采购概述(课题一).ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,采购概述,采购管理与运作思路,A,：意识转变，像重视销售一样重视采购,B,：希望我们的采购工作应该用数据说话，挖掘我们的数据,C,：供应商管理是我们工作的重心，记住，采购其实分为采购和供应,2,个部分，供应不上来的罪责不完全属于采购,D,：采购计划，是一切的前提，但是不能总是出现,“,计划赶不上变化,”,E,：支持库存、销售和生产,F,：采购中的考核价值和考核体系,资料来源：美国采购管理协会,大部分时间花在了对企业并没有多少贡献的繁琐的行政性工作上，如,:,处理采购需求，发订单，跟踪订货情况，收货，启动付款，解决纠纷等,采购成本与公司利润,就美国和日本的制造业而言，采购支出占销售收入的平均百分比为,53%,，当采购支出（直接原料）降低,5%,时，则利润增加,270,万元。若欲获得相同的结果，则直接人工必须降低,22%,，制造费用必须降低,24%,企业各项支出对利润的影响,成本结构 降低比率 利润增加率,直接原料,53%*5%=2.7%,直接人工,12%*22%=2.7%,制造费用,11%*24%=2.7%,管销费用,16%*17%=2.7%,销售收入,8%*34%=2.7%,100,用数据说话,生产性采购：,49.0%,非生产性采购：,20.9%,利润：,9.1%,人工 费用,14.7%,其它6.3%,企业出厂价的构成比例,1.采购的含义与范围,采购的含义,(1)狭义的采购,买方将“银钱”转让给“卖方”，而卖方将“货品”转,移给“买方”，在买卖双方的交易过程中，一定会发,生“所有权”（,ownership,）,的转移及占有。,买方一定要先具备支付能力。,(2)广义的采购,租赁,借贷,交换,征收,采购分类,范围,：,国内采购、国外采购,时间,：,长期合同采购、短期合同采购,制度,：,集中采购、分散采购、混合采购,1.2 采购管理的内涵,就企业功能而言的内涵,管理是企业为了达成生产或销售计划，从适当的供应厂商，在确保适当品质下，于适当的时期，以适当的价格，购入必需数量的物品或劳务所采取的一切管理活动。即“5,R”,就管理功能而言的内涵,采购管理系研究在取得物品与劳务的过程中，统筹兼顾事前的规划、事中的执行以及事后的控制，以达到维持正常的产销活动，降低产销成本的目的。就采购的规划而言，应包括设定目标、建立制度与组织、划分职责与权限、人员的选用、设计作业流程与表单，以及拟订计划与预算。,1.3 采购的范围,有形的物品,原料,副料,机具及设备,事务用品,无形的物品,技术,服务,工程发包,实例1-2 某电脑公司总务主办采购项目表,一、杂项用品,茶杯、壶、台灯、配锁、衣架、茶叶、咖啡、奶精、,糖、纸巾、桌巾、刻印、冲洗照片、识别证制作,二、影印及电讯有关耗材,1.影印机、传真机、电报机等所用耗材,2.电话机、电话线路申请等,三、文具用品（制式及非制式）,四、办公设备购买及维修,五、广告（议比价）发包,人事、法务广告、公司形象广告、产品广告、牌楼,制作（国内）,六、赠品采购,年终纪念品、展示会或业务推广赠品、公开赠品,七、印刷品,依公布之印刷作业,QVL,规定办理,八、交际礼品采购,交际送礼、员工婚丧喜幛、挽联订制,九、会议筹备,会场洽租、布置、餐饮点心安排,十、各种场厅租赁,办公室、仓库、厂房洽租等,十一、福利活动,全公司性福利活动：旅行、健行、休闲性、体育性、,文艺性活动、日用品采购、交通车安排、代订返乡团体,票等,十二、展览会场工程发包,十三、交通设备购买及维修,十四、货品托运,十五、厂房设备及工程发包维修,注：该公司另设有采购部，负责生产性物料之采购。,2.,采购部门的建立,2.1 组织方式,2.1.1 分权式的采购组织,-即将采购相关的职责与工作，分别授予不同的部门来执行。,物料或商品由制造部门或销售部门来拟订,采购工作则可能由采购部门或商品部门掌管,分权式的组织方式，采购部门只承担整个物料管理中的一部分功能与责任，也就是将有关物料或商品需求计划、采购及库存的主管部门，分属不同的指挥系统，譬如采购部门隶属行政部或管理部、物料或商品需求计划部门隶属制造部或销售部，仓储部门隶属资材部或厂务部，会产生以下缺点：,权责不清,目标冲突,浪费资源,2.1.2 集权式的采购组织-即将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门来执行。,1、从整体观点处理各项作业，大幅降低物料,总成本。,2、统筹供需，增强采购能力，提升存量管制,绩效。,3、指挥系统单一化，各物料部门间的沟通与,合作获得改善。,4、物料作业系统制度化与合理化，减低了管,理费用。,可获得利益：,集权式的采购组织，正受到与日俱增的欢迎，但在实施之前若能依照下列的步骤来进行，必可克服障碍，奏效立功：,1、有计划地推展集权式采购组织；,2、把生产计划的功能从制造部门脱离出来；,3、配合各行业的特性；,4、建立利润中心式的物料组织，着重以行销为出发点来加以检讨，依据销售预测来进行产品、物料、生产等计划；并将采购、外包、制造、加工、仓储、输送等，当作一个体系来运作；,5、借重电脑化使效益扩增。,2.2采购部门在企业中的隶属关系,总经理,行政,副总经理,业务,副总经理,生产,副总经理,仓储,生管管制,采购,制造,品管,隶 属 于 生 产 部,总经理,行政,副总经理,业务,副总经理,生产,副总经理,人,事,采,购,财,务,计,算,机,中,心,生,产,管,制,仓,储,制,造,品,管,隶 属 于 行 政 部,总经理,人事,副总经理,业务,副总经理,财务,副总经理,生产,副总经理,采购,副总经理,生,产,管,制,仓,储,制,造,品,管,隶 属 于 总 经 理,总经理,资财部,副总经理,生产部,副总经理,其他部门,副总经理,采,购,跟,催,文,书,处,理,采购,生,产,计,划,生产管制,生,产,日,报,物,料,管,制,仓,储,运,输,收,发,料,储运,隶 属 于 资 材 部,采购部,经理,采购课,课长,稽催课,课长,管理课,课长,研究课,课长,原料组,组长,燃料组,组长,设备组,组长,办公用品,组长,维修组,组长,铜,采购员,铅,采购员,化学品,采购员,电器,采购员,机械,采购员,某金属制造公司组织表,2.3 采购部门的建立方式,按物品类别,采购部,采,购,三,课,采,购,二,课,采,购,一,课,电子零件,(包括集成电路、开关、电阻、连接器、变压器、电热调节器、制动器、机电器等）,机械制品,(包含塑料胶品、机器设备、模具等）,工程发包,事务用品,维护机械,维护水电,某电子公司采购部组织表,按采购过程,供应处,课,购,内,课,购,外,课,辖,接,课,讯,资,结报组,议价组,访价组,综合组,履约组,订约组,报关组,验收组,提货组,资讯组,稽催组,物料管理组,某国防科技单位采购组织表,编号：,订购日期：,预定交货日：,交易条件（分批交货）,交货方法：,付款条件：,订 购 单,某石油公司订购单,交货地点：,某塑胶公司询价单,()字第号,请购单编号：,请购日期：,需要日期：,填单日期：,某塑胶公司采购联络单,某电脑公司比价议价记录表,单号：,AG,日期：年 月 日,第二联承办单位,请购号：,PR,第 页共 页,2.4 采购部门组织方式之优劣比较,一贯作业的组织方式：,采购人员可综理全部采购过程。,有下列优点：,1、权责相当分明。,2、符合规模经济的原则。,3、对供应商的关系良好。,4、由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。,一贯作业的组织方式，也有如下缺点：,1、一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精。,2、采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端。,分段作业的组织方式：,每位采购员只负责采购过程中的一部分。,有下列优点：,1、因为每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率。,2、一方面是分工合作，另方面则内部牵制，除非全体人员联合，否则勾串不易。,分段作业的组织方式，会有如下缺点：,1、采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效。,2、各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难。,3、采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。,3.采购部门的职责及人员选用,3.1各部门职责,以整体公司而言，围绕采购工作，各部门职责如下：,请购单位：,1、根据生产计划拟订物料需求计划；拟订请购物料规格及其他需求条件，包括数量、用途及交货日期等；,2、物料采购申请；,3、采购物料规格确认与验收；,仓储单位,：,1、采购物料处理（收件、登记、转送等）。,2、物料验收、存储与发放。,3、呆料、废料处理。,4、存量管制物料申请。,采购单位：,1、审查请购单内容，包括是否有采购必要以及请购单规格与数量等是否恰当；,2、与技术、品质管制等部门人员，共同参与合格供应商的选择；,3、执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购；,4、交货稽催与协调；,5、物料退货与索赔；,采购单位：,6、物料来源开发与价格调查；,7、采购计划与预算编订；,8、国外采购进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务处理；,9、供应商管理；,10、采购制度、流程、表单等设计与改善。,财务单位：,1、物料采购预算审核；,2、各处物料与劳务付款方式的规定；,3、物料付款凭证审查与支付；,4、供应商违约赔偿、扣款等执行。,以采购部门内部而言，作业层面和管理层面的职责如下：,作业层面,1.品质：,(1)能够明确说明规格；,(2)提供客观的验收标准给供应商；,(3)参与品质问题的解决；,(4)协助供应商建立品管制度；,(5)尊重供应商的专业技术。,2.交货：,(1)给供应商正确而能达到的交货期；,提供长期的需求计划给供应商；,使供应商同意包装及运输方式,(,4),协助供应商处理交货问题。,3.价格：,(1)给供应商公平的价格；,(2)让供应商分享共同推行价值分析的成果；,(3)尽快付款。,4.其他：,(1)对供应商的问题及报怨尽快回应；,(2)提供技术或检测仪器，使供应商生产更佳产品；,(3)使供应商尽早参与产品的设计。,管理层级,1.采购经理：,（1）拟订采购部门工作方针与目标；,（2）负责主要原料或物料之采购；,（3）编制年度采购计划与预算；,（4）签核订购单与合约；,（5）采购制度之建立与改善；,（6）撰写部门周报或月报；,（7）主持采购人员教育训练；,（8）建立与供应商的良好关系；,（9）督导采购部门全盘业务及人员考核；,（10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。,2.采购课长：,（1）分派采购人员及助理的日常工作；,（2）负责次要原料或物料之采购；,（3）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；,（4）采购进度追踪；,（5）保险、公证、索赔督导；,（6）审核一般物料采购案；,（7）市场调查；,（8）供应商考核。,3.采购员：,（1）经办一般性物料采购；,（2）查访厂商；,（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；,（4）要求供应商执行价值工程的工作；,（5）确认交货日期等；,（6）一般索赔案件处理；,（7）处理退货；,（8）收集价格情报及替代品资料。,4.助理：,（1）请购单、验收单登记；,（,2,）交货记录及稽催；,（,3,）访客安排与接待；,（,4,）采购费用申请与报支；,（,5,）进出口文件及手续申请；,（,6,）电脑作业与档案管理；,（,7,）承办保险、公证事宜。3.2 采购人员的选用,3.2.1 才能方面,价值分析能力,预测能力,表达能力,专业知识,3.2.2 品德方面,临财不苟得,敬业精神,虚心、耐心与细心,3.3 采购授权,1、供应商选择；,2、交易价格及条件决定；,3、采购规范确认；,4、与潜在供应商接触联系。,为了圆满执行工作并达成目标，一个企业或机构会授与采购部门下列四种决策权。,某卫浴器材公司采购职务权限表,1、企业规模愈大，授权金额愈高；,2、对采购主管信任程度愈高，授权金额愈高；,3、经营者心态愈开放，授权金额愈高；,4、企业内部控制制度愈完备，授权金额愈高。,授权金额大小取决于：,3.4 采购人员之管理,3.4.1 人员招募,内部招募,外部招募,3.4.2 人员轮调,轮调之优点,1、扩大员工知识领域,2、促进部门关系,3、提升决策能力,4、防止日久生弊,5、降低离职率,轮调之缺点,1、人才养成不易,2、工作投入不够专心,思考：,情境：某位同学参加某公司采购员岗位的面试，主考官提出以下问题，请根据专业知识回答。,一、现在生产部需要某紧急物料，而现有供应商突然将其价格抬高，请问做为采购人员，你将怎么做？,二、下面情况下，你选择哪一家供应商做为合作伙伴？为什么，请说明理由。（其它条件视为同等。）,1,、甲：单价,14.0,元,/,个，货期,1,周；乙：单价,13.5,元,/,个，货期,6,周；丙：单价,13.2,元,/,个，货期,10,周。,2,、甲：最快货期,3,天，最慢货期,10,天,乙：最快货期,10,天，最慢货期,11,天。,3,、甲：单价,90,元,/,个，帐期,60,天；乙：单价,100,元,/,个，帐期,90,天；丙：单价,105,元,/,个，帐期,120,天。,