山东春季高考文秘专业秘书基础.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,秘书基础,基础部,主讲：朱晓艳,秘书工作及其发展趋势,1.,秘书以及秘书工作的含义,现代的“,秘书,”是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。,在国际事务中责之一种外交官的职务，如一等秘书、二等秘书、三等秘书等。,秘书工作,是直接为机关或部门负责人提供综合性服务的辅助性管理活动，由秘书或秘书部门承担此项工作。,秘书基础,2.,秘书工作的基本属性,（,1,）,辅助性,秘书工作本身是处于从属地位的辅助性管理活动，其本质就是为领导服务，不仅是领导体力的辅助，而且是其脑力的辅助。,（,2,）,政治性,秘书工作的政治性主要取决于领导的政治性。主要体现在三个方面：鲜明的阶级性明确的政策性高度的机要性,（,3,）,服务性,秘书工作具有多层次的服务对象。我国党政机关的秘书部门历来坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为人民服务。,秘书工作具有,收录整理、录入打印、信息传送、会务服务、事务管理,等多种服务手段。,秘书基础,3.,秘书工作的主要任务,根据秘书工作的各项具体任务的性质，可分,为“,政务,”和“,事务,”两类主要任务，俗称,“,办文,”、“,办会,”、“,办事,”。,秘书基础,4.,我国秘书工作的发展趋势,秘书基础,（,1,）,参谋职能强化趋势,新时期秘书工作参谋职能强化趋势，主要原因有两方面：一方面是飞速发展的经济建设的客观需要；另一方面是领导决策由经验决策向科学决策转变的需要。,（,2,）,秘书工作管理科学化趋势,（,3,）,办公手段现代化趋势,所谓办公手段现代化，就是把计算机技术和现代通通信技术、系统科学和行为科学应用于办公室。对办公室内数量庞大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。,秘书工作的基本原则、特点和作用,秘书基础,1.,领导、领导活动、领导活动的要素、领导意图的含义,领导,有两个基本含义：作为名词，它指担任领导职务的个人或群体，可以是领导人，可是是领导班子，也可以是领导机关；作为动词，它是指率领、引导、组织、指挥人们实现某一特定目标的行为过程。,领导活动,是在领导环境确定的一定范围内进行的一种有向性的人的综合活动。,秘书基础,领导活动的要素一般可概况为三个最基本的方面，即领导者、被领导者和作用客体。,（,1,）,领导者,是领导活动的主体，是领导活动的核心，是一定群体或集团利益的代表者，对群体活动起着率领、引导、组织、指挥的作用。,领导者的行为、活动受被领导者和领导环境的约束。领导者必须认识和顺应社会历史发展的客观规律和必然趋势，理解和符合被领导者的共同要求，体现群体、集团的共同愿望。,秘书基础,（,2,）,被领导者,即领导活动中被领导的一方（个人或群体），是相对于领导者而言的。领导者与被领导者同处于一个大系统中，二者相互依存。一方面领导者应反映、代表、符合大多数被领导者的要求，否则将失去其从事领导活动的基础和后盾。另一方面，被领导者是领导者决策、意图的实施者、行动者，应自觉地成为领导活动中积极的、主动的力量，不能仅仅作为被动的一方。,（,3,）,作用客体,领导者与被领导者共同的工作对象，即作用客体，在领导活动中也是不容忽视的重要因素。,在领导活动中，领导者与被领导者共同对某一自然物作用，产生出特定的产品（成果），这种自然物就是领导活动作用的客体。,领导意图,指领导者（领导人、领导班子、领导机关）领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。,领导意图,秘书工作的核心,2领导意图的形成,秘书基础,（,1,）领导意图是马克思主义普遍真理与各项具体管理实践相结合的产物。,（,2,）领导意图是上级指示与本组织的具体情况相结合的产物。,（,3,）领导意图是领导与群众的智慧相结合的产物。,（,4,）领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物。,3.,秘书工作在领导活动中的作用,秘书基础,（,1,）枢纽作用,秘书部门处在组织的中心位置，因此成为上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉：一是领导的决策指令要通过秘书部门传达下去；二是下面的问题、要求，包括下级的请示、报告，以及群众重要的来信来访，都要通过秘书部门递送上去；三是面上的情况、动态，以及经验教训，要经过秘书部门反映到领导手中；四是内部的计划、部署，要经过秘书部门传达到执行部门去。,（,2,）助手作用,秘书人员和秘书部门辅助领导工作的具体内容，有以下五个方面：,a,文书处理,b,筛选文件,c,文字把关,d,事务处理,e,督促作用,（,3,）参谋作用,（,4,）辅助协调作用,（,5,）“不管部”作用,凡是其他职能部门不管的事，领导都可以安排给秘书部门去做，内容大致有以下四个方面：,a,围绕中心工作产生的任务,b,临时发生的突击任务,c,带全面性的人物或活动,d,为领导服务的其他事项,（,6,）“窗口”作用,4.,秘书工作在领导活动中的特点,依附性,综合性,服务性,机密性,政策性,秘书基础,秘书基础,（,1,）依附性,依附性是秘书工作的一个本质特征，在秘书活动中表现为辅助性。必须注意两点：一是只能为领导提供材料、政策依据、建议、情况、汇总及分析等，决不能越俎代庖，自作主张，强加于领导；二是不能反客为主，随意插手、干扰和影响职能部门的工作。,（,2,）综合性,a,从秘书工作的职能范围来看，秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而且承担着全面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络、整体协调的作用。,b,从秘书工作本身的内容来看，秘书工作既有政务，又有事务，具有明显的综合性。,c,从秘书人员的素质要求来看，也具有明显的综合性特征。,（,3,）服务性,（,4,）机密性,（,5,）政策性5.,秘书与领导者相处的基本原则,秘书基础,一,.,秘书与领导班子相处的主要原则,（,1,）“职权划分，单向请示”的原则,（,2,）“按规章制度办事”的原则,（,3,）“不分亲疏，一视同仁”的原则,（,4,）“通报情况，维护团结”的原则,二,.,秘书人员与具体领导人相处的原则,（,1,）思想体系一致的原则,（,2,）知识互补的原则,（,3,）相互信任的原则,（,4,）相互适应的原则,信息与秘书工作,秘书基础,1.,信息的分类,（,1,）按,信息源的性质,可分为两大类，一类是,自然信息,，这是自然界自发产生的；另一类是,社会信息,，这是社会各界有意识、有目的地发出的信息。,（,2,）按,信息的表现形式,可分为,语音信息,，如；领导的口头指示、打来的电话等；,文字信息,，如各类文件、报刊、书籍等；,数据信息,，如企业中各类原始报表、发票、单据等；,图像信息,，如电视画面、录像图片资料等。,（,3,）按,信息来源的方向,可分为,横向信息,，它来自平行的单位；,纵向信息,，它来自本系统领导部门或下属单位。还可分为,外部信息,，它来自外单位或直接来自国外；,内部信息,，它来自本单位、本系统。,（,4,）按,信息的稳定状态,可分为,静态信息,，如民族、资源、厂房、单位占地面撞击、历史上的统计数据等；,动态信息,，即非固定的信息，如股市行情、市场信息等。,（,5,）按,信息存在或作用时间,可分为,长时信息,，它形成于距今时间不等的过去，且目前正处于相对稳定状态，不会轻易改变或消失，并能对人们的行动产生持久的影响；,短时信息,，它是一种时效性极强的信息，如果在一定时间内没有被人们及时认识，就再也不能实现其价值，如市场信息、谈判中对手的瞬间表情等。,2.,信息的主要特征,秘书基础,特征,开发性,共享性,无限性,时效性,3.,现代社会信息工作的基本特征,秘书基础,信息载体多样化,信息传递迅速化,信息社会化、全球化,4.,信息工作在秘书活动中的作用,秘书基础,秘书部门的信息工作，主要是指根据上级与主管部门的要求，了解情况，掌握动态，发现问题，然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资料的领导参考，具体来说，信息工作在秘书活动中的作用主要表现为以下几个方面：,（,1,）辅助领导科学决策必须依靠信息,（,2,）起草文件必须依靠信息,（,3,）信访咨询工作需要依靠信息,（,4,）做好日常管理工作必须依靠信息,5.,秘书信息工作的特点,秘书基础,（,1,）,针对性,主要表现为一下几个方面：,a,结合业务 即注意信息工作的专业性。,b,围绕中心 即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行。,c,针对问题 即按领导的指示、意图，进行专题调查。,（,2,）,综合性,（,3,）,时效性,有及时性和适时性两种形式。,所谓,及时性,，即强调信息要保持新鲜度，排斥迟到的陈,旧的信息。,所谓,适时性,，即讲究提供信息要选择最佳时机。,（,4,）,经常性,主要体现在起草文件和撰制各种文字材料上，,还包括现在已广泛使用的网上电子邮件。,6.,秘书信息工作的原则,秘书基础,追踪原则,优选原则,超前原则,决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况的变化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机构和决策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方案。,由两方面决定,：（,1,）任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，再快的信息，也有滞后性；（,2,）领导必须有所预见，走在事物运动的前面。,7.,秘书信息工作的基本要求,要求,准确,及时,全面,适用,秘书基础,（,1,）要服务与中心工作,（,2,）要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息,（,3,）要特别注意，只要是新发生的带有重要动向性、倾向性、苗头性、政策性、突发性的问题，都有较强的适用性，应及时采报，防止把按需要采报歪曲成“按胃口胃报”。,8.,信息收集的内容,秘书基础,秘书人员信息收集的内容随服务领域与目的的不同而有差异，一般包括：,（,1,）,系统内信息,：这是机关单位所管辖和隶属系统内的信息，其范围通常包括对上级领导机关及本机关的决策或重要工作部署的贯彻执行情况；所属机关单位对当前工作的重要安排和部署；所属范围内的重要工作进展情况、带有倾向性的问题、重大事件及重大的自然灾害等。,机关单位进行宏观控制、调整和制定决策，以取得最佳效果和实现既定目标的依据。,（,2,）,上级信息,：其范围包括党和国家的有关方针、政策及有关的法律、法规、规定；上级主管领导机关发布的指令性和法规性的公文及其编印的公开或内部刊物。,（,3,）,平行信息,：不行隶属的机关单位的相关信息。包括来往的文书材料，相互交换的信息资料，相互之间交流的经验及批评、建议、要求等。,（,4,）,社会信息,：社会上具有普遍性、倾向性的信息。包括社会上的各阶层人民群众对本单位的呼声、意见、建议和要求，以及重大的思想反映和社会动态等。,（,5,）,历史信息,：与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资料。,（,6,）,国际信息,：来自国际社会的信息。,9.,信息收集的渠道,秘书基础,（,1,）根据获取信息的方式,a,信息网络渠道,b,行政组织渠道,c,科研渠道,d,社会团体渠道,e,调查渠道,f,媒体渠道,（,2,）根据获取信息的来源,a,外部渠道 包括国内信息渠道和国外信息渠道。主要有政府信息网络、大众传播媒介、社会专业信息机构、各种形式的会议等。,b,内部渠道 是指组织内部的各个部门。主要包括决策资料、计划总结、经济活动分析、财务活动分析、各种统计记录、组织内部宣传材料等。,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,秘书基础,