数字办公实践报告.pdf

4|2023 爱分析 数字办公实践报告关键发现关键发现对于党政用户而言，对于党政用户而言，数字办公是内部最为重要的系统。党政机关跨部门、跨层级协同要求越来越高，在数字办公系统升级过程中，应当更为关注如何拉通流程、避免数据泄露风险等问题。此外，从 2023 年开始，党政机关改革逐步落实精兵简政措施，减少编外人员，以降低财政负担。数字办公系统未来不仅是办公工具，还必须是人效提升利器。以大模型为新浪潮的 AI 技术，如何与数字办公系统深度耦合赋能党政用户，是另一个即将提上日程的问题。对于央国企用户而言，对于央国企用户而言，数字办公系统升级的驱动力主要来自信创。信创在企业用户落地的路径为“数字办公系统非核心业务系统核心业务系统”，其中数字办公系统是国产化落地实践的排头兵，以及技术创新应用的试验田。央国企用户信创落地的方法论与成功经验，都应当率先来自于数字办公系统。对于企业用户而言对于企业用户而言，数字办公系统沉淀了大量企业知识，是企业重要的数据资产之一。利用 AI技术释放数据价值，实现人机协同，是企业用户最为重要的实践方向。同时，在宏观经济下行的趋势下，增收、降本的业务价值远远高于提效。因此，通过人机协同实现产能提升或减员优化，应当是企业用户重点发力方向。比如，如何通过大模型设计工具减少设计师编制是正确的探索方向，而通过类 Copilot 工具提效并非最优选的探索方向。5|2023 爱分析 数字办公实践报告目录目录1.报告综述62.文档中台103.企业网盘214.AI 办公235.信创终端316.信息安全357.结语38关于爱分析40研究咨询服务41法律声明426|2023 爱分析 数字办公实践报告报告综述|2023 爱分析 数字办公实践报告11.1.报告综述报告综述办公系统作为贯穿企业上下，涉及所有部门，涵盖人、财、事、物等关键或保密信息的核心系统之一，对于企业内外部高效协同协作以及信息安全保障而言至关重要。同时，由于与核心业务系统相对独立，数字化转型的投入成本小、成功率高等，办公系统成为当前企业数字化转型优先探索的重要方向。1.11.1 业绩增长持续承压，企业亟需变革办公协同协作机制，实现业务效率整体提升业绩增长持续承压，企业亟需变革办公协同协作机制，实现业务效率整体提升进入数字化时代，伴随着线上化经营模式逐渐成为主流，企业实现业务规模的快速扩张具备了有效抓手。与此同时，受近几年宏观经济下行的显著影响，企业利润空间被大幅压缩，如何持续保障业绩水平持久良性增长，又成为了企业新的难题。在业绩增长持续承压下，企业原有办公体系协同协作能力不足、效率不高等问题逐渐显露。因此，为有效缓解业绩增长难题，并促进业务精细化运营目标的达成，提升不同部门员工间、办公软件间的协同协作效率，以实现业务服务水平的提质增效，成为了当前企业办公体系数字化转型的一大核心诉求。1.21.2 监管政策不断加强，企业办公体系数字化转型是保障信息安全、实现自主可控的重要举措监管政策不断加强，企业办公体系数字化转型是保障信息安全、实现自主可控的重要举措监管政策加强、法律法规健全趋势下，办公系统数字化势在必行。一方面，受国际局势影响，信息技术应用创新（简称信创），逐渐成为国家一大重要发展战略。过去，企业在构建办公系统时，从底层基础硬件到上层办公软件，长期采用国外厂商产品，并形成了较重的技术依赖，企业信息安全受到极大威胁。随着信创的全面铺开，办公体系作为企业进行内外部沟通协作的核心工具，实现完全的自主可控已然成为企业保持长久经营的关键举措。另一方面，随着数据安全法等相关法律政策的陆续发布，从监管层面对企业信息数据安全管控能力提出了更高的要求，办公系统作为员工日常沟通协作、文档信息流转的核心工具之一，成为企业重点提升安全防控能力的关键领域。因此，如何借助数字化手段建立规范化的办公体系，确保企业核心信息数据资产不受侵害，是当前企业需重点解决的问题。1.31.3 企业办公体系数字化转型需求趋势分析企业办公体系数字化转型需求趋势分析|2023 爱分析 数字办公实践报告2图 1：企业办公体系数字化转型背景在上述背景下，办公体系数字化转型已成为企业谋求长远发展的必然选择。爱分析研究发现，现阶段企业办公体系数字化转型，核心关注协同效率和安全性提升两大方向，并呈现以下需求趋势：文档中台赋能企业跨部门协同协作效率显著提升。文档中台赋能企业跨部门协同协作效率显著提升。传统办公体系下，企业各部门间主要依靠office 软件工具进行文档编辑等操作；现阶段，企业搭建文档中台，基于完善的多人在线协作机制，实现员工与员工之间业务协同协作效率的大幅提升。企业网盘助力企业信息协同能力整体提质增效企业网盘助力企业信息协同能力整体提质增效。过去，企业主要利用 NAS 硬盘进行文档信息集中存储，并通过搭建专门的企业知识库进行文档信息的统一管理，同时在文档流转方面，也主要依靠邮件系统完成；而现在，企业通过企业网盘的整体应用，基于其成熟的文档共享及流转能力，文档存储及管理一体化的核心能力，实现业务协同能力的真正提质增效。大模型重塑企业办公体系人机协同机制。大模型重塑企业办公体系人机协同机制。传统企业办公体系普遍缺乏智能化的应用与工具，在进行文档编辑、PPT 撰写工作时主要依靠人工进行，办公软件只是文档编辑的基础工具；随着大模型成为企业数字化转型关键基座的趋势下，企业需求从操作性的办公软件转为生产型的办公软件，借助其智能化的内容生成能力，实现员工与办公软件间的协同协作机制的整体重塑，提升业务协同效率。国产终端设备成为企业办公体系数字化升级重要基石。国产终端设备成为企业办公体系数字化升级重要基石。我国办公系统终端领域发展较晚，在早期，企业主要通过部署国外品牌终端设备来满足自身使用需求；信创政策全面铺开后，以金融、|2023 爱分析 数字办公实践报告3党政、大型央国企为代表的企业需要利用国产终端设备对原有体系进行整体替换，以此来达到监管侧所提出的办公体系由下至上全栈安全可控的要求。构建整体安全防控体系是办公体系数字化升级的核心前提。构建整体安全防控体系是办公体系数字化升级的核心前提。企业传统办公体系，大多依靠不同办公软所具备的内生的独立安全机制进行防护，整体协同性不足，安全漏洞较多；现阶段，信息数据安全重要性日益上升，企业需要针对办公体系特点，应用整体性的安全防控解决方案，实现补足安全漏洞、保障核心信息数据不受侵害的显著效果。综上所述，本报告选择文档中台文档中台、企业网盘企业网盘、A AI I 办公办公、信创终端信创终端、安全安全等 5 个重点市场进行应用实践分析，以期为企业决策层及业务部门、IT 部门负责人提供办公体系数字化转型的实践经验，助力其更好地推进数字化转型升级。|2023 爱分析 数字办公实践报告4文档中台|2023 爱分析 数字办公实践报告52.2.文档中台文档中台信息化时代以来，在互联网技术的加持下，企业业务规模实现有序扩张具备了良好条件。同时，对于大多数大中型企业来说，伴随着业务增长，业务部门以及区域子公司的数量也随之呈现上升态势。为持续保障良好的业务服务水平，企业跨部门、跨区域的业务协同能力需具备更高的能力要求。其中，文档工具作为企业进行部门间协同协作的核心工具之一，也成为了当前企业想要实现业务协同效率提升，需重点改善升级的关键领域。具体来看，数字办公体系下，企业文档工具需具备以下能力：图 2：企业文档工具体系升级需求与解决方案示意图第一，需要具备更好的协同协作机制。第一，需要具备更好的协同协作机制。传统办公体系中，企业员工只能基于普通的文档工具分别进行撰写，再通过邮件进行信息汇总和收集，整体流程繁琐，且极易出错，进而严重影响了业务协同效率的有效提升。因此，具备更好的协同协作机制，是企业对于数字办公体系下，文档工具一大核心能力要求。第二，需要具备完善的文档查询能力。第二，需要具备完善的文档查询能力。企业日常工作开展过程中，常涉及诸多的文档查询需求。但在党政、央国企等行业，由于企业文档普遍具备较高的涉密性，导致文档查询流程出于安全性考虑通常较为复杂且耗时较长，员工使用体验较差，业务协同效率也无法改善。因此，具备完善、便捷且符合安全管控需求的文档查询能力，也是企业对于文档工具的核心能力要求之一。|2023 爱分析 数字办公实践报告6第三，需要具备更灵活的兼容能力。第三，需要具备更灵活的兼容能力。传统办公体系下，企业普遍存在多种文档工具并用的情况。然而，不同文档工具之间由于产品兼容性无法保障，导致在进行文档传输或交互时协同效率低下，对于企业实现文档的统一管理也造成了不小的挑战。因此，具备更灵活的兼容能力，也成为了企业对于文档工具升级的一大核心要求。基于上述诸多需求，企业可选择搭建文档中台，借助其所具备的多人在线协作、文档秒级查询等核心能力优势实现整体短板补足。具体来看：首先，在提升协同协作能力方面。首先，在提升协同协作能力方面。企业可利用文档中台所具备的多人在线编辑、文档多端同步等高效协同协作机制实现业务协同效率的全面提升。不同部门员工日常办公中，可通过文档中台，无视地域、空间等限制，随时随地进行在线多人实时编辑等操作，极大简化跨部门信息收集、文档共同编写等工作流程，最大程度提升业务协同效率。其次，在优化文档查询能力方面。其次，在优化文档查询能力方面。借助文档中台所具备的文档秒级查询能力，企业可将分散在不同业务部门海量文档信息进行统一管控，并支持员工按需进行查询调阅，极大提升员工办公体验，以及跨部门间信息协同效率。同时，基于文档中台所具备的完善安全防控能力，企业管理层可根据员工不同职级，设置不同的查询权限，进一步保障文档查询的合规性。最后，在改善兼容性方面。最后，在改善兼容性方面。企业可基于文档中台灵活开放的产品特性和优质的兼容能力进行全面能力补足。一方面，通过其所具备的丰富标准化 API 接口，使企业原有办公文档工具能够无缝对接集成，实现数据和系统的快速调用；另一方面，通过文档中台的整体应用，企业可实现云端与本地工具、文档格式以及不同业务系统非结构化数据的统一，减少由于文件不兼容、打不开，而导致的业务协同效率低的情况。|2023 爱分析 数字办公实践报告7案例案例 1:1:打造灵动办公新体验，打造灵动办公新体验，WWPSPS 365365 助力建筑央企实现办公助力建筑央企实现办公“效率效率+安全安全“双提升双提升某建筑央企，是我国建筑领域的头部企业的子公司，业务范围涵盖设计施工、工厂生产、前端设计研发、后端运营以及运营维保等。近年来，为应对建筑工业化速度快、质量高、较宜居的要求，该建筑央企积极推进新型建筑工业化进程，致力于实现建筑产业现代化、数字化，打造具有全球竞争力的建筑科技产业集团。1.1.业务规模快速增长，传统办公体系亟需升级业务规模快速增长，传统办公体系亟需升级得益于数字化转型带来的显著效果，以及在建筑工业化领域的多年累积的独特优势，该建筑央企业务规模迎来了大幅度的增长。伴随着集团规模的进一步扩大，为有效提升各部门间的协同、协作能力，以及更好的保障业务合规性，该建筑央企对企业协同办公系统产生了以下新需求。图 3：该建筑央企集团数字办公问题分析1.11.1 横纵协作流程繁琐，信息传递效率低横纵协作流程繁琐，信息传递效率低在横向上，一方面是集团各业务条线独立运作，协同性不高。二是子公司间，经过数年的发展，该建筑央企形成了从前期的设计，中期工厂生产构建，到后期现场建造及质检的标准化全流程项目实施体系，涉及区域子公司、集成建筑公司等多个公司。然而在传统办公体系下，由于缺乏完善的协|2023 爱分析 数字办公实践报告8同工具，易出现如施工需求信息传达不及时，而导致的项目延期风险。在纵向上，该建筑央企还建立了从项目，到区域子公司，再到总公司的完整汇报流程。然而，在传统协同办公体系下，由于缺乏足够的跨地域协作能力，该建筑央企在进行一些数据信息、参会回执等信息的统计汇总时，整体流程繁琐，信息汇总效率低。1.21.2 点对点权限申请，文档查询体验差点对点权限申请，文档查询体验差作为我国建筑领域头部企业，该建筑央企对于内部文档安全性十分重视。因此，为保障文档的安全，该建筑央企设置了文档安全管理机制，但各个区域子公司只能通过企业内网进行文档查询，且每次使用，均需申请文档查询权限。该机制虽在一定程度上杜绝了文档泄露的可能性，但整体耗时较长，降低了员工办公效率和体验。1.31.3 资料点状分布，难以发挥集体智慧资料点状分布，难以发挥集体智慧该建筑央企深耕于建筑工业领域多年，积累了丰富的项目经验知识，包括制度标准、研发成果、理念经验以及学习资料等。但成果均由各个业务线资料管理、存储分散，没有统一归集和存档，总部虽然有权限远程访问，但经常出现资料无法打开的局面。并且由于缺乏稳定、高共享的知识沉淀工具，内部的资料宝库无法对有需求员工做高效、精准赋能，资源利用率无法有效提升。1.4 区域办公软件不统一，文件格式难兼容区域办公软件不统一，文件格式难兼容由于缺乏统一的标准化办公工具体系，该建筑央企内部常存在多种办公软件并用的情况。这也导致了员工间在进行文档传输或交互等协同操作时，由于产品之间不兼容，协同效率低且体验差，不便于企业内部的统一管理。因此，随着业务规模进一步扩大，通过打造“标准化”、“数字化“兼具的高效协同办公体系，提升企业管理的规范性以及合规性，成为该建筑央企的重要需求点。2.2.WWPSPS 365365 全面赋能该建筑央企办公体系全面赋能该建筑央企办公体系基于上述核心需求，该建筑央企选择搭建新型的数字化办公体系，以科技赋能内部协同体系的全面升级。同时，该建筑央企积极响应办公数字化发展的需求，经过全面的市场调研、产品选型及 POC测试，综合市场占有率、产品性能成熟度等因素最终选定 WPS 365。WPS 365 凭借先进的协同办公理念、极高的产品成熟度和易用性等核心优势，逐步成为该建筑央企打造新型数字化办公体系的深度合作伙伴。|2023 爱分析 数字办公实践报告9图 4：WPS 365 功能矩阵针对该集团协同办公需求，金山办公深入集团内部，通过长时间的业务痛点及需求梳理，结合自身产品禀赋，输出了一套以“协作、存储、安全”为核心，涵盖全套协同办公功能矩阵的整体数字化办公平台解决方案。WPS 365 是金山办公面向政府、企业及组织的数字办公全家桶。包括 WPSOffice、云文档服务、云盘、即时通讯、视频会议、邮件等办公产品和服务，通过统一工具、统协作、统一管理的数字办公理念匹配业务发展，实现整个组织高效协作和安全管控。2.12.1 丰富的文档协同工具，补足横纵向协同能力丰富的文档协同工具，补足横纵向协同能力为有效解决横纵向协同问题，基于 WPS 365 解决方案所包含的实时协同编辑、文档在线共享以及文档多端同步等核心功能，该建筑央企搭建了完善的协同办公工具体系。一方面，通过在线文档共享、文档多端同步等能力，使得该建筑央企从设计、工厂、到项目实施的各部门间信息可以实现及时同步，保障了信息传递的时效性，为进一步提升该建筑央企横向跨部门协作效率提供了支撑。另一方面，凭借文档多人协作编辑、自动统计汇总等多种核心能力，有效缩减了跨地区单位间信息搜集和汇总流程。如在会议回执场景下，从多人邮件单独发送再汇总变成多人在线实时编辑，大幅缩短了协作链路，且各所属单位进展一目了然，显著提升纵向协作效率。2.22.2 完善的加密保护措施，优化文档安全管理机制完善的加密保护措施，优化文档安全管理机制|2023 爱分析 数字办公实践报告10图 5：WPS 365 文档权限管控方案、通过 WPS 365 所具备的文档加密存储、权限精准管理等核心功能的重点应用，该建筑央企文档安全管理机制从团队内、企业内、企业外得到了全面优化。首先，依托于文档加密存储能力，该建筑央企能够对云端所存数据进行双重加密及分层管理，在各区域子公司分属不同团队，有效保障涉密内容的安全性。其次，基于权限精准管理功能，使得该建筑央企能够按用户进行文档精准授权，无授权员工无法查看，更好的保障企业文档的保密性及安全性。同时，在文件查阅场景下，从权限申请到权限内随时查询，实现“天级”至“秒级”的跨越。再次，WPS 365 还为该建筑央企提供了离职员工一键交接文档与团队，支持离职员工权限快速回收，进一步避免文档资料泄露可能。此外，WPS 365 还支持日志、水印等技术，能够实现泄密源头快速追溯，助力该建筑央企打造完善的文档安全管理机制。2.32.3 领先的云端存储技术，提升知识共享能力领先的云端存储技术，提升知识共享能力WPS 365 为该建筑央企提供了统一的云存储平台，帮助其打造企业级知识库，实现了对企业内部及各区域子公司从合同、前期接洽文件、阶段设计成果到满意度调查等项目资料，以及企业研发、培训等内部文档的全量存储及管理。从而使得集团能够对各所属单位、总公司各业务条线进行统一管理和掌控，有效避免了因人为原因导致资料缺失问题。|2023 爱分析 数字办公实践报告11同时，结合 WPS 365 所具备的秒级文档检索能力，使该建筑央企员工可以按需进行内部资料的实时调用查询，全面提升企业级知识共享和利用能力。例如，在疫情期间的居家办公场景下，通过云端存储的全面应用，使该建筑央企员工在家也能够进行文档资料的实时共享及按需查阅，进一步优化了员工居家办公效率与体验，有效避免了疫情的线下冲击。2.42.4 灵活高效的兼容性，建立标准化的协同办公体系灵活高效的兼容性，建立标准化的协同办公体系在集团打造一体化的协同办公体系，帮助该建筑央企实现对企业内部办公软件和工具的统一管理，进一步为集团提升企业管理的规范性以及合规性提供有效支撑。2.5 通过 WPS 365 的整体部署，该建筑央企各所属单位、业务条线实现了云端与本地工具、文档格式以及不同业务系统非结构化数据的统一，使得文件格式不兼容、打不开的局面彻底消失。同时，WPS 365 所具备的丰富的标准化 API 接口及开放的系统对接能力，能够将 WPS 365 与集团内部原有办公软件及 OA 系统快速对接集成，实现数据和系统的快速调用。图 6：WPS 365 文档中台3.3.整体效果显著，未来合作持续深化整体效果显著，未来合作持续深化经过近两年的使用，WPS 365 已在该建筑央企集团各级单位，数十个业务部门全面推广应用，广|2023 爱分析 数字办公实践报告12受好评。未来，随着合作进一步加深，金山办公还将在“云网端”方面持续为该建筑央企赋能，通过 WPS 365能力的进一步升级，使其能够实现云端、网络及员工终端的紧密闭环，进一步提升员工办公体验和效率。|2023 爱分析 数字办公实践报告13|2023 爱分析 数字办公实践报告14企业网盘3 3.企业网盘企业网盘当前阶段，随着企业经营模式逐渐由粗放式向精细化转型，如何充分且高效的利用企业自有知识文档体系，提升业务水平和效率成为了需重点解决的问题。传统以 NAS 存储为基础的文档管理体系，由于缺乏信息共享能力、存储能力有限、安全防护机制不完善等缺陷已然难以支撑使用。在该体系下，跨部门间信息流转效率低下，且知识复用率也始终处于较低水平。因此，面对数字化时代对于文档管理的更高要求，新一代文档管理体系需具备以下核心能力：|2023 爱分析 数字办公实践报告15图 7：企业文档管理体系升级需求与解决方案示意图第一，需要具备成熟的文档统一存储和管理能力。企业传统文档管理体系下，文档资料大多分散存储在员工个人的电脑中。在企业需要进行统一收集存储时，需要先用 NAS 硬盘进行统一存储，再安排专人进行整理汇总并上传至企业知识库，整体流程效率极低，且成本居高不下。因此，具备成熟的文档统一存储和管理能力，是企业对于新一代文档管理体系的首要诉求。第二，需要具备高效的文档信息流转和传递机制。在过去，企业各部门间进行文档资料流转和传递，主要依靠邮件、微信等手段进行，并且在进行汇总时，大多还需要依靠人工实现，员工体验较差，且信息协同效率较为低下。因此，具备高效文档信息流转和传递机制，也是企业对于文档管理体系升级的核心能力要求之一。第三，需要具备完善的安全管控机制。文档资料对于企业来说是重要的知识资产，尤其是在大型制造企业、金融机构、党政机关等企业内还往往具备较高的涉密性。然而，在传统文档管理体系下，企业在文件安全管控方面存在诸多漏洞，例如在对客展示时导致文档泄露、员工离职导致文档泄露等。因此，具备完善的文档安全管控机制，也是企业当前的一大核心关注点。|2023 爱分析 数字办公实践报告16针对上述文档管理过程中所产生的文档集中存储、信息高效流转以及文档安全管控等需求，企业网盘凭借其强大的云端统一存储、文档多端共享、高安全性等核心能力优势已然成为企业摆脱当前文档管理困境的首选解决方案，具体原因如下：首先，企业网盘能够为企业提供强大的数据存储能力。基于其强大的海量数据统一存储和管理能力，能够帮助承载大量的文件和数据，无论是办公文档、多媒体资料还是重要的业务数据，都可以被安全地保存在云端，而无需再存储至 NAS 硬盘再上传至企业知识库，有效避免了传统硬盘容量的限制和数据丢失风险，并显著降低文档存储成本，提升业务效率。其次，企业网盘能够通过多用户协同功能，促进团队内部和跨部门间的高效合作。通过的企业网盘部署使用，企业员工可以轻松地共享和访问文件，进行实时协作和版本控制，无论身处何地，都能实现无缝连接和信息共享，提高跨部门信息流转和传递效率，以及不同团队间的协同效率。此外，企业网盘还能够有效保障文档信息的安全性和隐私性。基于文档的统一存储管理能力，结合企业网盘所具备的多种文件加密技术，以及文档一键交接等优势功能，通过加密、访问控制等安全措施，从文档源头到传播路径层面降低泄露风险，进一步维护企业业务数据的保密性和完整性。案例案例 2:2:借力借力 360360 亿方云企业网盘解决方案亿方云企业网盘解决方案，某头部电动车集团实现文件管理体系重某头部电动车集团实现文件管理体系重塑升级塑升级某电动车集团是我国电动车行业头部企业之一，销售网络遍布全球 100 个国家，连续 5 年行业全球销量第一。该集团自成立以来，专注于产品的自主研发和创新，历经多年发展，已成为电动两轮车及零部件研发、生产及销售于一体的高端电动两轮车“智”造企业。1.1.业务增长带动需求升级，某头部电动车集团文件管理系统急需迭代业务增长带动需求升级，某头部电动车集团文件管理系统急需迭代近年来，随着销售渠道和市场覆盖范围的进一步拓展，该电动车集团的市场规模大幅增长。与此同时，其所积累的包括产品研发文件、员工培训文件等核心知识资产数量日益增多。虽然，该电动车集团在早期就搭建了企业文件管理信息系统，但面对当前海量的文件存储和处理需求时，集团原有文件管理系统缺乏信息共享能力、存储能力有限、安全防护机制不完善等缺陷逐渐显露，进而导致企业核心知识资产保障受到了较大威胁，具体表现如下：1.1 文件数量大幅上升背景下，传统文件管理系统能力受限在传统文件管理体系下，分散在员工电脑上的大量文件资料，虽可以通过 NAS 硬盘进行统一存|2023 爱分析 数字办公实践报告17储，但这一模式下，一方面，企业文件存储成本高，并且一旦遇到 NAS 硬盘损坏、病毒入侵、服务器瘫痪等情况，极易造成资料丢失；另一方面，企业还经常需要专门安排员工定期将 NAS硬盘中的文件资料进行统一收集整理再上传至企业知识库，导致文件管理成本居高不下。1.2 安全防护机制不完善，企业核心文件泄露风险高作为行业头部企业，该电动车集团文件资料，如新型产品设计图纸等文件常具有较高涉密性。但在传统文件管理体系下，该电动车集团在文件安全管控方面存在诸多漏洞，导致集团核心利益易受损害，具体问题主要体现在以下几方面：第一，企业文件分散存储在员工电脑中，文件流转无法进行统一管控，核心信息泄露风险较高；第二，图纸文件无法预览，在需要对客展示时，常需要下载导出文件，使得文件泄露风险加剧；第三，员工离职时，由于传统文件管理系统不具备文件统一回收能力，导致如果图纸交接出现遗漏、交接不齐等情况，则存在文件丢失和机密外泄的风险。1.3 缺乏跨部门协同能力，员工办公体验差经过多年大力发展，该电动车集团内部成立数十个业务部门，包括产研、销售、市场等。然而，各部门间普遍缺乏完善的协同办公机制，尤其是在文件流转方面，由于跨部门协同性较弱，导致信息同步能力差强人意，员工办公体验也始终无法有效提升。例如，该电动车研究院需要和各部门确认 3C 认证参数表格，则需要各个部门挨个沟通填写，沟通成本高、效率低。1.4 信息收集和下发难度大，企业多级管理能力亟待优化该电动车集团内部除了数十个业务部门外，还下设了诸多子公司。因此，企业经常需要向各部门下发政策、培训资料等文件材料。然而，在传统文件管理体系下，如果同一时间需要下发的文件数量多、体积大，则很难通过企业微信等渠道发送，并且聊天记录中的文件流转不可控，也存在较大安全隐患。不仅如此，信息收集也是该电动车集团常需要进行的工作，例如，采购部门通常通过企业微信向各部门收集整理采购需求、部门月度&年度需要定期收集业务复盘报告及数据等。然而，在传统文件管理体系下，该电动车集团信息收集效率低下，重复工作量大，周期漫长，并且容易出错。|2023 爱分析 数字办公实践报告182.2.短板全面补足，短板全面补足，360360 亿方云助力该电动车集团文件管理体系实现整体优化亿方云助力该电动车集团文件管理体系实现整体优化基于上述在文件存储、安全防护、协同协作以及信息收集、下发等方面的缺陷和不足，该电动车集团决定搭建新一代企业文件管理体系，通过将大数据、云计算等先进技术手段融入企业文件管理流程中，从而实现员工办公效率和体验的双重提升。在产品选型阶段，考虑到文件管理系统的应用范围及重要性，该电动车集团着重对厂商技术研发能力、功能完善程度、客户服务能力、大型企业服务经验等多方位因素进行了综合考量。最终，经过多方调研、产品 POC 测试，360 亿方云凭借全面领先的技术能力、成熟的产品功能、完善的服务团队以及丰富的大型企业实际落地案例等核心优势，成为了该项目的产品供应商。360 亿方云是 360 集团旗下企业文件管理及协作平台，能够一站式满足企业文件全生命周期管理需求。通过 360 亿方云强大的在线编辑、多格式预览、全文检索、文件评论、安全管控等功能，企业成员间、部门内外甚至与企业外部合作伙伴，均可以实现随时随地、任何设备上的文件共享与协作，提升企业内外部协同效率。目前，360 亿方云的企业用户数量达 500,000+，涵盖 20+行业，其中包括碧桂园、越秀地产、长安汽车、吉利集团、晶科能源、雪松控股、浙江大学等数万人规模的超大型客户。针对该电动车集团当前在企业文件管理中所面临的痛点和困境，在项目前期，依托自身多年大型企业服务经验，360 亿方云为该电动车集团输出了一套以亿方云企业网盘为核心的企业知识管理平台解决方案。并基于该方案所具备的海量存储、多人协作、高安全性等核心能力优势对原有缺陷进行全面补足，具体解决方案如下：2.1 海量文件集中存储管理，助力企业级知识库快速搭建依托 360 亿方云所具备的海量文件实时存储能力，使该电动车集团员工可以通过创建共享文件夹随时随地的新建和上传重要的办公资料，以较低成本实现企业全量文件的统一存储和管理，进而快速构建起专属于该电动车集团的企业级知识库。同时，基于该企业网盘所具备的精准检索与便捷访问能力，使集团员工可快速调取所需文件内容，有效满足各部门员工在线学习的不同需求，促进知识复用性的提升；此外，360 亿方云还支持灵活拓展，使该集团在后续有扩容需求时，能够以低成本快速是实现线上扩容，全面满足高并发场景使用需求。|2023 爱分析 数字办公实践报告192.2 从“点“到”面“的全域安全防护，保障企业核心无形资产不受侵害图 8：360 亿方云安全管控功能矩阵为有效解决原有文件管理体系所存在的诸多安全漏洞，360 亿方云为该集团提供了文件外发包、敏感词检测等安全能力，通过帮助其构建“生产-流转-归档”的文件全生命周期管理体系和“云端-本地-外发”的全方位终端安全防护体系，大幅降低文件泄露风险。首先，通过将分散在员工电脑中的文件资料进行统一存储和管控，并结合 360 亿方云所具备的文件加密等核心能力，从源头上避免文件泄露风险；其次，凭借 360 亿方云企业网盘支持 120+种专业格式文件随时预览的核心优势，以及预览次数限制、下载权限管控等完善安全管控机制，有效切断了对客展示时的文件泄露路径；最后，360 亿方云还为该集团提供了文件一键交接功能，最大程度上减少了由于员工离职时交接不齐，而导致的机密外泄情况的发生。2.3 先进的多人协作功能矩阵，全方位提升员工办公体验图 9：360 亿方云多人协同能力示意图|2023 爱分析 数字办公实践报告20针对该电动车集团缺乏跨部门协同能力的痛点，360 亿方云为其提供了包括文件共享、订阅文件动态、多人在线编辑等在内的完善协同功能矩阵。通过 360 亿方云的整体部署应用，一方面，基于在线文件共享、订阅文件动态通知等核心功能，使得该集团各部门间信息可以实现及时同步，为进一步提升该电动车集团跨部门协作效率提供了支撑。另一方面，凭借文件多人协作编辑、消息回复等多种核心能力，使该集团员工能够在无需重复沟通的前提下，即可快速完成表格填写等跨部门协同操作，极大提升了跨部门间的协同协作效率和员工办公体验。2.4 完善的多级权限管理机制，有效解决信息下发和收集难点图 10：360 亿方云信息上传与收集示意图|2023 爱分析 数字办公实践报告21360 亿方云具备完善的多级权限管理机制，能够通过文件共享等能力，使该电动车集团无需通过企业微信、邮件等渠道，即可实现对于下属分公司的海量文件资料实时下发，在提升文件下发效率的同时，更好的规避了在下发过程中存在的文件泄露风险；同时，360 亿方云还支持权限设置，可针对不同职级的企业员工和领导层，设置不同的文件编辑权限，例如只能预览不能下载等，进一步加固了该集团的多级管控能力；不仅如此，在文件收集汇总时，360 亿方云能够支持不同部门、不同子公司员工实时将数据上传到指定文件夹，并且不同部门和子公司间的汇总数据互不可见，大幅提升了文件汇总收集效率，有效避免了重复性工作，进一步优化了员工使用体验。3.3.360360 亿方云整体部署应用，该电动车集团实现多种收益和价值亿方云整体部署应用，该电动车集团实现多种收益和价值文件安全保障能力全面提升。通过 360 亿方云的整体部署应用，在文件外发包、敏感词检测、多级权限管理等多种核心功能的加持下，帮助该集团构筑了围绕文件管理的全域安全防护体系，从文件源头、传播路径多个维度阻断了文件泄露的可能性，进而使得该电动车集团的文件安全得到了极大的保障。海量文件存储能力整体增强。依托于 360 亿方云企业网盘解决方案的全面落地，该电动车集团|2023 爱分析 数字办公实践报告22实现了海量文件的云上统一存储和管理，用户本地文件能够在无干扰的情况下被同步到云端，有效避免了由于终端设备损坏、丢失造成数据的流失，保护企业的无形资产。同时，基于文件同步和在线共享、编辑等先进功能，帮助该集团实现了高效快捷的文件分发流转，提升企业文件协作的效率。目前 360 亿方云已在该电动车集团天津公司率先部署使用，并取得了较为显著的使用效果，为该集团后续办公体系的持续数字化升级改造提供了重大的借鉴意义。未来，双方的合作还将持续深化，360 亿方云的使用场景也将由单一业务部门逐步向全集团演进，帮助该集团在文档内容和知识模型的基础上，完成知识图谱创建与关联，并形成体系化的知识网络，最终达到人、知识、业务的全连接的效果。|2023 爱分析 数字办公实践报告23AI 办公|2023 爱分析 数字办公实践报告244.AI4.AI 办公办公数智化时代，人工智能技术逐渐成为企业进行业务模式数字化、智能化升级的核心工具之一。企业办公系统在低代码、智能问答等先进技术加持下，实现了第一次全面变革，员工办公效率和办公体验得到了极大的提升。同时，伴随着业务规模的进一步扩张，以及企业自身对于协同效率的更高要求，在智能化能力方面，企业产生了以下升级需求：图 11：企业体系智能化升级需求与解决方案示意图需要提升办公自动化水平。需要提升办公自动化水平。企业传统办公系统普遍搭建较早，缺乏智能化的技术功能，大多协同操作依旧需要大量的人工介入才能完成，对于业务协同效率的提升无法起到足够的作用。因此，在当前办公体系升级追求协同效率提升的核心诉求下，实现办公自动化是企业的一大核心需求。需要提升内容生产效率需要提升内容生产效率。企业日常办公过程中，常需要进行大量的内容生成工作，如工作文档撰写、PPT制作等。传统办公体系下，员工大多只能依靠基础的办公软件完成内容生成工作，整体效率始终处于较低水平，并间接导致实际开展业务工作的时间被大幅压缩。因此，提升内容生产效率，也是企业对于数字办公体系的核心需求之一。针对上述企业办公体系智能化升级需求，AIGC 和大模型技术可以给出有效解决方案。依托其所具备的自动化内容生成能力以及创新性的人机协同机制，帮助企业实现办公体系整体重塑，实现协同效率的大幅提升，具体方案如下：|2023 爱分析 数字办公实践报告25在提升办公自动化水平方面。在提升办公自动化水平方面。企业通过使用大模型技术，可以基于其所具备的深度学习和自然语言处理等技术，以对话的方式，实现自动化任务处理、自动回复等功能。在会务、流程管理、信息收集等场景下，极大提高了员工办公效率，并减轻了员工的工作负担，使得企业能够更加高效地完成日常工作。在提升内容生产效率方面。在提升内容生产效率方面。借助大模型技术强大的自动化内容生产能力，企业可实现内容生产效率的大幅提升。一方面，大模型可以通过自然语言处理和生成技术，生成高质量的文本内容，通过理解语义并产生连贯、富有创意的文章、报告或其他文档，从而加快文档撰写速度并提高内容的质量；另一方面，大模型还可以作为一个智能编辑助手，帮助内容创作者进行校对、修订和提供建议，帮助员工节省文档优化时间和精力，并改善内容的准确性和表达效果。|2023 爱分析 数字办公实践报告1信创终端|2023 爱分析 数字办公实践报告15 5.信创终端信创终端自十四五规划以来，信创逐渐成为企业 IT 投入的重点领域和方向。在以党政、金融为首的信创全面开展的趋势下，企业逐步摸索出从基础硬件、到基础软件、再到应用软件的纵向替换路径，以及从办公系统、到非核心业务系统、再到核心业务系统的横向路径。因此，聚集企业办公体系数字化升级，实现从包括终端、服务器等在内基础硬件的全面国产化替换是第一步。其中，终端设备作为连接底层基础设施，以及上层多种国产化办公软件的关键硬件设备，也成为了企业进行办公系统信创化改造的首选切入点。但整体来看，要想实现短期内办公体系中终端设备的全量替换，国产终端设备还需具备以下能力：图 12：企业终端设备升级需求与解决方案示意图第一，复杂应用场景支撑第一，复杂应用场景支撑能力能力。随着业务规模的不断扩大，企业内外部沟通协作需求也进一步上升。在这一背景下，对于底层设备性能的要求也逐渐变高。然而企业传统终端普遍存在由于性能落后，而导致无法为复杂的数字办公应用场景提供有效支撑。例如，在 AI 大模型、元宇宙设计等先进办公场景下，相关模型训练、场景渲染等操作均需要极高的算力支撑，而传统终端设备往往难以提供。因此，具备强大的复杂应用场景支撑能力，是当前企业对于国产终端设备的一大核心能力要求。|2023 爱分析 数字办公实践报告2第第二二，完善的完善的兼容适配兼容适配能力能力。在企业传统办公体系下，由于兼容性问题而导致的，PC 开机速度慢、稳定性无法有效保障等问题层出不穷，严重影响了企业员工的办公体验。因此，高效兼容当前复杂且多样的国产基础软硬件，满足用户的个性化使用需求，也逐渐成为当前企业对于国产终端设备的核心要求之一。第第三三，先进的先进的多终端协同多终端协同能力能力。数字化时代，企业办公终端已从单一的 PC，逐渐拓展至手机、平板等移动设备。在传统办公体系下，各终端间的联动性较差，导致企业协同办公效率始终无法进一步提