文秘第十一讲.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第十一讲、会务工作（一）,第一节、会议概述,一、什么是会议,会议是指,3,个或,3,个以上的人（其中的一个可以是主持人）按一定的组织原则聚集在一起，围绕某些共同的内容而进行的多向沟通,。,会议往往是事先约定和有组织、有目的的，那些无组织的自发的聚合议论，不能说是会议。,广义的会议包括各种有组织的集会、聚会，如庆祝会、追悼会等。狭义的会议主要是指有议事内容的会议，如办公会、讨论会、协商会等等。,二、会议的种类,1.,按会议规模分：,大型,千人乃至数千人、上万人参加,中型,百人至数百人参加。,小型,少则几人（三人以上），多则几十人参加,荣事达召开的大型商贸会议,小型会议台,人文与旅游系,按会议性质分,1.,法定性会议,指按法律法规召开的具有法律效力的会议，如党代会、人代会、团代会、职工代表大会等,2.,决策性会议,指各级领导为发挥集体的作用，对工作中的重要问题，集体讨论作出决策，如各类党的委员会议，各级领导成员的办公会等。,3.,联席性会议,指为了开展某种较大规模的活动，或讨论研究涉及几个部门或单位的事情，需要几个单位或部门共同协商、协调而召开的会议。,4.,布置总结性会议,是指为布置工作任务、总结工作而召开的会议。,按会议内容分类,1.,工作会议,为研究工作而召开会议。,2,、综合性会议,指全面讨论研究某地区、某部门涉及诸多方面问题的会议。,3,、专业会议,指为了研究商讨某项专门业务，而专门召开的有极明显专业特征的会议。例如科研成果鉴定会、钢材定 购会。,4.,纪念性会议,指为了纪念某一重要事件或重要人物而举行的会议。,5.,激励性会议,指为了表彰先进集体、个人和模范人物而召开的会议。,6.,动员、誓师大会,指为完成某项工作，开展某项重要活动而召开的组织、动员、扩大影响、制造声势的会议。,7.,竞技表演性会议,指各类体育、文艺比赛和表演性的集合。,8.,追悼会,指为悼念死者而举行的会议。,按时间分,常规型定期会议,如学会年会、机关办公例会；,非常规型不定期会议,视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议，如防汛紧急会，抗震救灾紧急会等。,三、会务工作的三大环节,会前准备,会间,调度,会后,整理,第二节、会前准备工作,会议前期准备流程,确定会议主题与议题,确定会议名称,确定会议时间与会期,明确会议所需设备和工具,选择会议地点,安排会议议程和日程,制发会议通知,确定会议规模与规 格,布置会场,准备会议文件材料,安排食住行,制定会议经费预算方案,制作会议证件,会场检查,明确会议组织机构,确定与会者名单,一、拟定会议的名称,完整的会议名称包括四个部分,1.,会议的主办单位或会议范围,2.,会议的时间或届别,3.,会议的主题,4.,会议的类型,例如：,大同贸易公司,2003,年电子商品销售工作研讨会,有时也可以省略某些内容,第三届宋代文学研讨会,二、确定会议议程和日程,会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。,议程表的第一项一般是宣布议程，其次是安排所要讨论的问题。,注意事项：,1.,先急后缓：先讨论急需解决的问题,2.,先重后轻：先讨论重要的，难解决的问题,3.,先同后异：将性质相同，互有关联的议题排列紧凑,4.,先宽后窄：将保密性比较强的议题放在后面,5.,适当准备一些后备议题。,例：瑞祥公司销售团队会议议程表,公司销售团队会议将在,5,月,25,日星期一上午,9,：,00,在公司总部的三号会议室举行。,1,、宣布议程,2,、说明有关人员缺席情况,3,、宣读并通过上次会议记录,4,、东部地区销售活动的总结。,5,、销售一部关于内部沟通问题的发言公司销售人员的招聘和重组。,6,、销售二部经理的人选。,7,、下季度销售目标。,会议日程是会议的各项活动在会期以内每一天中的具体安排。,在会议日程中，会议的各项活动按上午、下午、晚上逐项列出，使会议所有活动与时间一一对应。,日程表中一般包含当日议程内容，但议程表无法容纳日程表全部内容。,三、确定会议的时间,1.,会议每一阶段的起止时间都要确定好,2.,确定时间要精确到年月日时分,3.,一次会议的时间最好不要超过,100,分钟，中间要安排短暂的休息,四、确定会议地点,在租借会场时，应注意以下几点：,1,、确认租借的日期和时间，并确认在开会当日是否可以使用。,2,、确认会场大小是否合适。,3,、确认会场的租金是否在预算之内。,4,、考虑会场的交通是否便利，有无足够的停车位。,5,、确认会场的各种设备，如麦克、投影仪等会议所需设备及物品是否齐全。,6,、确认会场周围是否有配套的餐饮设施等。,五、确定与会人员,1.,会议主持人,2.,会议出席人：有发言权，有表决权,3.,会议列席人：有发言权，没有表决权,4.,会议旁听者：没有发言权和表决权,秘书确定与会人员名单后，最好同时还附上这些人员的基本情况一览表（包括职务、年龄等）送给上司审核。,六、会场的布置和布局,（一）相对式：教室形、礼堂形,适用会议：,大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等,优点：设主席台，,会场场面开阔、较有气势，会场气氛严肃庄重,（二）,全围式：圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形,适用会议：,小型会议及座谈会、协调会等类型的会议,优点：,容易形成融洽和合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，便于与会代表充分交流思想、沟通感情。,半围式：马蹄形、,U,字形、,V,字形、,C,形,适用会议：中小型的工作会议，展示、咨询、述职、考评和听证等会议等,优点：介于相对式与全围式之间，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛,七、会场设备,1.,灯光设备,2.,空调设备,3.,音响设备,4.,多媒体设备,5.,桌椅设备,八、准备会议文件资料,常见的会议文件资料主要包括：,开幕词、闭幕词、领导人讲话稿、主题报告、专题报告、会议简报、会议记录、会议纪要、新闻稿、会议通知等。,1.,资料的份数要比与会人员人数多出几份，以防有人丢失，或临时有参会人员加入,2.,如条件允许，要在会议开始前几天将会议资料发到与会人员手中,3.,领导的发言稿需要秘书草拟，在重点处要突出强调。,九、发会议通知,1.,大型会议通知一般要包括以下内容：,1,、会议名称、会期,2,、开会的起止日期和时间,3,、报到的时间、地点,4,、详细开会地点，可附上乘车路线图。,5,、会议的主要议题,6,、需要携带的证件、资料和其他要求,7,、筹备会议的组织机构名称及负责人姓名、联络方式。,8,、是否出席会议的答复期限和答复方式,兹定于,月,日（星期,）,午,时在,地点召开,会议，会期,天，参加人员为,，凭,入场，有关会议的具体事宜，请与,联系（电话号码,）,同志：,兹定于,2008,年,11,月,15,日,19,日在湖北武汉江汉大学召开全国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会，请届时参加。,注意事项如下,：,（,1,）报到时间：,2008,年,11,月,14,日；,研究会会长、副会长、秘书长、副秘书长于,11,月,13,日提前来汉，商讨会议有关事项。,（,2,）,11,月,14,日大会筹备处在武昌火车站、汉口火车站、长航,17,码头设有接待站；如乘坐飞机来汉者，请乘坐机场交通车至中国民航汉口售票处，此处同时设有接待站。提前或逾期来汉者，请乘坐,路公共汽车至终点站,。,（,3,）各校自编教材可提供样本五册以上，大会准备进行教材陈列、交流活动。,（,4,）住宿、旅差费用自理。,（,5,）其他有关事项请参照江汉大学,2008,年,9,月,13,日,会议通知,。,（,6,）大会筹备处通讯地址及电话：湖北武汉赵家条江汉大学中文秘书系,联系人：,电话：,027,全国高等院校秘书学教学经验交流会,二零零八年十月十五日,2.,回执单一般包括以下内容：,姓名、性别、年龄职务、民族、会后返程的交通要求等。如果是学术性会议还要提交论文题目。,十、确定餐饮、住宿事宜,1.,餐饮：就近。一般采用统一就餐标准。照顾少数民族、体弱多病、以及有其他禁忌者。,2.,住宿：不可出现厚此薄彼的现象。在优先照顾长者，尊者，体弱者和领导的基础上，合理调配不同档次的房间。,十一、制定预算,本着节约的原则，将会议期间的每一笔开支预算详细列出，报经有关领导审查之后确定，然后按照预算表合理开支。,十二、会前检查,1.,检查灯光、音响、空调、多媒体等设备,2.,检查黑板、白板是否干净，准备好粉笔、白板笔等物,3.,每一位参会人员座位前安放纸笔,4.,在大门口放一块进入会场的示意板：“,会议在,层,号召开”,.,第二节 会中服务工作,一、签到,1.,秘书代签，在到会的姓名旁边做标记,2.,卡片签到，在预先发的卡片上签上自己的名字上交。也可以用名片的方式。,3.,簿式签到，在签到簿上签上自己的姓名职务等,4.,电子签到，一卡通的方式，成本较高。,*签到结束后填写会议出席情况表，包括应到人数，实到人数，缺席人数等。,*如果重要人物缺席未到，要及时打电话了解情况。,*根据签到情况随时调整会议进程以及餐饮住宿情况。,二、引导,热情迎接与会者，并按礼仪规范将其引导入场。,内部会议，与会者一般都有自己的习惯座位。大中型会议，一般事先制作好各种座次标识用品（如：主席台或会议桌上的名签卡片、座次图表、指示牌）等，采取对号入座的方式，或是将会场划分为若干区域，以部门或地区为单位集中就座。,三、会议记录,1,、记录会议的组织情况，它包括会议的名称、开会的时间、开会的地点、出缺席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名；有些会议还要写清楚会议的起止时间（如年月日）。,2,、记录会议的内容，它包括发言人的姓名、发言的内容、讨论的内容、提出的建议、通过的决议等。,第三节 会后扫尾工作,一、清理会场,1,、为乘车回去的与会人员安排车辆。,2,、检查与会人员是否有遗忘的物品。,3,、收拾整理会议室，使其恢复原貌。,4,、临时借用的设备及时归还,二、整理会议文件,会议文件，如决定、议案、提案、会议记录、会议纪要等。一些重要的会议文件资料还要立卷归档，因此，会议结束后要依据会议文件的内在联系加以整理，分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案。,第四节 会见、会谈,一、会见、会谈的含义：,会见：通常指主人会见客人，用于外交场合，也称会晤。,尊者、地位高者会见地位低者，也常称为“接见、召见”，反之，称为“晋见、拜见、拜会。”,例如：,胡锦涛主席会见美国总统奥巴马。,胡锦涛主席接见中铁一局总经理刘景书,第十一世班禅拜见胡锦涛,主席,