制作漂亮EXCEL的七种方法.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,制作漂亮,EXCEL,的七种方法,目录,一、前言,二、制作漂亮,E,的七种方法,网上有很多关于如何制作漂亮的幻灯片的教程，而对,Excel,的美化则寥寥无几。实际上,Excel,不仅仅是一个电子,表格,软件，它的单元格容易控制样式，操作方便，因此使用,Excel,制作仅供阅读的电子文档也十分合适。这就要求文档制作者必须懂得一些基本技巧，以制作出赏心悦目的电子文档来。下面是我制作,Excel,格式电子文档时的一些经验，分享给大家。希望大家都能够制作出漂亮的文档。,前言,1.,选择合适的显示比例,。,中文字体通常使用宋体，而宋体在默认的,100%,状态下并不好看（如下图）。,相比而言，,85%,的比例就舒服很多。,75%,的比例略嫌小，不过当你有大量的数据,时，或者制作文字较多的文档时，,75%,的显示比例就比较合适。,85%,的比例很容易调节，只需在默认的,100%,状态下,按住,Ctrl,键并向上滚动滚,轮一次,即可。,75%,需要手动输入比例。比,75%,再小的显示比例会使文字变形，不,宜使用。另外,Excel,工作表保存后显示比例也会一起被保存，可以保证阅读者与你,看到同样的效果,制作漂亮,E,的七种方法,2.,背景网格线的取舍,。,Excel,默认情况下会显示灰色的网格线，而这个网格线会对显示效果产生很大的影响。如下图，同一张,表格,在有无网格线的情况下给人的感觉就完全不同,有网格线时给人一种,“,这是一张以数据为主的,表格,”,的心理暗示，而去掉网格线则会使重点落到工作表的内容上，削弱,表格,的作用。,去掉网格线可以在,工具,-,选项,中,视图,选项卡中去掉,网格线,，但这种方法依赖于阅读者的设置，所以最好选择另外一条路：,全选所有单元格,(Ctrl-A),并设置白色背景,。,因此，以,表格,为主的工作表可以保留网格线，而以文字说明为主的工作表则最好去掉网格线。,3.,设置适当的线宽,。,表格,线宽度也会极大地影响阅读者的心理。要,搭配使用粗细线,。最简便易行的方法就是,细内线,+,粗边框,（只需使用格式工具栏中的边框按钮两次即可做到）。全用粗线仿佛你在大喊大叫一样，感觉很粗鲁；而完全用细线又无法体现出,表格,的概念；而不用边线会让人觉得你的数据未经过精雕细琢。,另外，大片的小单元格聚集时,表格,线会干扰阅读者的视线，这时可尝试将小单元格的边线换成虚线。,4.,适当使用粗体，但别太过分,毋庸置疑，表头当然要用粗体。对于,表格,内的数据，原则来说不应当使用粗体，以免喧宾夺主。但也有特例，当数据稀疏时，可以将其设置为黑体，起到强调的作用。,粗体的使用也不宜泛滥，当一屏文字大部分都是粗体时，你就应当考虑考虑阅读者的感受了。,5.,给标题单元格加上背景色,。,毋庸置疑，单元格背景色按钮的最下一排颜色天生就是用作单元格背景的（下图中的红框部分）。,我通常的配色习惯是：横向表头,-,淡蓝色，纵向表头,-,浅绿色，普通单元格,-,白色，特殊单元格,(,如自动计算的单元格,)-,浅黄色，如下图所示。这样就能将各个单元格的功能区分开。,6.,尽量少用单元格结合,单元格结合的两个缺点：第一，在结合过的单元格前后插入新行时，新行的单元格不会自动结合，导致每一行的结合方式不一致；第二，有些情况下结合过的单元格中无法粘贴数据，带来不必要的麻烦。因此，当你制作收集数据的,表格,时，尽量不要使用单元格结合功能。,那么想要一个宽点的格子怎么办？实际应用中我发现，好多人使用单元格结合其实只是想要一个大一点的格子而已。其实拖动单元格标题可以改变单元格大小的，这个功能好多人都不知道么？,7.,标注的方法,给单元格做标注有两种方法。一种是右键单击单元格,插入批注,，编辑完成后再次右击,显示批注,即可。优点是使用方便，缺点是无法自定义样式。另一种方法就是自己画图形，我喜欢使用圆角矩形，设置背景色为浅色，并用同种深颜色作为边框色。,excl,表格,怎么加密,文件,另存为，弹出窗口后点右上角的常规选项。输入并确认密码后点保存，当问是否覆盖时点是即可。,EXCEL,图表处理,Excel,具有完整的图表功能，它不仅可以生成诸如条形图、折线图、饼图等标准图表，还可以生成较为复杂的三维立体图表。对各种财务数据进行图表处理，可以更直观地进行财务分析，找出工作表格不容易发现的问题，使得财务管理工作更为有效。,2.2.1,图表类型,Excel,提供了约,14,种标准图表类型，如面积图、柱形图、条形图、折线图、饼图、圆环图、气泡图、雷达图、股价图、曲面图、散点图、锥形图、圆柱图、棱锥图等，每种图表类型又都有几种不同的子类型。此外，,Excel,还提供了约,20,种自定义图表类型，用户可根据不同的需要选用适当的图表类型。,关于各种图表类型的具体情况，可单击工具栏上的,【,图表向导,】,按钮，或单击,【,插入,】,菜单，选择,【,图表,】,项，即可查看各种图表。,2.2.2,图表的建立,建立图表的过程非常简单，只要按照,【,图表向导,】,的有关说明，一步一步地进行操作，即可完成图表的制作。下面结合实例进行说明。,【,例,2-8】,某企业,2002,年,12,个月的销售量与销售费用的有关数据如图,2-19,所示，绘制各月销售额与销售费用之间关系的图表的步骤如下：,（,1,）选取单元格区域,A2,：,M3,，单击工具栏上的,【,图表向导,】,按钮，或单击,【,插入,】,菜单，选择,【,图表,】,项，出现,【,图表向导,4,步骤之,1,图表类型,】,对话框，如图,2-20,所示，在,【,图表类型,】,中选,【,折线图,】,，在,【,子图表类型,】,中选,【,数据点折线图,】,，单击,下一步,】,按钮，出现,【,图表向导,4,步骤之,2,图表数据源,】,对话框，如图,2-21,所示。,（,2,）在,【,图表向导,4,步骤之,2,图表源数据,】,对话框中，单击,【,系列,】,，在,【,分类（,X,）轴标志,】,栏中填入,“,=Sheet1!$B$1:$M$1,”,，单击,【,下一步,】,按钮，出现,【,图表向导,4,步骤之,3,图表选项,】,对话框，（,3,）在,【,图表向导,4,步骤之,3,图表选项,】,对话框中，对,【,标题,】,的各项进行输入，即在,【,图表标题,】,栏中填入,“,销售额和销售费用的变化图,”,，在,【,数值,X,轴,】,栏中填入,“,月份,”,，在数值,Y,轴,】,栏中填入,“,金额（千元）,”,，单击,【,下一步,】,按钮，出现,【,图表向导,4,步骤之,4,图表位置,】,如图,2-23,所示。,（,4,）在,【,图表向导,4,步骤之,4,图表位置,】,对话框中，若要建立嵌入式图表，即图表嵌入在本工作表中，则选择,“,作为其中的对象插入,”,；若要建立工作表图表，则选择,“,作为新工作表插入,”,。这里选择,“,作为其中的对象插入,”,；然后单击,【,完成,】,按钮，即得到需要的图表，如图,2-24,所示。,2.2.3,图表的编辑、修改及格式化,通过图表向导建立的图表可能不尽人意，如标题太大或太小、坐标系列太多、图表尺寸太小、漏掉了数据系列、需要添加数据标志等等，这时就需要对图表进行修改和格式化。,1,设置坐标、标题、图例等的格式,设置坐标、标题、图例等的格式的方法非常简单，可将鼠标移到坐标、标题、图例等上，单击右键，在快捷菜单上选择相应的项目即可。例如要改变,X,坐标大小，单击右键，出现快捷菜单，选择,【,坐标轴格式,】,项，就会弹出,【,坐标轴格式,】,对话框，如图,2-25,所示，选择需要修改的项目，进行设置即可。,2,改变图表大小,单击图表区域，将它激活，图表边框出现,8,个操作柄，用鼠标指向某个操作柄，当鼠标指针呈现双箭头时，按住左键不放，拖动操作柄到需要的位置上，然后放开鼠标左键，即可完成。,3,移动或复制图表,移动：单击图表区域，将它激活，图表边框出现,8,个操作柄，在图表区域按住鼠标左键不放，拖动鼠标将图表移到需要的地方。,复制：单击图表区域，将它激活，图表边框出现,8,个操作柄，在图表区域按住鼠标左键不放，拖动鼠标将图表移到需要的地方，按,Ctrl,键，然后放开鼠标。若需要将图表复制到其他工作表或其他文件中，可选中图表，按,“,Ctrl+C,”,键，再在需要安置图表的工作表或其他文件的适当位置，按,“,Ctrl+V,”,键,4,添加数据标志,在很多情况下，在图表上添加数据标志，可以更直观地表示因素的变化情况。添加数据标志的步骤如下：单击需要显示数据标志的数据点，然后按鼠标右键，出现快捷菜单，如图,2-26,所示，选择,【,数据系列格式,】,对话框，单击,【,数据标志,】,，选择,“,显示值,”,。,Excel XP,函数实用教程精华集,iTbulo.COM 2005-12-16,未知,(102189),Excel XP,函数快速上手,1,求和函数,SUM,语法：,SUM,（,number1,，,number2,，）。,参数：,number1,、,number2,为,1,到,30,个数值（包括逻辑值和文本表达式）、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。,注意：参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换为,1,，文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用，只有其中的数字参与计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。,应用实例一：跨表求和,使用,SUM,函数在同一工作表中求和比较简单，如果需要对不同工作表的多个区域进行求和，可以采用以下方法：选中,Excel XP,“,插入函数,”,对话框中的函数，,“,确定,”,后打开,“,函数参数,”,对话框。切换至第一个工作表，鼠标单击,“,number1,”,框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要参与计算，可以单击,“,number2,”,框，再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后切换至第二个工作表，重复上述操作即可完成输入。,“,确定,”,后公式所在单元格将显示计算结果。,应用实例二：,SUM,函数中的加减混合运算,财务统计需要进行加减混合运算，例如扣除现金流量表中的若干支出项目。按照规定，工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造,“,=SUM,（,B2:B6,，,C2:C9,，,-D2,，,-E2,）,”,这样的公式。其中,B2:B6,，,C2:C9,引用是收入，而,D2,、,E2,为支出。由于,Excel,不允许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确结果。即使支出数据所在的单元格连续，也必须用逗号将它们逐个隔开，写成,“,=SUM,（,B2:B6,，,C2:C9,，,-D2,，,-D3,，,D4,这样的形式。,应用实例三：及格人数统计,假如,B1:B50,区域存放学生性别，,C1:C50,单元格存放某班学生的考试成绩，要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式,“,=SUM,（,IF,（,B1:B50=,女,，,IF,（,C1:C50=60,，,1,，,0,）,”,，由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住,Ctrl+Shift,键回车。公式两边会自动添加上大括号，在编辑栏显示为,“,=SUM,（,IF,（,B1:B50=,女,，,IF,（,C1:C50=60,，,1,，,0,）,”,，这是使用数组公式必不可少的步骤。,2.,平均值函数,AVERAGE,语法：,AVERAGEnumber1,，,number2,，）。,参数：,number1,、,number2,是需要计算平均值的,1,30,个参数。,注意：参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略，但单元格中的零则参与计算。如果需要将参数中的零排除在外，则要使用特殊设计的公式，下面的介绍。,应用实例一：跨表计算平均值,标签名为,“,一班,”,、,“,二班,”,和,“,三班,”,的工作表存放各班学生的成绩，则它们的总平均分计算公式为,“,=AVERAGE,（一班,!C1:C36,，三班,!C1:C32,，三班,!C1:C45,）,”,。式中的引用输入方法与SUM,跨表求和时相同。,应用实例二：忽略零的平均值计算公式,假设,A1:A200,随机存放包括零在内的,48,个数值，在,AVERAGE,参数中去掉零引用很麻烦，这种情况可以使用公式,“,=AVERAGE,（,IF,（,A1:A2000,，,A1:A200,，,）,”,。公式输入结束后按住,Ctrl+Shift,回车，即可对,A1:A200,中的数值（不包括零）计算平均值。,3,逻辑函数,IF,语法：,IF,（,logical_test,，,value_if_true,，,value_if_false,）。,参数：,logical_test,是结果为,true,（真）或,false,（假）的数值或表达式；,value_if_true,是,logical_test,为,true,时函数的返回值，如果,logical_test,为,ture,并且省略了,value_if_true,，则返回,true,。而且,value_if_true,可以是一个表达式；,value_if_false,是,logical_test,为,false,时函数的返回值。如果,logical_test,为,false,并且省略,value_if_false,，则返回,false,。,Value_if_false,也可以是一个表达式。,应用实例一：个人收入调节税计算,假设个人收入调节税的稽征办法是：工资在,1000,元以下的免征调节税，工资,1000,元以上至,1500,元的超过部分按,5%,的税率征收，,1500,元以上至,2000,元的超过部分按,8%,的税率征收，高于,2000,元的超过部分按,30%,的税率征收。,假如工作表的,B,列存放职工姓名，,C,列存放工资，选中,D,列的空白单元格输入公式,“,=IF,（,C2=1000,，,，,IF,（,C2-1000,）,=1500,，（,C2-1000,）*,0.05,，,IF,（,C2-E22000,，（,C2-2000,）*,0.3,）,”,，回车后即可计算出,C2,工资应缴纳的收入调节税。,公式中的,IF,语句是逐次计算的，如果第一个逻辑判断,C2=1000,成立，则公式所在单元格被填入空格；如果第一个逻辑判断式不成立，则计算第二个,IF,语句；直至计算结束。如果税率征收标准发生了变化，只须改变逻辑和计算式中的值，如,1000,、,1500,和,2000,等即可。,应用实例二：消除无意义的零,用,SUM,函数计算工资总额等问题时，若引用的全部参数均为空白单元格，公式仍然会计算出一个,“,0,”,。这样打印出来的报表不仅很不美观。为此可将计算公式设计为,“,=IF,（,SUM,（,A1:B1,，,D2:E8,）,0,，,SUM,（,A1:B1,，,D2:E8,），,）,”,，即是当,SUM,（,A1:B1,，,D2:E8,）计算结果不等于零时，公式所在单元格显示,SUM,（,A1:B1,，,D2:E8,）的计算结果，否则显示一个空格。,上面这个问题在财务计算中依然存在，如公式,“,=A1-A6-A9,”,有可能为零或显示负数。为了避免打印零或负数，可以设计公式,“,=IF,（,A2-A6-A9=0,，,，,IF,（,A2-A6-A90,，,RMB,（,A2-A6-A9,），,A2-A6-A9,）,”,。当,A2-A6-A9=0,时在单元格中填写零，否则进行下一个逻辑判断。如果,A2-A6-A9=60,）,/COUNTA,（,C1:C42,）,”,回车，即可计算出该列成绩的及格率（即分数为,60,及以上的人数占总人数的百分比）。,6,最大值函数,MAX,、最小值函数,MIN,语法：,MAX,（,number1,，,number2,，），,MIN,（,number1,，,number2,，）。,参数：,number1,，,number2,是需要找出最大值（最小值）的,1,至,30,个数值、数组或引用。,注意：函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。,应用实例：查询最高分（最低分）,假如,C1,：,G42,存放着,42,名学生的考试成绩，则选中一个空白单元格，在编辑栏输入公式,“,=MAX,（,C1:C42,）,”,，回车后即可计算出其中的最高分是多少。,7,条件求和函数,SUMIF,语法：,SUMIF,（,range,，,criteria,，,sum_range,）。,参数：,range,是用于条件判断的单元格区域，,criteria,是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，,sum_range,为需要求和的单元格、区域或引用。,应用实例：及格平均分统计,假如,A1:A36,单元格存放某班学生的考试成绩，若要计算及格学生的平均分，可以使用公式,“,=SUMIF,（,A1:A36,，,=60,，,A1:A36,）,/COUNTIF,（,A1:A36,60,）。公式中的,“,=SUMIF,（,A1:A36,，,=60,，,A1:A36,）,”,计算及格学生的总分，式中的,“,A1:A36,”,为提供逻辑判断依据的单元格引用，,“,=60,”,为判断条件，不符合条件的数据不参与求和，,A1:A36,则是逻辑判断和求和的对象。公式中的,COUNTIF,（,A1:A36,，,=60,）用来统计及格学生的人数。,8,贷款偿还计算函数,PMT,语法：,PMT,（,rate,，,nper,，,pv,，,fv,，,type,）,.,参数：如今贷款买房子或车子的人越来越多，计算某一贷款的月偿还金额是考虑贷款的重要依据，,Excel XP,提供的,PMT,函数是完成这一任务的好工具。语法中的,rate,是贷款利率；,nper,为贷款偿还期限；,pv,是贷款本金；,fv,为最后一次付款后剩余的贷款金额，如果省略,fv,，则认为它的值为零；,type,为,0,或,1,，用来指定付款时间是在月初还是月末。如果省略,type,，则假设其值为零。,应用实例：购房还款金额,假如你为购房贷款十万元，如果年利率为,7%,，每月末还款。采用十年还清方式时，月还款额计算公式为,“,=PMT,（,7%/12,，,120,，,-100000,）,”,。其结果为￥,-1,，,161.08,，就是你每月须偿还贷款,1161.08,元。,9,样本的标准偏差函数,STDEV,语法：,STDEV,（,number1,，,number2,，）。,参数：,number1,，,number2,，为对应于总体样本的,1,到,30,个参数，它们可以是数值、引用或数组。,注意：,STDEV,函数的参数是总体中的样本，并忽略参数中的逻辑值（,true,或,false,）和文本。如果需要用全部数据计算标准偏差，则应使用,STDEVP,函数。如果参数中的逻辑值和文本不能忽略，请使用,STDEVA,函数。,应用实例一：成绩离散度估计,假设某班共有,36,名学生参加考试，随机抽取的五个分数为,A1=78,、,A2=45,、,A3=90,、,A4=12,和,A5=85,。如果要估算本次考试成绩相对平均分的离散程度，即学生的考试成绩偏离平均分的多少，可以使用公式,“,=STDEV,（,A1:A5,）,”,。其计算结果为,33.00757489,，标准偏差的数值越大成绩越分散。,应用实例二：质量波动估计,质量控制等场合也能用到,STDEV,函数，如从一批钢丝绳中随机抽出若干进行试验，分别测出它们的抗拉强度。根据,STDEV,函数的计算结果即可判断钢丝绳的抗拉强度是否分散，如果计算的标准偏差比较小，说明抗拉强度的一致性好，质量比较稳定。反之说明钢丝绳的质量波动较大，抗拉强度不够一致。,10,排序函数,RANK,语法：,RANK,（,number,，,ref,，,order,）。,参数：,number,是需要计算其排位的一个数字；,ref,是包含一组数字的数组或引用（其中的非数值型参数将被忽略）；,order,是用来说明排序方式的数字（如果,order,为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。,应用实例：产值排序,假如图,1,中的,E2,、,E3,、,E4,单元格存放一季度的总产值。,(,图,1),计算各车间产值排名的方法是：在,F2,单元格内输入公式,“,=RANK,（,E2,，,$E$2:$E$4,）,”,，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是,2,。再将,F2,中的公式复制到剪贴板，选中,F3,、,F4,单元格按,Ctrl+V,，就能计算出其余两个车间的产值排名,3,和,1,。如果,B1,单元格中输入的公式为,“,=RANK,（,E2,，,$E$2:$E$4,，,1,）,”,，则计算出的序数按升序方式排列，即,2,、,1,和,3,。,需要注意的是：相同数值用,RANK,函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中,F2,单元格存放的数值与,F3,相同，则按本法计算出的排名分别是,3,、,3,和,1,（降序时）。即,176.7,出现两次时，铸造和维修车间的产值排名均为,3,，后续金工车间的排名就是,1,（没有,2,）。,11,四舍五入函数,语法：,ROUND,（,number,，,num_digits,）。,参数：,number,是需要四舍五入的数字；,num_digits,为指定的位数，,number,将按此位数进行四舍五入。,注意：如果,num_digits,大于,0,，则四舍五入到指定的小数位；如果,num_digits,等于,0,，则四舍五入到最接近的整数；如果,num_digits,小于,0,，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。,应用实例：消除计算误差,假设,Excel,工作表中有,D2=356.68,、,E2=128.12,，需要将,D2,与,E2,之和乘以,0.1,，将计算结果四舍五入取整数，再将这个结果乘以,1.36,（取两位小数）得到最终结果。,一般用户的做法是选中某个单元格（如,F2,使用,“,单元格,”,命令将它的小数位数设为零，然后在其中输入公式,“,F2=,（,D1+E1,）*,0.1,”,。再将,G2,单元格的小数位数设成两位，最后把,F2*1.36,的结果存入其中就可以了。从表面上看，上述方法没有什么问题。因为（,D1+E1,）*,0.1,在,F2,单元格显示,48,（注意：是显示,48,），如果,F2,单元格的小数位数为零，（,D1+E1,）*,0.1,经四舍五入后的结果就是,48,。接下去却出了问题，因为,F2*1.36,的计算结果是,65.90,，根本不是,48*1.36,的正确结果,65.28,，其中,65.90,是（,D2+E2,）*,0.1,未经四舍五入直接乘以,1.36,的结果。,以上计算结果说明：,“,单元格格式,”,、,“,数字,”,选项卡设置的,“,小数位数,”,，只能将单元格数值的显示结果进行四舍五入，并不能对所存放的数值进行四舍五入。换句话说，单元格数值的显示结果与实际存放结果并不完全一致，如果不注意这个问题，计算工资等敏感数据就会出现错误。例如在上例中，,F2,单元格内的数值虽然显示为,48,，但实际存放的却是,48.45,，自然得出了,48.45*1.36=65.90,的结果（按计算要求应为,65.28,）。,要解决这个问题并不难，你只须在,G2,单元格内输入公式,“,=,（,ROUND,（,D2+E2,）*,0.1,，0,）*,1.36,”,，就可以按要求计算出正确结果,65.28,。式中的,ROUND,函数按指定位数对,“,（,D2+E2,）*,0.1,”,进行四舍五入，函数中的参数,0,将,“,（,D2+E2,）*,0.1,”,四舍五入到最接近的整数。,12,条件计数函数,COUNTIF,语法：,COUNTIF,（,range,，,criteria,）。,参数：,range,为需要统计的符合条件的单元格区域；,criteria,为参与计算的单元格条件，其形式可以为数字、表达式或文本（如,36,、,160,和,男,等）。条件中的数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。,应用实例：男女职工人数统计,假设A1:A58,区域内存放着员工的性别，则公式,“,=COUNTIF,（,A1:A58,，,女,）,”,统计其中的女职工数量，,“,=COUNTIF,（,A1:A58,，,男,）,”,统计其中的男职工数量。,COUNTIF,函数还可以统计优秀或及格成绩的数量，假如,C1,：,G42,存放着,42,名学生的考试成绩，则公式,“,=COUNTIF,（,C2,：,G2,，,=85,）,”,可以计算出其中高于等于,85,分的成绩数目。如将公式改为,“,=COUNTIF,（,C2,：,G2,，,=60,）,”,，则可以计算出及格分数的个数。,13,百分排位预测函数,PERCENTILE,语法：,PERCENTILE,（,array,，,k,）。,参数：,array,为定义相对位置的数值数组或数值区域，,k,为数组中需要得到其百分排位的值。,注意：如果,array,所在单元格为空白或数据个数超过,8191,，则返回,#NUM,！错误。如果,k1,，则返回,#NUM,！错误。如果,k,不是,1/,（,n-1,）的倍数，该函数使用插值法确定其百分排位。,应用实例：利润排行预测,假设,C1:C60,区域存放着几十个公司的利润总额。如果你想知道某公司的利润达到多少，才能进入排名前,10%,的行列，可以使用公式,“,=PERCENTILE,（,C1:C60,，,0.9,）,”,。如果计算结果为,9867万元，说明利润排名要想进入前,10%,，则该公司的利润至少应当达到,9867,万元,14,数值探测函数,ISNUMBER,语法：,ISNUMBER,（,value,）。,参数：如果,value,为数值时函数返回,ture,（真），否则返回,false,（假）。,应用实例一：无错误除法公式 如果工作表为,C1,设计了公式,“,=A1/B1,”,，一旦,B1,单元格没有输入除数，就会在,C1,中显示错误信息,“,DIV,0,！,”,。这不仅看起来很不美观，一旦作为报表打印还可能引起误会。为避免上面提到的问题出现，可将,C1,单元格中的公式设计成,“,=IF,（,ISNUMBER,（,B1,），,A1/B1,，,）,”,。式中的,ISNUMBER,函数对,B1,单元格进行探测，当,B1,被填入数值时返回,true,（真），反之返回,false,（假）。为真时,IF,函数执行,A1/B1,的运算，为假时在,C1,单元格中填入空格。,应用实例二：消除无意义的零,使用,SUM,函数计算工资总额时，若引用的单元格区域没有数据，,Excel,仍然会计算出一个结果,“,0,”,。这样打印出来的报表不符合财务规定，为此可将公式设计成,“,=IF,（,ISNUMBER,（,A1:B1,），,SUM,（,A1:B1,），,）,”,。,式中,ISNUMBER,函数测试,SUM,函数所引用的单元格区域是否全部为空，当不为空时返回,true,（真），反之返回,fales,（假）。为真时,IF,函数执行,SUM,（,A1:B1,），为假时在存放计算结果的,F1,单元格中填入空格，这样即可避免在,F1,单元格中出现,“,0,”,。,15,零存整取收益函数,PV,语法：,PV,（,rate,，,nper,，,pmt,，,fv,，,type,）。,参数：,rate,为存款利率；,nper,为总的存款时间，对于三年期零存整取存款来说共有,3*12=36,个月；,pmt,为每月存款金额，如果忽略,pmt,则公式必须包含参数,fv,；,fv,为最后一次存款后希望得到的现金总额，如果省略了,fv,则公式中必须包含pmt,参数；,type,为数字,0,或,1,，它指定存款时间是月初还是月末。,应用实例：零存整取收益函数,PV,假如你每月初向银行存入现金,500,元，如果年利,2.15%,（按月计息，即月息,2.15%/12,）。如果你想知道,5,年后的存款总额是多少，可以使用公式,“,=FV,（,2.15%/12,，,60,，,-500,，,0,，,1,）,”,计算，其结果为￥,31,，,698.67,。,式中的,2.15%/12,为月息；,60,为总的付款时间，在按月储蓄的情况下为储蓄月份的总和；,-500,为每月支出的储蓄金额（,-,表示支出）；,0,表示储蓄开始时账户上的金额，如果账户上没有一分钱，则为,0,否则应该输入基础金额；,1,表示存款时间是月初还是月末，,1,为月初,0,或忽略为月末。,16,内部平均值函数,TRIMMEAN,语法：,TRIMMEAN,（,array,，,percent,）。,参数：,array,为需要去掉若干数据然后求平均值的数组或数据区域；,percent,为计算时需要除去的数据的比例，如果,percent=0.2,，说明在,20,个数据中除去,4,个，即头部除去,2,个尾部除去,2,个。如果,percent=0.1,，则,30,个数据点的,10%,等于,3,，函数,TRIMMEAN,将在数据首尾各去掉一个数据。,应用实例：评比打分统计,歌唱比赛采用打分的方法进行评价，为了防止个别人的极端行为，一般计算平均分数要去掉若干最高分和最低分。假如,B1:B10,区域存放某位歌手的比赛得分，则去掉一个最高分和一个最低分后的平均分计算公式为,“,=TRIMMEAN,（,B1:B10,，,0.2,）,”,。公式中的,0.2,表示,10,个数据中去掉,2,个（,100.2,），即一个最高分和一个最低分。,17,日期年份函数,YEAR,语法：,YEAR,（,serial_number,）。,参数：,serial_number,为待计算年份的日期。,应用实例：,“,虚工龄,”,计算,所谓,“,虚工龄,”,就是从参加工作算起，每过一年就增加一年工龄，利用,YEAR,函数计算工龄的公式是,“,=YEAR,（,A1,）,-YEAR,（,B1,）,”,。公式中的,A1,和,B1,分别存放工龄的起止日期，,YEAR,（,A1,）和,YEAR,（,B1,）分别计算出两个日期对应的年份，相减后得出虚工龄,18,起止天数函数,DAYS360,语法：,DAYS360,（,start_date,，,end_date,，,method,）。,参数：,start_date,和,end_date,是用于计算期间天数的起止日期，可以使用带引号的文本串（如,1998/01/30,）、系列数和嵌套函数的结果。如果,start_date,在,end_date,之后，则,DAYS360,将返回一个负数。,19,取整函数,TRUNC,语法：,TRUNC,（,number,，,num_digits,）。,参数：,number,是需要截去小数部分的数字，,num_digits,则指定保留到几位小数。,应用实例：,“,实工龄,”,计算,实际工作满一年算一年的工龄称为,“,实工龄,”,，如,1998,年,6,月,1,日至,2001,年,12,月,31,日的工龄为,3,年。计算,“,实工龄,”,的公式是,“,=TRUNC,（,DAYS360,（,1998/6/1,，,2001/12/31,）,/360,，,0,）,”,，公式中的,DAYS360,（,1998/6/1,，,2001/12/31,）计算两个日期相差的天数，除以,360,后算出日期相差的年份（小数）。最后,TRUNC,函数将（,DAYS360,（,A1,，,B1,）,/360,的计算结果截去小数部分，从而得出,“,实工龄,”,。如果计算结果需要保留一位小数，只须将公式修改为,“,=TRUNC,（,DAYS360,（,1998/6/1,，,2001/12/31,）,/360,，,1,）,”,即可。,如果你要计算参加工作到系统当前时间的实工龄，可以将公式修改为,“,=TRUNC,（,DAYS360,（,1998/6/1,，,NOW,（）,/360,，,0,）,”,。其中,NOW,（）函数返回当前的系统日期和时间。,20,字符提取函数,MID,语法：,MID,（,text,，,start_num,，,num_chars,）或,MIDB,（,text,，,start_num,，,num_bytes,）。,参数：,text,是含有要待提取字符的文本，,start_num,是要提取的第一个字符的位置（其中第一个字符的,start_num,为,1,以此类推），,num_chars,指定,MID,从文本中提取的字符个数，,Num_bytes,指定,MIDB,从文本中提取的字符个数（按字节计算）。,应用实例：姓氏提取和统计,假如工作表,C,列存放着职工的姓名，如果想知道某一姓氏的职工人数，可以采用以下方法。首先使用公式,“,=MID,（,C1,，,1,，,1,）,”,或,“,=MIDB,（,C1,，,1,，,2,），从,C1,中提取出职工的姓氏，采用拖动或复制的方法即可提取其他单元格中的职工姓氏。然后使用公式,“,=COUNTIF,（,D1:D58,，,张,）,”,统计出姓张的职工数量，随后改变公式中的姓氏就可以统计出其他姓氏职工的数量。,Excel XP,数据库速成,Excel XP,具有强大的数据库功能，对包含大量数据的表格进行排序、筛选等处理易如反掌，下面介绍常用的数据库操作。,1,数据排序,Excel XP,第一行的单元格具有特殊作用，其中的文字相当于数据库字段名，可作为关键字参与排序、记录单等各种操作。（,1,）文本排序,选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，,Excel,提供了比较好的解决办法。如果你要将图,1,数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格，单击,Excel,“,数据,”,菜单下的,“,排序,”,命令打开对话框，再单击其中的,“,选项,”,按钮。选中,“,排序选项,”,对话框,“,方法,”,下的,“,笔画排序,”,，再根据数据排列方向选择,“,按行排序,”,或,“,按列排序,”,，,“,确定,”,后回到,“,排序,”,对话框。如果你的数据带有标题行（如,“,单位,”,之类），则应选中,“,有标题行,”,（反之不选），然后打开,主要关键字,”,下拉列表，选择其中的,“,单位,”,，选中排序方式（,“,升序,”,或,“,降序,”,）后,“,确定,”,，表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于,“,第一名,”,、,“,第二名,”,等文本的排序，请大家自行摸索。（,2,）自定义排序,1,数据排序（续）,如果你要求,Excel,按照,“,金工车间,”,、,“,铸造车间,”,和,“,维修车间,”,的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击,Excel,“,工具,”,菜单下的,“,选项,”,命令，打开,“,选项,”,对话框中的,“,自定义序列,”,选项卡。选中左边,“,自定义序列,”,下的,“,新序列,”,，光标就会在右边的,“,输入序列,”,框内闪动，你就可以输入,“,金工车间,”,、,“,铸造车间,”,等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表，可以选中序列所在的单元格区域单击,“,导入,”,，这些序列就会被自动进入,“,输入序列,”,框。无论采用以上那种方法，单击,“,添加,”,按钮即可将序列放入,“,自定义序列,”,中备用。,使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是你要打开,“,排序选项,”,对话框中的,“,自定义排序次序,”,下拉列表，选中前面定义的排序规则，其