超市采购管理制度.doc

超市采购管理制度
一、 采购部职责
1、商品购进工作实行统一管理，分级负责的方式，在营运总监的领导下，由采购部经理分级负责商品的采购。
2、采供经理对进货的审批、管理、监督、协调工作，具体负责审批各采购人员的进货渠道、采购计划制定和决定与经营有关的进货项目。
3、采购部具体负责开发商品货源渠道，建立商品基地，组织商品的购进工作。
4、采购部负责编制所负责品类的商品购进计划，经审批后具体负责计划的实施。
5、采购部负责引进新商品，生产厂家及“总代理”、“总经销”的供货商，并组织落实购进环节的业务洽谈。
6、采购部要进行市场调查和进行市场预测分析判断不同季节和其他不同时间段消费者的消费变化特征，并根据消费特征的变化，制定合理采购计划使所采购商品迎合消费者消费需求。
7、采购部要不断关注市场上的新产品动态，及时引进畅销新产品 。
8、对供货商产品进行评价分析，杜绝性价比低的产品进入超市。
9、对采购商品进行把关，杜绝产品质量没有保障的产品进入超市。
10、根据采购商品的采购价和市场情况制定商品的零售价和利润。
11、每周监测采购商品和其他商品的销售情况，对于销售不佳且供货商支持不够的给以供货商降级处理。
12、对于滞销货产品和利润水平较低且不畅销的商品给以下架处理
13、对各分店的经营业绩负有连带责任，必须从各方面为分店提供协助，帮助分店完成包括营业额、销售利润在内的各项任务。
三、 工作内容及方法
（一）采购计划的制定
1、商品购进应根据市场需求、季节变化，在市场调研预测分析的基础上，分级制定商品购进计划。
2、采购部一个采购专员负责一个品类的商品采购，并制定所负责品类的商品季度、月份进货计划。
3、采供部经理对各采购专员采购计划进行汇总、调整、审核。
4、采供经理根据审核、汇总后的采购计划，向营运总监递交采购申请，申请被批准后，向采购专员下达商品购进指令。
5、商品购进计划是采购的依据，必须贯彻“积极、稳妥、及时、可行”的原则，应具有预见性、科学性和指导性。
6、商品购进计划按时间分为：年度、半年、季度、月份、节日计划按类别分为：应季商品购进计划、临时补充计划、专业会议订货计划以及展销、促销活动商品储备计划。
7、商品购进计划内容包括：购进日期、供货单位、商品产地、商品名称、规格、数量、单价、总金额和结算方式等。
8、采购人员要严格按采购计划进行实施，对超计划购进须及时向上级领导阐述理由，并经批准后执行，否则由此造成损失的，要追究当事人的经济责任。
（二）采购原则
1、 商品购进要遵循德隆超市的经营指导思想和商品定位的原则，符合市场供求规律。
2、 优化选择货源渠道的原则。好中排好，优中选优，以商品质量为主要依据。
3、 坚持“多渠道，少环节”的原则。力争组织“源头”商品，在同一条件下，“先厂家，后批发；先本市，后外埠；先代销，后经销”。有条形码的商品优先。
4、 以“名、特、优、新、鲜”及老字号产品为主的原则。贯彻“引名厂，卖名品，创名店”的经营方针。
5、 坚持“质价相符，真实合理，优质优价，物有所值”的价格原则。同价商品，质优者优先；同质商品，价低者优先。
6、 坚持“质量合格，结构合理，适销对路，适时适量”的原则。做到不脱销断档，无假、冒、伪、劣产品。
7、 坚持“以销订进，以进促销，勤进快销，储存保销”的原则。
8、 贯彻“以经济效益为核心，注重与社会效益相同一”的原则。
（三） 采购流程
1、 自主采购
（1）了解超市目前产品情况分析周边社区消费者需求，找到超市没有的空白产品、或应季需求增长产品、或需替代产品做出采购计划
（2）向营运总监申请采购
（3）申请被批准后向相关采购人员下达采购指令，限期完成采购任务
2、被动采购
（1） 超市经理向采购部提出采购申请或补货申请
（2） 采购部做出采购计划
（3）向营运总监申请采购
（4）被批准后向相关采购人员下达采购指令，限期完成采购任务
（四）供货商分类
根据日常供货商对超市促销支持情况、产品销售情况、产品质量（性价比情况）、产品市场前景等考核指标将供货商分为（a、b、c三级）具体为
（1）供货商每月能对超市促销提供支持两次、产品销售增长高值是低值1.5倍的、为a级
（2）供货商每月能对超市促销提供支持1次、产品销售增长高值是低值1.2倍的、为b级
(3)供货商每月能对超市促销提供支持0次、产品销售增长高值是低值1倍以下的、为c级

（五）产品销售分析
1、采购部必须对其引进的产品进行以周为周期的销售监测，具体方法为从信息部调取相关产品销售数据，记录每周销量，并根据每周的销售数据作出不同产品的销售曲线图。分析出产品销售波动原因属于产品的问题的或是供货商问题的及时给以沟通。供货商支持不力的降低其考核等级（a、b、c三级）
（六）工作记录
1、 对于所有洽谈过的客户都要做《采购客户发展记录》

2、 对于已经合作的客户填写《德隆供货商档案表》
3、 对从供货商方争取的促销支持每次都要进行记录填写《供货商促销支持登记表》
4、 对有供货商支持的促销活动的促销效果进行评估登记填写《促销活动效果监测登记表》
(七) 参加供货商展销会
1、 每月制定供货商展会参加计划，报上上级和人资部备案
2、 参加完展销会后作展销会参会记录报上级和人资备案
四、 绩效考核办法
（一） 参与绩效考核的岗位工资为基本工资+考核工资模式，考核工资依据每月的绩效考核得分情况进行核发
（二）采购部所有职责内的工作和上级交代的其他工作，均有人资部对其完成情况进行考核
（三）采购部考核指标
1、 引进优质客户的数量
2、 引进产品所产生的利润
3、 引进畅销产品的数量
4、 争取供货商让利搞活动的次数，以及所带来的销售增长和成本节约
5、 新品的销售分析报告
（四）考核办法
绩效考核满分为100分
分店协助事项占10分
分店营业任务完成情况占10
市场调查及分析完成情况占10
产品招商引进工作30
供货商促销支持工作30
上级布置工作占10
销售数据分析工作占10
1、 每月必须由供货商让利促销商品不得低于5款，少一款扣3分
2、 每月必须引进新供货商不得低于4家，少一家扣5分
3、 自产品进驻超市之日起每月预测产品销量和可获利润情况作出分析计划，提交营运总监，月底根据采购部所作计划，进行考核，少一次扣5分
4、 超市促销期间，采购必须向供货商争取资源支持，并预测商品销量，做成XX商品促销计划上报运营总监，然后促销结束后给以考核，每个采购每月至少一次少一次扣5分
5、 每月必须对新引进产品做出销售分析报告（内含新品周销售曲线图），报告必须依据信息部相关数据，做到真实详细，将以上报告提交营运总监和行政副总，本工作内容作为绩效考核指标之一进行考核，少一次或报告有虚假成分扣10分
五、 工作监督管理
1、采购部各项工作上级约定完成日期的，必须在限期内完成，运营总监或其他上级领导布置的工作，均形成文件在相关会上下达，人资部会有记录，到约定日期人资部会考察工作是否完成，若没有完成，人资部会在月底考核时给以扣分
2、人资部对各岗位的考核评分均依据相关制度文件和被考核人工作记录上级评价等进行，若被考核人发现对自己考核存在不公正支出可以向考核人员重新评分申请。并了解评分详情。

绩效考核评分表
部门： 考核月份

序号
考核指标
指表定义
评分标准
满分

考评得分
数据来源
备注

可量化指标
占80%
促销商品数量
每月供货商促销商品不得少于2款
少一款扣7。5分
18

运营部

引进新供货商数量
每月引进新产品供货商不得少于4家
少一家扣3.75分
18

运营部

分店营业任务完成情况
各分店营业任务必须100%完成
实际完成率*计划完成率*满分分数
5

财务

采购计划完成
采购部所指定采购计划的完成率
实际完成率*计划完成率*满分分数
12

运营部

高利润贡献值的占比
公司规定利润水平在所采购商品的所占的比重
实际占比*计划占比*满分得分
12

财务

出租商户稳定率
出租商户占总铺位数量的比例
实际出租率*任务出租率*满分分数
5

营运部

采购质量合格率
合格商品在全部采购商品的总所占比例必须达到100
出现一个商品不合格本项考核为0分
12

营运部和检查部

定性指标
供货商档案建立（包括新老供货商）
新老供货商都必须填写《供货商登记表》建立供货商档案
建档客户数量/总客户数量*满分的分
6

财务部

采购产品价格表（包括采购成本价和零售价）
对采购的产品到货及时当天填写采购产品登记表并标明采购价和零售价
有价格表的产品/全部采购商品*满分得分
6

财务部

工作指标完成率
具体只以上工作的完成率
完成指标/指标数量*满分得分
8

人资部

关键事 件
采购产品发生重大质量问题，导致客户退货或批量退换货的，公司损失在5000元以上的扣30分，
发生供应商请吃、喝、送礼、回扣等问题，绩效考核为零分（参加招商会宴会除外）
凡涉及到泄露公司商业机密的绩效考核为零分
其他事项
1、每月前确定各岗位的不确定性定性指标，2、下月1-3号财务收集数据3、每月5-6号召开预算评估会议并产生新的定性指标4、7号为公司的绩效考核日，各部门经理根据员工表现评分，人力资源部根据考核情况给出各经理得分，计算上月绩效考核工资。6、如有延误按5分/天的标准扣分

考核综合评分
考核人签字： 年 月 日

直接上级签字： 年 月 日
被考核人签字： 年 月 日
考核流程
1、 人资部根据相关部门提供的数据对采购部、营部进行考核，具体为采购部的考核数据由财务和营运两个部门提供；营运部的考核数据由财务提供，
2、 具体流程为，营运部和财务部为人资部提供关于采购部与考核指标相关的数据 人资部根据相关部门提供的数据和考核评分标准进行评分 填写绩效考核评分表 由其直接上级审核签字和考核员签字 人资计算绩效工资报财务 人才将绩效考核表自己存档一份，交被考核人一份。
3、 绩效考核实行上级对下级考核制，在某些部门尚不健全没有上级经理的情况下由相关部门对其工作作出认定提供数据，由人资部门进行考核
4、时间要求
（1）每月7日前各部门确定下月各岗位的确定要考核的定性指标,
（2）下月1-3号财务收集上月与采购运营两部门各项工作指标相关的数据,并且必须于3号中午下班前将数据整理完毕，下午向各部门提供所需数据，若有延误按5分/半天的标准进行扣分
（3）3-4号营运部整理搜集上月关于采购部分工作指标的相关数据，并且必须在4号中午下班前整理统计完毕，若有延误按5分/半天的标准进行扣分
（4）各部门必须于6号中午下班前将自己负责收集的数据报送到人资部，如有延误按5分/半天的标准进行扣分。
（5）每月7号为公司的绩效考核日，进行上月的绩效考核。各部门经理根据员工工作指标完成情况给员工评分，人力资源部根据各部门各项指标完成情况给出各经理得分，计算上月绩效考核工资。没有上级经理的部门或员工，由 其他相关部门提供其工作评价由人资部门进行评分。
如有延误按5分/半天的标准进行扣分。