第三章 职务分析与职务描述2.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第三章 职务分析与职务描述,第一节 职务分析的概念,第二节 职务分析的方法,第三节 职务分析的基本程序,第四节 职务描述书的编写,第一节 职务分析的概念,一、职务分析的含义,职务即工作，是指同类职位或岗位的总称。,职务分析又称工作分析，是全面了解一项职务的管理活动，也是对该项职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究过程，即制定职务描述书的系统过程。,工作分析,对,象,:,职位,以,系统,化的方式,来归集,分析特定职位,的工作內容,、工作,方法及,职责,等,相关信息,界定完成工作所須,具备的知识、,技能及人格,特质等,二、职务分析的意义,职务分析是企业人力资源管理五大基本功能中起核心作用的要素，是人力资源管理工作的基础。,工作分析是人力资源管理的基本工具,组 织 目 标,工 作 分 析,工作内容,任职资格,薪 酬,体 系,绩 效,管 理,培 训,员工发展,人员计划,招聘选拔,工作分析与其他人力资源管理职能的关系,三、职务分析的基本术语,（一）工作要素,Job Elements,指工作中不能再分解的最小动作单位。,（二）工作任务,Job Task,为了达到某种目的所从事的一系列活动。,（三）工作责任,Job Responsibility,个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。,（四）职位,Position,是指承担一系列工作责任的某一任职者所对应的组织位置，它是组织的基本构成单位，职位与任职者一一对应。,（五）职务,Job,组织中承担相同或相似责任的若干职位的总和。,（六）职位分类,将所有的工作职位，按其业务性质分为若干职组、职系（从横向上讲），然后按责任的大小、工作难易等分为若干职级、职等（从纵向上讲）。,（七）其他相关术语,、,职权指依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。,、,职业是在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。,四、职务分析所需资料背景资料 工作活动 工作行为,工作设备有形和无形物质绩效标准,工作条件人员条件,五、职务分析的战略性决定,（一）明确职务分析的目的,（二）界定职务分析的范围,（三）选择进行职务分析的人,（四）确定职务分析的时间,第二节职务分析的方法,一、访谈法,由职务分析专家与被分析职务的任职者就该项职务进行面对面的谈话。,（一）访谈,内容：,工作目标；工作内容；工作的性质和范围；所负责任；,所需知识与技能；其他内容,（二）访谈时应注意以下几点：,、,尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言恰当；,、营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到轻松愉快；,、应注意对被访谈人的启发、引导，但应避免发表自己个人的观点和看法；,访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录表。,二、观察法,运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质等，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结。,使用原则,1,）,被观察者的工作应相对稳定；,2,）适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作；,3,）要注意工作行为样本的代表性；,4,）观察人员尽可能不要引起被观察者的注意；,5,）观察前要有详细的观察提纲和行为标准。,三、问卷调查法,问卷调查法由人力资源部门设计或提供问卷，交给任职员工对有关工作内容、工作行为、工作特征和工作人员特征的重要性和频次做出描述或打分，然后对结果进行统计与分析，找出共同的有代表性的回答，并据此编写职务描述，再反馈该职务工作者的意见，进行补充和修改。,（一）职位分析问卷,（,Position Analysis Questionnaire,）,是一项基于计算机的、以人为基础的系统性职位分析方法。,PAQ(Position Analysis Questionnaire),、调查内容,6,大类别,资料投入,(,Information input),用脑过程,(,Mental processes),实体操作,(,Physical activities),人际关系,(,Relationships with other people),工作,环境,(,Job context),其他Other job characteristics),2,、计分标准：,使用程度、工作所需时间、对各部门及部门内各单元的使用性、对工作的重要程度、发生的可能性以及特殊计分。,3,、评价、剖析工作的五个维度,（）,具有决策、沟通与社交能力,（）,执行技术性工作的能力,（,）身体灵活度（）操作设备与器具的技能（）处理资料的能力,职位分析问卷的缺点：,1,、由于问卷没有对职位的特定工作进行描述，因此，职位行为的共同性就使得任务间的差异较模糊，所以不能描述实际工作中特定的、具体的任务活动。,2,、可读性不强，只有具备大学文化水平的人才能理解其中的项目，使用范围产生限制。,3,、耗时费力，成本高。PAQ,最适合的用途：,工作评价，进而决定该工作的工资等级和奖金。,（二）管理职位描述问卷（,Management Position Description,Questionnaire,）,这是一种结构化的，以工作为基础的，以管理型职位为分析对象的职位分析方法。,它包括,197,个用来描述管理人员工作的问题，划分为,13,个维度，涉及管理者所关心的问题、所承担的责任、所受到的限制以及管理者的工作所具备的各种特征,。,MPDQ(Management Position Description Questionnaire),1.,策略规划,2.,协调,3.內部控制,4.,产品和服务,責任,5.,公关,6.,辅导部署,7.自主性,8.,财务权限,9.,雇员服务,10.,监督,11.,复杂性与压力,12.,财务,責任,13.用人,权责,（三）综合性职务分析问卷,企业设计的问卷通常都是综合性的,设计问卷时，应注意：,1,、明确要获得何种信息，将信息化为可操作的问题,2,、每个问题的设计目的要明确，语言应简洁易懂,3,、调查可根据职务分析的目的加以调整,四、功能性职务分析法（,F,unctional,job,analysis,）,员工,究竟做了些,什么,才,会,把事情做好,？,透过,data,people,and things,Data,people,things,使用不同,资源,或能力,所有工作或多或少,运用,此,三种,能力,将这,些能力的,困难,度加以排序,（,0,1,2,3,.,），,0,代表最,困难,用,标准,化的,词句,來描述工作的內容,DOT,(Dictionary of Occupational Titles,),美国联邦政府,所,编写,的,DOT,包含 2000,种,工作,例如 166.117-018,第一,码,1 表示,专业,性的,第二,码,6 表示行政,类,第三,码,6 表示人事管理,第四,码 数据处理困难度,第五,码 人际关系困难,度,第六,码 实物,操作困,难,度,第七至九,码,其他分,类,用,应,用,FJA,为,每項工作配予9,码数,字,五、资料分析法,为了降低职务分析的成本，应当尽量利用现有资料，例如，现有的岗位责任制文本等，以便对每个工作的任务、责任、权力、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查奠定基础。,六、关键事件纪录法,关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。,关键事件记录包括以下几个方面：,1,、导致事件发生的原因和背景；、员工特别有效或多余的行为；、关键行为的后果；,、员工自己能否支配或控制上述后果。,七、实验法,指主试控制一些变量，引起其他变量的变化来收集工作信息的一种方法。,（一）,实验法的运用原则,、尽可能获得被试者的配合；,、,严格控制各种变量；,、,设计要严密；,、,变量变化要符合实际情况；,、,不能伤害被试者。,（二）实验法的具体操作,例如，装卸工装卸车上的货物，一般是四个人合作，,30,分钟可以装满一辆,10,吨的货车。在实验中，先由两个人合作，再由三个人合作，最后由五个人合作，任务都是装满一辆十吨的货车，看结果各用了多少分钟，哪一个组合效率最高。其中，合作的人数是自变量，装货的时间是因变量。,八、工作秩序分析法,工作秩序分析法一般用于非管理工作的描述。,工作秩序分析的方法之一就是动作时间研究，其目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完成时间，将工作中所有任务的完成时间相加得到工作完成所需的标准工作时间。,九、工作日记法,指由任职人员自己记录下每天活动的内容。,该方法省时方便，但是使用范围较小：,任职者可能每天记日记感到厌烦；,任职者有时夸大工作任务，影响信息准确性；,增加了任职者的工作负担。,第三节 职务分析的基本程序,Steps,in Job Analysis,Select Jobs for Analysis,Determine What Information to Collect,Determine How to Collect the Information,Determine Who Collects the Information,Process the Information,Write Job Descriptions,Write Job Specifications,第三节 职务分析的基本程序,一、准备阶段,（,1,）组成由职务分析专家、岗位在职人员、上级主管参加的工作小组；,（,2,）确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性；,（,3,）利用现有文件与资料，对工作的主要任务、主要责任、工作流程进行分析总结；,（,4,）把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度；,（,5,）提出原来的任职说明书主要条款存在的不清楚、模棱两可的问题，或对新岗位任职说明书提出拟解决的主要问题。,二、调查阶段,（,1,）编制各种调查问卷和调查提纲；,（,2,）到工作场地进行现场观察，观察工作流程，记录关键事件，调查工作必需的工具与设备，考察工作的物理环境与社会环境；,（,3,）对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管人员、,“,典型,”,员工进行面谈，收集有关工作的特征以及需要的各种信息，征求改进意见；,（,4,）若有必要，职务分析人员可直接参与要调查的工作，或通过实验的方法分析各因素对工作的影响。,三、分析阶段,（,1,）,仔细审核、整理获得的各种信息；,（,2,）,创造性地分析发现有关工作和工作人员的关键成分；,（,3,）,归纳、总结出职务分析的必需材料和要素。,四、完成阶段,（,1,）根据职务分析规范和经过分析处理的信息草拟“职务描述书”,（,2,）将草拟的“职务描述书”与实际工作对比；,（,3,）根据对比结果决定是否需要进行再次调查研究；,（,4,）修正“职务描述书”；,（,5,）若需要，可重复（,2,）（,4,）的工作；,（,6,）形成最终的“职务描述书”；,（,7,）将“职务描述书”应用于实际工作中，收集应用的反馈信息，不断完善“职务描述书”；,（,8,）对职务分析工作本身进行总结评估，注意将,“,职务描述书,”,归档保存，为今后的职务分析工作提供经验与信息基础。,第四节 职务描述书的编写,Job,descriptions&,Job,specifications,工作分析所得的管理工具,Job descriptions,工作,说明书,记录,工作,内容,，方法,，责任，环境,，及,活动,可供,员工,及,该职位主管,参考,summarize the,duties,responsibilities,working conditions,and,activities,of a specific job,Job specification,工作,规范,记录担任该职位的任职者,所需,具备的资格与条件,describe the,qualifications,required to perform the job,职务描述书或,工作,说明书,一、,主要內容,Job,identification,工作识别,Job,summary,工作摘要,Responsibilities and,duties,职责,Authority,职权,Standards of,performance,绩效标准,Working,conditions,工作,条件,Job specifications,工作,规范,二、对职务描述书的编写要求,1,、清晰,2,、具体,3,、简短扼要,