办公室工作流程图.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,办公室工作流程,目录,收发文流程,1,印章、证照使用借用流程,2,档案管理、复印流程,3,接待工作流程,4,办公用品、固定资产采购使用流程,5,合同签订、管理流程,6,目录,参加、组织会议流程,7,物业维修、工程项目工作流程,8,信访工作流程,9,房租收缴工作流程,10,车辆管理工作流程,11,LOREM IPSUM DOLOR,1,、收发文流程,1,收文流程,收发文流程,2,发文流程,1.1,收文流程,收文流程,办公室员工,办公室主任,总经理,分管领导及处理,重要文件,收文,签收、登记,审阅、批示,审阅,承办、落实,承办、督办,落实完后资料存档,一般文件,1.2,发文流程,发文流程,办公室员工,办公室主任,分管领导,总经理,流程开始,拟稿并初核（需发文部门）,审核,审阅,签发,核对,编号、打印,存档,发文,一般文件,重要文件,2,、印章、证照管理流程,1,印章使用管理流程,印章管理流程,2,印章、证照借用管理流程,2.1,印章使用管理流程,用印人,用印人科室负责人,办公室主任,分管经理,办公室文员,填写印章使用登记单,审批,盖章,签字同意,审核,重要用印,记录,存档,批准,一般用印签字同意,签字同意,2.2,印章、证照借用管理流程,用印、照人,用印、照人科室负责人,办公室主任,分管经理,办公室文员,填写印章、证照借用登记单,审批,印章管理员审核签字,签字同意,审核,重要用印,记录,存档,批准,一般用印签字同意,签字同意,借出,办公室委派一名工作人员陪同办理,用毕归还,3,、档案管理流程,1,档案保管流程,档案管理流程,2,档案借阅、复印管理流程,3.1,档案保管流程,各科室（含办公室）,科室负责人,办公室文员,办公室主任,移交需归档的相关档案,审核,审查、整理、归档、编号,审核,存档,理毕签字,审毕签字,3.2,档案借阅、复印管理流程,档案使用人,科室负责人,办公室主任,办公室文员,档案使用人,申请填写档案借阅、复印申请单,审核,批准,同意签字,档案管理员审核签字,同意签字,借出、复印,收回、归档,4,、接待工作流程,1,派餐流程,2,接待工作流程,3,大型接待流程,小型接待流程,4.1,派餐流程,需派餐部门,部门负责人,分管领导,办公室主任,财务,填写派餐单,审核,审核,根据需求安排就餐,批准签字,批准签字,组织接待,在派餐单上签字,定时汇总定点酒店账单并进行审核,付款,按照财务规定履行完签字手续后,4.2,小型接待流程（来电、来访）,办公室文员,办公室主任,分管（相关）领导,总经理,接听来电记录内容,/,接待来访,情况处理,承办、落实,承办、落实,拟办,根据实际情况汇报给相关领导,重要情况或是直接找总经理的，直接向总经理汇报,一般业务,4.3,大型接待流程,接待活动相关科室,办公室,办公室主任,分管领导,总经理,说明活动具体情况,根据情况形成接待方案,审核,把关,批准,落实接待准备情况，协调相关科室,组织接待,5,、办,公,用品、固定资产采购、入库、领用流程,各部门,部门负责人,办公室主任,相关领导,总经理,根据需求提出计划,审核,审核,把关,批准,安排物资采购,按计划领用,同意签字,大宗物品,日常用品,同意签字,验收入库登记造册,6,、合同签订、管理流程,需签订合同的部门,部门负责人,分管领导,办公室主任（法务联络员）,总经理,拟出合同并填写合同审批单,审核,审核,在合同审批单上签字,交律师审核合同，并对合同进行编号，登记。,审核通过,将合同、审批单、会议纪要等相关材料汇总报集团法务走程序,签订合同,存档,集团法务走完程序通知可以签订合同后通知相关部门,签订完后办公室留一份,7,、参加、组织会议流程,1,参加外部会议流程,参加、组织会议流程,2,组织会议流程,7.1,参加外部会议流程,办公室文员,办公室主任,总经理,相关部门,接到会议通知,审批,批准、安排参会人员,参加会议,重要会议,落实参会人员,一般会议,通知参会人员,7.2,组织内部会议流程,办公室主任,办公室文员,各部门,办公室档案管理员,通知开会,会议准备,通知参会人员,准备相关材料,布置会场,参加会议,会议记录,形成会议纪要,贯彻落实,归档,督办,8,、物业维修、工程项目工作流程,1,物业维修工作流程,2,物业维修、工程项目工作流程,3,工程采购工作流程,工程项目工作流程,8.1,、物业维修工作流程,需物业维修的部门,部门负责人,分管领导,办公室主任,总经理,写出维修申请报告,审核,审核,批准,审核,同意签字,安排物业落实维修项目,同意签字,同意签字,同意签字,落实、督办,8.2,、工程项目工作流程,经理办公会,办公室物业科,财务审计,分管经理,总经理,经理办公会研究确定工程项目,物业科根据项目情况做出大体预算,对预算预审,大额需招投标,组织落实考察材料、工程队等相关事宜并全程跟踪工程进度。,形成申请文件报集团审批，审批通过后组织实施,组织招投标确定施工队伍,审核,批准,审核,批准,组织财务审计等工程相关部门验收,根据合同要求付款,履行完验收手续,8.3,、工程采购工作流程,物业科,办公室,财务审计,分管领导,总经理,根据材料清单确定考察目标,组织审计、物业、相关领导察目标材料，多方对比形成初步意见,批准,审核,同意签字,同意签字,签字,物业负责联系购买,工程结束收组织审计物业及相关领导验收,根据合同规定付款,验收合格,9,、信访工作流程,办公室,办公室主任,分管经理,总经理,纪委书记,接到来信或是来人，先登记,接待、处理,处理,办理,批示,根据情况办理,一般事件,将处理结果告知来信、来访人,存档,重要事项根据情况报,职责范围内,重要事项,与领导干部有关问题，及其他重大问题,10.,房租收缴工作流程,办公室物业,办公室主任,租户,财务科,根据租金收款时间表确定收租人和交租日期，制作交租通知单,审核,确认内容、准备租金,核对、确认收款金额、开具发票或收据,拿到付款凭证。流程结束,收到通知,10,日内未付款,发催款通知并电话催收,按时缴费,收到催款通知,5,天内未付款,断水断电，一周不交走司法程序。,记录存档,付款,付款,11,、车辆管理工作流程,1,出车工作流程,2,车辆管理工作流程,3,购买车辆保险、,ETC,等工作流程,车辆保养维修工作流程,11.1,出车流程,用车人员,用车单位负责人,办公室主任,司机,填写派车单,审批,审批,出车,同意签字,签字安排,11.2,车辆维修保养工作流程,司机,办公室物业科,办公室主任,填写车辆维修、保养单,审批,批准,同意签字,维修、保养，开好发票走报销程序。,11.3,购买车辆保险、,ETC,（常规费用支出）等工作流程,车队长,办公室物业科,办公室主任,根据车辆保险到期情况和,etc,余额情况汇总填写保险、,ETC,购置单,审核,批准,同意签字,购买，开好发票走报销程序。,