如何做好办公室工作PPT.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,如何做好办公室工作,目 录,一、办公室职能和作用,二、如何做好办公室工作,三、工作中的心得体会分享,一、办公室职能和作用,公司办公室职能和作用,公司办公室作为公司的综合办事机构，处于承上启下、沟通内外、协调左右的重要位置，除履行“辅助政务，处理事务，搞好服务”的职能外，还肩负着“内求团结，外塑形象”的公关重任。办公室是领导决策的参谋助手，是连接领导和基层部门的中枢，是密切干群关系的桥梁，是协调各科室工作的纽带，是单位对外宣传的窗口，也是培养锻炼自身能力的一个重要部门。因此，如何围绕中心，做好服务工作，就成为办公室工作人员应该经常思考，必须明晰的问题，它关乎办公室工作质量能否提高，工作效能能否充分发挥。,二、如何做好办公室工作,被动性、服务性是它的本质。业务缠身，忙忙碌碌，是它的特点。没有规律，就是它的规律。,办公室对上是办事员，对下是联络员。他的职责要求必须是紧跟决策层的工作思路，从属于决策层，服务于其他部门。要做到有序性和随意性，主动性与被动性有机统一。事事从大处着眼，从小事着手，在随意中把握有序，在被动中把握主动，在普遍中开创新局面，做到不以事小而不为，不以事大而乱为，不以事乱而盲为，不以事难而怕为。,1认识一个规律，也就是办公室工作的规律。,办公室工作头绪多，工作繁杂，要求处理工作的效率高，处理事务的方式方法正确。要做到有条不紊，周密细致，心中有数。,首先，,分清轻重缓急。,一些事要立即办理，一些事可以稍缓，一些事还不到办理时间，必须待时机成熟后才能办理。若不分清这些，由于事务多，肯定要误事，或者处理不当，造成工作紊乱。其次，,要有前瞻性,，工作提前安排，防患于未然。许多事情要根据发展态势，考虑不同的后果，从而根据不同后果采取相应的措施。有的事务必须提前做好准备，不可就事论事，安排必须超前。,2,、保持两种状态,着力点,就是抓住工作的重点，分清工作的主次和轻重缓急。,梗阻点,空白点,就是抓落实际工作过程中难以落实的环节和问题。要有捅“马蜂窝”的精神。,抓领导未强调、未要求而又必不可少、不可忽视的工作点，推动各项工作圆满、顺利、全面地落实。,三个关键点,一是保持清醒的状态,二是保持谨慎的状态,办公室工作无小事,，每一件工作都容不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事，从而给整个单位的各项工作带来不利影响。因此，办公室人员要切实树立“责任重于泰山”的意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，高标准、高质量，确保万无一失。,“如履薄冰，如临深渊，时时刻刻谨慎恐惧的工作。,”,参与不干预，到位不越位，尊重不盲从。不当吹鼓手马屁精。要能干事而不误事，要能成事而不添乱。,一、要摆正工作性质的辅助性与工作要求的主动性之间的关系,3,、摆正三个关系,办公室的性质决定了，我们必须在主与次，进与退，前与后之间把握好分寸。,办公室是单位的综合部门，但不是权力部门。办公室人员尽管经常参与决策过程，经常传达领导的指示，但是并不意味着可以发号施令，以领导自居。,二、要摆正领导工作目标的统一性和职权任务的差异性的关系,接受、服从领导层及服务领导层不仅是办公室人员的职责所在，更是组织内部的运行的基本要求。,三、摆正办公室人员同领导在政治地位上的平等性与分工的不同之处的关系,4,、接受四种考验,站在风口浪尖上，置身于矛盾的焦点之中，在某些时候不被理解或受到一些埋怨是正常的,保持一种平静的心态、平衡的心态、平淡的心态，勤勤恳恳，任劳任怨，谋事而不谋利，奉献而不索取，耐得住生活清苦，耐得住工作艰苦,作为领导决策的提前得知者而要面对种种诱惑，这时候就是对道德的考验，对信念的考验，对人品的考验。守口如瓶，知而不能说。,办公室有许多机要、文件，必须有保密纪律，必须具备清醒的保密意识，掌握涉密管理知识。,5,、具备五种素养,言谈举止上表现得稳重大方，要把握好分寸，把握好尺度；为人处事上机智，谨慎，宽容。学问是基础，修养是关键。,上得了厅堂,下得了厨房,不卑不亢的品德,就是要不怕脏、不怕累、不怕繁，为领导做好服务，为各部门做好服务，为员工做好服务，就是要树立服务意识。,不卑就是对上要不卑躬屈膝，不溜须拍马，唯唯诺诺。不亢就是不能居才自傲，狂妄自大。对来办事的同事不盛气凌人，不可一世。要耐心做好工作，树立起“服务部门”的形象。,雷厉风行的作风,注重礼仪,必须要有很强的时间观念，对领导的指示命令必须立即传达，对下级的请示报告要尽快呈请领导，领导交办的事情说办就办，不等不靠，不能拖拉误事。,礼仪包括接人待物的合理方法和做事的程序礼节与礼貌。办公室工作往往代表着整个单位集体的素质。礼节和礼貌越好，和人们相处的会更融洽和谐，个人形象也会更好，做事的成功率会大大加强，甚至是事半功倍。,6,、练好六种功夫,6,、练好六种功夫,(,也就是六种基本工作技能,),其一、会出好点子,能出点子，会出点子，出好点子。一名优秀的办公室人员要想领导之所想，急领导之所急。,要当高参，不当乱参,。这就要求，在平时就要勤学善思，注重研究焦点问题，解决工作中的难点问题，这样在需要的时刻才能够为领导多出点子，出好点子；多献计策，献好计策。,要善于发现和解决问题，积极为领导层提建议和意见，不能埋头于事务工作中而不能自拔。公司的生产、经营和管理中往往存在许多问题，往往需要靠办公室去发现，去调查和收集，并在调查研究的基础上积极向领导层提出解决问题的方案。同时还要搜集相关信息为领导层决策提供服务，为决策层提供的信息越充分，越全面，决策才有可能避免失误，从而确保障公司的稳定发展。,6,、练好六种功夫,其二、会玩笔杆子,要善于发现和解决问题，积极为领导层提建议和意见，不能埋头于事务工作中而不能自拔。公司的生产、经营和管理中往往存在许多问题，这些问题得不到及时解决会给公司带来负面影响。领导层事务较多，没有足够的精力去了解到公司发展中出现的所有问题。这些问题往往需要靠办公室去发现，去调查和收集，并在调查研究的基础上积极向领导层提出解决问题的方案。同时还要搜集相关信息为领导层决策提供服务，为决策层提供的信息越充分，越全面，决策才有可能避免失误，从而确保障公司的稳定发展。,文字工作要注意,平时积累,，多方搜集信息和素材，不能临时抱佛脚。提高文字水平，把各类文章写实写活，写出水平，平时就要做有心人，不断充实自己，在写文章时才不致于空洞，言之有物。,会玩笔杆子，即有较强的文字能力。办公室的文字综合水平是全部门思想水平、理论水平、政策水平和工作水平的综合体现，对于整个部门执行政策、制定决策、落实工作具有举足轻重的作用。相应地，这对办公室人员的文字综合能力，提出了非常高的要求。最基本的要求是要做到,能预见、善归纳；能分析、善综合；能比较、善鉴别；能抽象、善概括,。因此，必须在提高文字综合能力上下大功夫，下狠功夫。,6,、练好六种功夫,其三、会用嘴皮子,反映问题传达指示不走样，组织沟通顺畅，坐着能写，站着能说，下去能唱。对于一些事情的处理，语言表达讲究不讲究技巧，效果是大不相同的。为领导不惹麻烦，让同事听进意见，使员工了解政策，都需要准确而恰当的语言表达。同样这也是创建和谐氛围的必备因素。,讲话能达意而具有美感，这就成了艺术,6,、练好六种功夫,其四、会转脑瓜子,作为办公室的一员，一定要机灵。要时刻关注周围的情况。要见微知著，能管中窥豹。并且具备当上级要求与自身实际不一致的时候，能找到结合点；领导之间意见不一致的时候能找到相同点；部门之间不一致时能找到沟通点的能力。,其五、会补塌台子,要善于协调问题，协调是为了解决问题、推进工作，但解决问题必须讲求效率。有些棘手的问题，由来已久，盘根错节，一时难以协调解决。对此要做好深入细致地调查研究工作，充分占有第一手资料。还要对纷繁复杂的矛盾进行深刻地分析和独立思考，从中判断出是非曲直。,其六、会闯新路子,会闯新路子。要吃透过去时、把握现在时、着眼将来时，用发展的眼光要求自己，用创新的思路激励自己，与时俱进，开拓创新。针对工作中的一些新问题、新情况，能够想出新的思路。,7,、要有七种意识,眼观六路，耳听八方的能力,绝对服从的,工作态度,爱岗为家的,敬业精神,办公室里无,小事的意识,雷厉风行的办事作风,树立领导形象的思想境界,争创一流的工作目标,6,、练好六种功夫,8,、克服八种不足,与其他部门配合少的不足。,意见多，方法少，措施少的不足。,计较多，宽容少不足。,索取多，奉献少的不足。,浮躁多，实干少的不足。,请示多，意见少的不足。,说得多，做得少的不足。,忙于事务多，学习少的不足。,三、工作中的心得体会分享,办公室的工作有许多都是一些琐碎、繁杂的小事，每天有可能都是重复着相似的事情，表面上看比较简单、容易，却丝毫不能粗枝大叶、马虎行事。相对来说，办公室工作同样要注重细节，切忌“跟着感觉走”。要力求在工作中少出纰漏、精益求精。比如说在重要文件、制度编制中，任何的错别字、标点符号都不能放过，否此一个错误就可能严重影响整个文件的质量。再比如重要会议安排，当天参加会议的列席人员到底是谁、什么职务都要十分准确，我们也基本上是一一打电话确认，绝不能出一点错误。会务工作方面，特别是重大会议承办，住宿车辆安排、人员接送等事情十分琐碎，但又马虎不得。,1,细节决定成败,“,100-1=0,”，做得好，就是,100,分，出了任何一点差错，工作就是没做好，可能前功尽弃，甚至会造成严重的后果,2,学习永无止境,只有通过学习才能明白事理、懂得哲理、讲清道理。要把“学习”当作自己工作、生活的重要内容和不懈追求，做到“工作学习化，学习工作化”，不因,事务繁忙,而忽视，不因天长日久而懈怠。要通过不断学习塑造自己、发展自己、提升自己，从而拥有一颗永远进取的心。作为办公室人员要加强学习、博学善思，不断提高自身的文字写作能力、语言表达能力和人际协调能力。,树立“活到老、学到老”的终身学习的理念，做到“工作学习化，学习工作化”。,3,协调监督工作要刚柔并济，注意工作方式和方法。,因势利导，多方考虑，力求公正合理,各部门有时难免会产生工作扯皮或互相推诿现象，这就要求办公室进行协调，办公室必须按规定，加强工作过程管理，进行提醒、督促，保证公司决策执行到位。这尽管是得罪人的事，但在其位就要谋其事，有时还得有众叛亲离的思想准备。协调监督工作不能据高临下，应因势利导，多方考虑，力求公正合理。协调对外关系时，也要坚持刚柔并济，尤其是与政府部门打交道。太刚容易搞僵关系，太柔则容易受损。只有软硬兼施方可游刃有余。,4,要完善管理制度并严格执行，为公司发展创造有利条件。,作为现代企业，有一套高效可行的管理制度并严格执行对企业发展显的尤为重要。要,向管理要效益,，发展企业不能仅靠一两个决策或一两次市场策划就可百战不殆，需要长期、多次决策，只有规范管理才是取胜的法宝。要提高管理水平，必须完善公司各项规章管理制度，并严格执行，明确奖惩措施，将制度落到实处。办公室在对公司管理制度的执行上，要坚持原则，公正无私，从上而下，不能有丝毫的松动。若是有一次留有余地，就等于网子已破，再好的网也无济于事。必需杜绝各项管理制度见于纸上，挂在墙上，流于形式，对各种违章现象熟视无睹。,6,、练好六种功夫,总 结,一名优秀的办公室人员，必须是一个负责内务的管理员，是一个上情下达、下情上报的信息员，是一个排忧解难、服务企业的接待员，是一个会出主意、出好主意的参谋员。要做好会撰文、会批文的文书角色；要做好联系内外，沟通上下，协调左右的中介角色；要做好领导、员工，公司的代言角色；要做好对外联络的外交角色。,要使办公室工作做得扎扎实实富有成效，还必须在工作中加强学习、不断开拓创新、总结和提高。春风大雅能容物，秋水文章不染尘。既然从事于这份工作，并且热爱这份工作，就一定要保持一种宁静淡泊的心境，勇敢面对繁杂工作的挑战，快乐的生活，愉悦的工作，努力开创办公室工作的新局面。,谢谢大家对办公室工作的支持！,祝大家工作愉快,子曰：不知命，无以为君子也。,不知礼，无以立也。,不知言，无以知人也。,风正、气顺、劲足,