会议流程及规范(PPT).ppt

目录目录会议四大要素2会议流程1会议组织工作内容3会前准备工作4会中工作5会后工作6会议组织注意事项7会议流程确定会议主题及参会人员发布会议通知做好会议记录撰写会议纪要议定事项的贯彻执行收集信息，进行反馈会议四大要素名称时间地点参会人员会议方式会议经费用会议设备指导思想议题目的任务作用会议准备会议开始会议进行会议结束会议觉得的落实形式要素内容要素财务要素程序要素会议组织工作内容1、根据议题安排议程、日程；2、发会议通知，负责会议报到；3、对与会人员进行编组；4、布置会场，安排座次；5、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；6、负责会议签到；7、会中组织和协调；8、会场其他组织和管理；9、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。10、会议的结束收尾工作。会前准备工作1 1、确定会议主题与议题、确定会议主题与议题 2 2、确定会议名称、确定会议名称3 3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格 会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期5 5、确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 必备用品：文具、桌椅、茶具、扩音设备、必备用品：文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。照明设备、空调设备、投影和音像设备等。6 6、确定与会人员名单、确定与会人员名单7 7、确定会议地点、确定会议地点8 8、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程会前准备工作9 9、制定及发布会议通知、制定及发布会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、议题及要求等。议题及要求等。会议通知的方式有会议通知的方式有OAOA留言、电话。留言、电话。1010、准备会议文件资料、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。1111、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。1212、准备录音笔、准备录音笔会中工作1 1、组织签到、组织签到2 2、做好会议记录、做好会议记录（1）会议记录的要求准确、完整、简洁、明确。（2）记录主体：参会者的发言、议定事项。（3）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（4）会议已议决的或议而未决的事项（5）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。会后工作1、整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。2、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。3、整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。会议组织注意事项1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明参会人员、会议时间、会议地点等。2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统，如有必要可另行电话通知参会人员。如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。会议通知会议通知需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。会议议程安排会议议程安排会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作会场布置会场布置1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。现场安排（人员入场时）现场安排（人员入场时）其他注意事项其他注意事项