工作任务布置及安排技巧.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,1,1,如何安排下属工作,现场调查：,您是如何给下属安排工作的？,综各位前面所述，我们不难发现，给下属布置工作任务不仅是一句,话或一张指令单，而且要懂得一些技巧才行。,因为到处是命令，等于没有命令；只有最恰当的命令，最正确的命,令，才是最有效的命令。这是常理，作为管理者更应精通此道。否则工,作中就容易走弯路，比别人慢半拍，或下属工作质效达不到预期。,3,4,小故事,在一片茂密的森林里，住着一只威武的狮子。因为勇猛无敌，它在这片森林里一,统天下，成了这里的霸主。为了进一步开拓自己的疆域，狮子决定向邻近的另一片森林开战。,出征前，狮子举行了御前军事会议，并派出大臣昭告百兽，让大家根据各自的特长,，担负起不同的工作。于是大家都根据各自的物长迅速地找到了适合自己的工作：大象,驮运军需用品，熊冲锋杀敌，狐狸出谋划策当参谋，猴子充当间谍深入敌后.唯,有驴和野兔一时没有找到自己的工作。,此时，有的动物就向狮子建议说：“大王，咱们把驴子和野兔放走吧，它们对战争,毫无用处。驴子的反应太慢了，野兔容易动摇军心。”“不行！绝对不能那样做！”狮,子坚定地说：“驴子和野兔在战斗中也能发挥出它们的作用。驴子可担任司令兵，因为,它发出的声音可使敌人闻之丧胆；野兔动作迅速敏捷，在战场上是非常好的联络员。”,动物们觉得狮王说得很有道理，便不再反对，各自为战争做起了积极的准备工作。,战争爆发后，每只动物在战场上最大限度地发挥出,自己的长处，果然所向披靡，大获全胜。,狮王的精明安排也获得了动物们的一致称赞。,如何帮助员工找到自己的位置？,1、明确员工的角色,2、告知员工应做的工作,3、让员工了解工作流程,要不得却曾经发生过的事：,个别部门将岗位职责说明书视为综合管理部,的职能：,“你们给我们制定二操和三操针对性的岗位职责吧”,“你们把岗位说明书按要求做好后给我们一份吧”,合理地分配任务,9,如何合理地分配任务？,简明地表达要求什么样的工作结果,采用适当的方式下达命令,通过提问，复述工作要求确定正确传达,把任务分配给最有能力完成的人,愿意听取员工关于完成任务的建议和可能需要的支援,在工作圆满完成后提出表扬,1.明确任务内容,运用5W2H的方法,What工作任务内容？,Why工作的目的、目标？,Where在哪里做？,Who谁负责？谁协助？,When进度时限要求如何？,How如何做？有哪些注意事项？,How much 成本？,如有必要，可书面形式下达命令。,11,2.彻底确认,遵循合理的任务传达步骤；,不要经常一次给部属太多的任务；,使用对方容易了解的词语；,复诵与质询任务的要点；,直到确认部属已完全了解。,3.使部属乐意接受并会全力以赴,让部属领会任务的目的和意义；,要明确具体地表示；,选择最合适的方式；,应避免引起不悦或反感；,信赖对方，充分授权（不授责）。,12,1.明确具体,2.确认了解程度,3.激发部属执行意愿,13,1.部属的能力与意愿,谁负责哪一部分；,说服的艺术；,对方的工作能力是否足够；,对方接受任务的程度。,2.工作标准,不要以为部属应该知道了，命令的方式因人而异，应尽量详细说明；,完成任务的重点应非常清楚；,完成任务的时间及衡量标准需明白指出；,允许部属有确认和商讨的机会。,14,3.任务均衡的团队精神,受命的部属工作是否很忙；,是否有些人总是做困难的工作，而有些人恰好相反。,4.其他注意事项,命令的口气；,应有专人负责处理，避免多人进行而没有负责者；,应对部属的工作进度做必要的追踪和适当的控制；,任务交待后避免轻易改变主意，确有必要时，应委婉说明。,15,吩咐尽量用亲切的语气要求部属,请托用拜托对方的语气要求部属,询问用询问的语气激励部属,暗示暗示部属最适合此项工作任务,征求用商量的语气与部属探讨工作任务及交付,严正用严厉的态度要求部属完成工作,16,17,有效委派,如何做到有效委派？,1、确定需要委派他人去做的工作,2、选定能够胜任工作的人,3、制定一个确切的委派计划(P),4、确定委派工作的时间，条件和方法,5、委派工作(D),6、检查工作进展情况(C)问题1,7、检查和评价委派工作达成的结果(A)问题2,20,抓住布置工作的要点,如何抓住布置任务的要点？,任务与职能相称,避免越级指派,交代必须明确,与员工商讨任务执行过程中可能出现的问题,23,重点突出的布置任务,布置任务如何重点突出？,阐述问题,陈述你需要什么样的结果,说明可能出现的问题,让员工提出问题，并耐心做答,时间紧张的情况下，采用提示单或备忘单,26,委派下属的方法？,有些管理者认为他们很擅长委派工作，他们将所有日常垃圾工作,和责任一股脑的委派给了下属。这样的做法或许管理者本人会感到高,兴，但团队成员则不然。,下属在杂乱无条理的工作指令过程中会产生烦燥或工作质效打折扣,，感受不到成就感。,所以，有效的工作委任能够提高团队的业绩，但更需要勇气，纪律,和自我意识的支持。,28,1.了解自己的价值。,如果自己的工作内容与未成为管理层之前的职位一样，那么我们,就不应该得到提拔。不要自降身份。即使我们认为自己能比员工做得更,好，否则尽管自己很辛苦，却没有给所在团队增加价值。,我们必须要做一些和团队工作有所不同的工作：组织和团队管理、,督导检查、进行最合理的工作分配、工作创新。,2.要清楚的表达你所要的结果。,要清楚的说明自己所期待的工作结果以及工作完成的时间。即使,我们不得不再三向团队强调，也一定要这样去做。,如果有任何模糊不清的地方，我们的意思都会被错误的理解。不要,责怪工作团队，要受到责怪的是我们自己：下属员工不是心理专家，他,们不会读心术。,清楚的表达能够避免返工和冲突，避免以后士气和信心的低落。,29,3.手段灵活。,我们可能会认为自己是唯一知道如何正确行事的人。不过请让自己的,下属创造一些惊喜吧：他们有可能会找到更好的做事方法。,4.懂得放手。,不要五分钟就检查一次下属的工作情况。给下属一定的信任，如果他,们有什么长处他们一定会表现出来。我们需要的是例行的沟通。,30,5.随时提供帮助。,鼓励员工说出他们所碰到的任何问题。不要直接告诉他们答案：帮助他们,自行发现解决方法。我们不必通过直接告诉他们答案来展示自己的聪明才智：那,样的话会让他们学会一切都依赖我们。,6.给队伍施加压力有压力是件好事，它让人们体会成就感，发现全新的具有创造性的做事方法,以及发展新的技巧。,虽然压力是好事，但精神负担并不是好事。它们的区别在于对压力的控制。,只要让团队觉得一切皆在掌握之中，他们所感觉到的就是压力而非精神负担,。合理的工作分配能使员工掌控工作而避免造成精神压力。如果团队成员超负荷,工作导致抱怨频频，精神压力便已成为员工的思想主流。,31,7.委派有意义的工作，而不仅仅委派日常的垃圾工作。,8.永远不要推脱责任，除非你想要一个只是表面上看起来还不错，实际,上队员们勾心斗角，整个功能失调的队伍。,我们可以下放权力，但是不能下放责任。我们终归要为整个团队的,工作成果负责。（个别管理者的“出事故当天我休班了”的理论）,9.下放赞扬。,这样做可以巩固我们的地位，因为这样能为自己带来忠诚、信赖和,尊重，使下属成员更乐于向高质效工作看齐。,32,33,例：“小刘，明天有个紧急的事情需要你来加班。”“领导，我明天有很重要的事情，不能来加班。”（痛苦状）“那你说我应该让谁来加班呢？”“小王不行吗？他明天应该没事吧。”“你觉得让小王加班合适吗？他已经两个星期没有休息了。”“那你让小李来加班不行吗？”“小李能跟好这个事情吗？他才刚来不到半年。”“.”(低头沉思状)“如果你能找到更合适的人选在下班前告诉我，谢了！”,如果下属推脱交待的任务，可以试着让他说替代的人选。管理者的责任并不是安排别人工作，而是合理的安排别人的工作。对于经常推脱工作的人，换人当然不是最佳选择，但是换脑却是管理者的任务。,越是经常推脱工作的人，越应该多与之交流和沟通，不光要让下属清晰自己的职责还要让其认可自己的职责。,34,首先从我们自身找原因：1、我们是否是随意的安排工作？2、下属是否认可或清楚这是他职责范围内的事情？3、我们的安排是否是最合理的，已经考虑过的？4、我们是否经常或者例行与下属讨论他的工作？,其次我们要明白下属推脱工作的原因：1、是不是团队中每个人对安排的工作推脱的频率是一致的？,2、是不是有些工作所有人都不愿意去做？3、下属是否清楚他做的事情的意义？4、下属是否清楚他不做的后果？,这里有两个考虑的层面，一个是工作的内容，一个是工作者,态度。(个别情况下还有团队氛围文化和管理者下达指令的方式),有的工作是所有人都不喜欢做的，有的工作是不同人的爱好,，有的工作对不同人的个人意义不同。如果我们都定义送文件是,个苦差使，但是是否有人能认识到“送”和“文件”的区别，送这个,工作是不重要和辛苦的，但是文件是非常重要的。或者说如果不,是重要的文件会需要派人专门去送吗？,36,上一个情景中小刘推脱的原因其实是因为事情很重要，他的工作风,险就比较大，哪怕是加班费非常优厚，他也不愿意承担。但是因为只有,小刘适合做这件工作，所以明知没有其他可选人还是让小刘说出其他人,选。其实在事后他的领导还需要和他讨论一下让他加班“跟这件工作”的意,义：让他加班是认为他最适合“做”那项重要的工作。加班是辛苦的，但加,班所做的工作意义对下属和公司同样重要。,我们通常会讨论下属的问题，有的时候还要加一些定语如“80后”“90,后”之类的，其实这是在掩盖管理者自己的责任。没有一件事情是只和下属有关的事情，所有的工作是管理者和下属,共同完成的，只有分工上的区别。,37,二、如何改善提高下属员工的绩效,38,1、用人所长。,员工绩效不好，管理者常从员工身上找原因，其实，更应该反省一下管理者自己在人员的使用上是不是存在问题，有没有用其所长，发挥出员工的特长。,2、加强培训。,依据企业需求长期的、持续的、有计划的进行。,3、明确目标。,如果员工没有明确的工作目标，那么通常会比较迷惑、彷徨，没有方向感，当然工作效率会受到影响，同时，由于员工没有得到明确的目标指引，员工的努力方向同公司所希望达到的结果难免有所不同。,4、建立绩效标准。,清晰的绩效标准可以让高绩效的员工有成就感，知道自己已经达到,或者超出了公司的要求，这种成就激励的效果对层次较高的管理人员或,者专业人士非常明显。清晰的绩效标准可以使没达到标准的员工有一个,努力的目标，知道自己同其他人的差距，从而激发工作干劲，努力完成,工作指标。,绩效标准，必须是薪酬发放的依据，才能保证激励效果。,5、及时监控绩效考评。,考评周期可以是一个月、一个季度或者一年但是，监控应该是随,时随地进行的。监控不及时，就不能获得全面、客观的第一手资料。很,容易导致考评之前争表现的现象发生，使“聪明人”钻空子，考评不公平,。,40,如果强调什么，你就检查什么；你不检查，就等于不重视。,IBM公司总裁 郭士纳,6、及时反馈考评结果。,在绩效考评刚刚出结果的时候，正是员工对绩效问题最关心的时候,，也是思考最多的时候。这个时候反馈效率高，员工比较投入，效果好,，并且利于对一些出现的问题进行及时改进。如果过了这个时期，考评,者和被考评者都已经把考评的事放在一边了，效率一定降低；同时，员,工会对公司的考评产生不良印象，会认为公司也不重视考评。由于其它,工作已经展开，考评反馈也会占用工作时间，对其他工作难免会带来不,良影响。,（车间二次分配、考核结果及时公布）,41,1、建立健全工作责任制，按制度办事，未按规定带来的失误严惩。（部门考核细则）,2、建立健全激励制度，让员工有干头，有盼头，充分调动下属的工作积极性。（同上）,3、帮助清理工作思路，在安排大量工作的时候，交代清楚哪些是急着办，哪些可以缓一步办。在安排一项重要事务时，告之下属具体的工作步骤，应注意哪几个环节。,（但不可以“今天下午你就干这一件事，别的不用干”来扼杀员工工作能动性和自我管理能力）,4、帮下属排除障碍，在布置任务之初，预计在工作过程中下属会遇到哪些尽其自身所能难以解决的疑难，自己亲自出面帮其疏通有关方面关系或亲手处理。,（切不可说“这个任务交给你了，遇到问题自己摆平”的甩手掌柜。）,43,5、多与下属交流切蹉，给下属实践的机会。可以结合工作实际与下属探讨一些,处理问题的方法技巧，如何在工作中中运筹帷幄，切实提高效率和节省时间。,6、多给下属提高实践锻炼的机会，在学习中实践在实践中学习。逐步提高下属,的能力素质。,7、要适时批评指正，当下属因工作拖沓出工作上的纰漏时，要及时、大胆地提,出批评，并指明其带来的危害，以避免下属耽误完成任务的最后期限。,8、明确要求给下属完成任务的最后期限，有时候工作交待要明确时间。从而导,致下属认为有充足的时间反复考虑，或把心思花到别的地方去了。,449、明确时间注意几点：一是时间不能定的过紧，要给下属完成任务留有一定的,余地；二是在规定的期限内密切关注下属工作的进展情况，并进行有效的督促，,遇到下属解决不了的困难及时帮助解决，以免拖延时间，规定的期限一到，便应,要求其汇报工作完成情况。,如果过了规定期后却不闻不问，容易失信于下属，那么下次在交代任务和,明确时间后下属工作时仍然会拖泥带水。,10、以身作则，首先领导者办事风风火火，能在下属心中树立一个榜样，很难想像一个自身办事拖带水的领导，能带出一支办事干练队伍。其次，领导者自身办事利索，能让下属自觉地接受自己提出的要求和服从自己的领导。相反，领导者拖拖拉拉，下属汇报一件事情迟迟没有答复，处理问题优柔寡断，而他却严格要求下属高效，下属心理上很难服他，甚至潜意识里产生抵触情绪。再次，领导者自身办事时间观念、效率意识强，能营造一种好的氛围。,45,让下级愉快地工作，就是通过提高员工满意度，以实现管理者自己,的目标。员工满意度主要表现,1）对工作本身的满意程度。其中包括：工作合适度；责权匹配度；工作挑战性；工作胜任度,2）对工作回报的满意程度。其中包括：工作认可度；事业成就感；薪酬公平感；晋升机会,3）对工作背景的满意程度。其中包括：工作时间制度；工作配备齐全度；福利待遇满意度,4）对工作群体的满意程度。其中包括：合作和谐度；信息开放度,5）对公司的满意程度。其中包括：公司了解度；组织参与感,47,为此，管理者应做到：,1、分清层级领导，不能越级跨部门指挥，即对非下属不能有直接指挥权（突发事件和紧急情况除外）。凡事需先与系统部门的指挥者沟通和协商，这种沟通和协商尽可能按制度来进行。,2、关心和理解非下属的立场和意见，尤其是有建议性的提议和不同的批评意见。,3、要互相尊重和信任，先把自己放在一边，突出对方的地位，多替非下属着想，要从对方的角度去思考问题，以便达成共识。,4、与非下属沟通时，应树立自己的工作目标需靠别人的支持来实现，公司的目标需靠大家来共同实现的全局观念。时刻以公司利益为先。,5、即使是令你头痛的非下属，也必须友善地、长久地与他们打交道，并且应宽容大度，尽力改善这种人际关系。,48,6、与非下属的工作交往中，要学会和掌握处理工作矛盾和冲突的技巧，减少与非下属工作中的矛盾和阻力。积极化解矛盾和阻力，是良好的领导艺术和组织才能的体现。,7、尽量利用工作机会和闲暇时间多接触非下属。与他们交谈时要专心倾听他们的谈话内容，学会喜欢非下属，赞赏他们的优点和长处，增加他们对公司的信任感和凝聚力。,8、要与非下属一起清楚地认识到：缺乏整体沟通和合作是产生内部问题和矛盾的根源。团队的真正含义、价值和重大作用，是每个人都要关心的共同问题。,9、尽力安排下属支持和配合非下属的工作，优先帮助别人是必须具备的良好的职业道德。,10、与非下属工作交往中既要有原则性和制度性，又要有一定灵活性。以上技巧是与非下属进行沟通、管理的润滑剂。掌握它，必将有助于我们事半功倍地达成管理目标，提高工作效率。推而广之，整个公司也将更加高效、有序地运转。,49,往往会碰到这样的情况：安排给员工一项工作任务，本以为他有能,力独立做好这个事情，谁知最后员工还需要依靠自己的帮助才能完成工,作，而且完成的结果也不如自己所期望的那么好。问题是出在员工那里吗？也许不是。,如果员工得到的指示是模糊的，他就得学会猜测别人的心思，揣摩,领导到底期望自己怎么做。员工只有接收到了明确的信息，才有可能真,正对工作负责。作为经理人，在刚开始布置任务时，就要向员工说明你,期望他做什么，做出什么样的结果。,结果:经理人应该让员工知道你到底期望从他们那里得到什么。,有时候，人们对相同的话有不同的理解。经理人在和员工讨论期,望的结果时，不要只使用抽象的字眼，还要用看得见、听得见、摸得着,的东西来描述它，以便让员工真正理解你的意思。,50,尺度:告诉员工完成任务应该遵循的基本准则，给他们一个广泛的可操作的尺度，即指导方针，并提醒他们要注意按照价值观行事。当然，经理人不需要详细讲解完成任务的每条措施和细节，否则,员工不会真正感觉到被委以责任。,影响:经理人要向员工说明，他们的个人行为将会对实现整体的任务做出什么样的贡献，完成或者没有完成任务的影响或后果是什么。员工在了解这些影响和后果后，就会开始为完成任务而付出努力。,资源:经理人要了解，员工有多少可用资源，包括物质资源、财务资源、人力资源和时间资源。在许多组织中，最宝贵的资源是时间，你对员工的最大帮助是多给他们一点时间完成任务。如果你不肯定员工拥有完成工作所需的资源，那么你其实是在使他们走向失败。,51,负责:确定让员工对任务负责。经理人要和员工讨论，他们将在什么时,间、什么地点、以及以怎样的方式来向你汇报工作进展。经理人要注意,的是，员工应该对结果负责，而不是对方法负责。他们具体用什么方法,完成任务由他们自己决定。,在明确了这五件事情之后，经理人就要接受一个大考验-放手，让,员工独立完成任务。不要经常在背后监视别人，这不光有损信任，还会,打击别人的自信心。如果工作任务重大，你可以和员工一起，在任务的,不同责任阶段加以回顾。但是你一定要在开始工作之前，就和员工商定,好要举行这样的会议。当员工需要你的时候，才应该出面助一臂之力，,否则不应当干涉他的工作。,52,1、强化沟通,A、开会的沟通是上传下达，态度保持敬畏，（如果自己不在乎，员工又怎么会在乎呢）。,B、业务的沟通，要细心询问，通俗易懂，（不是卖弄学问）让别人觉得你没领导架子。,C、私人感情的沟通，对下面员工别走的太近，但也别太远，太近会影响工作的执行，讨价还价，太远工作带情绪，背后使坏。在实际工作中，有些事情客观必要的命令，但有些却不是。所以须晓知以情，动之以理，工作时间是上下级私下交情是私下交情。,2、树立威信,对于员工确实处理错误的事情，要严肃处理、这叫杀鸡给猴看。当,然事后做个沟通，说明你的目的，并不是针对他个人，是对事不对人。,这样显示出你对他的足够重视，希望他以后积极表现，也拉近了关系。,54,波特定律,当遭受批评时，下级往往只记住开头的一些，其余就不听了，因为,他们忙于思索论据来反驳上司的批评。没有人勇于尝试比犯错误还可怕,，它使员工拘泥于现有的一切，不敢有丝毫突破和逾越。所以评价员工,重点不在于其是否保持不犯错误的完美记录，而在于是否勇于承担风险,，并善于从错误中学习，获得教益。,洛伯定理,对于一个经理人来说，最要紧的不是在你在场时的情况，而是你不,在场时发生了什么。如果只想让下属听你的，那么当你不在身边时他们,就不知道应该听谁的了。管理者建立切实可行的制度和流程，把责任落,实到员工。不能事必躬亲承担实现组织目标的所有工作，而应该只做必,须由自己做的事。,55,特雷默定律,每个人的才能高低不同，因此在选拔人才时要看重的是他的优点而,不是缺点，利用个人特有的才能委以相应的责任，使人各安其职。在一,个团队中，每个人各有所长，但重要的是领导者能将这些人依其专长运,用到最适当的职位，使其能够发挥自己所长，进而让整个企业繁荣强盛,。没有无用的人，只有不会用的人。,手表定律,两只手表不能告诉一个更准确的时间，反而会让看表的人失去对准,确时间的信心。对于任何一件事情，不能同时设置两个不同的目标，否,则将使这件事情无法完成；一个人不能由两个以上的人来同时指挥，否,则将使这个人无所适从；而对于一个企业，不能同时采用两种不同的管,理方法，否则将使这个企业无法发展。,酒与污水定律,如果把一匙酒倒进一桶污水中，你得到的是一桶污水；如果你把一,匙污水倒进一桶酒中，你得到的还是一桶污水。一个正直能干的人进入,一个混乱的部门可能会被吞没，而一个无德无才者能很快将一个高效的,部门变成一盘散沙。组织系统往往是脆弱的，建立在相互妥协的容忍的,基础上的，它很容易被侵害、被毒化。,56,成或败均取决于行动的力量。,运用科学方法，与团队共享成功。,