会计档案管理 课件.pdf

会计枯余管理昌平区档景局张亮需要了解和掌握的主要内容会计档案的概念和特点会计核算材料的归档会计档案的整理和编目工作会计档案的鉴定、销毁和移交工作会计档案的保管和利用工作会计档案的概念量会计档案是指会计凭证、会计 账簿和财务报告等会计核算专业 材料，是记录和反映单位经济业 务的重要史料和证据。!注意:在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料，如 政策法规、计划总结、请示批复、制度办法等均不是会计档案的范畴，而是文书档案。会计档案的分类统一采用：“类别一会计年度一保管期限”进行分类。（每个类别分别进行整理）会计档案即先把会计档案分成会计凭证、会计账簿、财务报告和其他四类分开。然后每类再按会计年度排列，每一年度内的档案根据保管期限的长短依次排列。X四个类别的档案分别编制四个流水案卷号，每年度顺延，形成四本案卷目录。会计档案的归档范围会计档案管理办法对会计核算材料的归档范围作了规定，具体包括:1、会计凭证：是用来记录经济业务，明 确经济责任、作为记账依据的书面证明。按填制的程序和用途可分为：原始凭 证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2、会计账簿：是以会计凭证为依据,连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍,是编制财务报告的重要依据。主要包括：总账、现金日记账、银行存款账、经费支出等其他各类明细账、固 定资产账、辅助账簿（备查账簿）等。财务管理软件的使用总账、现金日记账、银行存款账由“死页账”变为“活页账”现金日记账现金明细账X昌平区2006年进行了国库支付制度改革后银行存款账行存款明细账|零余额账户用款额度明细账3、财务报告：是根据日常会计核算材料定期编制的，综合反映一定时期的资产、负 债和所有者权益状况，以及某一特定时期的 经营成果和现金流动情况的书面文件。按编制时间可分为：月报、季报、年报。!注意：会计报表，附表及相关的编制说 明，文字补充材料，都应视为财务报告的组 成部分，一并归档。4、其他核算材料，主要包括:银行存款余额调节表、银行对账 单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。会计档案归档时间会计档案管理办法要求：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本 单位档案机构统一保管”。会计档案归档要求归档移交会计核算材料时，一 会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。会计凭证的整理方法排歹！J一年内形成的会计凭证按照形成时间的先后 顺序进行排列：1月、2月、3月一直到12月；一个月内形成多本凭证的按每月内的顺序排 列：第1册、第2册、第3册 触碎G的写 口（并贴在每本会计凭添的脊背上）将口取纸倒贴在每本凭证上。如图所示：将口取纸倒贴在每本凭证上如图所示：拟写会计档案案卷题名单位名称d屋月记账凭证会计核算材.料名称F区档案局二00五年一会计年度或时间J.抄写会计档案案卷目录装 盒每个年度的凭证按案卷号的顺序 装盒，每个凭证盒能装几本凭证就装 几本，装满为止，不同年度的凭证不 能装在同一个凭证盒内。（可根据每本凭证的厚度选择不同规 格的凭证盒）填写盒脊及封面盒脊:贴兰色口取纸封面:一般只填写全宗名称和保管 期限两栏全宗名称栏：一般加盖全宗名称章 保管期限栏：用炭素笔填写15年3zJ名称一个案保管填写目次表先在会计案卷目录的右下角流水编制页号,一本目录一流水，再填写目次表。装订会计案卷目录会计账簿整理方法会计账簿包括：现金明细账、银行存款 明细账、零余额账户用款额度明细账、总分类账（总账）和各类明细账 现金明细账、银行存款明细账、零余 额账户用款额度明细账保管期限为25 年 总分类账（总账）保管期限为15年 其他各类明细账保管期限为15年一般现金日记账、银行存款账和总分 类账（总账）为订本式账（死页账）现金明细账、银行存款明细账、零余 额账户用款额度明细账为活页账各类明细账为活页账死页账与活页账各有不同的整理方法死页账的整理方法抄写卷内文件目录卷内文件目录A4日期题名文件目录文号页号y顺序号卷施任者责任者填写卷内备考表检查人立卷时间L立卷人填写口取纸口取纸一式填两份分别贴在:X死页账的脊背上X账簿盒的脊背上X对映装盒死页账：一个盒只装一本账按照卷内文件目录、账、备考 表的顺序装入盒内盒面如 布图所 zj：全宗名称S案卷题名起止时间拟写会计档案案卷题名单位名称北京市昌 平区档案局二00五记账会计核算材I料名称会计年度 或时间3利密笑与 林楸H锵侬26 8活页账的整理方法编页号剔除空白账页 一本账一流水编制页码 有书写内容的页都要编页号用铅笔编制页码正页编在右上角，反页编在左上角抄写卷内文件目录（会计一级科目）_ A*V _责任者填写卷内备考表立卷时间2E.2.，bA 5立卷人检查人I立卷时间1填写封面装订按照卷内文件目录、账、卷内备 考表的顺序三孔一线进行装订先从上边或下边的孔穿线，中间的孔留一个套，把扣系在后面装盒派同一年度的活页账可以几 本装一个盒，装满为止派也可一本装一，个盒派不同年度的不能混装盒面:如图所示全宗名称J题名栏15年保管期限盒脊贴口取纸1-315年止案卷号保管期限排列每年按照保管期限的长短依次排列 大流水编制案卷号期限长的在前，短的在后现金日记账25年、银行存款账25年、总分类账15年、明细账15年排列顺序：现金日记账、银行存款账、总分类账、各类明细账 相应的案卷号：1、2、3、4 以后每年还按这个顺序排列，案卷号 大流水编制，就是5、6、7、抄写会计案卷目录会计档案案卷目录案卷号类别,题 名.起止年月日页数期限存放地点备注1账簿昌平区档案局二00五年现金日记账2005.1.1-12.3110025年2账簿昌平区档案局二00五年银行存款账2005.1.1-12.3110025年3账簿昌平区档案局二00五年总账2005.1.1-12.3110015年立卷人（签字）：张三档案保管人（签字）：李四派每个年度一页抄不下，可以抄几页派注意：隔年断页冬以后每年产生的账还按这个顺序、步骤进行整理归档填写目次表先在会计案卷目录的右下角流水编制页号,一本目录一流水，再填写目次表。装订会计案卷目录 填写目录皮上的卡片财务报告按编制时间可分为：月报、季报、年报 分别进行整理财务年报的整理方法编 页X在财务年报上流水编制页号X有书写内容的页都要编号正页编在右上角，反页编在左上角抄写卷内文件目录填写备考表装订（三孔一线）按卷内文件目录、财务报表、卷内备考表的顺序排列三孔一线进行装 订，扣系在后面。填写封面全宗名称 案卷题名 起止时间 保管期限 案卷号及共几件几页会计月季报的整理方法编页会计报表按1月、2月、3月一直到12月份 的顺序排列在右上角流水编制页号有书写内容的都要编号正页编在右上角，反页编在左上角抄写卷内文件目录填写备考表装订按卷内文件目录、1至12月财务报 表、卷内备考表的顺序排列，三孔一线进 行装订，扣系在后面。填写封面全宗名称 案卷题名 起止时间 保管期限 案卷号及共几件几页排 卷按保管期限进行排列:年报为永久排在前，案卷号为1 月、季报为5年（企业3年），案卷号为2 旬报为3年，案卷号为3 以后每年按此顺序进行排列，编制流水号填写口取纸贴于卷皮脊背填写会计档案案卷目录填写目次表先在会计案卷目录的右下角流水 编制页号，一本目录一流水装订会计案卷目录他类包括会计档案移交清册（15年）、会计档案保管清册（永久）、会计档案销毁清册（永久），企业还有银行存款余额调节表5年、银行对账单（5年）整理方法同会计报告。编制会计档案案卷目录的注意事项1、由会计机构的兼职会计档案管理 人员编制2、案卷目录著录项目齐全，字迹清 晰，符合规范要求3、案卷目录应一式二套，会计机构 保存一套，随档案实体移交档案机构 一套会计档案的销毁程序 档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制 会计档案的销毁清册。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意 见。到指定的造纸厂销毁会计档案。档案机构和会计机构共同派员参加监销工 作。销毁前清点核对，销毁后在销毁清册上签名盖章。会计档案管理工作中应 注意的几个问题各单位强须加强对会计档案管理工作的 领导，瘦立会计档案的立卷、归档、保管、?阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥尸怵匐、有序存放、方便查阅,严防毁损、效失和泄密。出纳人员不得兼管会计档案。各单位保存的会计档案不得借出o各单位应当建立健全会计档案查阅、X制登记制度。保管期满但未结泮的债权债务原始凭证 和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销正在项目速设期间的速设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。采用 电子计算机进行会计核井的单位,应当 保存打 印出的 纸质会计档案。意设单位在项獴设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交 给建设项的接受单位，并按规定办理交接手续。预算、计划、制度等文件材料，应 当 执行文书档案管理规定。