活动策划及管理.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,单击此处编辑母版标题样式,活动策划及管理,1,是什么,为什么,活动,2,活动公关会议营销,会议营销是通过会议的形式，利用数据库客户资源，采取现场教育、引导与互动的方法，达到品牌、渠道、广告、促销等主题工作的高效整合，实现价值传递一步抵终端的过程。,会议营销的目的,1、集中目标顾客，“现身说法”，制造价值传递高潮。,2、有效了解客户需求、挖掘潜在客户和项目信息。,3、和顾客进行双向沟通，培养顾客忠诚度，建立良好的口碑宣传。,4、搜集顾客档案，为数据库营销奠定基础。,5、实现品牌和销售双赢。,3,针对性,隐蔽性,节约性,感染性,连续性,排他性,服务性灵活性,会议营销的优势,单一性,高产性,长久性,资源性,会议营销的优势,4,会议营销流程图,开发期,活动期,跟进期,营销计划,邀请参会,回访服务,会议策划,专题讲座,重复邀约,筛选名单,深入沟通,服务促销,会前准备,总结评估,巩固关系,5,完整的活动策划所包含的内容,市场背景,活动对象,活动目的,活动主题,活动日程规划,活动准备与分工,活动执行规范,活动传播计划,活动预算,活动效果评估,8,活动策划五要素,主题与内容,预算,目的,对象,创意,9,公关策划,321,法则,1,个目的,满足客户要求,3,个前提：,2,个关键点,产品同质化,价值点策划,资源有限化,议题策划,会议泛滥化,主题策划,符合定位,支持品牌,/,产品定位,结果导向,方案的可行性,符合客户要求,策划=策略+规划,10,活动策划的关键点目的,确定你的目标-,意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路,判断一：,采取何种方式,判断四：,不做无法改变事实的努力,判断二：,在活动中体现什么内容,判断三：,抛弃一切非目标必须的,华丽想法,11,活动策划的关键点确立目标的程序,定位准确,与同事共同陈述活动的目的,与主管反复讨论达成一致,尽快让项目组成员参与讨论,定义清楚,如何衡量活动效果?,怎样使活动效果可量化评估?,公布活动的评估标准,确定资源,列出所需资源,检查已有资源,寻求可调用资源,在三分钟内向新成员解释清楚活动目标,任何活动都可评估,只是难易的区别,为所有模糊区域设定清楚的评估标准,标准可包括时间/数量/质量/成本等,所需时间资源/人力资源/预算资源,什么是已经有的?,什么是可能有的?,12,活动策划的关键点主题,13,活动策划的关键点对象,对Target说话,对Target说他们听得懂的话,并且,只对Target说话,14,活动策划的关键点创意,提炼,灵感,酝酿,消化,收集资料,5、提炼,灵感不是一产生就是完善的。更要耐心研讨，找出不足之处，以接受客观的批评，补充先前忽略的不足之处。不要太孤芳自赏，因为如果它是一个好的灵感，其他人亦会受到感染而补足它，不要以为这是多么了不起的主意，只有被人接受才有价值。,4、灵感,灵感无处不在，洗澡时、在车上、半梦半醒间，午夜梦回时，你的无意识将变成日。可能把黄加红成为橘黄色。这是灵感飘然而至的方式：经常在放弃苦思冥想和在求索之后的休息和放松时到来。,3、酝酿,先不提问题，而交由潜意识去想。这不应被认为不负责任，因为思维最有创意时，会创造神奇。有人称之为直觉，有人称“得来全不费功夫（灵感）”不要无所事事，继续刺激你的想象力和情感。听听音乐，看电影，看电视，读书，与朋友聊天一句话、一幅图、一个表情都能激发灵感。,2、消化,这些资料素材会萦绕于你的脑海，从不同角度和不同思路吸究它们，着力寻找其新的关联和新的结合。如果将之与事实结合的任务变得费时费力，并且最终发现它是毫无希望的，那就不妨放弃。,提示：把最初哪怕是疯狂的或不成熟的想法记下来，以后也许会派上用场。,1、收集资料,这一点显然很重要，因为它需要大量的时间和努力收集资料。被赶时间和其他权宜之计而忽略。这是错误的省事，现在花时间以后就省事了。否则对着张白纸闭门造车更糟糕，有两种资料需要收集。,.与产品和消费者有关的事实，尽力了解这两方面。使用产品，拆开它试着和其制造者一样了解产品与消费者见面。了解其习惯，讲话方式，生活方式。,.收集一切信息，需要对任何事、对生活各方面感兴趣，寻根究底，无话题不含常识、自然，所有前述的智威汤逊法则都包括在这个资料的收集过程中。,5、提炼,灵感不是一产生就是完善的。更要耐心研讨，找出不足之处，以接受客观的批评，补充先前忽略的不足之处。不要太孤芳自赏，因为如果它是一个好的灵感，其他人亦会受到感染而补足它，不要以为这是多么了不起的主意，只有被人接受才有价值。,4、灵感,灵感无处不在，洗澡时、在车上、半梦半醒间，午夜梦回时，你的无意识将变成日。可能把黄加红成为橘黄色。这是灵感飘然而至的方式：经常在放弃苦思冥想和在求索之后的休息和放松时到来。,3、酝酿,先不提问题，而交由潜意识去想。这不应被认为不负责任，因为思维最有创意时，会创造神奇。有人称之为直觉，有人称“得来全不费功夫（灵感）”不要无所事事，继续刺激你的想象力和情感。听听音乐，看电影，看电视，读书，与朋友聊天一句话一幅图、一个表情都能激发灵感。,2、消化,这些资料素材会萦绕于你的脑海，从不同角度和不同思路吸究它们，着力寻找其新的关联和新的结合。如果将之与事实结合的任务变得费时费力，并且最终发现它是毫无希望的，那就不妨放弃。,提示：把最初哪怕是疯狂的或不成熟的想法记下来，以后也许会派上用场。,1、收集资料,这一点显然很重要，因为它需要大量的时间和努力收集资料。被赶时间和其他权宜之计而忽略。这是错误的省事，现在花时间以后就省事了。否则对着张白纸闭门造车更糟糕，有两种资料需要收集。,.与产品和消费者有关的事实，尽力了解这两方面。使用产品，拆开它试着和其制造者一样了解产品与消费者见面。了解其习惯，讲话方式，生活方式。,.收集一切信息，需要对任何事、对生活各方面感兴趣，寻根究底，无话题不含常识、自然，所有前述的智威汤逊法则都包括在这个资料的收集过程中。,5、提炼,灵感不是一产生就是完善的。更要耐心研讨，找出不足之处，以接受客观的批评，补充先前忽略的不足之处。不要太孤芳自赏，因为如果它是一个好的灵感，其他人亦会受到感染而补足它，不要以为这是多么了不起的主意，只有被人接受才有价值。,4、灵感,灵感无处不在，洗澡时、在车上、半梦半醒间，午夜梦回时，你的无意识将变成日。可能把黄加红成为橘黄色。这是灵感飘然而至的方式：经常在放弃苦思冥想和在求索之后的休息和放松时到来。,3、酝酿,先不提问题，而交由潜意识去想。这不应被认为不负责任，因为思维最有创意时，会创造神奇。有人称之为直觉，有人称“得来全不费功夫（灵感）”不要无所事事，继续刺激你的想象力和情感。听听音乐，看电影，看电视，读书，与朋友聊天一句话、一幅图、一个表情都能激发灵感。,2、消化,这些资料素材会萦绕于你的脑海，从不同角度和不同思路吸究它们，着力寻找其新的关联和新的结合。如果将之与事实结合的任务变得费时费力，并且最终发现它是毫无希望的，那就不妨放弃。,提示：把最初哪怕是疯狂的或不成熟的想法记下来，以后也许会派上用场。,1、收集资料,这一点显然很重要，因为它需要大量的时间和努力收集资料。被赶时间和其他权宜之计而忽略。这是错误的省事，现在花时间以后就省事了。否则对着张白纸闭门造车更糟糕，有两种资料需要收集。,.与产品和消费者有关的事实，尽力了解这两方面。使用产品，拆开它试着和其制造者一样了解产品与消费者见面。了解其习惯，讲话方式，生活方式。,.收集一切信息，需要对任何事、对生活各方面感兴趣，寻根究底，无话题不含常识、自然，所有前述的智威汤逊法则都包括在这个资料的收集过程中。,15,活动策划的关键点创意,创意是驾御关联的能力,在有些人的眼中，每件事都是独立的、琐小的，而对于有创造力的人来说，事实是知识链上连接的某一环。,从小狗的温顺可联系到卫生纸的柔软；汉堡包的形状从某一角度像嘴形。,创意是旧因素的新组合,“万花筒”，一个装了彩色玻璃碎片的筒，每转一下就会变成新的搭配显出新的花样。而且由成千上万种人搭配。创意亦是新的花样，有创意力的头脑就是花样制造机，将品牌信息与从大千世界中提炼的知识和经验相结合。,创意两大原则,16,活动策划的关键点预算,先确定预算，再确定计划是稳妥的方法,确定必须成本,来宾交通及接待,场地费用和搭建,资料礼品的准备,纳入非必须成本,表演和娱乐,主持人等,其他,17,前期准备构思,摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：,每个环节可能出现问题的地方,每个环节所需用到的物料,每个环节是否可以再优化,每个环节是否给人惊喜,在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？,在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？,18,团队构成和时间表团队,项目负责人,参与部门,项目所必须的人员配备,供应商列表和对应联系人：,场地,搭建,租车,/,礼仪,摄影摄像,其他,确定你的工作团队,确定你的供应商,19,团队构成和时间表项目推进表,项目推进表,（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3）,项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容,物料清单：列举已有物料及需要准备的物料,人员分工：列出每个子项目负责人,必须首先确定不可控因素：,障碍来自哪里？,场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地,重要来宾：他们的时间、行程是不确定的,其他不可控因素预定的检查时间通报:,向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐,使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?,应付意外情况、赢得补救机会,20,项目推进表的分解正确制定并运用子目标,制定子目标的原则:,所有子目标的完成将自然导致总目标的完成,制定子目标的程序:,与所有成员逐个讨论总目标,明确每个成员的工作及在总体任务中的位置,为每个,成员,限定目标要求及资源,制定子目标时的问题:,使每个成员了解子目标,但同时知道总目标,每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利,运用子目标来限定责任和要求,21,22,墨菲法则：,可能出错的就一定会出错！,23,团队构成和时间表活动管理表,活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）,活动物料汇总,接待流程和要求,活动现场具体分工（人员位置和要求）,文案准备,新闻稿,主持人稿,领导讲话稿,重要领导的现场文件夹内容资料,通讯录,24,活动管理表的主要目的确定活动基本要素/相互关系及检查点,明确活动基本要素利于活动掌控,参与人员的工作指导，提升工作效率,新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）,相互关系的确认,部门之间的配合和各自负责人；,哪些事情可以同时进行；,完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法；,检查点可为我们提供补救的机会,定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展，并对意外情况作出补救。,25,示例：,26,场地选择列出要求,需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求,来宾人数：测算最小面积要求,活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？,周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿,气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间,费用限制：能够用于场地租赁的最高限额,27,场地选择询问,是否有档期？,是否有足够的布展时间？,场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？,场地清扫需要特别安排吗？,场地可容纳多少人？,使用该场地是否需要办理特别手续？,是否有噪音及安全、清洁方面的要求？,场地能够提供什么设施？它们是否收费？,现场视觉效果如何是否有遮挡视线的装饰？,场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？,是否有供贵宾和工作人员休息的地方？,场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？,场地是否有存放杂物或资料的地方？,28,车辆安排停车场,停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？,停车场的开放和关闭时间？,停车场需要什么凭证？,是否可以专辟停车场？,是否有VIP专用停车场？,是否有“停车已满”标志牌？,停车场是否有保安管理？,工作用车停在哪里？是否需付费？,29,车辆安排活动班车,来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？,以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数,班车品牌？新旧程度？,司机素质如何？会否迷路？联系方式？,班车途经路线是否有拥堵可能？,预留至少一辆机动车辆,30,车辆安排特殊来宾接待,特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？,特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？,特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？,由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？）,特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒,31,来宾接待,当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：,来宾是否拿到了正确的机票？,来宾是否方便抵达机场？,当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？,来宾是否知道下飞机后应该如何做？,突发情况处理：,航班延误,个别来宾迟到,32,来宾接待,当来宾走下飞机后：,确保第一时间知道接站人位置,在班车等候时间不能超过30分钟,在班车行程中为来宾播放轻松音乐,突发情况处理：,班车损坏,部分来宾延误,班车迷路,33,来宾接待,当来宾抵达接待区时：,确保第一时间看到接待人员和接待指示牌,预估每批来宾人数，保障足够的接待人力,如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台,在接待区预备休息区,如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌,突发情况处理：,因交通原因突然导致来宾人数剧增,34,来宾接待,来宾登记时应了解什么？,活动的日程安排,活动所需佩戴证件及使用要求,活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置,何时可以离开？离开机票领取的时间和方式,来程时的费用报销时间、地点、方式,离开时是否有班车接送？,用餐时间、地点？用餐凭证？,35,来宾接待,当来宾进入酒店房间休息：,准备小型欢迎卡,确保来宾能够迅速联络接待人员,是否需要提前清空房间内的收费物品？,房间内是否需要准备鲜花及水果？,房间内应准备当地旅游手册及地图,36,现场布置,来宾行走线路现场勘察：,场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？,来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？,入口是否需要铺设红地毯？,在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？,来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？,不同类别的来宾是否需要分别设定入口？,是否有来宾需要特别休息室？,37,现场布置,搭建施工,保证施工期间的用电及保安,保证施工用料的摆放位置,检查施工单位用料摆放是否合理,搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间,务必进行最大负荷电量测试,施工完毕后应清理一切施工痕迹,确保用电线路安全隐秘,38,现场布置,舞台布置,保障上场及下场通道畅通,后台有方便快捷且安全的物品存放处,来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能,舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线,确保来宾无法进入后台,39,现场布置,来宾区域,贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？,为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位,来宾的通道是否畅通？,是否要准备同传？规格？现场翻译？,预留摄影摄像位置，是否需要架高？,来宾取用饮料位置是否方便？,当来宾退场时是否可能发生拥挤？,40,后勤安排,安排专门工作人员负责用餐预订及送达,指定工作人员用车和司机,文件打印,资料装袋、运输和存放,物品领取登记,视频、图片资料,41,媒体接待基础文件,媒体接待基础文件,邀请媒体名单,新闻夹内容,航班时刻表（接、送车辆安排）,住房登记表,媒介分工（活动现场位置）,接待物料,专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）,42,其他事项,活动付款明细表,供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期,现场指挥文件-根据确定流程,AV、音响（上场音乐/茶歇音乐）、灯光配合,摄影摄像预定位置和要求,重要环节时的前后衔接、人员补位,现场提问时的媒介人员位置,主持人台本,活动（专访）结束后,汇集活动摄影摄像资料（速录文字？）,挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络,统计媒体对视频资料的数量,43,Thank You!,44,