项目物资采购方案策划.doc

XXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXX

项目物资采购策划

编制：
审核：
批准：

1 目的
为保证XXXXX同约定达到工期要求和质量要求以及材料设备等物资的招标工作规范化，特编制本策划文件。
2 适用范围
本策划文件只适用于XXXXXX的材料设备等物资供应商的选择。
3 基本规定
3.1 材料设备等物采购方案应在EPC工程总承包合同签订之后，在项目初始阶段确定完成，报项目管理部审核，公司主管经理批准（如必要时报业主确认）。
3.2 对材料设备等物资供应商的选择，应符合国家相关法律法规以及中核华纬设计研究有限公司相应的项目管理体系文件的要求，通过规范的招标规定与程序选择材料设备等物资供应商。
4 分包策划
XXXXXX施工/安装含以下主要单项工程的工作：
1） 场馆类；
2） 民用类；
3） 室外部分；
涉及的材料设备等相关物资如下：
由设计技术部提供清单及拟采用数量。

根据以上工作内容，本项目材料设备等物资的采购结合项目自身及公司情况，根据工程进度及采购计划进行采买，施工管理部提前编制物资采购供应方案，明确采购方、备选供应商、物资规格、数量、拟采用时间等基本信息（以下为参考表格）。

项目管理表格
物资采购供应方案
表格编号

项目名称：
序号
物资名称
规格型号
估算
数量
估算
价值
计量
单位
物资采购单位(打√)
采购
地点
拟定
采购
方式
拟定
采购
时间
拟选择
供应商数量
备注
业主
公司
分公司
项目部
分包商
1

2

3

4

项目物资负责人

商务经理审核

项目经理审批

日期

日期

日期

………
招标方式：本项目除 以外的材料设备等物资均由中核华纬设计研究有限公司采取邀请招标方式；联合体成员不得对所划分承包内容的材料设备等物资进行再招标。
5 供应商选择
供应商招标实施程序：招标准备、招标阶段、中标阶段
5.1 招标准备
5.1.1先期条件
(1) 设计图纸、技术资料准备完毕，主要施工/安装工程量不会再有大的变化，保证招标文件标的有足够的准确性；
(2) 业主方已将建设用征地以及各种施工条件和手续准备完备。
(3) 用于施工的水、电、路、通讯等已经具备并接驳到指定地点。
(4) 与业主的有关准备工作协议已经签订。
(5) 建设用资金已经落实。
5.1.2成立招标小组、确定供应商方案和招标方式
(1) 招标小组由集采中心确定为准。
(2) 供应商由需求部门组织考察后确定。
(3) 招标方式：邀请招标
5.1.3编制标的
(1) 材料设备等物资合同标的，由需求部门组织有关人员负责编制；
(2) 考虑到评标时能与标的一一对照，在编制招标文件时，使其文字结构、格式、科目、内容、工程量清单等方面与材料设备等物资招标文件的格式一致。
(3) 由费用控制经理、编制材料设备等无的标底价格，将其控制在项目批准的控制范围内；
(4) 材料设备等物资合同标的编制后，由本项目的施工管理部经理、采购管理部经理审查；
5.1.4编制招标文件
(1) 由设计技术部和施工管理部组织编制‘材料设备等物资招标邀请函’、‘材料设备等物资招标文件’‘工程材料设备等物资合同’等文件。前两个文件包含本工程综合说明、投标人须知、对招标者的工程要求和合同要求等内容。
(2) 投标人须知主要内容：包括工程名称、内容、地址、材料设备等物资名称、规格、数量、技术要求、制造周期、供货时间、验收标准等，书写方面的要求、文件份数与装封要求、无条件承诺要求、投标保函要求、文件修改规定等。
(3) 招标文件通常包括：
1）投标邀请书
2）投标者须知
3）合同条件
4）材料、设备的技术参数，验收标准
5）图纸
6）规格参数表
7）投标书格式
8）投标书附录
9）投标保证格式
10）补充资料表
11）合同协议书格式
12）施工分包商资格审查表
(4) 对招标者的工程要求：包括生产周期、供货计划安排等。
(5) 由设计技术部准备必要的资料及设计说明书。
(6) 由投资/费用控制部编制材料设备规格参数表：拟采购量应以设计文件为依据提出。并且按项目工作分解结构进行分类统计，以便使标价与标的一一对应，有利评标对比。
(7) 采购合同的主要条款：包括供货范围、双方权利、责任和义务、材料设备价款、支付条件、结算办法、制造周期、供货计划、质量控制、检查验收标准、索赔及罚款、不可抗拒因素等。
5.2 招标阶段
5.2.1对投标公司的资格审查
(1) 向被邀请投标的单位征询投标意向：以确定投标者是否具备参加投标的资格。
(2) 调查表的主要内容包括：
1) 企业注册证明和技术等级
2) 近期主要施工经历和业绩
3) 技术力量简况
4) 机械装备状况
5) 供应商资金或财务状况
6) 材料设备应用实例
(3) 对投标商进行资格审查：收到投标商报来的调查表以及必要时进行的实地调查之后，组织对投标者进行资格审查，审查结果选定3~5家投标商作为邀请投标单位（供应商短名单）。
5.2.2发出投标邀请通知
(1) 通过资格审查后，选定三至五家投标商，经需求部门审核批准后即确定为邀请投标单位，向他们发出邀请通知书。
(2) 邀请通知书的主要内容包括：
1) 说明要求投标的意向
2) 招标文件的单位、地址、电传、电报、xx号码等
3) 说明投标的截止日期和时间、投标文件送交的地点
4) 说明开标的日期、时间和地点
5.2.3发售招标文件：本项目采取邀请招标，因此直接向投标者发售招标有关文件；
5.2.4投标过程中的答疑及澄清
(1) 投标者收到招标文件后，本项目设计技术部和施工管理部主持澄清答疑；
(2) 澄清答疑的主要内容：
1) 向投标商详细介绍拟采购材料设备的情况。
2) 解答投标商对投标文件提出的各种疑问。
3) 澄清招标文件中的有关问题。
4) 接受投标文件（投标文件通过集团集采系统进行接收）
(3) 投标文件的组成通常包括：
商务部分
1）投标书。
2）投标书附录。
3）合同条件（包括通用条件及专用条件）。
4）投标保函。
5）法定代表人资格证书或其授权委托书。
6）报价表。
7合同协议书。
技术部分
1）资格审查表。
2）制造周期。
3）供货计划。
4）变更与偏差表。
5）辅助资料表。
6）招标文件规定应提交的其他文件。
7）招标文件（全套）。
(4) 投标商按本项目招标文件中的要求将已经编制好的投标书按商务标和技术标分别密封并加盖公章，一式3份，在规定的时间、地点递交标书。在开标、评标之前任何单位和个人均不得开封，否则该投标文件视为无效，后果由责任人承担。
(5) 投标书的内容应有：
1) 对招标文件和合同主要内容的确认
2) 物资总价款及分项报价
3) 制造周期
4) 供货计划
5) 技术参数描述文件
6) 运输及交付方式
7) 付款要求
8) 招标文件中规定的其他必须随标书递交的有关资料。
5.2.5开标、评标
(1) 由集团集采中心组织。
(2) 技术标评审：评审目的是确认供应商供货能力及他们实施的可靠性。评审的主要内容：
1) 投标书是否包括招标文件所要求的各项技术要求。
2) 制造周期、供货计划的可行性和严谨性。
3) 运输方式是否经济合理可靠
4) 质量保证体系情况。
5) 提供的设备材料能否满足本工程的需要。
6) 是否有新技术的应用，该新技术的采用对本工程的影响。
7) 进一步对投标商进行详细的资质审查，以确认其能力和经验。
(3) 商务标评审：从经济角度评定投标商报价的合理性和可靠性：在技术评审通过后，商务标的评审往往带有决定性的意义。评审的主要内容：
1) 审查报价计算的正确性，并将计算结果与标的数量进行对比分析。如有较大差异，则分析其原因，评价其报价是否合理。
2) 分析工程报价的平衡性，评审投标商是否过多地提高了前期付款要求。
3) 投标商对支付条件有何要求，是否合理，延期付款利息等。
4) 分析投标书中资金流量表的合理性表内数字的依据。
5) 审查保函是否可以接受。
6) 分析投标商提出的任何财务和付款方面的建议并评价其利弊及风险。
7) 进一步评审投标商的财务实力和资信可靠程度。
5.3 中标阶段：
5.3.1 定标
中标单位的最终确定由招标小组根据评标委员会推荐意见报公司领导批准。做出授标决定后，项目招标小组向中标单位发出中标通知书。
5.3.2 签订分包合同
需求部门和采购管理部与中标单位代表就合同文本条款进行谈判，对招、投标条件进行必要的修改、补充，并将投标价修正为双方协商一致的合同价，正式签定分包合同。