高效会议管理的基本意义.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,高效会议管理技巧,主管培训系列课程,培训导师：顾樾 2007.,(版权所有 侵权必究),1,国际教育联盟培训专家组成员暨新加坡大学客座教授；中国当代名人研究院教育培训中心主任暨培训专业委员会秘书长、上师大研究所研究员、上海浦东经理学院培训室主任、上海悟得企业管理公司顾问；中华培训网专家；法国国际商业集团首任培训师。顾先生拥有20年企业管理与10年培训专业经验。在李嘉诚和荣毅仁集团投资期间，曾任重要职务，在法国国际商业集团、中信国际集团与韩国乐天集团任15年实战磨练,积累大量资料与案例；后任美国公司授权中国首席管理咨询师；参与管理系列课程编写，其企业咨询与管理、管理技能提升模型、企业工作质量等研究成果已融入培训理论与咨询实践中，颇受理论界和企业界认同与好评，被誉为“将西方管理理念在中国本土化和实用化”管理专家,培训特点：（采用最新问题引导式培训方式）,培训方式：讲演、系统理论、模型工具、方法技巧、案例剖析、真实故事、问题思考、测试练习、角色扮演、观摩学习、管理游戏、情景模拟、讨论交流、现场析疑、领悟归纳、开发潜质、互动推理等,主讲嘉宾简介,2,明确会议的成本与价值,了解管理以及会议理论,学习会议管理方法技巧,掌握控制管理特殊会议,培训目标,3,课程目录,第1单元：会议的作用,一、会议的概念,二会议的种类,三、成功会议要件,四、成功会议要素,第2单元：会议与管理,一、会议的意义,二、会议的目的,三、问题 6 步骤,四、会议的管理,4,课程目录,第3单元：瓶颈与问题,一、效率不高原因,二、会议效率7 原因,三、会议难题分析,四、高效会议方法,（一）(二),一、会议成员四象限,二、合格会议四标准,三、克服会议异议,四、分析问题方法,第4单元：发挥成员作用,5,课程目录,第5单元 会议管理技巧,一、会议四阶段,二、会议议程,三、如何做开场白,四、主持会议原则,五、记录与总结,六、圆满结束会议,第6单元 会议特殊处理,一、如何面对冷场？,二、减少阻力四方法,三、会议冲突处理,四、掌握议事进度,6,课程目录,第7单元 会议与进度,一、一个中心,二、两个基本点,三、掌握议事进度（一）（二）,四、会议决策要素,五、会议决策技巧,六、四种群体决策法,第8单元 会议与执行,一、决议执行三举措,二、会议执行六要点,三、会议平衡模型,四、总结会议要领（一）（二）,7,第一单元、会议的作用,集中交流,布置传达,了解情况,全面,形成,8,会议的概念,通过集合的载体使不同的人、不同想法汇聚一堂，通过相互、集思广益、碰撞沟通,分析解决问题并达成的过程,9,成功会议要件,参与性,实效性,公正性,性,10,成功会议要素,1.主持人与成员,2.主题,3.时间、地点,4.流程,5.方式与,11,第二单元、会议与管理,时间紧凑,目的明确,与会者投入,正确,达成,高效率会议要点,12,会议的意义,1.会议是一个集思广益的渠道,显示组织或一个部门的存在,是群体集中有效沟通的方式,4.与会者工作状态、能力,9,13,会议的目的,1 开展有效沟通,2.传达资讯,3.监督员工、协调矛盾,4.达成协议与解决问题,5.,6.激励,7.巩固主管地位,14,解决问题 6 步骤,问题所在,2.发现问题并寻找方法,3.衡量问题的轻重缓急,4.想出新点子,5.评议新点子,6.确定,15,会议的管理,人员管理,纪律管理,时间管理,管理,16,企业专题会议,1.角度小,2.效果强,3.,4.迅速,5.参与性,要点,17,第三单元、瓶颈与问题树,练习：填写下列内容,我参加或主持的会议，主要目的,会议最大的难度是,通常的解决方法是,你平常遇到的会议瓶颈是,18,会议效率要件,1.支持,2.资料充分,3.专业知识,4.工具科学,5.排除倾轧,19,会议效率七要素,（1）时间,（2）地点,（3）对象,（4）主持人技能,（5）参会者技能,（6）会议,（7）会议主题,20,会议难题分析,1.不愿说,2.不敢说,3.说了无效,4.说了,21,第四单元、发挥成员作用,问题分析:下列内容与会议管理有什么重要关系?,甄别与挑选,1.与会的必要性,2.议程发言安排,3.能力表现,4.会议担当角色,22,会议参与四象限,高,高,作业能力标兵,？,者,会议参与度,低,？,23,合格会议四标准,1.,2.参与,3.效率,4.达成,24,会议规范与守则,1.主题和决议,2.议程表及资料,3.时间和效率,4.避免无原则争议,5.记录和反馈,6.会议和监控,25,克服会议异议,罗列异议,辨别非语言信号,答复提出的问题,关注,26,第五单元、会议管理技巧,认知-共识-异议 流程,问题点 利益点 点 分歧点,机会点 共同点 控制点 点,27,会议流程,一、开始,1.欢迎 2.会议目的 3.议程,4.时间安排 5.会议制度,二、议程,1.话题目标 2.交换信息,3.产生主意 4.决定与行动 5.小结,三、结束会议,四、跟踪,28,会议主持人技巧,引发,尊重和鼓励,沟通与倾听,生动而活泼,不冗长,29,会议主题,1.目标和期望,2.成绩与差距,3.计划与时间,4.问题和建议,5.人员和支持,30,如何做开场白,定义：简洁及明确宗旨,内容：目的、时间、纪律,程序：概括会议程序,提供和议程,指定会议记录者,征求对的意见,31,记录与总结,会议记录:,规范化 责任人 检查,会议总结：,回顾 重复要点 概括,32,如何结束会议,询问参会者,重复要点,保留,提出希望,计划,会议总结,33,高效会议八特征,1.必要时才召开,2.认真策划,3.分发议程表,4.遵守,5.按部就班,6.请有经验与相关人员,7.作与总结,8.记录：决定、建议和负责人,34,第六单元、会议特殊处理,古语：予则立，不予则废,特殊，相对于常规,管理学同时研究，以预防和控制不利局面和结果的发生，这是辩证法,所以，会议管理+高效+技巧的科学性，就在于系统、全面地研究各种会议状态,35,如何面对会议冷场？,迟到,支配欲强,散漫,刁难,36,会议冲突处理,冷静并退一步,2.验证冲突的积极与消极面,3.列出共识和差异点,思考价值与方法,了解调解纠纷事实和依据,6.把问题重新交会议研究,讨论:1.什么是冲突源?2.分析会议冷冲突现象的原因,37,减少阻力四方法,验证根据我理解，你意见是？,站在同一阵线让我从你的角度去看,告诉我多一点你关注的事项,针对某方面我们如何努力做好，达到？,如要 需做些什么？,38,一、一个中心,二、两个基本点,三、掌握议事进度,四、会议决策要素,五、会议决策技巧,六、四种群体决策法,第七单元、会议与进度,39,一个中心,1.会议开始：,欢迎词、阐明目的、议程、时间、制度、会议记录人,2.会议讨论,分享话题、产生主意、做决定、确认、小结,3.会议结束,总结、安排下次会议,40,两个基本点,1.会议头尾,a.会议前准备,b.会议后跟踪,2.流程,a.备忘录,b.制定计划,c.下次人选,41,会议决策技巧,问题点,人选,方法,新想法,思维,信息,预测,模型,风险,评估,决定,决策：制订行动方案并准备实施的活动,要素：决策者、目标、方案评价与,42,无异议,四种群体决策法,权威决策,服从多数,决策,43,第八单元、会议与执行,跟进,落实,检查,帮助,44,决议执行三举措,差异化分析：,1.为什么2.因素 3.,确定模板：,1.方法 2.3.人员,三大举措,1.宣传 2.3.执行层,45,会议执行六要点,1.宣传正反典型,2.形成文件规范,3.关键绩效考核,4.化分析,5.按最佳方法,6.压担和,46,总结与提问,一、,要点整理,三人学习,二、学以致用：我认为在工中有下列问题需要讨论,47,中国营销专家网专家栏,现改名为：商战名家：,上海悟得企业管理公司顾问,48,