电子邮件的写作技巧.ppt

电子邮件的写作技巧,2012年,电子邮件的逻辑很重要,1,一封糟糕的电子邮件,主题：我们的执行报告及相关材料,米勒先生：您好!,我是纽约ABC互动传媒的销售助理迈克。通过对贵公司和我公司共同的潜在客户群进行仔细研究，我公司创建了一份评估及执行报告。这份报告有多种不同的格式，希望您有时间看一下。贵公司是个很大的零部件生产商，在我们的客户群中，也有许多零部件厂商及相关企业，我公司为他们提供零部件装配服务（Century Manufacturing 就是其中之一，该公司也是贵公司的供应商，他们的业务经理肯斯坦内建议我与您联系）。我公司的网址是www.retooler.org（支持Microsoft Outlook 和 Mozilla F2irefox），您在网站上能找到更详细的信息。登录该网站，单击“客户列表”菜单栏。浏览第16个项目曾经合作过的零部件企业。单击此图标，可以看到我将要和您讨论的公司的列表。关于这些公司，我希望能有机会和您讨论一下。我希望您能尽快与我电话联系，也希望能有机会就这些公司的情况与您交流意见。我的电话是606-555-5555。,另外和您说一下，我们的客户参考资料质量很高，如果您能尽快联系我，我相信您肯定不会失望的。,迈克康韦,原稿,在上面这封邮件中，如果你单击了,“,发送,”,按钮，收信人此生就不会再打开你发送的其他邮件了（进一步说，假设他通过你发送的冗长的邮件记住了你的名字的话，这个人就再不会与你打交道了）。,另外，在这封邮件中，你是否注意到一条重要的信息,“,肯,斯坦内,”,最有可能使收信人做出积极回应的信息，被深埋在了最不可能被繁忙的执行总裁发现的地方。,主题：肯斯坦内,就职于Century Manufacturing的是我们公司的客户之一，他建议我和您见一面，讨论一下今年的零部件装配计划。,周二下午2点在您的办公室见，好吗？,公司主页：www.retooler.org,办公室电话：978-555-5550,移动电话：978-555-5550,家庭电话：978-555-5050,迈克康韦,修改后,在修改后的邮件中，,“,肯,斯坦内,”,这条信息位于邮件的标题行,最容易被收信人（执行总裁）看到的地方。,同时，我们也注意到修改后的邮件没有花费大量的笔墨回答收信人心中潜在的问题。,写好电子邮件的四项策略,2,1,.选取一个,引人注目,的标题,2,.内容,简明扼要,3,.在邮件正文中提到,收件人的名字,。否则，他会认为这封邮件同时群发给了很多人,4.在邮件中附上,公司全称,和,具体地址,3,回答三个问题：,邮件应该写,多长,？,邮件内容应该有,多详细,？,邮件应该有,多正式,？,邮件应该写多长？,最好的,答案,能写多短就写多短,邮件的正文部分（不包括标,题行和署名部分）的长度最,好控制在,2-3个句子,最好让邮件短到一眼,扫过去就能看懂其大意,在通常情况下，我只会读我客户或者与我有亲缘关系的人发来的长邮件。如果是其他人，我要么整篇都不看，要么只看开头和结尾，然后决定怎么回复。,坦率地讲，你也很可能这样做。也许你只会读你的客户、老板或亲戚发来的长邮件。更进一步说，即使是和我们关系密切的人发来的邮件，我们也不会把每句话都看得很仔细。,？,邮件内容应该有多详细？,邮件内容应该,涉及,相关细节,并且,突出,某些具体细节,邮件应该有多正式？,对于大多数人来说，邮件在一定程度上代替了口头交流。,如果是在公司内部发邮件,我们可能会像在饮水机旁闲聊那样,随意,如果给陌生人或者,仅仅有过电话联系的人发邮件,我们就应该显得更,正式,一些,因此，我们应该把邮件看做是,相对正式的文件,。,4,对标题行给予更多的关注,标题行是邮件中最重要的部分,它的好坏决定了收件人是否会打开并阅读邮件的正文部分,主题：文章,发件人是否要求我给他发送一篇文章？,还是要就一篇文章采访我？,还是向我索要我曾经写过的一篇文章？,关于标题的例,子1,主题：明天,这是一个孤立、和正文部分没有任何联系的标题。,看一下这个标题，通常情况下，当我们看到邮件的,关于标题的例,子2,首先能知道标题的内容，在这个标题中为,“,明天,”,；,然后能通过标题识别出邮件是由谁发来的。如果能识别出来，,就说明这个标题很好，因为它能吸引我们读下去，看看这个人,明天到底要做什么。,标题时能看明白两点：,主题：6月23日见面,这个标题好就好在它直接回答了所有看信者在打开,关于标题的,例子3,这个标题一下就能引起别人的注意，因为这个简短,邮件之前心中存在的问题，,“,我有必要看它吗？,”,的标题中涉及了一次会面。,秘密武器,项目符号,5,文字本来就很枯燥，大量的文字堆积在一起就显得更枯燥了。大段大段的文字会让读者费解。,人们容易接受视觉刺激，更喜欢看图形。在电子邮件中，图形就是项目符号，应该把它作为你的秘密武器。,两个特点,你应该让邮件变得更加私人化、简单化，要学会如何使用秘密武器：项目符号。,项目符号与幻灯片或其他演示工具中的图片或动画的效果是一样的。但是项目符号在邮件中更便于使用。学会使用项目符号,一个糟糕的汇报者,假如他使用了项目符号,收件人：吉姆客户,发件人：迈克销售人员,主题：即将来临的陈述,吉姆：,我打算在5月3日给您所在地区的副总裁做当面陈述，就您的要求，我谈一下此次陈述的意义。首先，他可以加深对我的了解，熟悉我的个人风格。其次，我将以我25年的经验讲述这个项目的核心原则。最后，我可以当场回答提问，如果副总裁有什么问题，我可以当面给予解答。吉姆，我觉得这种做法是可行的。我想把此次活动安排在5月3日，您觉得如何？,迈克,收件人：吉姆客户,发件人：迈克销售人员,主题：即将来临的陈述,吉姆：,我打算在5月3日给您所在地区的副总裁做当面陈述，就您的要求，我谈一下此次陈述的意义。我希望您能就此问题和董事会进行讨论。,首先，您所在地区的副总裁可以加深对我的了解，熟悉我的个人风格。,其次，我可以展示一下电话销售培训所需的设备，这是此培训项目的一个重要部分。,最后，我可以当场回答提问，如果大家有什么问题，我可以当面给予解答。,吉姆，我觉得这种做法是可行的。我想把此次活动安排在5月3日，您觉得如何？,迈克,你发现二者的不同了吗？,两封邮件传达的是同样的信息，但是通过使用项目符号，第二封邮件看起来更清晰明了。,邮件越清晰明了，就越能引起读者的阅读兴趣，也就越有可能得到回复。,6,署名的使用,你所在公司的名称以及关于你的公司的产品、服务信息，最好出现在邮件的最下方。这就是,邮件的,“,署名,”,部分,。,如果一个人有上百封的邮件需要处理，他有时会忽略邮件的正文部分，而只关注署名部分。为什么会出现这种情况呢？因为人们习惯于一下子跳到信息的结尾处看最关键的内容。我们想直接进入主题，于是我们单击,“,下一页,”,按钮，或者拖动鼠标到邮件的结尾处。这意味着,经常收到大量邮件的人，对邮件结尾处的署名部分会给予更多关注,。,7,常见的邮件错误,错误1：,并未提出或确认下一步行动,错误2：,愚蠢的标题行,从标题行看，好象发件人已经得到了什么。,标题行中提到的熟人，收件人并不认识。,为了吸引他人的注意力，标题中使用了黄色笑话或者脏话。,标题类似于,“,我怎样才能与你取得联系呢,”,。,谎言（例如，,“,我们拾到了你的钱包,”,）,错误3：,把别人的名字、公司名称或职位搞错,错误4：,发送错误的附件,错误5：,正文中提到了附件，却忘记发送附件,错误6：,咒骂和讲黄色笑话,错误7：,开一些不算下流，却也不太恰当的玩笑,错误8：,在邮件中只写一个词,即便是回复一封只有一个词的邮件，而且对方能明白你的意思（这也不一定），你这样做也很可能被看做是傲慢无礼的。,在正文中多写几个字，而不是简单地写上,“,是,”,或,“,不是,”,。,错误9：,发怒,错误10：,使用带有性别歧视和种族歧视的语言，,即使是玩笑话,当你生气时，不要给客户发邮件。,永远不要通过给客户发邮件来发泄自己的怒气。,错误11：,使用大段的文字,你需要把大段文字分解并使用项目符号。,错误12：,发错邮件,当你回复别人发来的问卷或评论时，如果你不打算把你的回复发送给所有收到这封邮件的人，就不要使用,“,全部回复,”,功能。,在类似情况下，盲目抄送信息是邮件使用中存在的常见问题。垃圾邮件泛滥的原因之一就是，我们有时会把邮件抄送给那些与被讨论的问题不相干的人。,错误13：,引起多方争论,当你提出一个非常有争议的话题，而且你必须把这封邮件发给多个人时，你必须考虑一下，你是否希望所有收件人都能给其他收件人回复。,错误14：,言行古怪,邮件有个很有趣的特点：它很容易让人产生误会。,在单机,“,发送,”,按钮之前，你要反复阅读你写的东西。不要让对方觉得你很古怪。,在邮件的世界里，你无意中说得一些话就足以让对方认为你是一个怪人。,不要使用反语或带有讽刺性的语言，要确保你所写的东西不会让人产生误会。,错误15：,长篇大论,如果你想表达的意思在一页纸上写不下，并且不想发送附件，我建议你打电话。,错误16：,在愤怒时发送信息,永远不要在愤怒时给客户发邮件。,附注：交流的多种手段,霍华德,加德纳,著,作者在这本,书中,的,突破性发现,：,人类有七种不同的智能,。,我们依赖七种不同的智能，而不是其中的一种，而每个人的每种智能都是不同的。,基于上述观点，邮件这种交流方式并不能充分利用人的智能系统。事实上，它只利用了加德纳博士所列举的智能系统的很小一部分。,人类,的,七种智能,1.,语言智能,这种智能与我们如何使用语言有关。那些天生的作家在这方面是有天赋的。很明显，当你写电子邮件时是需要利用这种智能的。,2,.,音乐,智能,加德纳博士指出某些人在乐感方面比较突出,。,3,.,数理逻辑智能,数理逻辑智能突出的人对抽象的事物比较敏感，善于探索和发现新事物，善于分析、分解和解决问题。,4,.,视觉和空间智能,这种智能能使人理解空间事物。,5,.,身体运动智能,加德纳博士认为这种智能与人的身体活动及维持身体平衡密切相关。,6,.,自我认识智能,这种智能对于曾经写过或收到过情书的人来说是比较熟悉的，它与表达感情和感觉相关联。想象一下伟大的诗人、作家和剧作家取得的巨大成就，你就知道这种智能的潜力有多大。,7,.,人际关系智能,不要把这种智能与自我认识智能混淆，因为后者指的是个人内心的情感和感受，然而人际关系智能指的是与他人的关系。人际关系智能高的人大多会成为强有力的领导。,加德纳博士的理论体系能够使我们更好地了解人的思维，也是我们意识到采用多种交流方式的必要性。,对于一些人，或者是大部分人来说，面对面的交流和语音交流是他们智能系统的不可或缺的组成部分,。,谢 谢！,