酒店仓库管理制度.doc

酒店仓库管理制度一、 物料的采购申请1、各部门常规申请采购物资需先填写物资采购申请单，交由部门经理签字后转交库管审核签字；库管审核申请单时，有库存的物资或不合理的采购申请都要驳回；对于高价值物资及大宗物资的采购必须由总经理或董事长审批签字后方可生效采购。2、对于计划外的，金额500元以下的，临时紧急采购的物资须由部门经理上报总经理同意后方可采购，事后第一时间补齐采购申请手续。（紧急采购除客人消费品，如蔬菜、烟酒、水果等物品之外，办公用品、广告物品之类的材料不得紧急采购，必须要先报经领导审批，否则库房不予办理入库手续。）3、库房如需开具大宗货物或大金额的备货计划时，必须要同使用部门负责人协商，使用部门负责人根据自己所在部门的经营状况确定备货数量后，须在库管开具的备货单上签字确认，最后再报总经理审核。二、 物料的验收入库1、物品到酒店后，仓管依据清单上所列的名称、数量进行核对、清点，对物品的质量进行检验，物品有损坏的不予入库；临近或超过保质期的不予入库；同时要及时核对本次购买物品是否与上次购买物品的价格是否一致，如有高于上次购买的价格要与采购员进行核查原因，检验合格后方可入库。2、对入库物资核对、清点后，仓管员及时填写入库单，采购人员要根据发票列明物品名称、型号、规格、数量和金额(金额必须先由成本会计核算准确无误并在原始清单上签字确认后，库管方可办理入库手续)待库管核验无误后，库管与采购在原始清单上签字确认，物料使用部门人员现场查看物料质量，确认无误后在原始清单上签字，待以上环节都无问题后，库管方可打印入库单，入库单一式三联，白联仓管留底，黄联交采购人同发票交财务部报账，红联交财务成本会计做账。3、在上述材料验收环节中，成本会计除核算金额外，可随时到现场查验到货物资。4、物品到货后相关使用部门人员需配合库管搬运货物，并与库管共同验收，验收完成后双方必须在原始到货清单上签字确认。 三、 物品保管1、物品入库后，需按不同类别、性质、特点和用途分类分区放，做到“二齐、三清、四号定位”。A） 二齐：物资摆放整齐、库容干净整齐。B） 三清：物品清、数量清、规格标识清。C） 四号定位：按区、按排、按架、按位定位。2、 库管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点，若发现库存数量低于最低库存量须及时上报采购员购买；发现库存误差须及时找出原因，上报领导查明原因后及时更正。3、 库管员每天领料时要检查库房内存放的食品，临近保质期的要及时协调厨房领用。4、 库房区域要保持卫生整洁，库房内不得放置无任何标记的物料。5、 库存物料应包装完好。若发现破损要及时协调处理。6、 防止物料受潮，雨季尤其要注意，在晴天要及时开窗换气，易受潮物料包装内视情况防置防潮剂，定期检查防潮情况。7、 在天气炎热季节，要及时检查容易变质的食材，如必要需转移至冷藏库房放置。8、 库房安全第一，要做好库房的安全防盗及防火工作，库房区域要有监控录像，对于不在消防区域的库房每个库房配置至少两个灭火器，出现异常情况及时上报领导处理。8、严格执行仓库的安全制度。库内严禁吸烟，上下班前后，对仓库的门窗、电源、消防器材、货架等进行安全检查，发现隐患及时处理，保证物资和库房的安全。9、出、入库的物料要轻拿轻放，确保物品不因人为原因损坏。四、 物资的领用发放1、各部门的领货人员要求专人负责。领料员先填好领料单并且部门负责人签名后方可到仓库领取物品。（后附有领料员名单）2、仓管员凭领料人的领料单如实领发，领料人领料完毕核实库管领料数量后在领料单上签字确认，若库管领料数量与领料单不符，领料人有权拒绝签字，若领料单上部门负责人未签字、字据不清或被涂改的，仓管员有权拒绝发放物资。3、仓管员根据领料单申请数量填写出库单，出库单上需领料人签名确认。出库单一式三联，白联仓库留底，黄联交给领料人，红联与领料单粘在一起交财务会计。4、仓管员根据进货时间必须遵守“先进先出”的原则。5、任何人不办理领料手续不得以任何名义从库房内拿走物料，领货人未经仓管同意不准进入仓库，在门口等候接货；不得在货架或货位中乱翻乱动，仓管员有权制止和纠正其行为。6、仓库管理人员应根据情况，该限量发货的限量发货，该以旧换新的要以旧换新，并严格控制领货数量。以旧换新物品：是指日常生产及办公消耗品在使用中或使用后能有留下实体或部份配件之物品，其领用时需要将原物品实体回收更换新物品。包括文具消耗品、计算机耗材类、总配件机器零件类等。（照明灯泡、电池、手套、笤帚等）7、各部门领料时间规定：每天上午9：30-10:30每天下午16:00-17：00 8、餐饮部根据每天的经营状况适当领料，客房部每次领料根据当下经营情况备足一周用料，所有部门每次领料前详细核对领料计划，领料清单要备足所需物料，除特殊紧急情况外，领料时间过后不再开库，且领料员不得在开库时间内重复领料。五、 月底盘点与账务处理1、 每月25号，仓管员必须将总仓库物品进行彻底清点，做到账实相符。（库管盘点时间要和财务账务结转时间相一致）盘点期间原则上停止发货，实在急用的发货后，账入到次月。盘点有盘亏盘盈的情况需查明原因，上报负责人处理。将必须补充物品名称、数量及时开具备货申请，上交领导批复。2、 成本会计定期要组织人员对总库进行全面盘点，做到财务账与库管账物账相符，账账相符。3、 每月27号至29号期间库管必须监督各部门二级库进行彻底清点，各二级库库管要配合总库库管完成二级库盘点工作。再上述期间内，先由各二级库库管从账目中调取当月结存数量，再由二级库库管盘点完后制成清单上交总库库管进行盘点，待双方清点完结后再盘点单上签字确认，无盘点问题的将清单上交由财务做账，如在盘点中发现问题，及时上报领导处理。 4、在总库对个各二级库的盘点中，成本会计需对总库及二级库库管进行监督，保证盘点的准确性。5、每月月底布草收发完毕后仓管员通知出纳、会计配合将对楼层领取的一次性消耗品进行清点,各楼层主管需配合清点，仓管员对楼层领取且未使用的物品计算出总数，对财务系统进行月底假退库，次月1号对财务系统进行假入库。6、每半年时间库管配合财务人员对客房布草、厨房盒餐厅餐具进行一次彻底盘点，盘点期间各区域负责人必须积极配合财务人员进行清点。7、每月25号之后将本月出入库单据进行审核，与实际消耗物品进行核对，如发现异常情况，必须寻找原因，并上报财务负责人。8、物料出、入库房每日要记账，记账要有原始凭证，如：出库单和入库单，无原始单据一律不能进账，原始单据必须有各自的编号。按记账原则、方法和要求登记入账。9、每天早上将前一天的出入库单上交给成本会计，做到账目“日清月结”。10、每月底账务结转后，库管与采购要及时核对上月采购账务，确认无误后上交成本会计进行三方账务核对；若发现问题，及时找出原因，并上报领导处理。11、每月底账务结转后，库管要及时将上月库房账目上交成本会计审核，与会计账进行比对，若发现问题，及时找出原因，并上报领导处理。12、负责做好物品、食品、饮品、收、发记账的工作，做到帐物相符，帐账相符。可到仓库领取的物品及人员名单：人事部：人事部经理财务部：财务部主管或出纳营销部：营销部经理工程部：工程部主管或组长客房部：客房部经理 前厅：大堂副理 楼层：二级库库管餐饮部：餐厅：部门主管或二级库库管 厨房：各档口负责人 说明：以上制度在签发之日起开始执行；如有在经营过程中与公司利益相悖的条例，可适时根据公司实际情况作出调整，待公司领导审核后重新新下发执行。 审核： 签发：