文员培训教材.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,.,*,文员工作职责培训,浮空内心来学习，方知一片圆满心。,.,讲课提纲,第一部分 文员的职业定位,第二部分 文员的岗位职责,第三部分 文员的职业规范,.,第一部分 文员的职业定位,文员的定位,中层职位蓝领，属文职工作,员工与领导的连接线，及时传速信息,领导的协助者，同事的服务者,处理好部门文职工作及人事行政事务外，并协,助各级领导管理好部门各事务。,.,第一部分 文员的职业定位,文员的定位,文员是办公室里最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务型作用，是企业有效运转的重要要素。,文员的角色定位具有辅佐功能帮助部门领导处理一切事务成为文员的职责。但文员除了此职责外，和其它部门文员的关系也非常密切和重要。,文员是部门领导的助手。,.,第一部分 文员的职业定位,文员的十大特质及要求,对事,对人,准确性,好判断力,工作效率,机制性,主动性,考虑周到,圆滑性,谨慎性,责任感,客观性,.,第二部分 文员的岗位职责,文员的基本职责,1.接听、转接电话；接待来访人员。2.部门文秘、人事信息、文档管理。3.安排部门会议，做好会议纪要及会议决议 的跟进。4.办公用品、辅料、劳保用品的请购、领用及记录。,5.部门人员费用报销。,6.组织部门员工完成集团刊物的组稿。,.,第二部分 文员的岗位职责,7.做好生产报表的统计（周报、月报）。,8.负责文件的打印、复印工作。,9.统计每月考勤。,10.负责部门文件、报刊杂志的分发。,11.部门办公室固定资产管理。,12.接受其他临时工作。,.,第二部分 文员的岗位职责,文员的标准,1、积极的心态 2、良好的专业素养,3、认真细致 4、条理清晰,5、谦虚勤奋 6、善于沟通,7、真诚宽容 8、服务意识,.,第三部分 文员的职业规范,事务管理规范,1、来宾接待,“引路”,应走在客人左前方的2、3步处，自己走在走廊左侧，让客人走在中央。与客人步伐一致，并适当做介绍。遇拐弯处应使用手势，并提醒客人“这边请”、“注意楼梯”等。,.,第三部分 文员的职业规范,事务管理规范,2接打电话,“态度，语调，用词”,.,第三部分 文员的职业规范,事务管理规范,打电话：,1、要有准备,2、注意打电话的时间，尤其避免在午休或下班时间打,3、微笑的语调，声音清晰，有礼貌,4、不要急于在电话中承诺事情或是做决定,5、讲电话同时在纸上做记录,.,第三部分 文员的职业规范,事务管理规范,接电话：,1、电话铃响三声内必须接电话,2、先报上公司名称或人名,3、声音语调微微上扬，有朝气,4、去除“别人不知道我是谁”的心态,5、延迟太久接电话应先致歉,6、口中不要吃东西或含着东西,.,第三部分 文员的职业规范,保密原则,.,第三部分 文员的职业规范,人事管理规范,1、组织架构、岗位说明书、岗位名称更新,组织架构变更后应该及时的通知管理部门，并由部门所属最高领导签字生效。,岗位说明书应该是每一个岗位就有一份岗位说明书。,组织架构图岗位名称要与实际名称相匹配，不能随意更改。,员工职位变更、外迁、离职（包括自离）要有相关变更通知或联络单。,按部门负责人要求完成岗位说明书并分发相关人员（含新入职人员）。,.,第三部分 文员的职业规范,人事管理规范,2、入职手续办理,新员工到部门报到，文员在拿到新员工上岗单首先应该热情的接待并给予办理新员工入职登记。,文员应该检查新员工入职单上的程序是否都已经办理完毕，若有未办理的应该告知新员工还需要办理哪项手续。,经理级别员工报到，在新员工入职上班当日将座位安排好并给予准备电话、电脑等办公用品。,.,第三部分 文员的职业规范,人事管理规范,试用期前一周，通知试用是否合格，并发相关表格进行填写，核对无误后，由部门主管签字，统一携带文件交至人力资源部；,新员工入职一星期后文员应该给予领取并发放工衣。,3、转岗、晋升员工手续办理,部门有需要转岗、轮岗或晋升的员工首先要填写岗位调动表格并报至管理部。,员工转岗轮岗或晋升必须要有员工转岗轮岗或晋升培训记录并交于管理部存档。,.,第三部分 文员的职业规范,人事管理规范,4、,离职手续的办理,部门若有员工需要离职，文员应该告知需离职员工办理手续的步骤避免员工走弯路而耽误时间。,若有员工自离（3天未请假不上班者），文员应第一时间将名单报于管理部。,.,第三部分 文员的职业规范,培训管理规范,内部培训,新员工入职培训,岗前培训,晋升培训,转岗轮岗培训,技能提高培训,部门需求培训,外部培训,.,第三部分 文员的职业规范,培训管理规范,内部培训,新员工入职培训,每一位新入职的员工都必须参加新员工入职培训，若培训考核不合格给一次补考机会，不参加培训或成绩不合格者不给予转正，并将此项与部门、绩效挂钩。,.,第三部分 文员的职业规范,培训管理规范,内部培训,岗前培训,岗前培训也就是上岗培训，每位员工都必须有上岗培训记录。,特殊（重要）岗位需要上岗证。,培训记录保存完好。（上岗培训表、考核结果）,.,第三部分 文员的职业规范,培训管理规范,内部培训,晋升培训,晋升员工需要有相应岗位的晋升培训记录，否则将不给于晋升。,.,第三部分 文员的职业规范,培训管理规范,内部培训,转岗轮岗培训,各部门有岗位调动的员工，本部门文员需要给做岗位调动的员工提供转岗轮岗培训记录。,将记录提交至管理部。（转岗轮岗培训表、考核结果）,员工培训记录汇总表.xls,.,第三部分 文员的职业规范,培训管理规范,内部培训,技能提高培训,各部门提交的年度培训需求，根据每月的培训计划做好本部门内的培训跟进。,培训记录归档。（签到表、考核结果、培训总结分析）,若因特殊情况不能按时完成培训则提前与人力资源部沟通。,特殊情况无法参加培训，应提前向部门负责人请假。,.,第三部分 文员的职业规范,培训管理规范,内部培训,部门需求培训,部门由于工作需要临时增加培训。,.,第三部分 文员的职业规范,培训管理规范,外部培训,公司根据企业实际情况，安排员工接受外部培训。,参加外部培训的员工，从培训之日起，与公司签订,培训协议,。,外出培训成绩不合格，公司不给予报销。,.,第三部分 文员的职业规范,文件编辑规范,标题LOGO的要求,标题字体、大小要求,（3号字、宋体）,正文字体（宋体）,大小（小四或12号字）,.,第三部分 文员的职业规范,打印区域管理规范,保持打印区域干净整洁，将打印、复印资料及时带走。,不得更改打印机、复印机参数。,复印时各部门自己带纸，不得乱拿打印机及传真机上纸张。,若打印机等机器出现故障应及时找工程部处理。,.,第三部分 文员的职业规范,固定资产管理规范,固定资产转移-固定资产内部转移单,固定资产报废-固定资产报废申请单,固定资产维修-固定资产维修申请单,员工离职-涉及到资产部分应交接得当。,.,第三部分 文员的职业规范,企业内刊组织工作,一、内刊编辑工作需要配合的内容,1、征文宣传及组稿。,2、部门重要会议、活动、时间的及时通知或新闻组稿。,3、刊物发放并做好领取记录。,.,第三部分 文员的职业规范,公司文体活动的组织,二、企业活动组织需配合工作,1、宣传各项活动，组织员工参与。,2、做好活动安排及部门工作安排的协调工作,3、担当公司文化的基层宣传员，传播企业文化及人文、理论、活动精神。,.,第三部分 文员的职业规范,绩效考核管理规范,一、相关制度,绩效方案、部门绩效考核表、数据统计表,每月20-21日部门考勤统计表统计表（需部门负责人确认，纸质交至人力资源部。,部门月报（电子档）、相关附件（电子档，并发给相关部门）。,.,第三部分 文员的职业规范,绩效考核管理规范,二、文员考核,考核标准：管理部40%+部门60%,.,第三部分 文员的职业规范,绩效考核管理规范,管理部40%,A、考勤统计（10%）一次失误扣4分,a、考勤统计不及时，不准确一次扣4分；,b、请假、调休、加班单等未及时或未按手续办理一次扣4分。,B、培训达成率（8%）一次失误扣3分,a、新入职人员培训未完成或遗漏,b、公司培训未参加、主持培训不及时（月度培训未按时完成）,c、培训记录不完善,.,第三部分 文员的职业规范,绩效考核管理规范,C、绩效数据及时准确性10%一次失误扣4分,a、相关资料提供不及时或不准确,D、部门人事信息及时准确性6%一次扣2分,a、新员工入职手续,b、自离、离职手续,c、转岗、晋升手续等以上项办理不及时,E、活动组织能力6%,a、部门投稿情况,b、公司活动部门组织情况（组织、协助、跟进）,.,第三部分 总结,平时需要做到的工作,人事管理,1、组织架构、外迁、离职（包括自离）、员工职位变更应及时通知管理部。,2、新员工到部门报到文员先检查新员工入职表程序是否办理完毕。,3、新员工试用期结束前一周，给员工发相关转正表格，部门主管签字，再统一携带文件交至人力资源部。,.,第三部分 总结,培训管理,1、每位新来员工，文员必须监督其通知参加新员工入职培训,2、新员工到部门，文员需组织、跟进新员工做好上岗培训并做好个人培训档案。,3、新员工上岗培训合格后，各部门需向管理部申请发放上岗证。,4、晋升、转岗等员工需提交只为调动表,.,第三部分 总结,5、部门内部临时增加培训需向管理部提交培训需求表并将培训交管理部归档。,企业内刊、活动组织工作,1、组织、跟进、策划公司组织的各项活动。,2、每月按要求提交期刊稿件。,绩效考核管理,1、每月20-21日将部门考勤统计表（需部门负责人确认，纸质交至人力资源部。,.,第三部分 总结,2、部门月报（电子档）、相关附件（电子档，并发给相关部门）。,。,.,