采购模块培训.ppt

Oracle EBS,采购模块,Purchase Order,基础数据,供应商档案,采购员设置,审批层次,单据控制,危险类代码,检验代码,自动来源,供应商项目,目录册,业务流程,请购单,询价单,报价单,采购定单,接收,检验,入库,退货,采购模块内容,可以建立供应商档案，维护供应商必要的数据。包括,名称、编号和地址。,供应商管理,1,可以在线的查询供应商信息。,可以建立随机的供应商质量、成本、服务、差异报告。,可以合并供应商。,可以建立供应商列表。,采购员设置,2,采购员只能建立自己的采购订单。,在系统中，若你是采购员，则你所建立的任何单据，只能是由你负,责。,在系统中，可以设置采购员采购件的分类。,例如：采购员,A,负责采购五金类；,采购员,B,负责采购机电类；,思考：采购员是否需要负责采购不同的物料分类。,审批层次,3,审批层次确定了企业的采购业务中，由谁来审批；并且,若某人无权审批时，又由谁来审批。,审批层次由以下要素组成：,雇员,:,在采购中即是参与采购业务的人员。,工作,(job),：,在采购业务中指采购、审批、计划。,职位,(position),：,指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。,审批层次结构,3.1,审批层次结构将雇员、工作、职位结合成树状结构。,例如：若工作包括采购、审批；,职位包括采购员、供应课课长、物流总监、财务总监、总经理；,雇员包括,A,、,B,C,、,D,、,E,、,F,六人分别担任不同职务。,则审批层次可为,:,采购,审批,采购员,财务总监,总经理,物流总监,供应科科长,采购员,采购,审批,审批,审批,A,B,C,D,E,F,思考：若要建立采购审批层次，需要哪些数据。,单据控制,4,单据指的是采购业务中出现的文本。如请购单、采购订,单等等。,单据控制包含三类：,单据的安全级别,单据的访问级别,单据批准的规则,单据控制通过严格的文本审批和安全控制保证只有被授权的人才能,操作单据，影响采购业务。,单据的安全级别,4.1,单据的安全级别用来表明谁能存取单据。,安全级别有,4,种：,公共的：系统中所有用户都可存取该单据。,私有的：单据创建者和审批者可存取该单据。,采购的：单据创建者、审批者和所有的采购员可存取该单据。,层次的：单据创建者、审批者和所有审批层次上高于单据创建者,的用户。,例如：设置计划采购订单为私有的，则只有输入计划采购订单和审,批该订单的人可以存取。,设置采购请购单为采购的，则所有的采购员、审批该单据人和,提出请购者能存取该单据。,单据的访问级别,4.2,单据的访问级别用来确定能存取单据的用户能对单据做,怎样的操作。,访问级别有,3,种：,仅查看：只允许查看单据。,可修改：可查看、修改、冻结、关闭单据。,完全的：可查看、修改、冻结、关闭、取消、最终关闭单据。,注意：中有两个访问选项级别高于以上访问级别，,自己可审批：若该选项为,Yes,，,则建立单据的用户可自己审批；,审批者可修改：审批单据的用户可修改该单据。,注意：建立单据者对自己的单据可作除审批以外的操作。,系统的访问控制对已存在的单据作用；用户若能进入建立单据,的窗口，就能建立单据。,单据的审批规则,4.3,审批规则通过职位、审批权限、单据类型构成。,职位,(position),：,指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。,单据类型：采购业务中出现的文本类型。如标准请购单、内部请购,单、一揽子协议、计划采购订单、标准采购订单。,审批权限：可以控制以下几方面的权限。,科目、分类、金额、位置。,例如：某人只能审批,10000,元五金类采购订单，则设置,为 采购订单，,10000,元，五金类。,单据的审批规则构成,4.3.1,审批规则确定了某职位对某单据类型具有怎样的审批权限。,例如：,供应科科长可审批标准请购单，,可审批,10,万元的标准采购订单,物流总监可审批计划采购订单，,可审批,100,万元的标准采购订单,供应科科长 审批 标准请购单,10,万元,物流总监 审批 标准采购订单,100,万元,思考：审批权限应该如何设置,危险类代码,5,危险类是对具有危险的物料的分类。其代码会出现在采,购订单上，提供给供应商以保证以相应的安全手段运输,物料。,例如：,易燃类,易爆类,剧毒类,放射类,思考：危险类代码提供给供应商的作用和企业会有哪些危险类。,检验代码,6,检验代码用于接收检验时分配给该次接收的物料，表明,该物料的质量等级。,例如：一等品,A,二等品,B,三等品,C,不合格,D,自动来源,7,自动来源规则确定了在建立标准采购订单时，价格可自,动出现。可查询报价单。,在自动规则中，指明了物品、供应商和单据（报价单或计划采购订,单）,例如：在自动来源规则中设置,A,物品由供应商,B,、,C,提供，现有与,B,有关的标价单,D,和与,C,有关的,报价,D,和计划采购订单,E,。,在建立采购,A,的订单时，我们可以根据自动来源规则寻找相应,价格。,思考：如何应用自动来源规则。,供应商目录册,8,供应商项目目录册用来查询物品的历史价格、自动规则,等情况。,若曾经采购过某物品，即系统中存在采购订单，则在建立新的采购订,单时，可以从供应商项目目录册中查到相应的情况，从而得到比较合,理的价格。,思考：使用供应商项目目录册的优点。,业务流程,9,采购申清,审批申请,询 价,报 价,采购定单,接收物品,采购计划,批准发票,付款,采购请求,9.1,请购单：反映物料需求的单据。请购行为是采购行为的,一个开始。,请购单可以手工输入，也以由模板生成。,采购询价,9.2,询价单是反映本方需求，要求供应商作出回答的单据。,在询价单中，有物品、数量、日期、发货等信息。,建立询价单后可输入供应商的清单，表示该询价单要发给哪些供应,商，并且可注明反馈途径，如：电子邮件、传真等。,报价单是供应商对询价单的反馈。,在建立采购订单时，可以引用报价单。,采购订单,9.3,采购订单：用来明确表示一次采购业务。,采购订单中包含了订单应包含的信息。如定购的物品，数量，价格，,要货时间，发货情况，接收情况和付款、运费等其它条款。,采购订单需要审批，原因是价格的存在。所以采购订单可能会存在,多版本，所以采购订单不同于采购合同。,采购订单类型,9.3.1,采购订单类型用来表示与供应商的一种业务类型。,比较：,标准采购订单：表示一次采购，适用于紧急采购和零星采购。包,含了订单应有的信息。,计划采购订单：表示长期定购，适用与供应商的一揽定购。包含,了含了订单应有的信息。,一揽子协议：与计划采购订单类似，但没有价格信息，只有总金,额。,合同采购订单：与一揽子协议类似，但没有物品信息。,使用：除标准采购订单外，其它类型在使用时需要下达审批成为实际,订单。,思考：计划采购订单、一揽子订单、标准采购订单和合同采购订单的,用法。,采购订单建立,9.3.2,采购订单建立有手工和自动两种。,手工：,手工建立订单，输入必要信息提交审批。,自动：,采购订单建立有两种方式。,1.,通过请购单汇总，自动生成采购订单。,2.,下达采购计划订单、一揽子计划和合同订单。,采购接收,9.4,采购接收选项：用来控制采购接收时各种可能性。,采购接收路径：用来控制接收是否检查，是否直接入库,采购接收选项,9.4.1,采购接收选项：用来控制采购接收时各种可能性。,允许替代接收,：是否可以用替代品代替定购物品。,允许未定购接收,：订单上没有定购的物品是否可接收。,允许快速接收,：是否可以一次性按订单全部接收。,接收日期容限,：到货日期是否允许有差异，允许该如何反应。,接收数量容限,：到货数量是否允许有差异，允许该如何反应。,是否强制收货地,：供应商将物品发往其它地是否可接收。,采购接收路径,9.4.2,采购接收路径有三种类型。,标准接收：接收和入库分两次做。,直接接收：接收入库一次完成。,需要检查：接收后经检验合格才能入库。,接收,入库,接收地点,接收,入库,接收,检验入库,合格,不合格,接收,9.4.2.1,接收：表示货到，并不表示认可该批货物。,接收要根据采购订单做接收。在作接收时，可以通过查找窗口，根,据一定的条件寻找可接收的订单。,例如：以某供应商为条件，可接收有该供应商的订单。,若要进行未定购接收，可在查找窗口标注未定购。,一次接收以接收单据号为标志。不同批次的接收可记录在同一单据,号。,在接收时输入物品、接收数量后，可以选择标准接收或快速接收。,检验,9.4.2.2,检验：物料检验的评价可用质量代码标识。,一次检验必须根据接收单而来。同样可以在查找窗口中输入一定条件,来查找相应的接收单。,检验后的动作只要接受和拒绝两种。对于合格或不合格的物料，可以,在质量代码中标识其质量等级。,系统中检验就是输入数量和质量代码后选择接受或拒绝。被拒绝的物,料可再次被检验。,比较：接收是表示货到；,接受表示货可入库。,思考：接收与接受的区别。,检验,9.4.2.3,入库：检验合格方可入库。,一次入库根据检验而来。同样可以在查找窗口中输入一定条件来查找,相应的检验单。,检验合格的物料可以分批次入库。即合格的,100,件物品可分,50,件、,50,件入库。,在采购模块中做入库，在库存模块中会自动产生库存事务，影响库存,量。,产生应收帐,9.5,物料入库以后会自动产生应付帐。,在采购设置中，可以标识产生应付帐的条件。即,2,路匹配：发票与采购订单匹配；,3,路匹配：发票与采购订单与入库单匹配；,4,路匹配：发票与采购订单与入库单与检验单匹配；,思考：几路匹配在产生应付帐时是最合适的。,