教你如何整理电脑文件.ppt

标题文本样式：微软雅黑,/28,号,Arial/28pt,第一级内容文本样式：微软雅黑,/20,号,Arial/20pt,第二级内容文本样式：微软雅黑,/18,号,Arial/18pt,第三级内容文本样式：微软雅黑,/16,号,Arial/16pt,第四级内容文本样式：微软雅黑,/14,号,Arial/14pt,第五级内容文本样式：微软雅黑,/12,号,Arial/12pt,*,标题文本样式：微软雅黑,/28,号,Arial/28pt,第一级内容文本样式：微软雅黑,/20,号,Arial/20pt,第二级内容文本样式：微软雅黑,/18,号,Arial/18pt,第三级内容文本样式：微软雅黑,/16,号,Arial/16pt,第四级内容文本样式：微软雅黑,/14,号,Arial/14pt,第五级内容文本样式：微软雅黑,/12,号,Arial/12pt,怎样拯救我们的,“,脑,”,今天围绕三个部分交流,怎样改进,为什么做,为什么要管好电脑文件？,工欲善其事,必先利其器,平凡不美,老板,这些悲催的情况有木有？,电话的一端,客户,要的,资料,怎么也找不到？,应聘人来了，收到的,面试简历,在茫茫的文件中分不清！,站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！,平凡不美,电脑文件最容易乱的地方在哪里？,我的文档,MyDocument,有木有？,系统中用户的文件夹,X:Documen-tsandSettings*,个人下载目录,X:Downloads,有木有？,桌面,Desktop,有木有？,平凡不美,文件管理的真谛,在于,文件方便,、,快速提取,科学地分类,和,规范化命名,是文件,管理的,精髓,所在,平凡不美,电子文件三要素,文件存放路径,电子文件分类,文件怎样存放才好,怎样快速找到文件,文件保存属性,电子文件,文件文件文件文件文件文件,文件文件文件,平凡不美,要素之一：文件存放路径,硬,盘,一棵树,分,区,大的枝桠,文件夹,分枝，,内嵌,文件夹,小枝桠,文,件,树叶，,同样把它当,城市,街道,路,小区,单元,房间,某一个文件所在的地方,：,分区,文件夹,子文件夹,文件名,，,路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径，,这个文件所在地地址就是由,分区，文件夹，子文件夹，文件名,组成。,平凡不美,要素之二：文件保存属性,存档,只读,隐藏,能看的！,能改的！,只能看！,不能改！,防修改！,一般你看不到,设置了才能看,可防错误删除,文件类型,格式,格式特征,纯文本文件,TXT,格式,格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少。,XML,格式,遵循,XML,技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换。,版式文件,PDF,格式,遵循,ISO/DIS 19005,文件管理 电子文件长期保存格式 第,1,部分,PDF1.4,的使用,(PDF/A-1,),，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。,CEB,格式,支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。,SEP,格式,支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。,要素之三：文件分类：常见电子文件格式,1,文件类型,格式,格式特征,格式化文本文件,RTF,格式,格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。,WPS,格式,支持数字签名、可向其他文本格式转换。,图像文件,TIFF,格式,支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。,JPEG,格式,遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。,GIF,格式,支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。,PNG,格式,支持无损压缩、格式透明、易于转换。,要素之三：文件分类：常见电子文件格式,2,文件类型,格式,格式特征,音频文件,WAV,格式,支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换,MP3,格式,遵循,GB/T 17191-1997,信息技术 具有,1.5Mbit/s,数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码,，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。,WMA,格式,内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。,视频文件,AVI,格式,支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。,MOV,格式,格式紧凑、易于转换。,MPEG,格式,遵循,GB/T 17191-1997,信息技术 具有,1.5Mbit/s,数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码,，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。,要素之三：文件分类：常见电子文件格式,3,如何去做,怎样改进,为什么做,平凡不美,电脑文件的,“,5S,”,管理,整理,(,S,eiri),、整顿,(,S,eiton),、清扫,(,S,eiso),、清洁,(,S,eiketsu),、素养,(,S,hitsuke),平凡不美,整理,Seiri,1S,盘符,固定化,整理,三要点,结构,科学化,存放,目视化,目标：,把需要的文件以,定位,、,定量,以便用最快的速度取得所需。,平凡不美,整理,Seiri,盘符固定化,1S,C:D:E:F:,四个盘符标准规划为：,操作系统盘,应用软件盘,工作文件盘,私人文件盘,本地磁盘,(C:),本地磁盘,(D:),本地磁盘,(F:),本地磁盘,(E:),计算机,盘符,固定化,整理,三要点,存放,目视化,结构,科学化,平凡不美,整理,Seiri,结构科学化,1S,适合的文件夹,(,科学地分类,),适中的层级数,(,结构的深度,),盘符,固定化,整理,三要点,存放,目视化,结构,科学化,工具软件,精选,PPT,参考文件,项目文件常用软件,控制文件夹,与文件的数目,50-100,个,项目管理,01-MyFiles-RS,02-MyFiles-YW,提交文件,03-MyFiles-LA,10-MyFiles-BB,调研文件,工作安排,终端支持,会议管理,人事管理,财务管理,商品管理,培训管理,平凡不美,整理,Seiri,存放目视化,1S,盘符,固定化,整理,三要点,存放,目视化,结构,科学化,文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是：,文件夹名,2,位数字,+,“,-,”,+,文件夹名,”,如：,“,01-,常用软件,”,、,“,02-,系统软件,”,。,文件名,2,位数字,+,“,-,”,+,文件名,如：,“,01-,演讲比赛,”,、,“,02,培训课件,”,。,这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。,一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：,“,20070801,演讲比赛,”,、,“,20070910,嵩山秋景,”,规范化地命名文件夹和文件,平凡不美,对把,有用,与,无用,的文件分开，再对,无用,的文件进行处理,整顿,Seiton,2S,进行整顿！,果断删除,!,平凡不美,定期,清除和归档,清扫,Seiso,3S,2,、定期清扫垃圾,1,、定期归档文件,安装目录,programfilestencentQQad,这里面是,QQ,广告,安装目录,programfilestencentQQflashshow,这是你的,QQ,好友的,QQ,秀文件夹，可以放心删除,装目录,programfilestencentQQflashshow 2,这是你的,QQ,好友的,QQ,秀文件夹，可以放心删除,安装目录,programfilestencentQQQQMusicMhirlCache,这里面的空间音乐的临时文件夹,这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！,桌面上下载的各种文件要处理并定期归档,将电脑保持在,无垃圾文件,、,桌面整洁,的状态,平凡不美,经过三个环节之后，怎样,保持,电脑文件井然有序？,结构,建立完善的文件结构,命名,规范化地命名文件夹,归档,周期性地将文件归档,1,2,3,清洁,Seiketsu,4S,软件,清洁,Seiketsu,4S,2,、安装软件,1,、下载软件,安装软件要安装在合适的位置，并且记住,这个位置。,卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻,底删除。,下载时，把软件存放在规划好的位置中；,资料,2,、归档资料,1,、下载资料,对资料要及时看阅，有用的要整理到分类,文件夹中（注意区分已完成和未完成的）,没有用的果断删除。,培养,每天,清洁的良好,习惯,？,下载的各种资料放在临时文件夹；,平凡不美,总结,思想,清理,环境,整理,电脑,管理工作,电脑,的空间因整理变大！,思想,的空间因总结变扩！,生活,的空间因清理变宽！,素养,Shitsuke,5S,理,平凡不美,素养,清洁,整理,整顿,清扫,小结：电脑文件管理的,”,5S,”,文件,架构,建,区别,文件,分,定期,归档,归,每日,整理,整,效果,不错,推,如何去做,怎样改进,为什么做,平凡不美,Skill 1,：发挥我的文档作用,1S,我的文档,能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存,/,打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。,利用,“,我的文档,”,中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。,我 的 文 档,平凡不美,Skill 2,：发挥快捷方式的便利,2S,如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择,“,创建快捷方式,”,，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。,当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。,平凡不美,Skill 3,：注意区分要处理的和已完成的,3S,当你看到一些,PPT,达人的分享时，可,以下载到一个临时的,“,temp,”,文件,夹中。,待有空时，仔细阅看,“,temp,”,中的,PPT,，对于值得收藏的作品，可以,按人名或分类地存放在文件夹中,及时地处理过期的文件，存放该保留,的，删除不需要的，是一个,好习惯,。,科学的电脑文件管理带来什么,平凡不美,好文件管理让我们工作更,轻松,和,高效,！,看，这就是我要找的文件！,访问快捷,清晰导航,科学的电脑文件管理,贵在坚持：,人总是相信自己的记忆,人总是很难坚持好习惯,最大的问题是：,平凡不美,光说不练,假,永远是,又会说又会练,的,把式,实践者,把式,真,分享与实践,说 明：,1,本,PPT,模仿,秋叶语录,的作品而成,2,本,PPT,属个人学习之作，切勿用于商业用途,3,欢迎交流、分享,4,求传播、求扩散,