如何提高会议效率.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,如何提高会议效率,前言,在现代化管理中，利用开会的方式互通信息，进行安排、协调、咨询、决策等工作，是一种必要的、提高工作效率的好方式。,但是如果滥用会议，或者掌握不当、会议成灾，必然会走向反面，反而降低工作效率。,目录,一、现状分析,二、,开会常见弊病,三、会议成本,四、如何提高会议效率,五、结束语,公司会议现状,在我们公司，都会看到很多会议安排，特别是各级管理人员，会议更频繁，有时候甚至是“赶场”连续开两三个会并不很罕见。（,见公司会议登记表,）,开会常见弊病,1.,与会人数太多，还得一个一个轮流报告。,2.事先准备工作不足，没有备妥所需资料。,3.会议多半有点强迫性质，能自主决定是否参加的很少。,4.会议没有明确目标，只说要开会，到场才开始思考要讲什么。,5.开会时间过于长，气氛沉闷、令人想睡觉。,6.开会空间给人不舒服的感觉，有的地方太小，有的气氛冰冷。,7.会议结束了，却没有得到具体结论。,会议成本,这么多会，到底花了多少的管理成本？,会议成本,会议成本=人均小时工资的3倍2开会人数会议时间（小时）。,公式中人均工资乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。,会议成本,例：如公司50位管理层人员每周平均参加3个小时会议，管理层人均小时工资约45元。那这周管理层人员的会议成本就是45*3*2*50*3=40500元,那么一个月就是40500*4=162000元，一年是162000*12=1944000元,以上计算的成本还不包含直接成本（如场地 设备会议资料等）,所以提高会议效率也是降低公司成本的一个重要方面！,会议成本,每次会议希望我们能够做到：,在开会之前，用这个公式核算一下会议的成本，并将其写在会议醒目处，让大家有一个明确的认识，加强提高会议效率的意识，达到少说废话、开短会、开高效率会的目的。,如何提高会议效率,第一，作好充分的会前准备,第二，不邀请与会议无关的人参会,第三，准时召开会议,第四，会议议题不能安排过多,第五，会议的时间不宜过长,第六，试试站着开会,第七，会议尽量安排在下班之前召开,第八，控制每个人发言的时间,第九，安排专人跟进会议决议的落实情况,作好,充分的会前准备,会议负责应在会前花充分的时间进行会议议题和会议内容、材料的准备，则会在很大程度上保证会议的顺利进行,会议负责人或主持人应该将会议相关材料提前分发给与会者，以便让与会者能有足够的时间在会前阅读和消化这些材料并形成自己初步的意见和结论。这样，正式会议讨论时，大家就能快速、完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来，从而加快会议的进程，提高会议的效率。,不邀请与会议无关的人参会,邀请与会议无关的人参加会议，是一种极大的浪费，也是毫无意义的做法。我们经常看到一些会议，整个会议过程中有些人一言不发，其实这些一言不发的人，大部分是与会议无关的人。因此，作为会议负责人或会议主持人，一定要事先确定好哪些人需要且必须参加会议，一些参加也可不参加也可的人员，尽量不要邀请他们与会。,准时召开会议,很明显，会议延迟召开是对时间和成本的浪费，其实这样的会议在我们日常工作中非常常见。杜绝会议延迟召开的办法是：给会议迟到者适当的惩罚、时间一到即召开会议。,会议议题不能安排过多,我们知道，目标太多，就等于没有目标。因为目标太多就无法抓住工作的重点。,会议也是如此。每次会议，会议的议题不宜安排过多，一般一到两个议题为宜，尽量不要超过三个议题。如果议题太多，则大家讨论时的注意力很可能会分散（因为每个人所重点关心的议题可能会不同），这样就会影响结论的达成速度，从而影响到会议效率；另外，议题过多，势必导致会议时间拉长，而过长的会议会让与会者感到疲倦，从而也影响到会议效率。,会议的时间不宜过长,我们知道，一个成年人能聚精会神投入工作的时长大约是两小时左右。因此，我们举行会议时，会议的时间也不应该安排过长（实际上这也与安排的会议议题多少有关），会议的时长一般需要计划和控制在半小时到两小时之间。会议时间太短不利于大家充分沟通并达成最佳结论，会议时间太长则会让与会者“身心疲惫”从而影响会议效率。,试试站着开会,为了避免在不知不觉中延长会议，不妨试一试站着开会，这样就会营造出时间比较紧急，尽快想办法结束会议的压力。日本企业的会议室大多都十分简陋，不但无烟无茶，甚至没有椅子，开会的人都只能站着。这似乎有点不近人情的味道，但对压缩会议时间、提高效率却非常有效。,会议尽量安排在下班之前召开,我们知道，有些与会者时间观念不是很强或因为个性使然，他们往往不到会议最后很难果断、明白地表达出自己的观点，这种情况极易导致会议的拖延。解决这一问题比较有效的措施是，将会议安排在上午或下午下班前的时段。,如会议的计划时长为一小时，则可以安排在上午11：00举行（假如12：00下班）或下午400举行（假如5：00下班）。安排在这样的时段，实际上已经给出了明确的时间期限，大家也就会尽快表达自己的观点和看法，从而有效地提高了会议的效率。,控制每个人发言的时间,有些与会者发言时口若悬河滔滔不绝，完全没有时间观念。,解决这一问题的有效办法是：会议正式召开之前就和与会者约定好发言的时长，让大家在发言之前都做到“心中有数”。,安排专人跟进会议决议的落实情况,有些会议，虽然有会议纪要，但没有跟进会议决定是否被执行的相关办法和措施，这样导致了会议“决而不行”，使会议没有发挥应有的效果。,解决这一问题的有效办法是：安排专人跟进会议决定的落实和执行情况并及时公布，将会议决定的落实和执行结果作为对相关责任人考评的指标之一。,结束语,一个有效和高效的会议，需要会议负责人和与会者共同的努力。从会议前期的准备到会议的召开再到会议决议的落实，我们都需要采取有效的措施来加以保障。,