企业文件编写管理规定(V10).doc

武汉碧蓝环境工程有限公司

企业文件编写管理规定

文件名称
企业文件编写管理规定
文件编号
Q/BL-Ⅳ-PA-HRD-WJGD-V1.0-2015
文件类别
A/规范制度类
机密等级
普通级
版本号
V1.0
受控状态
（盖受控章）
制定部门
行政人力资源管理部
发布日期
2016年01月01日

制 定: 批 准:

版本
修改日期
修改人
修改摘要

目 录
第一章 总则……………………………………………………………………………………4
目的……………………………………………………………………………………4
适用范围………………………………………………………………………………4
管理归口………………………………………………………………………………4
文件处理定义及原则…………………………………………………………………4
文件发放………………………………………………………………………………5
第二章 文件分类管理规定……………………………………………………………………5
文件类别………………………………………………………………………………5
第三章 文件机密等级分类管理规定…………………………………………………………6
文件机密等级分类……………………………………………………………………6
第四章 文件编写管理规定……………………………………………………………………7
文件等级划分…………………………………………………………………………7
第五章 文件写作格式管理规定………………………………………………………………8
文件内容写作标准……………………………………………………………………8
文件构成结构标准……………………………………………………………………8
第六章 文件发文程序管理规定………………………………………………………………9
文件审发程序…………………………………………………………………………9
文件发文步骤…………………………………………………………………………9
文件发文管理规定……………………………………………………………………9
第七章 文件宣贯管理规定……………………………………………………………………10
文件宣贯………………………………………………………………………………10
第八章 文件公示周期管理规定………………………………………………………………10
文件公示时限…………………………………………………………………………10
第九章 文件分类存档管理规定………………………………………………………………11
文件分类………………………………………………………………………………11
文件夹/盒标识………….……………………………………………………………11
注意事项………………………………………………………………………………11
文件保管与存档………………………………………………………………………11
第十章 文件保管期限管理规定………………………………………………………………12

文件保管期限…………………………………………………………………………12
第十一章 文件过期管理规定……………………………………………………………………13
过时效期限的文件管理………………………………………………………………13
第十二章 文件借阅管理规定……………………………………………………………………14
文件借阅………………………………………………………………………………14
第十三章 文件复印与拷贝管理规定……………………………………………………………14
文件复制管理…………………………………………………………………………14
第十四章 文件处罚管理规定……………………………………………………………………15
文件处罚管理…………………………………………………………………………15
第十五章 附则……………………………………………………………………………………15
附件一《文件发文审核登记表》………………………………………………………………16
附件二《文件目录登记表》……………………………………………………………………17
附件三《文件借阅登记表》……………………………………………………………………18
第一章
总 则
第一条 目的
为规范武汉碧蓝环境工程有限公司的文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，并提高武汉碧蓝环境工程有限公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、程序化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
本《企业文件编写管理制度》是武汉碧蓝环境工程有限公司文件管理领域的最高纲领性文件，为公司文件管理提供全面的准则和重要依据，公司内部所有部门的相关文件管理制度、活动、行为须遵守和服从本管理制度。
第二条 适用范围
本管理制度适用于武汉碧蓝环境工程有限公司内部所有部门、分公司、办事处和所有劳动关系的员工（包括但不仅限于正式员工、试用期的员工、实习员工）。
第三条 归口管理
武汉碧蓝环境工程有限公司文件或资料是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
文件或资料根据其文件类别和保密程度分为公司层级和部门层级，公司层级文件或资料应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录与存单。
公司层级文件或资料定义指在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。
1、总经理负责企业对外文件的审批；
2、行政人力资源管理部——负责管理归属公司层级各类型文件和资料的有效实施、保管、存档、执行、监督；
3、财务部——负责管理归属层级票据、协议、合同财务各类型文件和资料的有效编写实施；
4、部门——负责管理归属各部门层级各类型文件和资料的有效的编写、实施。
第四条 文件处理定义及原则
1、公司层级文件处理指公司层级文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；
2、公司层级文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司层级文件由行政人力资源管理部统一收发、传递、立卷、归档和销毁；
3、公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件是防止各部门出现执行无效文件的主要措施；
4、对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责；
5、对于公司以字纸形式打印的下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，若复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
第五条 文件发放
行政人力资源管理部负责公司层级文件下发管理和保证公司层级文件处理工作高效运转；
各部门负责部门层级文件下发管理和保证公司层级和部门层级文件处理工作高效运转。

第二章
文件分类管理规定
第六条 文件类别
1、体系文件分类
序号
文件类别
文件层级
文件规定
1
质量管理文件
Ⅰ级
规定企业质量管理体系的文件
2
程序文件
Ⅱ级
质量管理体系中描述为进行活动或过程中所规定的途径文件
3
作业指导书
Ⅲ级
质量管理体系中有关如何实施和操作的详细描述文件
4
其它管理性文件
Ⅳ级
用规范记录质量管理体系中所要求的信息文件或表格

2、技术性文件分类
序号
文件类别
文件规定
1
工艺文件
工艺质量性文件
2
国家/行业标准
领域中国家或行业执行的标准文件
3
规范文件
适用于企业的规范性文件

3、外来文件分类
序号
文件类别
文件规定
1
企业外部文件
上级机构或法律、法规等文件
2
供应方文件
业务往来、图样、技术资料、合同、协议等文件

4、控制性文件分类
序号
文件类别
文件规定
1
受控文件
企业控制和操作性实施更改的文件
2
非受控文件
企业外来文件无须更改控制的文件

5、批复文件分类
序号
文件类别
文件规定
1
上行文件
请示、报告、计划、总结等
2
下行文件
批复、决定、通知、通报、通告、制度、规定等
3
平行文件
信函、会议纪要等

第三章
文件机密等级分类管理规定
第七条 文件机密等级分类
公司文件资料参照文件保密程度分为“绝密文件机密文件”、“普通文件”三大类别。公司使用文件中，大部分属于“普通文件”类别，对于公司绝密及机密文件，还应标明份数序号，公司文件是否设定为“绝秘文件”或“机密文件”由拟稿部门和总经理根据文件内容共同确认。
公司应根据自身企业文件性质，归纳文件的机密等级归属。
1、绝密级文件——指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。 
● 企业经营计划、发展规划、研发项目资料、专利技术资料等；
● 财务分析报告、财务资料等； 
● 业绩考核管理标准等文件资料； 
● 商务文件、项目清单、佣金计算标准、产品价格、相应的培训课件；
● 涉及项目成本、利润的报告或论证材料 
● 公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料； 
● 公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。
2、机密级文件——指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。 
● 公司注册及相关文件、运营管理体系文件； 
● 技术资料、工程建设的重要图纸； 
● 立项报告、业务进度分析报告； 
● 涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本；
● 公司薪资福利管理文件资料；
● 公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。
3、普通级文件——指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。 
● 平时各种工作条例、规章制度、业务通知、临时性销售政策的文件资料； 
● 一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件）； 
● 各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等； 
● 行政管理工作的计划、总结、报告； 
● 一般性的月、季工作计划与总结报告； 
● 有关干部任免、调配、定级等的文件； 
● 财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。 

第四章
文件编号管理规定
第八条 文件等级划分
一、文件编号定义
● 一级文件：质量管理文件（纲领性或管理性的文件）；
● 二级文件：程序文件（描述过程实施方法或程序的文件）；
● 三级文件：作业指导书（质量管理体系中有关如何实施和操作的详细描述文件）；
● 四级文件：其它管理性文件（用规范记录质量管理体系中所要求的信息文件或表格）。
二、文件编号格式
一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音简称“BL”）、文件类型(文件级别)、部门代码（拟定部门英文字母最前二个字母大写）、文件名称代码（三到四个文件英文字母）、文件编号/版本号（用三个数字或从v1.0开始）组成。
文件标准编号格式：Q/BL-I-PA-HR-XXXX-V1.0-2015
企业代码
公司简称
文件等级
文件类型
部门代码
文件名称代码
文件版本号
文件年份
Q
BL或WUBL
I /Ⅱ/Ⅲ/Ⅳ
PA
HR
XXXX
V1.0/001
2015
三、部门英文代码简称
武汉碧蓝环境工程有限公司
部门英语缩写简称
服务部门英文缩写
总经办
行政部
人力部
财务部
企划部
研发部
GD
AD
HRD
GAD
PD
RD
工程管理部门英语缩写
市场部
设计部
预算部
工程部
施工部
运营部
MD
DD
TD
ED
CD
OD

四、文件英文代码简称
文件名称
管理文件
质量文件
程序文件
工艺文件
指导文件
外来文件
表单
英文简称
PA
PM
PP
PQR
PWI
PED
PR
五、文件等级代码简称
文件等级
一级文件
二级文件
三级文件
四级文件
数字简称
Ⅰ
Ⅱ
Ⅲ
Ⅳ

第五章
文件写作格式管理规定
第九条 文件内容写作标准
为规范公司各类文件的撰写和抄送规格，建立规范化、高效化地文件资料管理体系，为规范档案管理做好基础工作，决定公司文件写作管理规范统一标准： 
● 标题：宋体、三号、加粗；
● 正文：宋体，五号； 
● 页面边距：上/下边距2.54厘米、左/右边距3.17厘米； 
● 行间距：1.2倍； 
● 页眉：0.6厘米；
● 页脚：1.75厘米；
● 页码：显示居中（第x页/共Y页）或X/Y）。
第十条 文件构成结构标准
1、目的——编写此文件总则或目的；
2、范围——此文件适用于那份反面；
3、职责——此文件管理归口；
4、定义——文件中所涉及的专业术语或英文的特别说明；
5、内容——文件中描述的方法、过程、要求等内容；
6、附件——文件中涉及的记录性表格、表单。

第六章
文件发文程序管理规定
第十一条 文件审发程序
武汉碧蓝环境工程有限公司文件主要发文程序依次为：拟稿、核稿、签发、注发、打印、盖印、装封、分发、归档。
1、拟稿——首先由部门负责人拟稿文件，表达出文件的内容和意图，然后由部门负责人指定的人员按照草拟内容，拟写出正式的文件稿。拟稿要求：重点突出、观点鲜明、表达准确、文件合理，尽量一文一事；
2、核稿——拟稿后，应将稿件交由行政人力资源管理部进行核稿，语法文字是否规范、格式是否符合要求、文种和标题是否适宜；
3、签发——涉及公司整体事务或冠以格式名义的文件，须由董事长签发。签发人对文件负有完全责任，签发内容包括拟文部门、需发送部门、密级程度、缓急需求等；
4、注发——文稿经过签发，正式文件已形式，进入注发阶段。重点对文稿进行编号、确定发布日期、确定文件的印刷方法；
5、打印——打印文件时，应先打出样稿，经过与原稿校队，确认无误后才可按所有求的分数印制；
6、盖印——文件需要加盖印章（即公司印章）后才能发送，印章是公司发文有效的凭证，盖章由印章保管人负责执行，所盖印章应清晰端正；
7、分发——发出文件前须填写《文件发文审核登记表》附件一,并由接收人签字；
8、归档——将部门原稿、文本文件、电子文件、会签原件归类存档（公司层级文件存档与行政人力资源管理部）。
第十二条 文件发文步骤
步骤一：发文部门文件拟初稿和行文；
步骤二：发文部门负责人审核；
步骤三: 发文部门源文件及电子文档交由行政人力资源管理部审核；
步骤四：发文部门负责人组织文件签发；
步骤五：发文部门签发源文件部门归类与存档（公司层级文件须交由行政人力资源管理部归类与存档）；
步骤六：发文部门下发已签发源文件。
第十三条 文件发文管理规定
1、公司所有文件的下发，需区分文件等级、机密层级等级及紧急程度，均须填写《文件发文审核登记表》并逐级审批同意后，方可发文；
2、公司管理、规章、制度等类型文件的下发，涉及到员工切身利益的（例如：公司《考勤管理制度》 、《奖惩管理制度》 、《员工手册》等）。须总经理签批同意后，方可成文下发；
3、新文件的下发若涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁；
4、涉及相关制度及政策的文件，若需培训，须在培训课件制作完成并经过行政人力资源管理部审核通过后方可下发文件。

第七章
文件宣贯管理规定
第十四条 文件宣贯

1、公司所有下发的管理、规章、制度、通知、公告等文件，若文件的内容需向公司全体员工传达，根据公司实质情况相应给予告知（例如：微信渠道、员工邮箱、公告栏等）；
2、对于公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合行政人力资源管理部，在受文范围内组织培训或其它方式告知，并针对特定人员予以考核。具体培训或告知方式以发文部门和行政人力资源管理部要求为准；
3、对于公司除制度以外的决定、命令、通知、通告、通报、公告、公示等类型文件由各部门责任人负责在本部门内部宣贯；
4、行政人力资源管理部，应按照公司文件的受文范围要求在培训系统上开设端口，针对受文范围员工组织培训。具体方式以行政人力资源管理部结合公司实质情况要求为准。

第八章
文件公示周期管理规定
第十五条 文件公示时限
1、 决定/命令/通知/通报/通告/公告/公示等告知类型文件：需在公司内部公示1周时
限，具体视当次下发文件的需求；
2、 管理、规章、制度等规范制度类型文件：以邮件、部门依次阅看、集中培训等形式
下发的，公司内部全体员工宣贯的，通常需公司内部公示二周时限，具体视当次下发文件的要求；
3、以文本机密等级下发的文件，不得在公司内部公示，但受文人需在部门内部按文件下发要求的范围内组织宣贯。

第九章
文件分类存档管理规定
第十六条 文件分类
文件类别号
文件类别
文件明细
A
规范制度类
管理制度、规范、明细、标准参照表等
B
运营体系类
盈利性的管理制度、体系、薪酬等
C
计划类
工作计划、项目计划、经费预算计划、采购计划、业务计划等
D
总结类
工作总结、项目运营情况阶段性总结、制度落实情况总结、培训情况总结等；
E
告知类
各类通知、通报、表扬等
F
记录类
各类会议纪要等
G
数据类
公司/部门业绩数据、核心数据、财务数据、人力数据等
H
新闻类
时务新闻、员工活动报道、内部期刊纸板备份等
I
表单类
表格、记录单等
J
课件类
培训心态、技能、工具等
第十七条 文件夹/盒标示
公司文件盒/夹存档均应标示文件类别号、文件类别、文件明细等信息，文件盒/夹标示要求清晰、正确，便于查找。
第十八条 文件夹/盒目录
1、存放文件盒/夹的第一页均应本文件盒/夹所存放的文件明细目录，目录内容包含：文件名称、文件编号、发文部门、机密程度等基本信息；
2、目录要求在电脑上备份，定期将所增加、调整的文件明细补充；
3、文件盒/夹目录可用黑色笔补充，并于季度为周期再行整理、打印规范、统一；
4、文件盒/夹目录须与所存放文件明细次序相一致。
第十九条 注意事项
1、所存档文件须是最新版、有效版本、受控文件，包含所使用的附加、表格、表单等；2、所存档文件须整齐、完整。
第二十条 文件保管与存档
1、文件的保管分为：有效期内文件的保管与过期文件的保管；
2、对于有效期内的文件，须按“文件类别号-文件类别-文件名称-发文部门—机密程度--文件编号”进行有序的字纸和电子形式存档管理；
3、公司文件在下发后一周内需进行字纸和电子形式分类、存档、管理；
4、公司实施文件的电子目录《受控文件目录明细表》附件二，月底（遇节假日顺延）将公司在实施文件的电子目录定期更新；
5、各部门需设立部门所须使用文件的资料柜，参照公司在实施文件的字纸和电子形式进行分类、存档、管理；
6、公司文件的存档方式，视公司发文方式的变化而更改，具体方式将由行政人力资源管理部另行通知。

第十章
文件保管期限管理规定
第二十一条 文件保管期限
公司层级文件的保管期限分长期存档、十年存档、五年存档、三年存档、一年存档。
1、长期存档文件
● 登记、特批的重要文件；
● 资产和负债文件；
● 请示和决议等重要文件；
● 重要的契约和申请；
● 执照和上级批准证书等文件；
● 重要数据统计文件；
● 土地、建筑物、电话的主要文件；
● 员工的履历表、应聘等级表、辞职报告等；
● 章程、公司条例、规范制度等；
● 诉讼文件、加盟商文件；
● 重要仪式和典礼方面的文件；
● 制造计划书、底图、重要的考试、研究报告书；
● 公司内部出版物、图书登记册；
● 年度预算、预算文件；
● 其它有永久保存价值的文书。
2、十年存档文件
● 税务方面的主要文件；
● 会议文件（经营主体）、月决算文件；
● 重要商业账薄（资产目录、日记账）；
● 宣传方面的文件；
● 市场调查的汇总报告书；
3、五年存档文件
● 售帐薄、购帐薄、主要交易凭证（结账、交易方面）；
● 人事文件。
4、三年存档文件
● 管理人员、公司员工在外担任职务的任命文件；
● 政府机关的一般性认可、申请文件；
● 公司员工调动、工资、补贴、劳动标准法、保健、卫生方面的临时性权利、义务类文件；
● 管理监督者会议记录；
● 技术磋商会议记录；
● 有关规定、通告废止的文件
● 事务管理的补充文件；
● 税务文件；
● 文件收、发记录；
● 业务日志；
● 统计文件（简单类型）；
● 统计文件（简单类型）；
● 市场调查、宣传等企业一般文件；
● 购如物品的出纳等企业一般文件；
● 有关制造技术方面的简单文件；
● 有关动产、不动产非面的简单文件；
● 对日后有参考价值的来往文书。
5、一年存档文件
● 一般文书、通知、调查、参考文件；
● 住址、姓名变更通知；
● 报告制度中规定的日报、月报。

第十一章
文件过期管理规定
第二十二条 过时效期限的文件管理
文件的废止是指源文件的发布和作废，或是由于公司的经营模式或组织架构变动，相关政策及文件已无实际可执行价值和依据，而涉及到的相关文件的作废，或是公司出台的具有实效性的文件，而已过其时效期而自动废止。
1、公司所有以字纸形式下发的文件和资料，在文件时效过期后须退还至行政人力资源管理部销毁；
2、公司所有以电子档形式下发的文件和资料，在文件时限过期后须及时删除并告知行政人力资源管理部销毁；
3、对于时效过期的文件应按照发文年份-机密程度分类存放一年后销毁；
4、若特殊文件需长期存放保管，需提交说明至行政人力资源管理部，由行政人力资源管理部负责分类、保管、存档。

第十二章
文件借阅管理规定
第二十三条 文件借阅
1、公司层级所有已分类、存档、管理的文件，仅限于查看，不准带出、复制、电子档拷背；
2、公司层级文件的借阅，可整个文件借阅或借阅文件的某一部分内容。借阅的要求或内容需要在《文件调阅单》附件三中明确说明，行政人力资源管理部视借阅内容予以发放相关文件；
3、公司层级文件的借阅，原则上均需当天归还；
4、公司层级文件借阅，均需办理借阅手续；
5、对于文件机密程度为“普通”的文件需经过直属主管的批准后交行政人力资源部责任人同意后进行查看；
6、对于秘密程度为“绝密”或“机密”类文件，须逐级审批至总经理后进行查看；
7、公司层级文件的调阅原则上不得一次调阅多个文件，对于一次借阅两个或以上的文件，须附件明确说明原因，否则不予批准。

第十三章
文件复印与拷贝管理规定
第二十四条 文件复制管理
1、文件的复印管理须由行政人力资源管理部统一管理，各部门若需复印向应填写《文件复印登记表》，方能给予复印与拷贝；
2、各部门负责对分管范围内的复印与拷贝文件的内容、数量、印张、密级进行审查；
3、普通文件复印与拷贝须行政人力资源管理部审批后，方能复印与拷贝；
4、绝密、机密文件复印与拷贝须董事长审批后，方能复印与拷贝；
5、需公开发表的文件，同公司内部印发文件一样，须事先参照《企业文件编写管理制度》办理相关审批手续；
6、文件的翻印除了复印、拷贝、打印、传真等，均应按《企业文件编写管理制度》执行。

第十四章
文件处罚管理规定
第二十五条 文件处罚管理
公司各部门须参照公司在用文件的《企业文件编写管理制度》，对于下发至本部门的文件进行分类、存档、保管，由部门负责人统一保管。公司行政人力资源管理部会不定期对各部门文件的宣导情况及分类、存档情况进行检查。在检查过程中发现未按公司《文件管理制度》规定执行的，将处于一定行政处罚：
1、对于公司文件机密程度为“秘密”、“机密”文件在签收后保管不当，泄密或丢失的；
● 机密程度为“绝密”的文件，对于部门责任人和直接责任人，即文件的责任保管者和文件直接泄密或丢失人处以200元/次/份的行政罚款；
● 机密程度为“机密”的文件，对于部门责任人和直接责任人，即文件的责任保管者和文件直接泄密或丢失人处以100元/次/份的行政罚款；
2、对于公司文件下发后，部门内部未按要求进行宣贯，在相关工作的执行中出现问题的，将对部门责任人处以50元/次的行政罚款；
3、部门未参照公司《企业文件编写管理制度》有效执行或被公司行政人力资源管理部不定期检查出相关问题的，将对部门责任人处以30元/次的行政罚款。

第十五章
附 则
第二十六条 制度管理
本《企业文件编写管理制度》由行政人力资源管理部负责起草、施行、解释、修正
第二十七条 颁布实施
本《企业文件编写管理制度》经总经理批准后，自2016年01月01日开始实施。

附件一
文件发文审核登记表
序号
文件类别号
文件类别
文件名称
文件编号
文件密级
发文分数
拟稿部门
发文部门
发文日期
审核人

附件二
文件目录登记表
文件名称
文件编号
文件类别号
文件类别
机密等级
发文形式
发布日期
拟稿部门
发文部门
受控状态

附件三
文件调阅登记表
文件名称
文件编号
文件类别号
文件类别
机密等级
调阅形式
调阅部门
调阅人
调阅日期
审核人