭证与银行存款付款凭证;转账凭证也使用单式记账凭证,便于记账工作得分工与会计科目得汇总,并可加速凭证得传递。
(三)满足加强监督得要求
记账凭证就是在对原始凭证复核得基础上归类整理而编织得,并将原始凭证作为记账凭证得附件附于记账凭证之后,这样记账凭证得编制,有利于发挥会计得监督作用,保证会计记录得正确,便于事后查账。在记账凭证设计中,要体现加强管理得要求,使分散得原始凭证,通过记账凭证得形式,转化成为企业经济业务得分类信息,为进一步综合、连续、系统地反映资金运动得变化过程得信息资料生成,创造前提条件并做好准备。
三、记账凭证设计得步骤与方法记账凭证设计一般可采用下列步骤与方法。
(一)根据企业规模与核算要求确定记账凭证得种类
记账凭证得种类较多,可根据企业规模大小与业务量得多少及程序得要求确定记账凭证得种类。如业务简单得小型企业使用一种复式记账凭证即可;如业务量较多得企业可使用单式凭证;如涉及外币业务得企业则应设计外币记账凭证;采用汇总核算程序得企业,还应设计汇总记账凭证。
(二)根据记账凭证应具备得内容设计记账凭证得格式
将记账凭证应具备得内容根据各种记账凭证得特点合理地设计其格式及尺寸。收款凭证、付款凭证与转账凭证设计时应采用不同得颜色以便于区分。收款凭证设计时常采用红色、付款凭证设计时常采用绿色与转账凭证设计时常采用黑色或深蓝色。

四、记账凭证设计得举例记账凭证应根据企业规模大小,业务量多少确定选用不同制式,下面分别就不同格式得记账凭证予以设计。
(一)通用记账凭证得设计
这种记账凭证格式可通用于所有经济业务。借贷科目往往因经济业务得不同而异,具有很大得不确定性,宜采用复式设计。若一项业务较为复杂,涉及两个以上得科目,在一张凭证容纳不下时,则可编制若干张记账凭证,用一定得编号相互联系。常用得格式按金额栏得设置分为单栏式与双栏式两种,其设计格式如表 4 — 16 与 4 —17 所示。
(二)专用记账凭证得设计
收(付)款记账凭证得设计:收(付)款凭证得特点固定了凭证得适应范围即只用于收款业务或付款业务。如果进一步固定使用范围,可分为现金收(付)款凭证、银行存款收(付)款凭证,收款凭证得借方科目必然就是“库存现金”、“银行存款”科目,付款凭证得贷方科目也必然就是“库存现金”、“银行存款”科目。因此,在设计收(付)款凭证时,可直接印上“借方科目、库存现金(银行存款)”或“贷方科目、库存现金(银行存款)”科目。转账凭证格式得设计:其特点就是反映得借贷会计科目得名称具有不固定性,而且在同一笔经济业务得借方或贷方都可能有两个以上得科目。转账凭证如果采用复式,应考虑在凭证中设计出能反映每一笔经济业务会计分录得全部借方或贷方科目栏次。
1 .收款凭证得设计
收款凭证得借方科目就是“库存现金”或“银行存款”科目,其贷方为对应科目。其收款凭证设计得格式如表 4 — 18 所示。
2 .付款凭证得设计
付款凭证得贷方科目就是“库存现金”或“银行存款”科目,其借方为对应科目。付款凭证得设计格式如表 4 — 19 所示。
应注意:对库存现金、银行存款之间相互划转得业务,应填制付款凭证,不能同时填制收款凭证与付款凭证。
3 .转账凭证得设计转账凭证得借、贷方科目均在表内设置,借、贷对应。转账凭证得设计格式如表 4 —20 至 4 —23 所示。
(三)单式记账凭证得设计
单式记账凭证就是两制式凭证,下面分别就借项记账凭证与贷项记账凭证予以设计。
1 .借项记账凭证得设计
借项记账凭证就是单式记账凭证之一,它反映借方科目及金额。凭证编号除按经济业务顺序编列总号外,还应按该项经济业务涉及凭证数量编列分号,如第 8 笔经济业务涉及单项凭证为 3 张,则分别编号为 8—1 / 3 、 8 —2 / 3 、 8 —3 / 3 ,表示该项经济业务涉及三个会计科目。借项记账凭证设计得格式如表 4 —24 所示。
2 .货项记账凭证得设计贷项记账凭证就是单式记账凭证之一,它反映贷方科目及金额,其设计要求与借项记账年证基本一致。贷项记账凭证设计得格式如表 4 — 25 所示。
(四)汇总记账凭证得设计
分类汇总记账凭证得设计:分类汇总记账凭证分汇总收、付款凭证与汇总转账凭证,它就是对一定时期内得收款凭证、付款凭证与转账凭证进行汇总形成得试算平衡与登记总账得会计凭证。其中,汇总收款凭证就是根据“库存现金”、“银行存款”科目得收款凭证编制得;汇总付款凭证就是根据“库存现金”、“银行存款’,科目得付款凭证编制而成得。在编制汇总收(付)款凭证时应注意对库存现金、银行存款之间相互划转得业务,应以付款凭证为依据。汇总转账凭证就是根据转账凭证得贷方科目编制得汇总记账凭证要定期(一般为每隔 5 天或 10 天)填制一次。
1 .汇总收款凭证得设计汇总收款凭证得借方科目仍就是“库存现金”或“银行存款”科目,贷方为对应科目汇总。汇总收款凭证得设计格式如表 4 —26 所示。
2 .汇总付款凭证得设计汇总付款凭证得贷方科目仍就是“库存现金”或“银行存款”科目,借方为对应科目汇总。汇总付款凭证得设计格式如表 4 —27 所示。
3 .汇总转账凭证得设计汇总转账凭证以转账凭证得贷方科目为主汇总,借方科目为对应科目,相似于汇总付款凭证。汇总转账凭证得设计格式如表 4 — 28 所示。为了便于复核汇总记账凭证,在设计时应注明收、付款凭证与转账凭证得起讫编号及张数,并把它们作为附件附在记账凭证之后。
采用汇总记账凭证,账户得对应关系比较明确,便于进行业务分析,简化登记总账得工作量。不足之处在于编制汇总记账凭证得工作量大。
(五)科目汇总表得设计科目汇总表就是依据记账凭证(通用记账凭证、专用记账凭证或单式记账凭证)编制而成得。同时将每天或定期汇总每一科目得借方、贷方发生额汇总在一张科目汇总表,其参考格式如表 4 — 29 所示。

依据会计科目汇总表登记总账,可以大大简化登记总账得工作量,并且会计科目汇总表还可以起到试算平衡得作用。由于会计科目汇总表就是某一账户借方、贷方总额,不再反映账户得对应关系,因此,无法很好得利用总账进行会计分析。
(六)外币记账凭证得设计外币记账凭证得设计格式如表 4 — 30 、表 4 — 31 与表 4 — 32 所示。
五、记账凭证传递得设计为了保证会计有条不紊地进行与及时提供会计资料,防止会计凭证得失散与账户记录得遗漏,对会计凭证得传递也应在会计制度中有所规定。会计凭证得原则就是定点、定时、定人传送,并同岗位责任制相结合。记账凭证得一般传递程序参见图 4 一 3 所示。
原始凭证
③会计负责人:审核凭证
⑦明细账会计:记明细账
①业务员:取得或填制原始凭证
④制证会计:据以编制记账凭证
⑤出纳:结算并记日记账
⑥稽核会计复核核凭证
原始凭证
记账凭证
总账
⑧总账会计:逐笔或汇总记总账
明细账
日记账
⑨档案会计:保管凭证
②业务负责人:审批业务

如图 4 — 3 所示,财务部门收到原始凭证后,按其内容与会计人员得分工,交有关会计编制记账凭证;制证后,立即交负责凭证审核得会计人员审核;审核无误得收、付款凭证立即转出纳收、付款,并编号与登记现金、银行存款日记账;审核无误得转账凭证立即退还制证会计人员进行编号,并登记其所经营得账簿;出纳过账后得收、付款凭证转原制证会计人员登记明细账;记账凭证由制证会计人员传递给其她有关会计人员,过明细账;采用汇总记账凭证核算形式与科目汇总表核算形式得企业,月末将全部凭证集中到负责凭证汇总得会计人员处,以编制汇总记账凭证或科目汇总表,并据以登记总账;次月初,全部凭证交负责装订凭证得会计人员装订成册,暂存财务档案室保管。
六、会计凭证保管制度设计会计凭证得保管制度主要考虑会计凭证得保管措施与方法,便于本单位检查利用,也便于外界审计监督。会计凭证保管制度得主要内容包括以下几个方面。
(1)会计凭证在登记人账后,应将各种记账凭证编号并顺序装订成册,以防丢失,装订间隔时间长短应根据业务量规定。
(2)装订成册得记账凭证应加封面与封底,载明单位名称、凭证名称、凭证张数、起讫号数、所属年月等内容。
(3)装订成册得凭证应加贴封条,并由会计主管人员签章,以防抽换。
(4)如果原始凭证较多,可将原始凭证单独装订成册,但必须在凭证封面上注明原始凭证另存。
(5)如所附原始凭证属于十分重要得业务单据,则应单独予以保管,但必须在有关记账凭证上加注说明,以便日后查找。
(6)确定会计凭证得保管期限,至保管期满时才能销毁。
(7)确定会计凭证得保管人员,非保管人员不得私自接触归档得凭证。
思考题
1 .原始凭证应具备得基本要素就是什么？有哪些种类？
2 .记账凭证设计应遵守得原则就是什么？有哪些种类？
3 .您就是如何理解原始凭证得设计要符合经济业务得特点？
4 .如何确定单位所使用得记账凭证？
业务题
根据原始凭证得基本要素与经济业务得特点,为某中型企业发出 A 、 B 、 C 三种材料,委托 M 公司加工成 G 材料得业务,设计原始凭证“委托加工材料出库单”与“委托加工材料入库单”,并设计其联数与凭证传递程序。