秘书实务 第二章 文书工作.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,秘书实务,第二章文书工作,通过本章学习，了解文书处理的主要内容，包括公务文书的的制作形成、传递、办理、管理、立卷归档或销毁等环节。熟练掌握文书工作的原则、程序和方式方法。,第一节文书处理的内容和基本原则,1,、文书处理的主要内容。（识记）,形成、传递、办理、管理、立卷、归档或销毁,2,、文书处理工作的组织领导。（领会）,3,、文书处理工作的基本原则。（识记）,准确、及时、保密、统一管理、实事求是,文书处理工作的组织机构与专职人员,有专门的组织机构或专职人员负责,文书处理工作的组织领导,全国，由中共中央办公厅、国务院办公厅负责,地方政府，由机关秘书长或办公厅（室）主任负责,文书处理的组织,第二节公文的行文关系和行文方式,1,、公文文种形式,（,1,）行政机关的公文文种形式,（,2,）党的机关公文文种形式,试比较党政公文文种形式,（,3,）港、澳、台的公文文种形式,2,、公文的行文方式,下行文,逐级下行文,多级下行文,直达基层组织和群众的下行文,上行文,逐级上行文,越级上行文（特殊必要情况下才用）,平行文,没有隶属关系的机关、单位之间的行文,同级机关之间的行文,3,、公文的十种行文方式。,（,1,）逐级行文,（,2,）多级行文,（,3,）直达行文,（,4,）公开行文,（,5,）越级行文,（,6,）横向行文,（,7,）联合行文,（,8,）对口行文,（,9,）转发行文,（,10,）授权行文,公文的行文规则,根据本机关的隶属关系和职权范围确定行文关系,行文本着精简原则,一般情况下，不得越级行文,正确确定主送机关和抄送机关,各部门之间未经协商一致，不得各自向下行文,同级机关可以联合行文,凡请示的公文应当一文一事，只写一个主送机关。不得在报告中夹带请示事项,主送机关与文件名称要互相呼应,经批准在报刊上全文发布的法规和规章，视作正式公文，可不再行文,行文必须把握好职权范围和授权范围,这个,“,决定,”,该不该撤消？,庆达公司和力丰公司，分属两个部门管理，庆达公司经营不善，希望合并到力丰公司去，力丰公司领导同意了。于是，力丰公司向庆达公司发出了,关于力丰公司合并庆达公司的决定,，文件到达庆达公司后，引起了庆达公司上下的强烈反响，他们认为力丰公司无权作出这样的决定，应该马上撤消,案例分析,力丰公司的做法不对。两个不相隶属的平行单位，一个向另一个发决定，行不通！,庆达公司虽然希望合并，但未经主管部门批准，双方也未充分协商，谈妥各种条件，双方仍然是平级、不相隶属的关系。,在这种情况下，双方均,“,不得各自向下行文,”,，更不能向对方行文。这个无视行文规则的,“,决定,”,当然无效，应该撤消。,第三节文书处理的程序和方法,收文办理程序,签收、拆封和登记,分办、传阅,拟办、批办,承办、催办和注办,收文办理程序,签收、拆封和登记,签收做到三点,登记的作用和方式,分办、传阅,分办的做法,传阅的做法与要求,拟办、批办,拟办由秘书提出初步意见,批办是领导人的批示,承办、催办和注办,承办是进行具体工作、办理复文；,催办是对承办情况进行督促、检查；,注办也称办复。,发文办理程序,（,1,）拟稿；（,2,）登记和审核；（,3,）签发；（,4,）复核；（,5,）繕印；（,6,）校对；（,7,）用印或签署；（,8,）分发；（,9,）装封；（,10,）发送传递。,公文立卷,公文立卷概念,将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。,公文立卷的意义,保持文件之间的历史联系，便于查找利用；,维护文件的完整与安全，便于文件的保管；,为档案工作打下基础。,公文立卷,公文立卷的组织,文书部门立卷制度,文书部门与档案部门的科学分工,公文立卷的范围,以国家档案局的规定为准；,明确文书立卷的分工。,公文立卷的原则,保存文件之间的历史联系,区分保存价值,便于保管和利用,公文立卷的方法,公文立卷的方法,根据文件的特征组卷,按问题特征立卷,按时间特征立卷,按名称特征立卷,按作者特征立卷,按地区特征立卷,按通讯者特征立卷,“六个特征”结合使用，灵活运用,照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限,公文立卷,公文立卷的准备,案卷的组合,编目成卷,案卷归档,公文立卷的准备,立卷类目的编制,类名：综合概括归卷文件材料的类属名称,条款：类名下按照立卷要求和方法概括出的一组文件的总标题,平时归卷工作,将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内,做好五个方面的工作,案卷的组合,调整立卷,卷内文件排列和编号,拟写案卷标题,案卷标题的结构及标法,案卷标题的拟写要注意三点,编目成卷,案卷的编目,案卷的装订与装盒,案卷排列与编号,案卷的排列,案卷的编号,案卷归档,案卷目录的编制,文件检索工具的编制,文号索引,文件分类目录,案卷的归档：,文书部门立好的案卷，逐年移交给机关档案室集中保管，称为,“,归档,”,。,归档范围,归档时限,归档要求,一、请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题,利华公司,2003,年,2,月份经理会议记录；,利华公司,2003,年销售计划；,市工商局关于年检工作的通知；,利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；,利华公司,4,月份经理会议记录；,市物价局关于物价检查的通知；,香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；,利华公司,2003,年,6,月份经理会议记录；,利华公司与香港凯福公司会谈纪要；,利华公司,2003,年,8,月份经理会议记录；,市税务局关于税务自查的通知；,利华公司,2003,年销售工作总结；,二、请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题,市教委关于,2003,年招生工作的通知；,东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；,东方学院,2003,年招生工作计划；,东方学院关于,2003,年招生工作的请示（呈市教委）；,市教委关于东方学院,2003,年招生工作的批复；,东方学院院务会议关于调整系主任的决定；,东方学院关于调整系主任的通知；,东方学院关于做好开学工作的通知；,东方学院各系关于开学准备工作的报告；,东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；,东方学院各系关于提高教学质量的报告；,东方学院,2003,年度工作总结；,第四节 文书整理归档新规则,文书整理归档新规则的主要内容,文书整理归档工作改革的意义,文书整理归档的基本程序和方法,文书整理归档新规则的主要内容,以,“,件,”,取代,“,卷,”,为整理单位,以,“,案盒,”,取代,“,案卷,”,为保管单位,以,“,年度、机构（问题）、保管期限,”,取代,“,六个特征,”,为分类方式,按保管期限分类，分为短期、长期、永久三种,按组织机构分类，按机关内部各部门名称分类，组织机构也即问题,按问题分类，按工作性质及内容分类,文书整理归档工作改革的意义,有利于文档的计算机管理,提高了文档的利用效率,统一了文书部门和档案部门的工作,