采购管理制度及工作流程.doc

采购管理制度与工作流程部门：采购部目录第一章总则.1第二章 采购计划管理制度.2第一节采购计划编制制度.2第二节采购预算管理制度.4第三节月度采购计划管理制度.5第三章采购计划管理流程.7一、采购计划工作流程.7二、月度采购计划增补流程.8第四章相关表格.9一、购买申请单.9二、紧急采购申请单.10三、物资采购计划表.10四、年度预算采购表.11五、采购变更审批表.11六、计划外采购申请表.12XXXX化学建材有限公司采购管理办法第一章总则为了规范物资采购、提高生产效率，堵塞管理漏洞，降低采购成本，特制定本办法。第一条、采购部隶属生产系统，受生产和财务双重领导。第二条、本着公平、公正、公开的原则，公司物资采购实行集中统一管理，统一由采购部负责。负责公司（包括肥料厂）全部物资采购（除食堂物资外），包括生产用的原辅材料、低值易耗品；行政办公用品；机器、设备；实验用品、试验材料；基建材料采购。第三条、根据各部门下达的采购计划，按照规定的时间、物品、数量、规格、质量要求进行采购。各部门下达采购计划应严格根据申购单下达，应详细列明采购材料名称、时间、数量、规格、质量等内容。第四条、采购应坚持成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竟争原则。要求以招标或类似的方式进行，向多家供应商发招标或采购函进行询价和质量比较，在材料质量保证不影响公司产品质量的前提下，按照质优价廉、同质价低的原则采购。第五条、按照询价、比价、议价、评估、索样、定价、请购、订购流程进行。第六条、对于进行大宗采购或经常采购的供应商，在采购前应当签订采购合同，货款支付时间上尽量延伸展期和固定周期。合同签订应当明确标的数量、规格、型号、单价、金额、供货时间、地点、运输方式、运费承担方、发票、付款期限等重要事项。第七条、对本地采购低值易耗品的结算，采取按月凭票结算方式。第八条、除零星采购外，支付货款必须以银行转账方式支付。第九条、经询价、比价、议价、评估后形成书面采购意见，报生产副总批准定价后订购。对于生产主要原辅材料要索取样品，进行检测合格后方可订购。第十条、物资到厂必须办理入库手续，在办理入库前，采购员应清检货物的数量、规格、型号、检测质量，经验收合格后方可向仓库办理入库手续。对于不合格物资，应当及时通知供应商，进行沟通、协调处理。第十一条、对供应商要进行资质、信用、产品质量等征信调查，对采购的物资进行质量检测或鉴定，并建立供应商资料档案。第十二条、供应商资料档案应当包括：公司名称、性质、地址、生产经营范围、营业执照和税务登记复印件、联系xx、联系人等。第十三条、采购部门应当分供应商建立采购台账，按月编制统计报表。统计报反映供应商、采购数量、应付金额、已付金额、应付余额和到期时间，在次月5日前报财务部和生产副总。第十四条、采购部门应当一个季度进行一次市场调查，对当前采购方式、价格进行评估，实时调整采购方略，保证合理价格，降低采购成本。第十五条、采购员在采购过程中不得徇私舞弊，收受供应商贿赂。一旦发现，除收缴贿赂外，移交司法机关并作开除处理。第二章采购计划管理制度第一节采购计划编制制度一、目的为编制合理的采购计划，加强对采购计划的管理，确保公司的生产经营活动顺利、有序的进行，特制定本制度。二、适用范围适用于公司采购计划的编制工作三、编制采购计划的重要性1、预估用料数量、交期，防止断料。2、避免库存过多、资金积压、空间浪费。 3、配合公司资金运用、周转，配合生产、销售计划的顺利达成。四、采购计划分类包括：年度采购计划、月度采购计划、日采购计划。 1、年度采购计划是根据公司年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行充分分析与收集的基础上，依据往年历史数据对比预测制定的采购计划。 2、月度采购计划是指在对年度采购计划进行分解的基础上，依据上月实际采购情况、库存情况和市场行情等制定的采购计划。 3、日采购计划是指在对月采购计划进行分解的基础上，依据各部门每日经营所需物资的汇总及审核制定的采购计划。五、采购计划的编制依据在编制采购计划时应考虑到经营计划、需求部门的申请、年度采购预算、库存情况、公司资金供应情况等相关因素。六、采购计划的编制步骤123明确销售计划 明确生产计划制定采购计划公司每年年底制定次年度的经营目标，销售部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料进行销售预测，并制定年度销售计划生产部根据销售预测计划制定次年度生产计划，根据生产计划、库存状况，制定次年度物料需求计划各部门根据年度目标、生产计划预估次年各种消耗物资的需求量，并制定预估计划采购部汇总各种物料、物资的需求计划，并据此编制次年度采购计划 七、采购计划编制注意事项1、采购计划要避免过于乐观或保守2、考虑公司年度目标达成的可能性3、生产、销售计划的可行性和预见问题4、物料需求与物料清单、库存状况的确定性5、物料标准成本的影响6、保障生产与降低库存的平衡7、物料采购价格和市场供需的可能变化八、采购部应审查各部门的申请采购物资是否能由现有库存满足或有无替代的物资，只有现有库存不能满足的申请采购物资才能列入采购计划中。九、对于已申请的采购物资，请购部门若需要变更规格、数量或撤销请购申请时，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。十、如遇急需物资，请购部门应填写“紧急采购申请表”，由该部门负责人审核签字后，报公司领导核准后列入采购范围。十一、采购部负责本制度的制定、解释、修订、废止等工作。十二、本制度自公布之日起执行。第二节采购预算管理制度一、目的为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。二、采购预算的编制1、采购预算的编制目标（1）采购部凭采购预算进行采购，并控制采购费用的支出。（2）方便财务部据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。2、采购预算的编制依据（1）生产经营所需的物资数量（2）预计物资期末库存量（3）本期计划末结转库存量。结转库存量由各部门根据物资的安全库存量和提前采购期进行确认（4）物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格并结合可能影响物资价格变化的因素进行确定3、影响采购预算编制的因素（1）采购环境（2）公司销售计划（3）物资使用清单（4）物料标准成本的设定4、编制步骤（1）采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并以此为依据编制采购预算，编制的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。(2）采购部应与财务部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算。（3）报领导审批。三、采购预算的执行与调整1、采购预算的执行（1）经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续（2）未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续（3）采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督（4）预算外的采购必须经部门领导、采购部、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理。2、采购预算的调整 采购预算的调整审批程序必须与编制审批程序保持一致，不得更改。如遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整： （1）公司经营方向发生变更（2）受重大自然灾害的影响（3）公司内部重大政策调整 （4）外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等（5）市场经济形式发生重大变化，导致公司经营目标需要调整四、本制度由采购部负责解释。五、本制度自公布之日起执行。第三节月度采购计划管理制度一、目的为加强月度采购计划的编制、审核、执行、增补等管理工作，对预算外的采购计划进行审批，指导采购作业，有效降低采购成本，满足生产经营的需求，现结合公司的实际情况，特制定本制度。二、月度采购计划的制定与审批1、采购部应及时跟相关需求上报部门确认采购提前期，并共享采购提前期信息2、超预算采购计划须经主管经理、财务总监审核3、本月计划物资应在本月内采购4、月采购计划的制定程序（1）采购部根据生产计划制定物料需求计划 （2）采购部每月29日根据各需求部门提交的年度采购计划调整申请和仓管提交的收发存报表，以及公司物资需求计划和年度采购计划等，结合月底库存量、安全库存量和采购提前编制月度采购计划（3）采购部根据历史交易价格和供应商信息，在月度采购计划上填制价格信息和预计到货日，提交正式的月度采购计划5、月度采购计划的审批程序采购部将月度采购计划于每月5日前上报公司财务部审核，经财务部审核后递送主管副总；主管副总如不同意月度采购计划，应组织各部门协调，采购部重新调整月度采购计划。三、月度采购计划增补办理 1、需求部门的增补采购计划须经部门主管同意2、采购部、财务、主管副总审核后增补采购计划3、增补的物资应是对生产经营活动有重要影响、必须紧急订购的物资4、增补采购计划必须附详细说明5、非生产类采购计划增补申请：（1）非生产类采购计划增补由需求部门申请人员根据需要编制“增补需求计划申请表”，依次递交部门主管、财务、主管经理审核（2）需求相关部门申请人员将审核同意的“增补需求计划申请表”递交采购部6、仓储安全预警（1）仓管发现库存低于安全库存预警线时应及时通知采购部，并递送当前库存量（2）采购部根据当前库存量判断阅读采购计划是否已执行完毕，分析原因并及时进行处理7、当出现下列情况之一时，相关人员须补报“增补需求计划申请表”（1）需求部门临时订单（2）不可预期设备损坏（3）生产、经营临时需求（4）月度采购计划已执行完毕又接到安全库存预警四、本制度由采购部制定，解释权和修订权归采购部所有。五、本制度自公布之日起执行。第三章采购计划管理流程一、采购计划工作流程（如图）:相关部门采购部财务部主管副总问题执行采购计划编制采购计划确定采购需求审批审批审核审核相关资料存档确定调整方案查看历史数据物资需求汇总提出采购需求二、月度采购计划增补流程（如图）：相关部门相关部门主管采购部财务部主管副总通过审批审核相关资料存档执行月度增补采购计划编制月度增补采购计划分析原因并处理接收“增补需求计划表”核准提交“增补需求计划申请表”第四章相关表格一、购买申请单XXXX化学建材有限公司采购申请单年月日申请部门需求时间申请理由采购项目描述名称规格单位数量单价合计金额备注预算情况年度预算已用预算部门可用预算尚余预算董事长: 总经理: 分管副总: 会计: 部门主管: 申请人:XXXX化学建材有限公司生产请购单年月日采购对象原料 物料 设备 零配件 其他采购项目描述名称规格单位数量单价合计金额备注 参考资料库存量可用天数需求时间董事长: 总经理: 分管副总: 会计: 部门主管: 申请人:二、紧急采购申请单XXXX化学建材有限公司紧急采购申请单年月日董事长: 总经理: 分管副总: 财务部: 部门主管: 申请人:紧急采购原因需求时间序号物资名称型号/规格用途单位计划数量单价合计金额备注三、物资采购计划表XXXX化学建材有限公司物资采购计划表部门： 年月日物资名称规格全年采购总量单价金额每月采购计划1月2月3月4月数量金额数量金额数量金额数量金额四、年度预算采购表XXXX化学建材有限公司年度采购预算表年月日年度预算总额季度预算第一季度第二季度第三季度第四季度备注采购项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累计五、采购变更申请审批表XXXX化学建材有限公司采购变更审批表部门： 年月日原申请物品名称原申请日期变动原因物品名称规格单位数量单价合计金额备注董事长: 总经理: 分管副总: 会计: 部门主管: 申请人:六、计划外采购申请表XXXX化学建材有限公司计划外采购申请表物资名称需求时间预算总额申请部门采购物资类型办公设备采购 生产材料采购 办公用品采购 生产用仪器设备采购其他申请理由申请人签字: 年 月 日部门主管意见负责人签字: 年 月 日财务部意见负责人签字: 年 月 日分管副总意见负责人签字: 年 月 日总经理意见负责人签字: 年 月 日