实用公文写作.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,常用公文写作,一,.,概述,公文是指企事业单位在办理公务中经常使用的具有惯用格式的公务文书。,1.1,公文的处理流程,1.2,公文的种类,1.3,行文规范,1.4,行文文字的要求,1.5,排版格式,1.1,公文的处理流程,发：,收：,确定事件性质 公文种类,成文,复核,发送,收公文,签收,分类处理,审核批复承办催办上呈,1.2,公文的特点,鲜明的政策性,法定的权威性,体式的规范性,限定的时效性,语言的平实性,1.3,行文规范,发：,确定事件性质 公文种类,成文,复核,发送,选择合适的公文类型,版面符合规定的公文格式文字符合公文的行文要求如有附件，注明顺序和附件名称,1.4,行文文字的要求,语言：,简明、准确，是指用词简单、含义准确，不会造成误解,朴实、庄重，是指用词通俗自然、不带感情色彩,规范，是指用词符合语法与逻辑要求,全程、简称的使用,先全后简,数字的使用,简明起见，可用阿拉伯数字,二,.,常用公文文种及书写,2.1,常用公文文种,2.2,公文的基本格式,2.3,根据事件性质确定公文类型,2.4,几种主要的公文,2.1,常用公文文种,公文,通知,通报,决定,报告,计划,请示,批复,意见,会议纪要,应用文请柬,邀请函,海报,申请,借条,收据,启事,2.2,公文的基本格式,版 头,发文字号,标 题,发送机关,正 文,附 件,发文机关,成文时间,附注,主题词,抄送：,印发机关 年 月 日印发,（印数）,标题：,关于,的,称呼：阅读对象,正文：主题明确、结构清析、细节交代清楚、无歧义。,首段：交待原由、目的,主体：交待事件的具体细节,结尾处用语：,2.3,根据事件性质确定公文类型,指挥性：如命令、指示、决定、批复,规范性：如规章、条例、规定等,报请性：如请示、申请等,通知性：如公告、公示、通知、通报等,记录性：如会议记录、纪要等,报道性：新闻稿，宣传稿,2.4,几种主要的公文,下行公文,命令,决定指示,批复,意见,通告,通知,通报,上行公文,报告,请示,意见,平行公文,函件,会议纪要,总结,计划,2.4.1,通知,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。,通知针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员。,通知的种类,1,发布性通知。用于发布法规规章。,2,批转性通知。用于批转或转发文件。,3,事项性通知。用于告知某一事项，如会议通知等。,4,任免通知。,如：关于香港特别行政区政府曾荫培等,2,人职务任免的通知。,5,指示性通知。,对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可以用“通知”发布。一般事项类通知,一般事项的通知时效性强，应提前发文，估计有足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时完成。,包括,:,原因，要写得简短。,内容,安排（时间、地点、参加人员）,其他要求,结尾可写“特此通知，悉各知照”,*,（发文机关名称）关于召开*的通知,资讯部员工：,鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练，决定星期六进行培训。详情请见下表：,其他事项：提供午餐,与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，,需做好笔记,特此通知！,*公司资讯部（公章）,2006,年,3,月,3,日,时间,地点,人员,准备材料,任免通知,任免根据,任免日期,被任免人员的姓名和职务,通 知,经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款，情节严重，从,2001,年,3,月,7,日始，罢免其总经理职务。,*公司董事会（签章）,2001,年,3,月,7,日,指示性类通知,通知的依据。为什么发此通知，然后一句话作过渡语，如,“,现通知如下,”,，转入主题内容。,主题内容。具体事项,结尾部分。,要求执行可写,“,以上事项望认真执行,”,。,通 知,由于近来公司员工不太注意形象，为优化公司形象，现通知如下：,周一至周四，所有员工按,员工手册,上的要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不得浓妆艳抹和奇装异服。,以上通知，望认真执行！,*公司行政部（盖公章）,2004,年,3,月,5,日,2.4.2,通报,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报多限在机关体系内部使用。,通报有三种：,1,表彰性通报,。正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。,2,批评性通报,。正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。,3,情况通报,。传达重要情况和要各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求。,2.4.3,决定,适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,如：国务院关于授予巴金“人民作家”荣誉称号的决定。,2.4.4,通告,适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通方面的），事项可以一般化。,2.4.5,批复,适用于答复下级机关的请示事项。批复必须针对请示予以答复。,格式要求：,1.,原由。可用类似“,你省,关于茂名市设置茂港区的请示,收悉”、“你局,关于上报信宜市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示,收悉”,作为原由。,2,批复事项。表明批复的态度与意见。,2.4.6,批示,“,批示”是机关领导人对文件处理所批的意见。应该写在批示单上，有时批在文头空白处。一般很简单如：“同意”、“中肯”、“送,同志阅处”等，不单独行文。,2.4.7,报告,是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的,陈述性公文,。,类别：,情况报告、工作报告、答复报告。,综合报告、专题报告、定期报告、不定期报告,如：关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。,报告的结构、内容和写法,首部,标题,主送机关,（可以一个，也可多个）,发文机关,+,事由,+,文种,事由,+,文种,正文,开头,（交待缘由、目的、意义、依据）,主体,（陈述说明报告事项）,结语,（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）,2.4.8,请示,适用于向上级机关请求指示、批准。,请示的格式：,标题一般由事由和文种构成原由应有理有据、具体明白。,事项应具体。,结尾应写上“以上请示，请批复”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。,可在附注处注明联系人的姓名和电话。,请示的结构、内容和写法,标题（机关,+,事由,+,文种、事由,+,文种）,主送机关,（,只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）,请示缘由,请示事项,结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）,署名,成文时间,理由充分、要求明确,语气平和、恳切,一文一事,2.4.9,意见,适用于对重要问题提出见解和处理办法。,“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。,作为上行文的意见,，,将下面关于某件事的意见汇总报送上级机关，请上级部门对“意见”作出处理或给予答复。,作为下行文的意见,，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。,作为平行文的意见,，提出的意见供对方参考。,意见的格式：,1,标题。一般采用“发文机关,+,事由,+,文种”的模式。如：中共中央国务院关于做好,2001,年农业和农村工作的意见。,2,原由。讲明发布意见的背景和根据。,3,事由。具体对工作指导的办法和措施。,4,结尾。一般为提出要求。,2.4.8,函件,适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,函有商洽函、问答函、审批函、答复函。,函的格式与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑。,函件的主要格式：,1,函头。印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。函号在武文线下一行版心右边缘顶格标识。,2,标题。有两种写法：机关事由复函对象文种，事由文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标识。,3,称呼。受函机关或领导人。,4,正文。,开头：提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。,主体：表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。,结尾：要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予,是荷”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等。,5.“,复函”与“批复”类似，说明是根据什么函所发的复函，表明态度，结尾一般用“特此函复”作结束语。,2.4.10,会议记录,与纪要,适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要加盖印章。,会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下，形成文章。,对于重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题。,对于一般会议，可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端。,会议记录,时间：地点：,主持人：出席人：,缺席人：记录人：,会议议题：,会议讲话：,会议讨论：,会议决议：,会议遗留问题：,注意：,1.,要如实反映会议的精神和议程；,2.,对会议的决定、决议、遗留问题必须详细记录；,3.,讨论中的发言要按发言顺序逐个记录，允许摘其要点记。,会议纪要的格式,标题：“,会议纪要”,正文：包括时间、地点、主持人、出席人、列席人、会议讨论事项、议决事项。,文尾：除公开发布外，注明主送、抄送、发送的范围。,2.4.11,计划,是机关、企事业单位乃至个人预先对今后一定时期的工作活动作出安排的一种常用文书,计划的分类，按性质、时间、范围等。,计划的结构、内容和写法,标题：,单位名称,+,时间界限,+,事由,+,文种、事由,+,文种,正文,1,前言：概述计划的指导思想、依据、意义,2,主体：做什么、怎么做、任务要求,+,方法、措施,+,步骤、时间,（明确）,（可行）,（具体）,3,结尾：可以提出执行要求，可以展望前景，也可以自然结尾,2.4.12,总结,是机关、企事业单文和个人对过去一段工作情况回顾和分析评价、判明得失用以指导今后工作的一种常用文书。,总结的结构、内容和写法,标题,公文式：单位名称,+,时间,+,事由,+,文种,新闻式,正文,前言：简要概述基本情况，切入总结的主旨。,主体：做法和体会,+,成绩和问题,+,经验和教训,结尾：可以总结全文，也可以自然结尾。,三,.,如何学习、写好公文,做个学习的有心人，勤于思考，从已有的公文中学习,养成规范的习惯，认真写每一份公文,行文严谨，反复检查,谢谢！,