《高效时间管理》培训课件101118.ppt

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level,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,高效时间管理,成就卓越,认识时间管理,时间管理的陷阱,时间管理的方法阶梯图,时间管理,时间的特性,供给毫无弹性,无法蓄积,无法替代,无法失而复得,什么是“时间”,从过去,通过现在,到将来，,连续发生的，各种事件的,“过程”,。,一、不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。,决定该做什么,决定什么事情不该做。,二、不是完全的掌控，而是降低变动性。,时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。,什么是“时间管理”,时间管理的好处,花费较少的时间就能把事情办好,取得更好的工作成果,承受较少的身心压力,从工作中获得更大的满足,更好地达到事业目标和人生目标,时间的运用,大块时间,首要时间,零碎时间,固定时间,安静时间,弹性时间,交通时间,各层级时间分布的不同,时间的划分,不同事务,工作或学习时间,休闲时间,家庭时间,个人时间,思考时间,时间的价值,无形价值,有形价值,时间管理的目的,效果，是确定的期待结果；,效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；,效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。,五代时间管理间的关系,公鸡型,仓鼠型,北极熊型,群狼型,熊猫型,平衡管理法,关键词：,循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！,时间管理的陷阱,猪八戒踩西瓜皮,滑到哪里是哪里,不好意思拒绝别人,“,反正时间还早,”,拖延,不速之客,会议病,文件满桌病,事必躬亲,猪八戒踩西瓜皮,没时间做计划,工作是程序化，规律化，根本没必要做计划,不喜欢被计划束缚,“,船到桥头自然直,”,不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易,拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复,我想做一个广受爱戴的人,我不懂得如何拒绝,“反正时间还早”,工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。,时间管理陷阱是如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,拖延,拖延商数测验,为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。,为使困难的工作能被执行，对执行者加压力是必须的。,我经常采取折中办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。,我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰和危机。,当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直接答复。,我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。,试图令他人为管理者执行不愉快的工作。,我经常将重要的工作安排在下午处理，或者带回家，以便在夜晚或者周末来处理。,我在过分疲劳（过分紧张、过分泄气或者过分受抑制时）以致无法处理所面对的困难任务。,在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。,不速之客,没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志地工作。,会议病,基于合群的愿望而聚会倾谈,为符合传统,为推卸责任,没有勇气，逃避指出个别员工之错误,无效的会议不断重复,天天培训,团队集中培训 为主,以团队为单位,每天二十分钟,一对多或多对一或多对多,客户关注为主,文件满桌病,安全感,犹豫的个性,半途而废的工作习惯,个人的喜好,对策,该扔则扔,不要移师暗处,不放无关物品，将物品放在固定地方。,让秘书协助建立良好的文件管理系统,让文件在面前只流通一次,下班最后一件事,-,收拾办公桌,事必躬亲,担心部属做错,安全感,不愿放弃得心应手的工作,找不到可授权的下属,时间管理方法,明确目标,分清轻重缓急,制定计划,立即行动,1,2,3,4,阶梯图,正确目标的价值,目标刺激我们奋勇向前,有目标才会有结果,目标引导我们发挥潜能,拟订目标的原则,原则一：符合自己的价值观,原则二：了解自己目前的状况,原则三：制定目标的,SMART,原则,价值观：,是我们想和做的基本原则，是进行时间安排的最基本的因素,健康、事业、人际关系、金钱,符合自己的价值观,制定目标的,S,PECIFIC,M,EASURABLE,A,CHIEVABLE,R,ELEVANT,T,IMING,SMART,原则,明确目标,设定目标的步骤,步骤一：列出目标,步骤二：主要困难与阻碍,步骤三：所需技能及知识,步骤四：为达到目的必须合作的对象,步骤五：,SMART,行动计划,目标金字塔,要事第一,“大石头”理论,二八定律,时间管理矩阵图,二八定律,意大利经济学家帕雷托（,Parto,）,80sale from 20%customers,80%profit from 20%product line,80%problems from 20%employees,集中精力在能获得最大回馈的事情上；别花费时间在与成功无益的事情上。,我的一天：,你前一天的所有工作内容？,事项重要性分类,紧 急,不重要,不紧急,重,要,突发紧急情况,限期将至的赶工,补做遗漏的事情,加急文件的传达,准备事项、预防工作,价值观的澄清,计划,关系的建立,真正的休闲充电,现场管理造成干扰的事、电话、信件、报告,并不重要的急事,例行会议,许多凑热闹的活动,细琐、忙碌的工作,无关紧要的电话、信件,浪费时间的事,“,逃避性”活动,看太多的电视,衡量任务重要性的三个标准,分清工作的轻重缓急急迫性指数测验,我在压力之下表现最好。（）,我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（）,我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。（）,我休息时会觉得不安。（）,我似乎永远在赶时间。（）,我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。（）,我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。（）,我在做一件事时常会想到另一件事。（）,我处理危机时表现最好。（）,处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（）,我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。（）,当我为了处理突发状况,必须取消约会或中途离开,我认为别人应该能谅解。（）,我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。（）,我常边工作边吃饭。（）,我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。（）,一天下来办公桌上,“,已办,”,文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（）,如果不能有效分配事件,紧 急,不重要,不紧急,重,要,筋疲力尽,危机管理,长期处于压力下,没有时间,总要寻求支持,愿景,/,平衡,纪律,/,控制,少一些危机,进一步的发展,走向成功,无法有责任感,依赖于他人或组织,会很快失业,停滞不前,失败,没有好朋友,只按短期目标行事,危机管理,/,经常变化,认为计划，目标无意义,关系很浅或破裂,觉得自己是受害者,做事无成效,优先事件管理矩阵,迅速反应优先处理,马上做,给予充分重视,定期用时间来计划实施,需尽快解决，但可以交由他人处理,有效授权,既不重要 也不紧急,授权,/,降低标准,/,放弃,学会说“,NO,！”,耐心倾听,如无法当场决定则要告诉他你要考虑多久,显示慎重,表情应和颜悦色，但态度坚定,指出拒绝的理由，拒绝的是所托之事而不是他,如有可能为他提供其他可行途径,切忌透过第三者来拒绝,如何对付不速之客,定期与下属会面,授权别人对约会事宜作初步之安排（如有秘书）,不要采取无条件的,“,门户开放政策,”,预留灵活时间,在办公室外接见外界不速之客,站立会客,控制会谈时间,宁可提早上班，但不要延迟下班,授权的定义,-,上级委派给下属一定权力，使他们在一定的监督下完成所委派的任务,实质,-,通过权力的转移（高层中层基层操作人员），实现上级时间的节省,目的,-,管理者把理性的工作交给别人去做，从而省下时间去做更重要的事,好处,-,不但省时，还使团队内每个人感到受重视，增强责任心，组织更有活力。,授权是时间管理的重要途径,有效授权,应该授权的事,看着,象限,必须授权,应该授权,不应该授权,授权风险低,经常重复,下属做会更好,下属能够做的更好,马上就可以分配给别人做的事情,刚任职不完全具备能力,从来没做过,授权风险大，但有控制点,花一点时间训练，就可以分配下去,需要身份的,制定工作标准，设定工作目标,重大决策,信息披露有限制的,不能授权的工作,1,、与领导接触和沟通的事情；,2,、跨部门协调的事情,确定授权内容的步骤,年计划,活动计划表,年度目标：,一月,二月,三月,四月,五月,六月,工作计划,生活计划,七月,八月,九月,十月,十一月,十二月,月份,月份,工作计划,生活计划,周计划工作安排,第,周,事件,任务,优先级,时间安排,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六,星期七,项目,1,项目,2,打电话给客户,跟网络部开会,拜访客户,培训业务员,1,3,2,4,1,3,2,4,每日工作计划表,3,月,25,日（星期三,）,8:00-9:00,9:00-10:00,10:00-11:00,11:00-12:00,12:00-13:00,13:00-14:00,14:00-15:00,15:00-16:00,16:00-17:00,17:00-18:00,18:00-19:00,Evening,优先事件,规划你的时间,时间规划基本原则,:,60:20:20,未纳入计,划的,20%,突发的,20%,计划好的,60%,我希望在这一年过去以后得到什么？,除此以外这一年中还有哪些事情需要我花费时间,我必须做哪些事情？这些事情必须在什么时候完成？,这一年中有哪几个关键的任务？,我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？,预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？,今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？,对未来的一年进行规划,注意点：,首先安排固定项目,根据你的生物钟安排时间,把较大的任务分割成易于控制的小块,充分利用零碎时间,为每件事情设定明确的起止时间,留出休息和娱乐时间,留出机动时间，不要把所有的时间都填满,克服拖延,不要把难事往后拖,不要把不喜欢的事往后拖,不要把喜欢的事做过了头,工作细分,自律,防范于未然,立即行动,办公桌上的“,5 S”,运动,文件存档系统,“,各就各位,”,的摆置,集中精力做一件事,不要总是重复处理同一文件,不要为了表面的整洁而塞入一处,下班前的清理,整理 整顿 清扫 清洁 修养,下面是一份,“文件处置测验”，,看看你的文件处置系统是否完善。请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“？”。,1,、订购文具后所取得的帐单。,2,、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。,3,、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。,4,、某大学企管系学生寄来的问卷。,5,、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。,6,、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。,7,、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的,E-mail,。,8,、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。,9某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。,10,、客户寄来的一封投诉信。,11,、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。,12,、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。,假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！,只有行动才能靠近目标,使用更好的工具工作,提升您工作的熟练度,运用既有的情报、经验,及时行动,使用时间管理工具的四把钥匙,只用一个个人的管理系统,随身携带,远离废纸,以最合适的方式使用工具,清晨六问：,1.,我今天的目标是什么？,2.,我的核心大目标是什么？,3.,我今天最重要的,3,件事是什么？,4.,我今天准备学到哪些方面的新东西？,5.,我今天准备在哪些方面进步一点点？,6.,我今天如何更快乐些？,你做了吗？,夜晚六思：,1.,我今天是否完成了小目标？,2.,我今天是否更拉近了大目标？,3.,我今天又学到了些什么？,4.,我今天在哪些方面还做得不够好？,5.,我如何才能做得更好？,6.,我明天的目标是什么？,掌握正确的工作方法,PLAN,计划,DO,实施,CHECK,检查,ACTION,修正,相信自己的价值,珍惜时间,