各门类档案培训课件.pptx

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管理活动过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。,档案管理工作是一个单位全局工作的重要组成部分，全体工作人员都应重视和支持档案管理工作，切实注意档案材料的形成和积累，并按照工作职责，认真做好机关档案的管理工作。,档案管理部门的职责,（一）贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；,（二）负责制定和实施档案工作发展规划和年度工作计划；,（三）指导和督促各部门做好各类文件材料的收集、整理、立卷和归档工作；,（四）负责档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；,（五）集中统一管理各种门类和载体的档案和资料；,（六）严格执行保密法律法规和有关制度规定，保护档案的完整及安全；,七）按规定定期向地方档案馆移交进馆档案。,档案室的管理,1.档案室应集中布置，自成一区，不可挪做其他用房，室内的平面布局应简单紧凑。,2.档案室要定期检查，通风换气，保持室内清洁，温湿度适宜（温度1424，湿度45%60%），如有异常，应及时采取措施。,3.档案室内应有“八防”措施：即防盗、防火、防蛀、防尘、防光、防潮、防鼠、防高温。,4.档案室为二级防火区域，严格执行“六不准”，即不准吸烟、不准未经批准使用明火、不准用非防爆灯具、不准乱接电源、不准易燃易爆物品混存、不准闲杂人员进入。,5.档案阅后归还要正确放入档案盒内，使档案室内装具和案卷摆放整齐有序、科学有序、整洁美观。,6.档案室由档案管理员专职管理，钥匙不准随意交于他人，进出档案室随手关锁门窗，确保安全。,档案的分类,文书档案,人事档案,会计档案,科技（基建）档案,声像档案,实物档案,设备档案,文书档案,文书档案是指在单位工作活动过程中形成的各种门类和载体的，具有利用、保存价值，属于归档范围的全部文件材料。,根据档案法相关规定，各部门负责应归档文件材料的收集和整理，并定期向档案管理部门移交归档，实行集中管理。当年形成的文件材料，应在文件办理完毕后的次年3月底前归档。任何部门和个人不得将应归档的材料据为已有，私自保存。,文件材料归档范围,（一）反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、行业工作，国家建设及历史研究具有利用价值的文件材料；,（二）单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,（三）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；,（四）其他对工作具有查考价值的文件材料。,（一）上级机关的文件材料,上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；,上级,机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；,上级领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话等材料；,上级机关草拟并被采用的文件印本。,（二）本机关的文件材料,本机关党组、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料；,本机关印发的（包括转发及及其他机关联合印发的）各种正式文件和签发表单；,本机关的请示及上级机关的批复文件，下级机关的请示及本机关的批复文件；,本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；,反映本机关业务活动专业文件材料；,本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；,本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料；,本机关形成的财审方面的预算、计划、制度等文件材料；,本机关党团工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；,内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、调查处理报告、统计分析材料等；,机关领导在公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从外机关带回及本机关有关，但未经文书处理登记的文件材料；,本机关购置大中型设备的文件材料；,本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；,本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料；,本机关的组织沿革、大事记、年鉴、反映本机关（本行业）重要活动事件的简报等文件材料。,本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；,本机关编印的简报、汇编等刊物定稿和印本；,本机关及有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；,本机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录等有参考价值的资料；,各种普查工作中形成的文件材料。,（三）同级机关和非隶属机关的文件材料,同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件;,有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件;,同级机关和非隶属机关及本机关联系、协商工作的重要来往文件;,（四）下级机关的文件材料,下级机关报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报告、财务预算、决算等文件;,下级机关报送的法规性备案文件,文件材料不归档范围,（一）上级机关的文件材料中，普发性不需办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，仅供工作参考的抄件等；,（二）文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信件，不需办理的一般性来信电话记录，内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料；,（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；,（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,（一）上级机关的文件材料,上级机关普发供参阅、不需办理的文件材料；,上级机关征求意见未定稿的文件；,（二）本机关的文件材料,重份文件；,无查考利用价值的事务性、临时性文件；,从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；,无特殊保存价值的信件，一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；,机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；,为参考目的，从各方面收集的文件材料。,（三）同级机关和非隶属机关的文件材料,参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；,非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；,（四）下级机关的文件材料,下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；,越级抄送的一般性、不需办理的文件材料；,下级单位抄报备案的一般性文件材料；,档案的整理,文书档案的,整理原则：,遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。,文书档案的,整理单位,：“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本及定稿为一件，正文及附件为一件，原件及复印件为一件，转发文及被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文及复文为一件。,文书档案整理的,质量要求,一、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或者易退变的、不宜永久、长期保存的应复制；,二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求；,书写材料：禁止使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料书写或绘制；,纸张：纸张大于A4标准的应该按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于国际16K的应酌情按A4或16K进行背贴。,文书档案的,整理方法,整理归档文件的有序化过程为：,装订、编写页号、分类、鉴定、排列编号、填盖归档章、目录编制、装盒,。,一、装订,1、准备工作技术加工：检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的予以修整；装订边太窄的适当加宽；剔除多余重份和不必要的复制件。,系统排列：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；批复在前，请示在后；汉文文本在前，外文文本、少数民族文字文本在后；文书处理单在相关文件前，按文件首页对待。,2、装订方法,10年保管的文件，可保持原貌。不再拆开重新装订；,永久、30年保管的文件，可根据两种方法中的一种：一的不锈钢夹装订法，即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。为减少厚度，单号文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处，双号文件，夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处。二是线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个距离7厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结。,太薄或过厚文件的处理：太薄的可以使用少许胶水逐页进行粘贴；过厚的可以采用粗线绳，按照“三孔一线法”进行装订。,二、编写页号,1、以“件”为单位编写页号，每件均从“1”开始编起，件及件之间不连续编制页号；,2、页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写，正面编写在右上角，背面编写在左上角；,3、一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。,三、分类,视具体情况由两种分类方法,（一）“内设机构”分类法：此法适用于内部机构多而稳定，分工明确且文件数量较大的单位，如：省局。,（二）“问题”分类法：适用于内部机构较少，文件量少的单位，步骤为：,1、根据国家档案局第8号令，把文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。,2、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在情况结束的年度；,3、把同一保管期限内各年度的文件材料，一般公司工作问题分为以下几类类，具体为：党群工作类、行政管理类、人事劳资类、业务经营类、财务审计类。,四、鉴定（重中之重）,1、凡是反映单位职能活动和基本历史面貌，对工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管，主要包括：制定的法规政策性文件，处理重要问题形成的文件材料，重要会议的文件材料，重要请示、批复、报告、总结，综合统计报表、机构设置演变，领导任免的文件材料；直属上级机关印发的需本单位贯彻执行的重要文件材料；非直属上级机关针对本单位主要工作业务印发的需本单位贯彻执行的重要文件材料。,2、凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对各部门工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管（30年），主要包括：一般工作问题的文件材料、一般会议的主要文件材料，人事、财务管理工作形成的一般性文件材料，直属上级机关印发的属于本单位主要工作业务，并需要贯彻执行的一般性文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。,3、凡是在较短时间内对各部门有参考利用价值的文件材料，列为定期保管（10年），主要包括：一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关印发的非本单位主要工作业务，但需要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。,五、排列编号,归档文件排列是文件整理系统化的一个重要环节，编写件号是对排序成果的确认及固定，方法如下：,1、按保管期限逐年度、问题进行排列，即永久、30年、10年各排列一个顺序，逐年延续，在每个年度内按照分类表的问题序列进行排列；,2、同一保管期限、年度的同一机构的文件材料，一般按照文件形成的时间或文号顺序进行排列；,3、同一事由、事件或问题的文件材料，按照形成的时间顺序或重要程度进行排列；,4、不同事由、事件或问题的文件材料，按照事由、事件或问题结束的时间顺序进行排列；,5、会议文件、同一类统计报表等成套性的文件材料，应集中进行排列；,6、所有文件材料排列完毕后，按照排列顺序编写件号，件号编写在归档章“室编件号”栏内；,7、编写的件号应始终保持永久、30年、10年三个序列；,8、断号问题：如公司510年形成的文件数量永久、30年、10年中有两部分超过四位数，不超过五位数，可以五年或十年断一次号；如永久、30年、10年分别十年相加不超过四位数，可暂时不考虑断号，但始终以四位数为限。,六、填盖归档章,1、归档章加盖在每份文件的首页右上角，如有其他标记或文字时，可酌情向左或向下适当移动。2、归档章的规格：长15mm3，宽8mm2，样式如下：,全宗号,年度,室编件号,问题,保管期限,馆编件号,填写方法：全宗号：应填写地方档案馆给各单位的档案全宗确定的代号，因未进管尚不确定，暂不填写；年度：用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年，不能省略；室编件号：填写每一份文件的排列序号编号；问题：按问题分类的填写文件所归入的“问题类别”名称，如“党群工作类”；保管期限：填写“永久、”“30年”、“10年”；馆编件号：由地方档案馆自行填写或进馆时填写。,七、目录编制,不同保管期限的文件不能混合编制目录，不同年度的文件要分开编制目录（件号连续），不同问题的文件要新起一件编制目录（件号连续），并在目录右上方注明问题类别的名称。样式如下：,件号,责任人,文号,题 名,日期,页数,备注,1、填写方法：,件号：按“室编件号”填写。,责任人：,A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准；,B、机关应填写其全称或通用简称；,C、两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；,D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称；,E、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份；,文号：填写发文字号，不得省略；无文号的此项不填。,题名：,A、一般照录文件原题名，不得自行缩减或修改；,B、无题名或题名不能揭示文件内容的文件，应根据文件内容自拟题名加“”填写；,C、有正题名、副题名的文件，可选择其中有检索价值的题名填写；,D、外文或少数民族文字的文件题名，除原文照抄外，应将汉文译文加“”附在其后。,日期：,A、填写文件的形成时间，一般以落款时间、会议通过时间或发布时间为准；,B、用8位阿拉伯数字标准年、月、日，不能省略。如“2008年6月17日”标准为“20080617”。,C、时间不详或无时间的文件资料，应进行必要的考证。,页数：填写每份文件的总页数，总页数以文件材料的最后一个页号为准。,备注：必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题，如果说明文字比较多，应填写在备考表内。,2、目录的装订,永久、30年、10年目录分开装订，厚度不超过2厘米。如果一种保管期限一年的目录比较少，可几年合订；,每本目录均从“1”开始统一编写页码，以便于检索；,装订目录时使用统一规定的目录。,样式如下：,归 档 文 件 目 录,全宗名称：,年 度：,保管期限：,问 题：,目录填写要求：,全宗名称：填写产生档案全宗的机关单位的全称或通用简称,年度：填写目录所反映文件的年度，如：2009；,保管期限：填写目录所载文件的保管期限，即“永久”、“30年”、“10年”；,问题：如“党群工作”、“行政管理”等。,八、装盒,1、按照保管期限的编号顺序分别装盒。一个类别的文件比较多，按排序单独装一盒或几盒；比较少可合装；不同保管期限的文件不能混合装盒。,2、每盒文件之前不再放置目录，但要在之后放置备考表。,样式如下：,说明：,整理人：,年 月 日,检查人：,年 月 日,3、备考表填写方法：,说明：填写盒内文件需要说明的问题，主要包括文件的齐全完整程度，损坏情况及整理归档后修改、补充、移出、销毁等有关情况，无问题则不填写。,整理人：由整理归档文件责任人签字。,检查人：由检查归档文件整理质量的责任人签字。,日期：填写本盒文件整理完毕的年月日。,脊背样式及项目填写方法,全 宗 号,年 度,保管期限,问 题,起止日期,室,馆,盒 号,全宗号：应填写地方档案馆给各单位的档案全宗确定的代号，未确定时不填写；,年度：盒内文件形成年度；,保管期限：盒内文件保管期限；,问题：“党群工作”、“行政管理”等；,起止件号：“室”填写盒内第一份文件和最后一份文件件号，之间用“”连接；“馆”空置；,盒号：临时的逐年编号，可以是“永久”、“30年”、“10年”。,其他要求：,1、所有填制的内容，如“全宗号”、“年度”、“起止件号”等数字项，应选购或刻制大小适当的数码章，统一加盖。,2、盖章使用的印泥的颜色，一定要统一，不能今年红色明年蓝色。,3、盖章的上下位置应统一居中，且要年年一样，坚决避免高低不平的随意现象出现，使得所有档案盒上的项目，排列在一起形成直线，做到整齐统一，美观大方。,至此，一个年度的归档文件就全部整理完毕，即可入柜上架。,人事档案,是指主管组织、人事、劳动等的部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史、客观、全面考察职工的依据。,（一）是由组织、人事等部门在培养考察、选拔任用和监督管理干部、工人的活动中形成。,（二）是干部、专业技术员和工人个人经历、思想品德、业务能力、工作表现及人所受奖励、惩处等方面情况的真实记录，是一个成长历史和政治面貌的客观反映。,（三）是以个人为单位，按照有关规定和方法有序组成的专门卷册。,（四）是干部人事工作中已经处理完毕的具有使用保存价值的文件材料。,人事档案归档范围,1、履历材料：履历表（书），干部、职工、军人等各类人员登记表，个人简历材料；更改姓名的材料。,2、自传及属于自传性质的材料。,3、鉴定（含自我鉴定）、考核、考察材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的表现情况材料，作为任免、调动依据的正式考察综合材料，考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。,人事档案归档范围,4、学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料：报考高等学校学生登记表、审查表、毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料；专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业职务（职称）审批表，创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等。,人事档案归档范围,5、政审材料：审查政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。,人事档案归档范围,6、加入党团的材料：中国共产党志愿书，入党申请书和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。,人事档案归档范围,7、奖励（包括科技和业务奖励）材料：先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料；,8、处分材料：处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。,人事档案归档范围,9、招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料：干部任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表，聘用合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表；退（离）休审批表；军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会登记表。,10、其他可供组织参考有保存价值的材料：残疾等级鉴定材料；非正常死亡的调查报告及相关材料等。,人事档案的收集、保管,立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐全。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。统一使用16开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。,有单位人事主管部门负责保管人事档案的查（借）阅,1、党组和组织人事部门办理有关干部考察、任免、调动、政审、组织处理、入党入团、参军、出国、退（离）休、工资福利待遇以及治丧等工作时，可以查阅干部档案；政法、安全、纪检等单位因侦查、审理和取证，必须通过档案取得旁证材料的，可查阅有关档案材料。单位内部查阅，必须办理查阅审批手续，由单位负责人签字并加盖公章。,2、任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案，如个人因入学深造、进修、申报专业技术职务等，确需某方面的材料，须经职工档案管理部门负责人批准，由档案管理员代为办理。,3、干部档案一般不外借，因办理退（离）休手续需借用职工档案时，办理借阅审批手续，由单位负责人批准后方可借出其他情况需要借用职工档案时，应开局合缝介绍信，写明理由，办理借阅审批手续，由单位负责人批准后方可借出；借出档案不得转借他人，必须在批准的期限内归还。,4、查（借）阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、增添、撤换档案材料，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。因工作需要必须通过档案取得有关证明或证据材料的，需经职工档案管理部门主管领导审查批准，由档案管理人员予以办理。查阅后需作旁证的，摘录材料及原文核对无误后，注明材料出处和日期，加盖有关部门公章。不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯中华人民共和国档案法处理。,人事档案的转递,1、因调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，人事部门应在一个月内将其档案移交其新的工作单位或户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工劳教、劳改，如单位仍备录用的，档案留存。,2、转递档案应遵守下列规定：,（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。,（二）对转出的档案，必须按统一规定的资料转递通知单来项目登记，并密封包装。,（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出。,（四）接收单位收到档案经核对无误后，应回收签名盖章的回执单，为及时回收是，要催文查办，以防丢失。,会计档案,是指会计凭证、会计账薄和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。具体包括：,（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；,（二）会计账簿：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；,（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报表；,（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。,会计档案整理,（一）会计凭证,1、每月10前，完成上月会计凭证的整理装订任务。,2、装订之前，要仔细检查或有缺漏，并责成相关责任人按规定补齐。,3、原始凭证粘贴、折叠的长度、宽度，应及会计凭证封面相同，每本凭证装订角的厚度一般保持载2厘米左右，最厚不超过2.5厘米。,4、会计凭证整理好后，统一按记账凭证编号顺序逐月（月内以记账凭证编号顺序确定会计凭证排列顺序）逐年排列并编写案卷顺序号。如果会计凭证册数较多，可以每5年编写一个案卷顺序号；册数较少，可以每10年编写一个案卷顺序号。,5、每年的会计凭证整理排列序号完毕后，统一编制案卷目录一式三份。,6、所有会计凭证编好案卷目录后，装入凭证盒入柜保管，不可跨月跨年装盒。,7、整理好的会计凭证须达到项目填写齐全、签章手续完备、装订整齐、排列编号准确、查阅利用方便的要求。,（二）会计账簿,1、一本账为一个整理、保管单位（即为一卷），但各种账簿厚度一般不超过2厘米。,2、每本账簿在立卷归档时都要从“1”开始，统一用铅笔编写页码。正面有数据记载的页码编写在右上角，背面有数据记载的页码编写在左上角。活页账整理时统一将正反面都是空白的账页抽出；现金日记账和银行存款账必须保持原貌，不得拆散、不得抽撕空白页，如原已印好页码则无须编写。,3、凡账簿都要在封面之后账页之前放置“账簿启用表”，并认真填写各个项目。如无账簿启用表，整理时务必补放。,4、每年的账簿统一按照现金账、银行存款账、总账、明细账、日记账、辅助账的顺序进行排列，且从“1”开始，逐年连续编写案卷顺序号。,5、案卷号编写完毕后，逐卷（本）编制案卷目录一式三份。,6、凡整理好的账簿，要按照排列编号顺序统一装入卷盒内。,7、整理好的会计账簿须达到结构完整、项目齐全、页码准确、平整美观、查阅方便的要求。,（三）财务报告,1、每年的财务报告统一分两部分分别进行整理：年度财务报告（决算，包括文字分析）；月、季度财务报告（包括文字分析）。,2、日报、旬报、办月报可不立卷归档，由财务管理科视具体情况保存使用并进行处理。,3、年度财务报告视页数多少，一年立一卷或若干卷，不得及月、季度报表混合整理；月、季度财务报告视份数、页数多少，可一年立一卷，也可每季度或半年各立一卷，每卷厚度一般不超过2厘米。,4、一卷内有若干份报表时，按时间顺序进行排列，其中纸张太小的应按照A4标准进行背贴。,5、凡财务报告卷编写页码，正面有字的编在右上角，背面有字的编在左上角。每卷均从“1”编起，一卷一个编号；,6、年度财务报告统一按年度顺序单独排列并编写案卷顺序号；各年度的月、季度财务报告统一按时间顺序另行排列并编写案卷序号，逐年接续；年度财务报告及月、季度财务报告整理好之后，应分别装盒，不同年度的不能混装。,7、案卷顺序好编写完毕后，逐卷编制案卷目录，一式三份。,8、整理好的财务报告，应达到目录备考齐全、页码编写无误、装订整齐、封面填写正确的要求。,会计档案的保管期限,会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。,会计档案保管期限表（见下）,序号,档案名称,保管,期限,备注,一,会计凭证类,1,原始凭证,15年,2,记账凭证,15年,3,汇总凭证,15年,二,会计账簿类,1,总账,15年,包括日记总账,2,明细账,15年,3,日记账,15年,现金和银行存款日记账保管25年,4,固定资产卡片,固定资产报废清理后保管5年,5,辅助账簿,15年,三,财务报告类,包括各级主管部门汇总财务报告,9,月、季度财务报告,3年,包括文字分析,10,年度财务报告,永久,包括文字分析,四,其他类,11,会计移交清册,15年,12,档案保管清册,永久,13,档案销毁清册,永久,14,银行余额调节表,5年,15,银行对账单,5年,财务管理部门负责会计档案的积累、整理、编目和移交等工作，按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂时由财务管理部门保管一年，指定专人管理，但,出纳人员不得兼管会计档案,。期满后，编制移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容，交档案室存放。,科技（基建）档案,科技（基建）项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投资（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括科技（基建）项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式及载体的文件材料。,科技（基建）项目的档案资料工作要及项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件资料的归档和验收工作。,科技（基建）项目档案资料的组卷,（一）施工档案资料按单项工程、单位工程或者装置、阶段、结构、专业进行组卷。,（二）竣工图按建筑、结构、供水、供电、供暖、电梯、消防、环保等顺序组卷。,（三）设备档案资料按专业、台（件）等进行组卷。,（四）管理性档案资料按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件进行组卷。,（五）设计变更、工程更改洽商单、监理文件按文种进行组卷。,科技（基建）项目档案资料的组卷,（六）原材料实验资料，按单项工程、单位工程进行组卷。,（七）如果同一单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业、台（件）、问题的档案资料比较少，可以单独组成一卷；比较多，可以分别不同情况组成有机联系并且连续排列在一起的若干个案卷。,（八）不同保管期限的档案资料原则上不能混合组卷。,（九）卷内档案资料不能有重份。,卷内档案资料的排列,（一）管理性档案资料：按照问题结合时间或重要程度进行排列。,（二）施工档案资料：按照管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收的顺序排列。,（三）设备档案资料：按照依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修的顺序排列。,（四竣工图：按照专业、图号进行排列。,（五）同一卷内的档案资料，一般按照文字材料在前图纸在后、译文在前原文在后、复文在前问文在后、正件在前附件在后、印件在前定稿在后的顺序排列。,卷内档案资料的页号编写,（一）卷内档案资料凡是有书写内容的页面都应编写页号，其中正面编在右下角，背面编在左下角。,（二）每一个案卷都要从“1”开始编写页号，不同的案卷不能连续编写页号。,（三）卷内目录、备考表不能在卷内档案资料的页数之内。,（四）成套的图纸或印刷成册的档案资料，如已有系统准确的页号，可以不再重编。,序号,文号,责任者,题 名,日期,页号,备注,卷内目录编制好后，放置在卷内首页，卷内目录中项目规范填写的具体要求如下：,卷内目录,（一）序号：指卷内文件的排列顺序编号，使用阿拉伯数字从“1”开始填写，一份为一个号，每卷均从“1”编起。,（二）文件编号：指卷内文件的文号、图纸的图号或设备的代号，填写时应按原文照录，不能随意省略或变更。无文件编号的文件，次项空缺不填。,（三）责任者：指制发文件的单位或个人。,A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准；,B、机关应填写其全称或通用简称；,C、两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；,D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称；,E、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份；,（四）文件材料题名：指文件的标题名称。,A、一般应照录文件原题名，不得自行缩减或修改；,B、无题名或题名不能揭示文件内容的文件，应根据文件内容自拟题名加“”填写；,C、有正题名、副题名的文件，可选择其中有检索价值的题名填写；,D、外文或少数民族文字的文件题名，除原文照抄外，应将汉文译文加“”附在其后。,（五）日期：填文件形成日期。,A、填写文件的形成时间，一般以落款时间、会议通过时间或发布时间为准；,B、用8位阿拉伯数字标准年、月、日，不能省略。如“2008年6月17日”标准为“20080617”。,C、时间不详或无时间的文件资料，应进行必要的考证。,（六）页号：填写首页的编号，但每卷最后一份要同时填写起号、止号；,（七）备注：必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题，如果说明文字比较多，应填写在备考表内。,声像档案,声像档案分为照片、录音、录象、光盘四类，分别按形成日期、分项活动依时为排列编号。,1、反映本单位主要职能活动和工作成果的声像材料；,2、上级领导参及本机关的重大公务活动的声像材料；,3、记录单位重大事件、重大事故的声像材料；,4、其他具有保存价值的声像材料。,实物档案,实物档案按“年度项目单位（部门）”分类，每类各编一个流水号。实物档案永久保存。归档项目具体包括：,1、上级领导来本机关视察工作及有关公务活动的题词、字画、照片等；,2、市（州）级以上领导机关颁发的奖杯、奖牌、奖旗、奖品、荣誉证书等；,3、及有关部门协作交往中，由对方馈赠的、有重要保存价值的纪念品；,4、其它有保存价值的物品。,设备档案,设备档案归档文件材料范围,1、设备仪器购置阶段：可行性研究，购置申请及审批，定货签约，来往函件，到货开箱检查记录，随机文件材料，商检材料；,2、安装调试阶段：安装调试记录，试运行记录、验收报告；,3、运行阶段：设备仪器操作规程，安全技术措施，维护保养规程，设备运行记录，维护、维修记录等；,设备档案保存至设备仪器报废10年后,档案利用者应遵守的程序,1、查档登记：利用者认真填写办理查阅登记审批手续，交档案管理员核对；,2、检索查找：档案管理员按需在档案目录中查找卷宗编号；,3、借阅调卷：档案管理员按照卷宗编号从档案室调出档案或资料；,4、查阅利用：利用者在查阅室查阅档案或资料，不得擅自带走，符合档案外借要求者，办理外借手续后，方可带走；,5、存卷待阅：如利用者所查阅的档案、资料在当日（或上午）未查阅完毕，可将档案、资料交档案管理员处存放，并提出需要继续查阅的要求，于次日（或下午）查阅。,6、归还案卷：利用者查阅完毕后，应及时将档案或资料归还档案管理员，由双方当面查看档案或资料是否完整，有无复制、勾划、转借、翻印、拍摄、抽取、拆页、折叠和调换现象，如完好无损由档案管理员归入档案室，否之严肃处理。,档案的保密,属于企业秘密的档案、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：,1、非经原确定密级的机关、单位或其上级机关批准，不得复制和摘抄；,2、查阅、外借采取必要的安全措施，指定专人担当；,3、设专柜妥善保存。,任何个人不准在公共场所、私人信件、有线无线通信中泄露档案内容；不准和家属、子女、亲友面前谈论档案内容；,不准擅自复制或者摘录、引用、汇编属于行业、企业秘密的文件、资料和其他物品；不得擅自改变原件的密级。,违反档案保密制度，故意或因个人过失泄露行业、企业秘密，情节严重的依法追究其刑事责任，不够刑事处罚的，酌情给予行政处分。,谢谢大家,