沟通和工作汇报技巧提升专题培训课件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,沟通和工作汇报技巧提升PPT讲座,是否在汇报时遇到以下困惑,想用最少的时间说最有效的话？,不知道领导想听详细的汇报还是简单的概述？,内容太专业，不太容易说清楚？,干得多，汇报时说的少怎么办？,汇报时想尽可能把话说的周全？,事先做了详细汇报准备，临时让从简说明怎么办？,重要汇报有时候内容逻辑性把握不好怎么办？,汇报时丢三落四，条理不清怎么办？,想通过汇报给领导留下深刻的印象？,目录,沟通与工作汇报的认知,工作汇报前要了解上司,如何正确的做工作汇报,什么是高效沟通,为了设定的,目标,，把,信息、思想、情感,在,个人或群体,间传递，达成,共同协议,并,行动,的过程。,工作汇报的定义,工作汇报,，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面而系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析，总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高,.,工作汇报,=,和领导沟通,工作汇报的定义,工作,汇报,势,道,术,把握时机,遵循原则,运用策略,沟通的目的与要素,日程得到推动（推动日程）,见识得到分享（分享见识）,关系得到加强（强化关系）,工作汇报的目的,及时争取上级的正确指导,对领导的一种尊重,汇报是工作的一部分,避免挫折，少走弯路,让领导更能客观的评估自己,沟通的四个特点,随时性,情绪性,双向性,互赖性,沟通,特点,我们所做的每一件事情多数需要沟通,信息的收集会受到传递信息的方式影响,我们既要收集信息，又要给予信息,沟通的结果是由双方决定的,沟通与工作汇报种类,口头汇报,书面汇报,正式汇报,非正式汇报,面对面交流,电话,电子邮件,备忘录、联络单、信件,文件、公告、广告,内容丰富,内容明确,强,弱,弱,强,工作汇报种类,阶段性,日常性,传达性,突发,事件,总结性,汇报,种类,汇报形式：,主动,汇报,被动汇报,沟通原理及障碍,编码,解码,特定,信息,“理解”了的信息,信息,反馈,解码,编码,干扰,未理解的信息,-,丢失,是什么导致了信息的失真,我所知道的,我所想说的,我所说的,他所想听的,他所听到的,他所理解的,他所接受的,他所记,住的,100%,90%,70%,40%,10-30%,而且他还会向人转述,造成沟通障碍的主观演绎,脑外世界,脑内世界,我们演绎的世界,信念规则价值观,输入,输出,视觉,听觉,感觉,味觉,嗅觉,扭曲消除,过滤删减,视觉,听觉,感觉,高效沟通的基本原则,表达的意思要准确无误,准确性,原则,表达的内容要全面完整,完整性,原则,沟通要及时、迅速、快捷,及时性,原则,要注意表达的态度、技巧和效果,要考虑沟通的策略,策略性,原则,高效沟通的五个关键,一,开放的沟通氛围,二,正确的沟通态度,三,多种沟通平台与渠道,四,便捷的沟通工具,五,良好的沟通技巧,人际沟通的三大要诀,沟通效果取决于对方的反馈,没有对错，只是角度不同,有效果比有道理更重要,工作汇报的态度,一,二,三,尊重而不吹捧,主动而不越权,请示而不依赖,哪些情况下必须汇报,做好工作计划时，立即向上司汇报,工作进行到一定程度时,工作进行中出现意外时,需要作出超权限的决策时,出错了，及时汇报,工作完成后及时汇报,仔细聆听领导的命令,与领导探讨目标的可行性,拟定详细的工作计划,在工作进行之中随时向领导汇报,在工作完成后及时总结汇报,工作汇报的程序,工作汇报的常见问题,主题不突出，事无巨细，面面俱到,散,过多过细地讲了与主题无关或关系不大的内容,偏,想到哪里就讲到哪里,乱,大话、套话、,空话连篇,空,对工作过程和典型事例缺乏分析、提炼,浅,不是实事求是地反映情况、回避问题、报喜不报忧,假,让工作汇报内容更加有力,利用视觉沟通,让文字说话,用图表说故事,让数据证明一切,沟通的三大能力,发问,反馈,倾听,倾听的五个层次,忽视性,假装性,选择性,专注性,同理心,从自己的角度,从别人的角度,不用表明同情、同意，更不需要表明立场,自传式反馈,自传式反馈：是我们在人际交流中最常遇到的一种障碍。,我们往往以自己的经验标准，以自己的动机为出发点去提供建议，刨根问底，诠释以及评估别人的观点。,价值,判断,追根,究底,自以,为是,好为,人师,同理心反馈,同理心倾听的基本技巧着重在使说话者被了解。,重复字句,只是字句，不是感受,重整内容,用自己的话总结大意,表达感受,捕捉对方通过身体语言及音调所表达出来的感受,重整内容并表达感受,用自己的语言来表达对方的意思及感受,发问的形式,封闭性问题,开放性问题,是不是、是否,什么,愿意还是不愿意,怎样,好不好,如何,先用开放性，后用封闭性！,发问的关键,穿透演绎,呈现事实,发现真相,发问出发点,批判性,启发性,易产生负面看法,愿意探索新事物,证明我的观点是对的,更多不同的观点,指责,支持,情绪容易被影响,保持中立的态度,引发对抗关系,创造共赢关系,高效沟通六大步骤,事前准备,确认需求,阐述观点,处理异议,达成协议,共同实施,第一步 事先准备,确定目标,设定底线,制定沟通计划,对可能情况做沙盘推演,彻底了解沟通对象,我们在与别人沟通之前，心里一定要有一个目标，明确自己希望通过这次都达到什么目的，设定自己的底线。,列一个表格，把要达到的目的、沟通的主题、方式以及时间、地点、对象等列举出来。,明确双方的优势劣势，对可能遇到的情况进行沙盘推演，事先制定几种对策方案。,在沟通前尽可能彻底地了解沟通对象的习惯、性格、行为方式、价值观、沟通偏好等信息。,第二步 确认需求,积极聆听,有效提问,及时确认,要用心和脑去听，要设身处地的去听，目的是了解对方的意思。,通过提问更明确的了解对方的需求和目的。,当你没听清楚，或者没有理解时，要及时沟通，一定要完全理解对方所要表达的意思，做到有效沟通。,积极聆听技巧,倾听回应,提示问题,重复内容,在对方讲话时，不时的点头、微笑鼓励对方继续，或者说些短句鼓励对方继续。如“不错”、“我也这样认为”等。,当你没有听清楚的时候，要及时提问，,将对方的话，换成你的理解方式说给对方，在心理学上这叫初层同理心。,归纳总结,表达感受,如：“不错”、“我也是这样认为的”等。,如：“非常好，我也是这样认为的”等。,问题的两种类型,封闭式问题,开放式问题,会议结束了吗？,我们只能回答结束了，或者没有结束。,会议如何结束的？,对方可能会告诉你很多信息，如会议是几点到几点，达成了什么协议等。,第三步 阐述观点,阐述计划,简单描述符合既定需求的建议,描述细节,阐述你的建议的原因和实施方法,信息转化,描述特点（,Features,）,转化作用（,Advantages,）,强调利益（,Benefits,）,在沟通中遇到异议时，可以采取一种借力打力的方法，这种方法不是要强行说服对方，而是用对方的观点去说服对方。,Q,：我收入少，没有钱买保险,A,：正因为你收入少才需要买保险啊，以便从中获得更多的保障,第四步 处理异议,在沟通中遇到异议时，首先要了解对方的某些观点，然后找出其中对你有利的一点，再顺着这个观点发挥下去，最终说服对方,Q:,我这身材穿什么都不好看,A,：就是因为这样，你才需要设计，来修饰你身材不好的地方,第五步 达成协议在达成协议的时候，要做到以下几个方面,感谢,赞美,庆祝,要发现别人的支持，表示感谢,对别人的结果表示感谢,愿与合作伙伴、同事分享成功,积极转达外部的反馈意见,对合作者的杰出贡献给以回报,第六步 共同实施,在实际工作中，任何沟通的结果仅仅意味着一个工作的开始，而不是结束。,积极合作的态度,按既定方针处理,发现变化及时沟通,做一个弹性沟通者,有弹性的沟通者能充分尊重别人的看法，适度且不断地改变自己的观点，以至达成目标；,一流的沟通者都像一位太极高手。,你的弹性越大，可选择的机会就越多，可发展的空间就越广，而成功便指日可待,做一个弹性沟通者,“,合一架构,”,我感谢你的意见，同时也,我尊重你的看法同时也,我同意你的观点，同时也,我尊重你的意图，同时也,三层意思：,表明你能站在对方的立场看问题，易达契合,表明你正在建立一个合作的架构,为自己的看法另开一条不会遭到抗拒的途径,契合的力量,契合与冲突,契合就是意气相合,差异太多必然造成冲突,如果你想和谐，就别只看到差异之处,如果你想沟通顺利，就别只从自己的角度去观察,你只需改变自己就可以达至契合，摹仿对方，让自己和对方相似，成为同类,契合的力量,不管你想做什么，在这个世界里必然有人能帮助你更快且更容易地实现；,唯有借助契合的能力，才能把他们凝聚在你的周围；,因为契合能使你进入别人的心灵世界，让他觉得你了解他，休戚与共；,如何建立契合,善于摹仿,若你能摹仿对方达到契合，你就一定会感知对方的想法。,摹仿是一种技巧，需要反复地练习。,契合,沟通的最高境界,伴随与引导,所谓伴随，就是不断地摹仿对方；,引导紧接着伴随；,当你与对方建立了契合，一般你会感觉得到，这时你便可以由伴随很自然地转入引导；,你不要再摹仿对方的动作，而是主动出击改变自己的动作，对方将会不知不觉地随你而变；,目录,沟通与工作汇报的认知,工作汇报前要了解上司,如何正确的做工作汇报,上司的角色,职业道路上的成长教练,人生导师，教你做人还是做事,资源的支配者,权利的使用者,取得组织信任的人,你未来的资源或朋友,用沟通认识上司,了解上司性格,揣摩上司的态度,领会上司的意图,得到上司的指导,抓住上司的需求,记住上司短板和弱点,了解上司的能力、性格、职业态度,上司能力强,赶紧跟着干,上司能力弱,赶快当枪手,和上司的性格,尽量要互补性,无论上司的态度怎样,自己的态度都要端正,用五位法正确处理上下级关系,定位,越位,换位,到位,补位,定位：明确自己应该做什么，不该做什么,到位：把自己应该做的事，做到位,补位：在工作中互相补位,越位：认清角色地位，出力而不越位，权利代表威严不能超越自己的权限,换位：换位就是设身处地站在他人角度思考问题,正确处理上级关系的五步工作法,“恭”无不克,成就感与态度,“获”取信任,“能”者多劳,“服”从领导,权力方向与工作方法,能力与责任,组织与大局观,“赢”得机会,素养与性格,一般地说来，一个人与上级的心理距离越小，关系越好，他的成就就越容易被上级发现,上司工作方式坐标图,情感反应少,果断性强,情感反应多,果断性弱,分析型,支配型,和蔼型,表达型,分析型的工作特点,严肃认真、有条不紊,有计划、有步骤,合乎逻辑、真实的,寡言的沉默,很少有面部表情、动作缓慢,使用准确的语言、注意细节,语调单一、没有抑扬顿挫,办公室有挂图、统计数字,优点：,愿意找出事情的真相，能够很好的解决问题，有耐心，仔细考虑细节，并找到合乎逻辑的解决问题的方法,缺点：,把事实和精确性放在感情之前，被认为感情冷漠，有时分析过度，谈到感情时会感到不自在。,支配型的工作特点,有直接的目光接触,果断、独立,有能力、热情的,审慎的、有作为的,有目的性的迅速的行动,说话快速且有说服力,运用直截了当的实际的语言,办公室有日历、计划要点,优点：,有控制局面果断的作出决定的能力，这一类工作方式的人成就显著，只要认准目标会一往直前，不惜冒险实现目的。,缺点：,存在压力时，特别重视迅速完成任务，易忽略细节，犯错误，由于不重视与别人的感情，使同事的关系紧张，易成为工作狂；,和蔼型的工作特点,合作的、友好的,赞同的、轻松的、有耐心的,面部表情和蔼可亲,频繁的目光接触,说话慢条斯理,声音轻柔，抑扬顿挫,用赞同的、鼓励性的语言,办公室里摆着家人的照片,优点：,其他人会把这种人当作自己的听众，向其寻求支持，重视感情，在群体中受欢迎，成为很好的合作者。,缺点：,不相信自己，不愿意争执，难迅速作出决定，很少能够得到自己想要的，如果问题没有解决，情绪很低落。,表达型的工作特点,外向、直率友好的,热情的、幽默的,令人信服、合群的、活泼的,运用快速的手势,运用生动活泼的、抑扬顿挫的语调,面部表情丰富,运用有说服力的语言,工作空间丰富多彩、鼓舞人心,优点：,善于表达、活泼兴奋、工作效率高，高效好，并善于当众作出表现。,缺点：,强烈的表达内心不满，受到批评会强烈反击，容易忽略细节，注意力不容易集中。,引导你的上司,案例,王先生，公司人力资源经理,我们领导是自己创业，白手起家，很有眼光和魄力，但随着公司规模逐渐壮大，管理明显滞后，无论公司大小事务，老板全部事必躬亲，既不授权给下属，也不重视选拔、培养人才，因此公司的运转效率低下。,公司的人力资源部门自然是形同虚设，就是一个单纯的行政部门，得不到足够的重视，这对我开展工作很不利，于是，我积极鼓动老板参加,MBA,学习，一起讨论公司现在运营中遇到的问题，还引荐他参加人力资源专家研讨会及各种人力资源峰会。,果然半年下来，领导工作思路改了，人力资源部门收到空前重视，我的职务权限也拓宽了，工作变得称心如意。,点评：,每个上司都不是完人，如果上司的弱点制约了公司前进，思维跟不上公司发展，甚至影响到整体决策，这时候作为一个负责的下属，应该巧妙的帮助上司提高。可以旁敲侧击，找到适合的场合委婉切入，这样聪明的上司自会欣赏你的前瞻性，这就给你下一步职业发展奠定了基础。,帮助上司分担工作,案例,林小姐，快递公司部门主管,我工作两年多就被提拔成了主管，而与我同时进公司的员工现在仍在原地转圈。这都源于上司对我的器重。,我的工作很有目标性，上司突然接到的十万火急的任务、棘手的凡是上司搞不定、分身法术的工作，我都主动请缨，并力争圆满完成，让上司坐享荣誉。,加上我不贪功，总是把成绩归功于上司，上司因此对我青睐有加，我也成了他的左膀右臂，这样嘉奖、晋升自然少不了我。,点评：,小林无疑是一个绝顶聪明的员工。面对工作压力，上司也需要向下属“借力”，有一个得力的助手，上司一定省力不少。因此在平时工作中，要学会以下几点：,1.,明白上司正在努力完成的任务、目标。可以提前采取行动，比如收集有用的数据、分析材料、助上司实现目标、达成目的。作为回报，上司也会把你看做团体中有价值的成员，当上司获得提升时，你也会跟着沾光,2.,管理上司的时间。对你来说是,100%,的问题，可能只是上司要面对问题的,1%,，因此你上交的报告、资料要简洁明了，有助提高上级的工作效率。,3.,当你有问题请示上级时，不要只把问题带来，最好把建议、解决方法一并奉上，因为上司最讨厌只会把问题丢上来的属下。,让上司认同你的设想,案例,王先生，公司产品部主管,有一次，公司推广某个视频产品，由于技术含量高，推广方式应与以前的,IT,产品有所不同，为此，我拟定了一套销售方案，但是上司却不太同意我的看法。,于是我先仔细听取他的意见，并表示赞同。然后在具体讨论时，在他的方案内渗透了一些我的操作内容，这样上司逐渐被我的方案计划所影响，然后我再跟进一段演习示范，加上巧妙游说，结果上司确定了一个新的方案,新方案结合了我们两者的意见，但大致还是我原来的内容，这让我颇感得意。,点评：,在很多情况下，下属为了避免和上司争执，会积极迎合上司的需要，但同时也丧失了自己的立场和利益。其实，遇到意见分歧时，和上司“硬拼”固然不是上策，一味逢迎也不可取。下属完全可以采取迂回的方式让上司接受自己的意见，特别是当你想让自己的某个决策通过上司的审核付诸实践时。,这里有一个不错的办法：使上司确信那是他自己的主意，即使在整个决策过程中，他并没有实质性的参与。把握这一点，再加以适当的控制和调整，就能有效地把你的想法变成现实。,目录,沟通与工作汇报的认知,工作汇报前要了解上司,如何正确的做工作汇报,正确的工作汇报,汇报,机制,理清,思路,突出,重点,简明,扼要,洗耳,恭听,复述,要点,一、汇报机制,凡是参加过军训的人，可能都记得，每天早晚列队时，总少不了这一套路：“报告长官，今天应到多少人，实到多少人，有几人事假，几人病假,”,一路列去，每次略有变化，但最后一句永远不变：“报告完毕。”,“报告完毕”是一种有头有尾的汇报机制，此语一出，长官便对已经发生的情况做到了心中有数。,汇报工作是下属的义务，也是下属的日常工作。,汇报机制建立的意义是：让你的上司时刻做到心中有数，这就是汇报的价值,看不见的默契,一、汇报机制,汇报是一种职业习惯,汇报是双方达成工作共识的沟通方式,汇报既是配合又是默契,工作汇报有多样性，如：一对一、会议、电话、邮件等,工作汇报的机制要：,简单化,科学化,习惯化,上司不要求汇报，自己也要主动汇报,“机制”是看不见的默契,“强制”是看得见的管控,一、汇报机制,案例,为什么你去向老板汇报的时候，他的反应是：“这种小事情你不需要跟我汇报，自己去做就行了。”,而轮到同事则是：“很好，这样的细节都能关注到，想得很细致！”,轮到我时：“我给你安排的时期怎么样了，是不是又达不到我的期望,我估计就是这个结果,”,28,岁的小王和小李同时入职市场部做市场推广，一年之后，小王已经成了上司颇为赏识的得力助手，而小李却总觉得自己在扮演着出力不讨好的老黄牛角色。于是，小李发出了上面这段抱怨，觉得是老板太难伺候了，但是事实呢，真的只是老板偏心所致吗？,点评：,汇报工作是个主动的行为，不说别的，从小李的抱怨中看得出，在汇报工作的时候，小李和小王汇报工作的方式有着很大的不同。小李是被动的，而小王却是主动。并且小李还不知道怎么和老板汇报工作，更别谈“工作汇报机制”建立的问题了。,二、理清思路,汇报给谁听？,汇报的内容是什么？,应该用什么方式汇报？,在什么场合汇报？,工作汇报的逻辑是什么？,上司是否在听汇报的状态？,上司能否接受你的工作汇报？,工作汇报内容选择技巧,提问,倾听,换位,上级要的是什么？,发掘重要信息？,以上级之心看问题？,三、突出重点,分,主次,和,先后,顺序汇报,有,强调性,的汇报,用,特殊方式,的汇报（现场）,必须知道上司,想听,哪部分,汇报,上司想听,的还是汇报,自己想说,的，,先后,？,闪光点,领导关注点,工作侧重点,自己闪光点,工作汇报闪光点的添加,四、简明扼要,用总分总方式汇报，先简后细,汇报结果不要刻意汇报过程,123,浓缩才是精华,上司没有太多的时间听汇报,一分钟,汇报最好客观准确有依据,能展开的汇报才是成功的,一定到引导上司发问,让论点条理清晰,万能三三法,几点的妙用,用抽屉法则,黄金三点论,时间,空间,人物,过去、现在、未来,初期、中期、后期,第一个十年、第二个十年、第三个十年,大陆、香港、台湾,家庭、公司、市场,上、中、下,自己、对方、第三人,买方、卖方、中间人,上司、自己、下级,五、洗耳恭听,要听清楚上司说的内容并揣摩用意,评估上司对你汇报成果的期望,听的目的是为了更好的说明汇报,听（,字诀）是一种艺术,要很快进入听的状态,听完要很快切换到说的状态,上司想让你听的时候，其实是一种责任,听字诀,坐立不正、不听；,面无微笑、不听；,目无接触、不听；,心无尊重、不听；,情绪激动、不听；,持有偏见、不听；,打断对方、不听；,妄下结论、不听；,六、复述要点,主动复述要点是一种谦虚和尊重的表现,有利于“检查”“补漏”和“应变”,确认双方是否达成共识，避免误差,听与说的配合利于增添谈话的趣味性,复述要主动简单,被动复述是一种失败,下一步计划,我的下一步,这次学习最大的收获是？,通过这个主题，我在哪些地方需要改进？,我期望在改进后达到什么样的效果？,如果要改进的话，如何具体去做？,我准备什么时候开始行动，大概多久会实现？,如果知道我达成了这个效果？,谢谢您的聆听！,Thank You!,