秘书之交流与协调技巧.ppt

单击此处编辑母版标题样式,*,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,交流与协调的技巧,1,第一单元,协调自己与领导,之间的关系,2,协调与领导关系的原则,1、服从原则,2、尊重原则,3、请示原则,3,与领导相处的技巧,要与领导成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视领导,体谅领导的劳苦，分担他的压力,不急于表功,不忙着提建议,不依靠领导,4,如何恰到好处地赞美领导,赞美要快,赞美要诚恳,赞美要具体,赞美他比别人更好,背后说人的好话,5,委婉地批评领导,领导如果有错误就应该批评领导，不过应该讲究一下批评的策略问题。讲究了策略，你的批评或者建议不但不会令领导反感，而且你的建议、批评会被领导很好地接受，领导对你还会刮目相看，对你的能力有了新的看法，对你会更加重视，你的大好前途不是指日可待了吗?,6,批评领导的12条原则,1、能不批评领导，尽量不批评。领导有了错误，自己能够弥补解决的，尽量自己解决,2、让领导自己想出解决错误的办法，你只是旁敲侧击地提示,3、批评领导要注意沟通,4、批评最重要的是一定要让领导感到你的用心良苦,5、批评尽可能单独进行,6、以表扬的话语作为批评的开场白,7,批评领导的12条原则,7、批评的是行动，而不是人,8、一个过错，一次批评,9、在友好地方式中结束批评,10、以提醒代替批评,11、以关心体谅代替批评,12、私下批评,8,如何向领导申辩,申辩的问题应具有价值,申辩的内容应切中实质,申辩的时机应当恰当,申辩的陈述应巧妙得体,申辩态度应谦和诚恳,申辩方式应据情求实,申辩表态应容人慎重,申辩结果应冷静以对,9,如果得罪了领导,反省原因,不要表现出来,不要寄希望于别人的理解,找个合适的机会沟通,找个合适的人充当和平使者,利用一些轻松的场合表示对他的尊重,10,善于对领导说不,秘书应当服从领导的安排，但是常常有这样的情况，领导叫你干一件事，但是这件事情或许是不该你做，或许超过了你的负荷，你无法完成的，或许是超出了你的能力，你不能做的，你应该怎样办?,11,协调领导之间的关系,秘书要同不同的领导搞好关系，首要的一点就是，你必须对每一个不同的领导同等对待,12,第二单元,协调自己与同事,之间的关系,13,怎样赢得同事的尊敬,不要和同事距离过近,不要给别人一个现成的托辞,提出合理要求时不要表示歉意,不要过分宽限你分派的任务,不要把你的责任推给别人,14,怎样回答同事的尴尬提问？,如何答复同事关于你的薪水的问题,如何回答关于年龄的问题,如何回答关于领导的问题,关于同事升迁、任免的问题,15,了解同事的潜在语言,秘书要会察言观色，这可不仅限于观察领导，观察同事也一样很重要。因为从心理学上讲，语言可能带有欺骗性，会隐藏一些东西，但是一个人的真实态度在行动中却会明白地反映出来,16,重视同事的感受,人际交往中的情感体验，是一个程序化过程，即人与人的交往，尤其是初次交往有一个基本的程式首先表达对别人已付出的劳动的尊重和理解，或对给别人带来不便表示歉疚，使其产生良好地感觉，再婉转地提出自己的想法，以求得到别人的配合和帮助。因而，为了确保交往的成效，就必须重视给人的感受，注意情感产生的程序化特点，寻找最恰当的方式，来传递交际信息,17,办公室之外的同事交往,哪些办公室外的场合适合和同事交往,饭厅或者食堂,同事的生日聚会,集体旅游,18,办公室里你要提防的几种同事,泄露秘密者,功劳独占者,飞短流长者,牢骚满腹者,巴结领导者,公私不分者,19,如何化解办公室冲突,退却回避法,安抚迁就法,妥协法,硬逼决战法,解难协作法,20,第三单元,协调部门、单位,之间的关系,21,为什么部门协调有难度,职能部门未能将各自的目标有效地整合在组织目标之下，尽管各自制定的目标似乎都无懈可击,组织内部资源的紧缺与竞争环境的压力，导致各部门之间沟通的代价日益增加,组织所倡导和形成的文化氛围及职工的互动方式，决定了沟通效率的差别。在公司里，职工和中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间的40%-50%，而对于高层主管，这个比率会更高,22,为什么跨单位协调有难度,这是因为单位之间存在着利益的不同，加上不同单位属于不同的系统，单位的工作方式、工作习惯和单位的工作文化都有不同，所以单位之间的协调往往存在难度。,23,怎样做好单位部门之间的协调,秘书的协调内容,(1)计划协调,(2)政策协调,(3)事务协调,24,怎样做好单位部门之间的协调,协调工作的原则,(1)从属原则,(2)调查研究的原则,(3)政策性原则,(4)灵活性原则,25,怎样做好单位部门之间的协调,秘书协调工作的艺术,(1)抓住时机,(2)态度冷静,(3)利用非制度因素,(4)高超的语言艺术和灵活,的应变能力,26,第四单元,协调中的说话技巧,27,三个不会讲话的秘书,案例分析,28,抓住交际的最初三分钟,人对陌生人的最有兴趣的注意就在于前三分钟，他会对你的外表、言谈作出一个初步的判断，而且人的直觉会告诉他，他是喜欢你还是不是。这就决定了，他是否会有兴趣在以后继续和你交往。也就是说这最初三分钟的印象在交际活动中至关重要,29,平时做好语言储备,语言这个东西靠的是平时的积累，所以，秘书想要有很好地语言能力，一定要注意平时的积累工作。怎样做到语言的积累呢?主要是多读书，多看报，多和人沟通交流。同时还可以养成记日记，写随感的方法，因为文字表达能力的提高，能够帮助你提高口头语言能力,30,选择合适的话题,合适的话题主要有：,1、谈话双方都很感兴趣的话题,2、无伤大雅的闲谈话题,3、有建设性的话题,不合适的话题主要有以下几种类型：,1、有关谈话者自己的话题,2、有关隐私的话题,3、空泛话题，假话题,31,学会挖掘话题,学会挖掘话题一是靠你平时的积累，到生活和书籍中去挖掘交谈的内容。二是靠你对对方的了解。如果你了解对方的兴趣、爱好、目前关心的重点，你就可以依据这些线索来挖掘话题了,32,按照一定的顺序交谈,人们的交谈是按照一定的顺序进行的，不是想说什么就说什么，想什么时候说就什么时候说。交谈时谈者和听者双方互相配合才能使谈话顺利进行下去,33,让说话具有说服力,使用简单的词汇和简短的句子,避免使用不必要的词汇和说一些没有用的事,说话要直截了当而且中肯,不要夸口,对待听众不可盛气凌人,要为你的交谈对象提出最好地建议，不要为你自己提出最好地建议,要坦率而开诚布公地回答所有问题,34,纠正不好的交谈习惯,交谈时左顾右盼，显得注意力不集中,对交谈另一方的话语不能很好地回应,边想边说，在句子中间出现了不应有的停顿,不停地讲，不出现任何停顿,一边听一边想或演习该自己讲话时怎么说,在交谈中抢话,拼命写下谈话者所说的每一句话,35,做一个成功的交谈者的原则,注意秘书形象,态度不卑不亢,求同存异,36,谢谢您的参与！,共好内训强效教材,Gung Ho!,共好集团,37,