经销商费用核销.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2011-2-24,#,悦活销售部,销售方案/工具/政策,推广费用申请核销流程,适用范围：悦活中国区,销售方案/工具/政策编号：,3.2,版本：第一版,/2011/1,含封面页数,32,页,起草人:销售运营经理 曲虹蓉,销售总监吴敬铭,日期：20,11,/1/,4,审核人:中粮创新公司副总经理李训洋,日期：20,11,/1,/4,批准人:中粮创新公司总经理赵平原,日期：20,11,/1/,6,目 录,2,一,总则,费用核销基本原则,三,费用申请、,核销流程及各相关岗位职责,四,核销,时间要求,五,核销标准文件及要求,二,六,付款方式,七,核销的处理,八,监督与稽查,九,核销处罚办法,目的,根据公司,2011,年度的营销战略及市场推广规划，为配合区域提升市场占有率，提高区域消费者的品牌认知度，为市场提供有效的推广支持，加速对市场的灵活反应，为悦活品牌的长远发展与创新奠定基础。,规范核销程序办法，明晰核销流程，形成标准核销课件，推进费用的使用与监督，提升工作效率，明晰工作职责，强化费用效率、提升费用管理水平，减低费用流失，杜绝营私舞弊，惩罚违规，惩治中饱私囊。,适用范围及投入依据,本管理实施办法仅适用于中粮创新食品（北京）有限公司所属经销商的区域推广操作，主要限于区域促销活动、终端陈列,、进店,等市场推广活动，进行投入费用依据年度销售协议规定的推广费用额度。,此,办法自,2011,年,1,月,1,日起执行。,一、总则,1,、单独申请单独核销，核销对应申请；,2,、一个客户一案核销，不同客户不可混淆；,3,、一种费用一案核销，费用不可混合；,4,、未经审批的费用一律不,予,核销；,5,、超,3,个月未提交的核销文件，视为自动放弃，不,予,核销；,6,、严厉惩处虚假核销和造假核销的客户和公司人员,。,二、核销基本原则,三、,核销流程及各相关岗位职责,区域费用申请流程,1,个工作日,2,个工作日,备注：,1),营销费用由销售部与市场部各负其责，销售部负责与客户、渠道、终端显现、区域终端形象物料制作区域性促销等有关的“推”的部分（即,A&P,费用中,P,的部分，见附件），市场部负责全国品牌、媒介和全国大型消费者促销部分（即,A&P,费用中,A,的部分）；,2),各区域根据区域总体费用做好,2011,年的预算分配，报公司销售部、财务部及各级领导讨论通过后签字确认作为,2011,年全年营销费用使用工作的指导文件；,3,）在费用预算范围内，单笔不超过,10,万的申请由销售总监批复，超过,10,万的申请提报公司各相关部门签批；,4),销售部根据预算额度由各级人员在预算范围内申请、审批；,5,）各区域的费用申请第一责任人为区域推广经理；,6,）每一环节的签字均对此申请承担相应的审核责任，对于不合格的文件和提报均可提出异议或退回。,三、,核销流程及各相关岗位职责,销售部费用明细,费用类别,费用类型,费用明细,备注,固定费用,人员费用,人员工资,主要用于支付促销员、理货人员的基本工资、提成,人员管理费,主要用于终端卖场促销员进店费用,人员服装费,主要用于终端卖场收取的促销员服装费,人员工卡费,主要用于支付终端卖场收取的促销员的 工卡费,其他,用于人员的其他费用，例如部分卖场收取的促销员午餐费等,条码费,条码费,主要用于支付产品进店上架的费用,品牌费,主要用于支付终端卖场收取的品牌进店费用,陈列费,地堆费,主要用于产品在终端卖场的地堆陈列费,TG,主要用于卖场中产品的特殊陈列费用,DM,主要用于终端卖场的海报费用,专架,主要用于终端卖场收取的侧柜、专架等陈列费用,端架,主要用于产品在终端卖场的货架陈列费用,变动费用,促销活动费,特价,主要用于终端卖场开展特价活动的促销活动费用,买赠,主要用于在终端卖场开展买赠的促销活动费用,试饮,主要用于终端卖场举行的消费者试饮、试吃等活动费用,换购,主要用于终端卖场换购活动的费用,其他,主要用于在终端卖场开展其他消费者促销活动的费用,物料费用,物料制作费,主要用于终端卖场的生动化陈列的物料制作费用,运输费,主要用于区域运输生动化物料的费用,安装费,主要用于区域安装终端生动化物料时所产生的费用,区域费用核销流程,三、,核销流程及各相关岗位职责,备注：,三、,核销流程及各相关岗位职责,1,）费用核销的第一责任人为各区域推广经理；,2),各区域需严格执行公司此次的下发的,费用核销管理办法,，对于造假、制假人员将予以严惩；,3),财务部每季度将不定时抽查，对于不合格的核销文件将限期整改，超过两次未能提交合格的核销资料将取消此笔费用的核销；,4,）销售运营部,负责对全国结案汇总，分析费用使用情况，提供经营数据。,1,、,区域业务主管配合经销商提供发票、库存、数据、照片、协议等基本资料,，,对活动真实性进行确认、评估核实，并签字确认,；,2,、区域费控专员：,费用核销,由费控专员,在规定时间内整理提报，,并做好费用,的,初步核对、文件顺序整理并签字确认；,3,、推广,经理,：对核销文件、活动照片和相关执行效果做初步评估，对不合格文件纠正退回，对不合理费用予以扣减，并签字确认文件的真实、有效性,；,收集提供客户的正确帐号和单位名称,；,推广经理对区域促销,类和区域终端形象物料制作等,活动的核销承担第一责任,；,4,、,销售,经理对,各,费用做核销审核,，,对特殊陈列的核销承担第一责任，对区域人员的实际到岗、工资的计算审核承担第一责任。,5,、财务部核实文件，确认付款,，,依照客户帐号信息执行付款。,各相关岗位职责,三、,核销流程及各相关岗位职责,核销时间,四、,核销,时间要求,15,日,每月,15,日前将上月核销资料邮递到销售部,；15-25,日,销售部审核在,1525,日集中审核,将有问题的核销资料予以退回；,15,日,文件在更改修正过程中如果,超过,7,日未,能送达到公司,则该文件将推迟到下月核销；,原则上进店费及陈列,费用,核销,不可推迟超过,3,个月,如有特殊情况需提前报备公司,。,10,天,对于审核无误的核销资料，公司将在,10,个工作日予以付款；,10-12,日,次月,10,日由销售部牵头同经销商进行基础的费用往来对账，并由经销商确认签章回传。,不合格将退回,A,、,促销类,（买赠、特价等消费者促销费用）,经销商开具的服务费发票,促销核销,评估表,活动,申请,批复,件,费用核销明细表（即月度费用回顾，下同）经销商出库单和出货汇总表复印件,卖场的,同期正规拉单,销售数据,终端活动照片,(,要有,店内黄牌、特价签、爆炸贴或捆绑部分,),核销原则,:,经销商垫付费用的活动，公司予以核销后将费用转为货款，如两元换购，特价等；,经销商垫付产品的活动，公司予以核销后货补同类产品，如买赠。,五、核销标准文件及要求,核销标准文件,核销标准文件,B,、,促,管费,经销商开具的促销员管理费、服务费发票,促销核销,评估表,终端开具的促销员管理费等发票复印件,活动,申请,批复,件,费用核销明细表,促销员所负责的门店拉单销量及促销员任务完成率,促销员,终端活动照片,(,有试饮的门店照片要包括试饮的相关物料,),五、核销标准文件及要求,C,、陈列,费用,（,包含,DM,费用）,经销商,开具的陈列费、展示费,发票,促销活动评估表,终端开具的,发票复印件,（内容必须为陈列费、展示费）,促销活动申请,批复件,费用,核销,明细表,卖场执行协议,执行照片,(DM,要提供原件，,区域需留存陈列电子版照片以供公司抽查,),核销原则：,以上文件缺一不可。,原则上卖场陈列协议需要终端盖章确认，区域当月陈列中不得有超过,40%,的无盖章陈列，但需要提供采购的签字及电话，如有特殊情况需提,前报备公司。,核销标准文件,五、核销标准文件及要求,D,、进店费（含条码费、品牌费等）,经销商,开具的条码费、上架费、进场费、服务费等,发票,促销活动评估表,终端开具的,发票复印件,（发票内容必须为条码费、上架费、进场费或服务费之一）,促销活动申请,批复件,费用,核销,明细表,卖场,盖章的扣点合同,卖场订单,终端陈列,照片,核销原则：,以上文件缺一不可,.,核销标准文件,五、核销标准文件及要求,1,、核销文件,具体,要求,文件要求：真实、准确,、,全面、清晰、完整、按要求排,列,。,核销文件保存期为,24,个月，该文件包括保存于公司的文件，以及客户处的相关文件正本。,以打印版为提交基础，修改部分需要有相关人签字确认。,发票,要求：,要求,经销商开具,正规,地税,发票,，卖场所开发票复印件真实、清晰，不得有修改的痕迹，如有特殊情况需提前向公司报备；,发票项目内容：服务费，陈列费，促销管理费，条码费、上架费,等，,其它,内容,不可；,地税发票中的“经办人栏”不能空白，必须有税局人员的签名或盖章；,发票金额与实际核销金额相符合，,不得存在差异,；如有例外，要,求经销商出具正式文件,说明原因并,盖章确认,；,公司只接受有直接业务关系公司的发票，不接受转开或者第三方公司代开的发票,。,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,2,、文件提交顺序,（,顺序不可颠倒,）,经销商发票原件,促销核销评估表,终端发票复印件,促销活动审批表及附件,费用核销明细表,卖场协议,等其他支持性文件,终端执行照片,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求促销核销,评估表,评估表要有,各经办人,签字,，,如果公司有规定免于签字的除外；,评估表要将客户实际发生费用与税金分开列明。,评估表要干净整洁，,填写完整，,内容,明了,，,不可手写，,总体更改不可超过,2,处；更改处要签字或盖章。,悦活事业部促销核销评估表,.xlsx,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,费用核销明细,表,顺序要和申请表一致,，并对具体条目进行编号；,费用核销明细要有本次审核和历史核销数据；,费用核销明细要数目清晰，不可杂乱,；,对门店要,有清晰,编号，该号码顺序指导其它票据排列顺序；,悦活事业部月度费用回顾明细,.xls,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,卖场提供的发票的复印件要求,卖场开给经销商的发票,内容,要求为：进场费、条码费、品牌费、上架费、促销费、陈列费、服务费等机打发票。,特殊情况提前报备，得到公司批准后可以特殊处理。,复印件清楚，费用项目清晰，时间、盖章清楚，,不可有任何修改的痕迹，,对于不清晰的文件，要做文字说明，但每单核销文件中,不清晰的发票,不可超过,5%,，对于没有任何说明的不清晰的核销文件，各级审核部门可以,要求提供发票原件，否则将,拒绝接,收,；,复印件要有经销商盖财务章或者公司章。,实际核销金额与复印件不一致，要,求有,经销商,盖章，区域经理,签字并注明原由,。,发票的排列顺序要和费用,核销,明细表一致，同时编号,，,以便审核。,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,终端卖场,协议,协议要使用公司或者卖场地标准格式；,协议中,促销产品，陈列位置，尺寸，执行时间，,执行,方式（,促管费、,堆头或,TG,）,，活动金额,要,有明确列举；如果标注,含糊,将视为无效活动，严重,者,将不可核销。,国际卖场协议必须有对方采购签字，国内卖场要有店内盖章，如采购签字需留电话。,与,系统采购统谈,的活动,要分别列出具体活动门店名称。,协议要在月初陈列未执行前交到城市,经理与,推广,经理,处备查,，并作为编制费用回顾的依据,。,协议要编号，顺序受费用核销明细指导。,如有特殊情况需提前报备供公司。,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,照片,堆头陈列费核销提供,真实,照片,，,电子版,留存于核销专员处便于不定期抽查；,照片要有日期,，如没有日期则需要有证明活动执行时间的信息，如黄牌中的时间信息，爆炸签中的活动时间执行信息；,照片内容：有产品价格，,活动形式，,促销信息，产品清晰,；,照片要能显示堆头,2,个侧面；,照片的次序要与核销明细编号一致,照片不可重复或者替代（换）。,悦活事业部费用核销整理粘贴单,.docx,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,经销商所垫付的费用优先减账，如无账扣将直接转为经销商下期货款，公司将每月为客户出具对账单，保证客户费用及时转货，同时公司只承担经销商,5.8%,的税率，多余税款由经销商自行负责。,在消费者促销,费用中,如下方式要用货补的方式给予补偿,：,1,、,卖场买赠方式,中经销商以产品形式出货的部分；,2,、,卖场试饮或者市场活动中的借货,；,3,、无法,按照公司要求开具合格发票的；,4,、,其它以实货形式产生的活动,要用货补方式偿还,。,以上补货不需要客户为公司开具发票,.,六、付款方式,符合公司要求的文件将核销完毕后将,提交至财务部,，公司将安排专人进行财务,核对，并每月将核对结果反馈给区域经理,及推广经理，并由客户签章回传,。,对于因客户自身原因不能核销的金额公司将不再为其核销。,因公司工作人员疏忽,、,懈怠导致的核销不能执行，客户损失由相关人员自行承担，赔偿客户。,七、核销的处理,监督原则,：依照核销中后环节对前环节的工作有督促和监督的职能,的原则,前环节对,后环节的审核效率依照承诺时间进行督促。稽核部门负责审核完毕文,件的抽查和再次检核。,监督部门：,财务部和公司核查部门将对各地的核销资料给予,核查,和事后监督审核。,核查时间：,核查部门将不定期的对存放于总部客户核销的文件，以及客户手中的文,件正本给予审核查对，各地经销商和销售单位必须全力支持和配合,；,同时，公司将不定期对终端活动进行抽查，对于未能执行到位的活动,将限期整改，整改期内未能达到公司要求的将对业务主管进行,降级处理，如稽查过程中出现,3,次及以上较为严重的情况将对推广经理,及区域经理进行降级处理。,监督反馈,：对于核销过程中出现的一般性错误，将以口头转达和提示方式告知。,对核销中的重大问题和具有代表性的恶性问题，将全公司通报。,稽查中发现的问题将全部采用书面汇报的形式承送公司高级管理层。,稽核处理,：对于稽查中发现的问题，将按照核销问题处罚办法中的规定执行处,罚。,八、监督与稽查,管理原则,最大限度的保护并维护公司财产，,同时保证客户的费用按时核销；,严厉处罚恶性欺诈行为，,避免,一般错误；,对相关责任单位,、,责任人不负责任,、,对公司财产疏忽管理的行为给予教育和惩罚。,核销问题处罚原则,九、核销处罚办法,核销问题按照性质分为恶性问题和一般问题。,恶性问题以下行为视为恶性欺诈,问题,提供虚假票据,篡改,票据，通过复印、电脑加工等方法制作核销,凭证,；,核销过程中提交虚假销售资料，如虚假进销数据，虚假卖场销售资料,；,提交其它虚假核销资料，伪造核销文件和核销费用（物品证明）如：虚假照片，虚假交易合同，虚假执行协议等等,；,提交虚假执行报告：市场活动执行与报告严重不符,，,如堆头投放、执行时间缺斤短两，费用投入严重失实，促销活动执行费用和实际不符等,；,一般性问题,计算错误，导致公司有可能多付费用,提交文件有不完整缺乏相关材料,文件排列混乱多次,文件票据填写不完整，多次错误,文件经次以上更改，仍旧犯同样错误或者错误不改的,核销问题,九、核销处罚办法,对于恶性问题中的第一条、第二条、第三条、第四条,的处理：,经销商将被扣除该店核销费用不,予,核销；,经销商再犯,将,取消年终返利,并取消其代理权,;,对于,公司,人员,:,做签字确认的人员将给予,100-500,元,的罚款,；,对于协助客户做假的,销售,经理,推广,人员、,业务人员给予,500-2000,元,的罚款,严重者将,予以辞退；,对于,提交虚假执行报告的行为：,该活动的,费用,不,予,核销,。,如事件是经销商所为将,取消此费用的核销，严重者将取消其代理权,，同时相关业务人员未发觉或放纵将给予解聘、转岗、降薪等处理；,如系,公司,人员所为，将就地解聘，触犯国家法律的将交由司法机关处理。,对于一般问题的处理：,执行环节相关管理人员，因审核中的疏忽而未发现错误的将给予,100,元,的处罚,；,对于,两次更改仍未能改正错误的将,给予,200,元罚款。,处罚办法,九、核销处罚办法,THANK 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